Overuren uitbetalen doe je zo in 2025

Wanneer werknemers overuren maken, hebben ze mogelijk recht op een hoger uurloon of toeslagen volgens de cao-bepalingen of de arbeidsovereenkomst. In dit artikel bespreken we de nieuwe veranderingen die van toepassing zijn op overuren uitbetalen in 2025 en hoe je overuren toeslag berekent.

Vanaf 1 januari 2025 komen werknemers sneller in aanmerking voor een overwerkvergoeding, bij overwerk dat aansluit aan de dagelijkse werktijd. In plaats dat werknemers minimaal een uur over moeten werken voordat ze aanspraak maken op een overwerkvergoeding, gelden in 2025 de volgende regels:

• De werknemer krijgt betaald bij minimaal 15 minuten overwerken als zijn of haar werkdag die dag korter is dan 4 uur.
• De werknemer krijgt betaald bij minimaal 30 minuten overwerken als zijn of haar werkdag die dag langer is dan 4 uur.

Is gewerkte overuren uitbetalen verplicht?

Net zoals dat overwerk verplicht kan zijn voor de medewerker, moet een werkgever overuren uitbetalen en dat is maar goed ook! Sommige bedrijven verwachten dat medewerkers regelmatig overuren maken, terwijl andere bedrijven dit juist proberen te vermijden. Hoe dit binnen een organisatie geregeld is, hangt vaak af van de bedrijfscultuur en het bedrijfsreglement.

Maar of jouw organisatie het nu aanmoedigt dat elke medewerker meer uren werkt of dit juist vermijdt voor het welzijn van medewerkers—als medewerkers overuren maken, moeten werkgevers de overuren uitbetalen. Wat echter niet verplicht is, is het betalen van een extra toeslag voor overwerk.

Omdat werkgevers geen wettelijke verplichting hebben om overwerktoeslag te betalen, is het belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Het arbeidscontract en de cao moeten duidelijk maken wat de afspraken zijn over overwerk en overuren uitbetalen.

Zorg er daarom voor dat alle afspraken hierover duidelijk in de cao of het personeelshandboek vermeld staan. Hierdoor begrijpt elke medewerker wat de specifieke regels en voorwaarden zijn, hoe hij of zij de overuren vergoed krijgt, en hoe hoog de vergoeding is.

Opeisen van uitbetalen van overuren

Werknemers worden vaak gevraagd om overuren te maken om bepaalde projecten of taken op tijd af te ronden, om aan de vraag te voldoen tijdens drukke periodes of om onverwachte situaties aan te pakken. Hierdoor willen ze vaak ook gelijk worden uitbetaald. Een medewerker kan alleen het uitbetalen van overuren opeisen wanneer hij of zij hier recht op heeft, bijvoorbeeld wanneer deze werknemer het minimumloon verdient of wanneer dit staat beschreven in de CAO.

Duidelijke afspraken zijn een must

Daarnaast kunnen werkgevers en medewerkers natuurlijk altijd met elkaar onderhandelen, vooral als er nergens specifieke afspraken staan vermeld over de precieze toeslag of het aantal extra uren die een medewerker moet maken.

Als het doen van extra werk over een periode van minimaal drie maanden regelmatig gebeurt, heeft de medewerker recht op een aangepast arbeidscontract. Als een werkgever dit weigert, kan een medewerker zelfs juridische stappen overwegen. Zorg ervoor dat alle afspraken duidelijk in het arbeidscontract staan, zodat er geen misverstanden ontstaan. Dit is vooral belangrijk tijdens piekmomenten en drukke tijden, zodat zowel werkgevers als medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Het is handig om dit ook op te nemen in het bedrijfsreglement en de cao.

Hoe kunnen overuren worden uitbetaald?

Hoe een werknemer zijn of haar overuren krijgt vergoed is afhankelijk van de werkgever. Dit kan op 7 manieren:

1. Tijd-voor-tijd

Overuren kunnen worden gecompenseerd door extra vrije tijd toe te kennen aan de medewerker. Dit betekent dat de extra gewerkte uren worden omgezet in uren vrije tijd die de medewerker later kan opnemen. Bijvoorbeeld, als een medewerker vier extra uren heeft gewerkt, kan hij of zij recht hebben op vier uur extra vrije tijd op een ander moment, afhankelijk van de afspraken in de cao of het bedrijfsreglement.

Dit systeem kan vooral handig zijn tijdens drukke tijden of piekmomenten, wanneer medewerkers de voorkeur geven aan vrije uren in plaats van extra geld. Zorg ervoor dat deze afspraken duidelijk vermeld staan in het arbeidscontract en dat medewerkers op de hoogte zijn van hun rechten.

2. Extra loon

Een andere manier om overuren te vergoeden is door medewerkers extra loon te betalen voor de gewerkte uren buiten de normale werktijd. Dit betekent dat medewerkers een hoger bedrag per uur ontvangen voor elk uur overwerk dat ze verrichten, bovenop hun normale uurloon.

Het extra bedrag dat ze ontvangen, varieert afhankelijk van de afspraken in de cao of de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerker. Het is belangrijk dat deze afspraken duidelijk worden vastgelegd, zodat er geen misverstanden ontstaan over de uitbetaling. Het extra loon kan er ook toe leiden dat medewerkers in een hogere belastingschijf terechtkomen, wat invloed heeft op hun netto inkomen. In sommige gevallen kan dit zelfs invloed hebben op de arbeidskorting die medewerkers ontvangen.

Daarnaast kan de belastingdienst betrokken zijn bij de berekening van de juiste toeslagen en kortingen. Het is daarom verstandig om medewerkers goed te informeren over hoe extra loon hun totale inkomen beïnvloedt. Dit kan worden opgenomen in het bedrijfsreglement of tijdens gesprekken op de werkvloer.

3. Overwerktoeslag

Medewerkers kunnen ook een speciale toeslag krijgen als extra vergoeding bovenop het normale loon voor elk uur overwerk dat ze verrichten. Deze toeslag is een extra percentage of bedrag bovenop het reguliere uurloon en wordt specifiek toegekend als compensatie voor het verrichte overwerk. De hoogte van deze toeslag kan variëren en is vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst tussen werkgever en medewerker.

Zorg ervoor dat je de gewerkte overuren van medewerkers goed bijhoudt, om ervoor te zorgen dat ze eerlijk worden gecompenseerd. Software die je hier goed bij kan helpen is Shiftbase.

4. Extra vakantiedagen

Naast extra loon en tijd-voor-tijd kunnen overuren ook worden gecompenseerd met extra vakantiedagen. Dit betekent dat medewerkers voor hun overuren extra vakantiedagen krijgen, die ze op een later moment kunnen opnemen. Deze regeling kan aantrekkelijk zijn voor medewerkers die de voorkeur geven aan meer vrije tijd in plaats van extra geld.

5. Eenmalige bonussen

Een andere optie is het uitkeren van eenmalige bonussen als compensatie voor overuren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren aan het einde van een drukke periode of als beloning voor extra inspanningen tijdens piekmomenten. Het is belangrijk dat deze bonussen duidelijk worden vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst, zodat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten.

6. Flexibele werktijden

In sommige gevallen kunnen overuren worden gecompenseerd door het aanbieden van flexibele werktijden. Dit betekent dat medewerkers de extra uren op een ander moment kunnen opnemen als vrije tijd, bijvoorbeeld door later te beginnen of eerder te vertrekken op een andere werkdag. Dit kan helpen om een betere werk-privébalans te creëren.

7. Toeslagen en premies

Overuren kunnen ook worden gecompenseerd door het toekennen van toeslagen en premies. Dit kan variëren van weekendtoeslagen tot nachttoeslagen, afhankelijk van wanneer de overuren zijn gemaakt. Deze toeslagen moeten duidelijk worden vastgelegd in de cao en het arbeidscontract, zodat medewerkers weten welke compensatie ze kunnen verwachten voor hun extra inspanningen.

Het monitoren en registreren van overuren

Shiftbase biedt handige functionaliteiten, zoals automatische urenregistratie, waardoor werkgevers nauwkeurig kunnen monitoren hoeveel overuren werknemers maken, en hen op een eerlijke wijze kunnen belonen voor hun extra inspanningen. 

Overwerktoeslag berekenen

Soms komt het voor dat er een percentage over het maandsalaris wordt berekend voor overuren. Dit gebeurt meestal als hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt.

Dit moet dan duidelijk in de cao vermeld staan. Stel dat Mike een maandsalaris heeft van € 2700 bruto voor een werkweek van 40 uur. De overwerktoeslag die in zijn specifieke cao is vastgesteld, is 20%. Zijn overwerktoeslag bereken je als volgt:

1. Bereken eerst het uurloon

Het uurloon wordt berekend door het maandsalaris te delen door het totale aantal gewerkte uren in een maand.

• € 2700 / (4 weken x 40 uur = 160 uur) = € 16,88 per uur.

2. Bereken nu de overuurtoeslag per half uur:

De overuurtoeslag wordt berekend door het uurloon te vermenigvuldigen met het percentage overuurtoeslag.

• € 16,88 x 0,20 = € 3,38 per uur
  
  

3. Bereken nu de nieuwe uurloon inclusief overuurtoeslag

Het nieuwe uurloon inclusief de toeslag voor overuren bereken je door het normale uurloon op te tellen bij de overuurtoeslag per uur, dus:

• € 16,88 + € 3,38 = € 20,26 per uur

In dit voorbeeld betekent een overuurtoeslag van 20% over het maandsalaris van € 2700 dat het nieuwe uurloon, inclusief de toeslag voor overuren, € 20,26 per uur zal zijn. Dit betekent een stijging van € 16,88 naar € 20,26 per uur voor elk uur overwerk. Deze berekening kan helpen om de juiste compensatie voor overwerkt personeel vast te stellen en ervoor te zorgen dat de betaling eerlijk en volgens de afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst verloopt.

De nieuwe drempelwaarde

Omdat Mike langer dan vier uur per dag werkt, heeft hij vanaf minimaal 30 minuten al recht op overwerktoeslag. Dus verdient hij voor elke 30 minuten overwerk een toeslag van € 10,20. Deze drempelwaarde en de bijbehorende toeslag zijn vastgelegd in de cao en het arbeidscontract van Mike.

Het is belangrijk dat dergelijke afspraken duidelijk zijn om misverstanden en problemen te voorkomen. Zorg ervoor dat de regels voor overuren en de bijbehorende toeslagen goed worden gedocumenteerd en gecommuniceerd aan alle medewerkers, zodat zij weten waar ze recht op hebben.

Hoe wordt overwerk belast?

Wanneer je overuren uitbetaald in de vorm van extra loon, valt dit onder het belastbare inkomen. Dit omdat het als normale salaris wordt behandeld. Het is gelukkig niet zo dat uitbetaalde overuren zwaarder belast worden dan reguliere uren. Wel worden deze overuren in dezelfde belastingschijf (schijf 1) belast als de normale werkuren. Dit kan een percentage zijn van tussen de 37,10% en 49,50%, afhankelijk van hoe hoog het inkomen is.

Hogere belastingschijf

Het uitbetalen van overuren kan ervoor zorgen dat je medewerker meer belasting betaalt. Wanneer dit gebeurt, valt enkel de vergoeding voor de overuren in de hogere belastingschijf en zal hij of zij daar dus meer van moeten afdragen.

Hoewel de meeste mensen denken dat er meer belasting over overuren wordt betaald, is dit toch niet zo. Loonbelasting over je overuren zijn hetzelfde als over je normaal gewerkte uren. Indien je structureel overwerkt, kan het zijn dat je salaris in een hogere belastingschijf terecht komt. De meeste mensen blijven in dezelfde belastingschijf en betalen een tarief van 37,35%. Indien je meer verdient dan de belastingschijf waar je in zit toelaat, dan betaal je over het resterende gedeelte van je overuren het tarief van de volgende belastingschijf.

Als dit niet goed uitkomt voor je medewerker, kan er afgesproken worden dat er een uitzondering gemaakt wordt voor de overuren, bijvoorbeeld als tijd-voor-tijd. Gelukkig kan de algemene heffingskorting helpen de belastingdruk voor medewerkers te verminderen.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen