Moet ik reistijd en pauzes registreren van werknemers?

Ja, als werkgever moet je pauzes en in sommige gevallen ook reistijd registreren. Niet omdat iemand je wil pesten met extra administratie, maar omdat de wet het nu eenmaal zo heeft geregeld. De Arbeidstijdenwet maakt namelijk onderscheid tussen werktijd, rusttijd en reistijd, en dat kan best verwarrend zijn. Want telt dat ritje van huis naar de klant mee? En wat als iemand onderweg even stopt voor een broodje?

Veel werkgevers worstelen met die vragen. Logisch ook, want niemand wil tijd kwijt zijn aan eindeloze Excel-lijstjes of discussies over wie wanneer pauze had. Gelukkig hoeft het bijhouden van werktijd allang geen papieren rompslomp meer te zijn. Met slimme urenregistratie kun je alles automatisch vastleggen, inclusief pauzes en reistijd, zodat jij voldoet aan de wet én meer overzicht krijgt in de werkdag van je team.

Wat zegt de wet over pauzes en reistijd registreren?

De wet is eigenlijk heel duidelijk, al voelt dat in de praktijk soms anders. Volgens de Arbeidstijdenwet moet iedere werknemer na 5,5 uur werk een pauze krijgen van minimaal 30 minuten. Werk je langer dan 10 uur? Dan heb je recht op in totaal 45 minuten pauze. Die pauzes tellen niet als werktijd, tenzij je tijdens die pauze gewoon beschikbaar moet blijven voor werk.

Reistijd ligt iets ingewikkelder. De rit van huis naar het werk telt meestal niet mee als werktijd. Maar zodra een werknemer vanuit huis naar een klant rijdt, of tussen verschillende werklocaties reist, valt dat wél onder werktijd. Denk aan monteurs, consultants of zorgmedewerkers die op meerdere plekken moeten zijn.

Het registreren van deze tijden is niet alleen een kwestie van ‘moeten’. Het voorkomt ook discussies over gewerkte uren, overuren of loonbetalingen. Door reistijd en pauzes netjes bij te houden, voldoe je aan de wet en geef je je medewerkers duidelijkheid over hun werktijden.

Situatie	Telt mee als werktijd?	Uitleg
Pauze van 30 minuten bij >5,5 uur werk	❌ Nee	Alleen verplicht rustmoment
Pauze waarin werknemer oproepbaar is	✅ Ja	Wordt gezien als werktijd
Reistijd van huis naar werk	❌ Nee	Woon-werkverkeer
Reistijd tussen klanten of locaties	✅ Ja	Geldt als werktijd

Volgens de Arbeidstijdenwet moet een werknemer na 5,5 uur werken een pauze krijgen van minimaal 30 minuten.

Waarom het wél belangrijk is om pauzes en reistijd te registreren

Je registreert pauzes en reistijd niet alleen omdat de wet dat zegt, maar vooral omdat het zorgt voor duidelijkheid, vertrouwen en overzicht binnen je bedrijf. Medewerkers weten precies wat als werktijd telt, en jij kunt erop vertrouwen dat de loonadministratie klopt. Geen onduidelijkheden meer over of iemand te lang pauze hield of dat ritje naar de klant nu wel of niet betaald wordt.

Bovendien helpt het bij een betere personeelsplanning. Door inzicht te krijgen in pauze- en reistijden kun je werkroosters slimmer indelen. Je voorkomt dat medewerkers te weinig rust nemen of juist structureel te veel reistijd maken. Dat komt niet alleen de productiviteit ten goede, maar ook de tevredenheid van je team. En eerlijk is eerlijk: discussies over tijdregistratie kosten energie. Door duidelijke regels te hanteren en alles netjes vast te leggen, bespaar je jezelf veel gedoe. Je creëert transparantie én je laat zien dat je goed werkgeverschap serieus neemt.

Voordelen van het registreren van pauzes en reistijd:

Duidelijkheid over wat werktijd is.
Minder fouten in loonadministratie.
Betere planning van werkroosters.
Meer transparantie richting medewerkers.
Minder kans op overtreding van de Arbeidstijdenwet.

Hoe je dit makkelijk bijhoudt (zonder extra administratiegedoe)

Tijdregistratie klinkt vaak als iets waar niemand zin in heeft. Excel-bestanden, kladblaadjes, of vergeten notities op post-its — allemaal leuk totdat je aan het eind van de maand probeert uit te vogelen wie nou wanneer pauze had of hoe lang iemand in de auto zat. En eerlijk: dat is niet vol te houden als je bedrijf groeit.

Gelukkig kun je het jezelf een stuk makkelijker maken. Met een digitale tijdregistratie-tool kun je pauzes, werktijd en reistijd automatisch laten vastleggen. Medewerkers kunnen via een app inklokken, hun pauze registreren en aangeven wanneer ze onderweg zijn naar een volgende locatie. Jij ziet alles overzichtelijk terug in één dashboard, zonder dat je er zelf nog iets voor hoeft te doen.

Het grootste voordeel? Geen fouten meer door handmatige invoer en altijd inzicht in de actuele stand van zaken. Zo weet je precies hoeveel uren gewerkt zijn, welke pauzes genomen zijn en hoeveel tijd er onderweg is besteed. En mocht de Inspectie SZW ooit aankloppen, dan heb jij je administratie keurig op orde.

Shiftbase neemt dit hele proces uit handen. De registraties worden automatisch gekoppeld aan de uren, planning en loonadministratie. Dat betekent: minder gedoe, meer overzicht en meer tijd om te focussen op wat echt belangrijk is: je team en je bedrijf.

5 manieren om tijdregistratie makkelijker te maken

Tijdregistratie hoeft echt geen hoofdpijnklus te zijn. Met een paar slimme aanpassingen kun je het jezelf én je medewerkers een stuk makkelijker maken. Of het nu gaat om pauzes, reistijd of overuren — met de juiste aanpak hou je overzicht zonder dat het voelt als extra werk.

1. Maak duidelijke afspraken over pauzes

Leg vast hoe pauzes worden genomen en geregistreerd. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Zet dit in je personeelshandboek of bespreek het in het teamoverleg. Wanneer regels helder zijn, voorkom je discussies over wat wel of niet werktijd is.

2. Definieer wat als werktijd telt

Bij sommige functies is reistijd vanzelfsprekend onderdeel van het werk, bij andere niet. Bespreek dat openlijk en leg het vast. Zo zorg je voor duidelijkheid en voorkom je misverstanden over vergoedingen of overuren.

3. Gebruik één systeem voor alle registraties

Niets zo onhandig als losse notities, Excelsheets en klokkaarten door elkaar. Gebruik één platform waarin alle uren, pauzes en reistijden samenkomen. Met een systeem, zoals Shiftbase worden deze gegevens automatisch gekoppeld, zodat je niet steeds hoeft te controleren of alles klopt.

4. Controleer regelmatig op afwijkingen

Even een snelle check per week voorkomt grotere fouten later. Je ziet direct of iemand structureel te weinig pauze neemt of dat reistijd niet goed wordt ingevuld. Zo blijf je in control zonder micromanagement.

5. Stimuleer eerlijk registreren

Creëer een cultuur van vertrouwen. Laat je team weten dat tijdregistratie niet bedoeld is om te controleren, maar om eerlijk te werken. Als medewerkers snappen waarom het belangrijk is, doen ze het met meer zorg en betrokkenheid.

Tip: Met Shiftbase registreert je team zelf pauzes en reistijd via de app. Jij ziet in één oogopslag wat er gebeurt — zonder extra administratie.

Veelgestelde vragen

Ja, volgens de Arbeidstijdenwet moeten werknemers na 5,5 uur werk minimaal 30 minuten pauze krijgen. Die pauze hoeft niet betaald te worden, tenzij iemand tijdens de pauze beschikbaar moet blijven voor werk. Registreren helpt om te voldoen aan de wet en overzicht te houden.
Reistijd van huis naar werk telt meestal niet als werktijd. Maar reist een medewerker tussen klanten of verschillende werklocaties, dan geldt dat wél als werktijd. Met een digitaal systeem kun je dit eenvoudig bijhouden.
Met digitale urenregistratie, bijvoorbeeld via Shiftbase, kun je werktijd, pauzes en reistijd automatisch laten vastleggen. Dat voorkomt fouten en bespaart tijd in de loonadministratie.
Het zorgt voor transparantie, minder fouten in de administratie en een eerlijk overzicht van gewerkte uren. Bovendien helpt het om te voldoen aan de Arbeidstijdenwet en laat het zien dat je goed werkgeverschap serieus neemt.
Ja, dat mag, zolang duidelijk is wat wel en niet als werktijd geldt. In systemen zoals Shiftbase kun je beide apart registreren, zodat alles overzichtelijk blijft voor loon- en planningsdoeleinden.

Conclusie: Slim registreren is gewoon goed werkgeverschap

Uiteindelijk draait het allemaal om duidelijkheid en vertrouwen. Door pauzes en reistijd netjes te registreren, laat je zien dat je eerlijk omgaat met werktijd en de regels naleeft. Dat geeft rust — voor jou én je medewerkers.

Tijdregistratie is geen controle-instrument, maar een hulpmiddel om inzicht te krijgen in hoe de werkdag écht verloopt. En hoe beter dat inzicht, hoe makkelijker het wordt om te plannen, te sturen en te groeien als organisatie.