Ziekenhuizen verliezen veel tijd aan handmatig uren registreren volgens het CBS

Als je in de zorg werkt, weet je dat administratie soms een eigen leven lijkt te leiden. Je komt voor zorg, contact en vakmanschap… maar intussen gaat een groot deel van je energie naar registreren, turven en afvinken. Volgens recente cijfers van het CBS gaat bijna één derde van de werktijd op aan administratie. In deze blog duiken we in de vraag: hoe kan urenregistratie slimmer, zodat zorgteams meer tijd hebben voor wat echt telt?

Waarom urenregistratie in de zorg zo’n issue is

Urenregistratie in de zorg blijft zo’n issue omdat de sector werkt met complexe diensten, plotse wijzigingen en hoge werkdruk, terwijl zorginstellingen tegelijkertijd moeten voldoen aan strenge wet- en regelgeving. Medewerkers hebben vaak geen tijd of energie om handmatig uren bij te houden, waardoor registraties onvolledig of onnauwkeurig worden.

Tegelijk gebruiken organisaties nog regelmatig Excel of papieren lijsten, wat leidt tot fouten, dubbel werk en vertraging. Doordat dezelfde uren vervolgens worden gebruikt voor salarissen, declaraties en audits, kan één fout direct financiële of organisatorische gevolgen hebben. Daardoor groeit de behoefte aan een systeem dat eenvoudig, betrouwbaar en realtime werkt, zodat zorgprofessionals zich kunnen richten op wat echt telt: zorg verlenen.

De cijfers: hoeveel van de werktijd gaat naar administratie?

Het CBS geeft het zwart op wit: zorgmedewerkers besteden gemiddeld 31 % van hun werktijd aan administratie. Dat betekent dat van elke 38-urige werkweek ruim 11 uur naar verslaglegging en registratie gaat. Vooral in cliëntgebonden functies loopt dit op, met 19,2 % verslaglegging en 11 % registratie.

Wat zegt het officiële CBS-onderzoek?

Het onderzoek laat zien dat deze administratieve druk al vijf jaar nauwelijks verandert. Ook valt op dat medewerkers die veel tijd kwijt zijn aan administratie, nóg vaker aangeven dat ze een hoge werkdruk ervaren. In de jeugdzorg is het zelfs uitgesproken zwaar: daar gaat 38 % van de werktijd naar administratie.

Hoeveel tijd kost urenregistratie zorgmedewerkers werkelijk?

Wanneer je minuten moet verantwoorden, diensten moet opknippen of aftekenen, toeslagen moet checken en afwijkingen moet verklaren, loopt de teller al snel op. In veel zorgorganisaties komt dit door:

• handmatige invoer

• systemen die niet samenwerken

• roosters die losstaan van registratie

• correcties achteraf

• verschillende manieren van registreren per team

Wat merken zorgmedewerkers hiervan?

Voorbeelden van frustratie en tijdsverlies

Veel zorgprofessionals herkennen hetzelfde patroon: je rondt een zorgmoment af en voor je het weet schrijf je tien minuten. Dan nog even registreren in het systeem, controleren of alles gekoppeld is en vervolgens dubbel invoeren omdat systemen niet lekker met elkaar praten. Het tikt aan.

Herkenbare pijnpunten

• “Ik ben langer bezig met registreren dan met de dienst zelf.”

• “Het systeem accepteert mijn uren niet.”

• “Alles moet exact kloppen, maar niets sluit op elkaar aan.”

• “Waarom moet ik dit nog een keer invoeren?”

Veelvoorkomende oorzaken

“Hoe meer ik registreer, hoe minder ik het gevoel heb dat ik écht zorg lever.” Anna, verpleegkundige

Welke gevolgen heeft dit voor de organisatie?

Kosten en inefficiëntie

Wanneer meer dan dertig procent van de werktijd naar administratie gaat, drukt dat niet alleen op medewerkers, maar ook op de begroting. Extra handelingen betekenen extra uren, meer fouten en minder ruimte voor zorg. Dit raakt de planning, de inzetbaarheid en uiteindelijk de dienstverlening.

Impact op kwaliteit van zorg en medewerkerstevredenheid

Minder tijd voor cliënten zorgt voor minder continuïteit en meer stress. Vooral teams met hoge registratiedruk melden een grotere kans op burn-outklachten. Medewerkers geven aan dat ze urenregistratie liever als hulpmiddel zien dan als last en met de juiste software is dat ook haalbaar.

Digitale urenregistratie die administratie vermindert

Met Shiftbase registreer je uren automatisch op basis van roosters, aanwezigheidsregistratie en diensten. Medewerkers hoeven minder te turven of te corrigeren, omdat gegevens direct op de juiste plek staan. Dit scheelt controles, dubbel werk en tijd die nu verloren gaat aan administratieve taken.

🚀 Hoe Shiftbase de druk verlaagt

Praktische tips voor HR-managers, planners en teamleiders

• Richt diensten duidelijk in zodat registratie automatisch volgt.

• Laat medewerkers direct klokken, zodat handmatig bijwerken afneemt.

• Vermijd parallelle systemen en werk vanuit één bron (bijv. het rooster met Shiftbase).

• Automatiseer overwerk, toeslagen en pauzes om correcties te beperken.

• Train teams kort en praktisch, zodat iedereen dezelfde werkwijze volgt.

Conclusie

Zorgmedewerkers verliezen dagelijks tijd aan uren registreren, controleren en corrigeren. Hoewel administratie breed is, blijkt urenregistratie een van de meest tijdrovende onderdelen. Door processen te automatiseren en uren direct uit het rooster en aanwezigheidsregistratie te halen, kun je veel tijd en frustratie besparen. Met Shiftbase wordt urenregistratie overzichtelijker, sneller en betrouwbaarder, zodat teams meer tijd hebben voor echte zorg.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen