Vijf tips voor het stroomlijnen van de salarisadministratie

Vijf tips voor het stroomlijnen van de salarisadministratie

Het uitbetalen van het salaris aan werknemers is een terugkerende klus waar veel tijd in gaat zitten, vooral wanneer je geen of weinig ervaring hebt met salarisadministratie. Tijd die je waarschijnlijk liever aan andere dingen besteed. Door het salarisproces te stroomlijnen, kun je de tijd die je er periodiek aan besteed flink verkorten. Ook zorgt dit ervoor dat je niets vergeet. Wil je ook beter en efficiënter werken? Lees dan onderstaande tips.

Tip 1: Ontwikkel een standaard proces voor de salarisbetaling

Wanneer je een vaste procedure ontwikkelt voor de salarisadministratie maakt dit het proces gemakkelijker. Leg deze procedure bijvoorbeeld vast in een handboek met een bijbehorende checklist die bij elke salarisbetaling stapsgewijs afgewerkt kan worden. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren om over te gaan tot een juiste salarisbetaling, voorkom je fouten en eventuele moeilijkheden bij correcties én ontevredenheid bij medewerkers, omdat hun salaris niet klopt. Je moet hiervoor eenmalig investeren in het maken van deze checklist, door tijd of wellicht geld wanneer je het opstellen van de checklist uitbesteed, maar je hebt hier vervolgens een lange tijd plezier van. Nog een extra tip is om voor bijzondere situaties aparte checklists op te stellen, zoals bijvoorbeeld een checklist bij uitdiensttreding.

Tip 2: Gebruik een online systeem

Om te voorkomen dat je onnodig veel papier gaat gebruiken of steeds papieren bij elkaar moet verzamelen voor je aan de slag kunt met de salarisverwerking, kun je het beste werken met een online systeem zoals Shiftbase voor de urenregistratie en verlofregistratie. Door alle benodigde gegevens eenvoudig op één plaats te registreren maak je de urenverwerking voor de salarisbetaling een stuk eenvoudiger. Bekijk ook of er processen zijn die je kunt automatiseren, zodat je daar geen omkijken meer naar hebt.

Tip 3: Verbind je systemen

Wanneer je met een online systeem werkt voor de urenregistratie, zorg dan dat deze gekoppeld is aan je salarissoftware. Dit voorkomt dat je handmatig gegevens moet gaan invoeren wat veel tijd kost en foutgevoelig is. Op deze manier hoef je alleen nog maar te controleren of alles er goed in staat voordat je de salarisbetaling in orde maakt. Shiftbase is met meer dan 10 verschillende salarissystemen gekoppeld waaronder AFAS en Exact Online.

Tip 4: Blijf up-to-date

Zorg ervoor dat je op de hoogte bent en blijft van eventuele wijzigingen in loonbelasting, premies en andere belangrijke gegevens voor de salarisverwerking. Zo kun je deze direct doorvoeren in het online systeem en hoef je achteraf geen correcties te maken. Dit bespaart je veel tijd en ook geld, want de kosten van sommige fouten kunnen aardig in de papieren lopen.

Tip 5: Besteed de salarisadministratie uit

Wanneer je merkt dat het bijhouden van de salarisadministratie je teveel tijd en energie kost, dan kun je er ook voor kiezen om het uit te besteden aan een professional. Hierdoor heb jij alle tijd voor jouw bedrijfsactiviteiten en weet je zeker dat de salarisbetaling aan de medewerkers tijdig geregeld wordt.

Zoals je ziet kan het stroomlijnen van de salarisbetalingen je veel opleveren. Het maakt je leven als ondernemer of leidinggevende niet alleen veel makkelijker, maar je houdt zo ook tijd over voor die werkzaamheden waarbij jouw prioriteit ligt of waarvan je hart echt sneller gaat kloppen. Wil je vandaag nog starten en Shiftbase gratis en vrijblijvend uitproberen? Je kunt hier een gratis proefperiode starten!