Calamiteitenverlof

Calamiteitenverlof is kort, wettelijk verlof voor een medewerker die door een onverwachte noodsituatie direct moet stoppen met werken. Denk aan een kind dat ziek van school moet worden gehaald, een gesprongen waterleiding of het plotselinge overlijden van een naaste. Als werkgever ben je verplicht dit verlof toe te kennen, maar er gelden duidelijke grenzen aan de duur en de situaties waarvoor het bedoeld is. In dit artikel lees je wat calamiteitenverlof precies is, wanneer een medewerker er recht op heeft, hoe lang het duurt en wat je als werkgever moet doorbetalen. 

Wat is calamiteitenverlof?

Calamiteitenverlof is kort verlof dat een medewerker opneemt bij een onverwachte, dringende situatie waarin hij direct moet handelen. Het wordt ook wel kort verzuimverlof genoemd en is wettelijk vastgelegd in de Wet arbeid en zorg (WAZO).

Het gaat om situaties die niet konden worden gepland en die meteen aandacht vragen, zodat het werk er even bij moet inschieten. Het verlof geeft de medewerker de ruimte om het hoognodige te regelen, bijvoorbeeld een ziek kind ophalen, een loodgieter bellen bij een lekkage of de eerste zaken regelen na het overlijden van een naaste. Daarna wordt het werk hervat of gaat het over in een andere verlofsoort.

Wanneer heeft een medewerker recht op calamiteitenverlof?

Een medewerker heeft recht op calamiteitenverlof bij een onvoorziene persoonlijke noodsituatie die direct geregeld moet worden. Veelvoorkomende situaties zijn:

• Een ziek kind dat per direct van school of opvang gehaald moet worden

• Een noodgeval thuis, zoals een gesprongen waterleiding of inbraak

• Het plotselinge overlijden van een naaste, voor de eerste noodzakelijke zaken

• De bevalling van de partner

• Een spoedeisende situatie waarin de medewerker onmiddellijk moet handelen

• Acuut geregelde vervanging van kinderopvang door onvoorziene omstandigheden

• Een verplichting die de overheid oplegt en die niet buiten werktijd kan, zoals een dagvaarding

De rode draad: de situatie is onverwacht, dringend en kan niet wachten tot na werktijd. Een geplande afspraak of iets dat ook in vrije tijd geregeld kan worden, valt er niet onder.

Hoe lang duurt calamiteitenverlof?

Calamiteitenverlof duurt zo lang als nodig is om de acute situatie op te lossen. In de praktijk gaat het meestal om enkele uren tot maximaal één werkdag. Het is uitdrukkelijk niet bedoeld voor langdurige afwezigheid.

Heeft een medewerker meer tijd nodig, bijvoorbeeld om een paar dagen voor een ziek kind te zorgen, dan stopt het calamiteitenverlof en gaat het over in een andere verlofsoort, vaak kortdurend zorgverlof. Voor dat zorgverlof gelden andere regels, ook voor de loondoorbetaling.

Wordt calamiteitenverlof doorbetaald?

Ja. Tijdens calamiteitenverlof betaal je als werkgever 100% van het loon door. Het gaat namelijk niet om ziekteverlof, maar om wettelijk kort verzuimverlof uit de Wet arbeid en zorg. De volledige doorbetaling geldt voor de tijd die nodig is om de acute situatie op te lossen.

Je mag voor calamiteitenverlof geen vakantiedagen afschrijven. Het verlof staat los van de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen van je medewerker. Gaat het calamiteitenverlof over in kortdurend zorgverlof, dan mag je voor die vervolgperiode minimaal 70% van het loon betalen, tenzij de cao gunstigere afspraken bevat.

Mag je als werkgever calamiteitenverlof weigeren?

In principe niet. Bij een echte acute, persoonlijke noodsituatie moet je een medewerker direct vrij geven. Je mag het verlof alleen weigeren als er geen sprake is van een acute noodsituatie, bijvoorbeeld bij een geplande afspraak of iets dat ook buiten werktijd geregeld kan worden. In dat geval valt het niet onder calamiteitenverlof en vraagt de medewerker een andere verlofsoort aan, zoals een vakantiedag.

Je mag wel achteraf om een redelijke onderbouwing vragen, afhankelijk van de situatie. Denk aan een afspraakbevestiging of een rapport van een monteur. Medische gegevens mag je niet opvragen.

Calamiteitenverlof of een andere verlofsoort?

Calamiteitenverlof wordt vaak verward met andere verlofsoorten. Dit is hoe je ze uit elkaar houdt:

Meer over de aangrenzende verlofsoorten lees je bij kortdurend zorgverlof, bijzonder verlof en verlof bij overlijden.

Wat regel je als werkgever?

• Geef direct ruimte: bij een acute noodsituatie kan een medewerker niet wachten. Laat hem eerst handelen, de administratie volgt later.

• Betaal het loon door: calamiteitenverlof is volledig doorbetaald en gaat niet ten koste van vakantiedagen.

• Leg het verlof apart vast: registreer calamiteitenverlof als eigen soort, los van vakantie en ziekte, zodat je saldo en bezetting kloppen.

• Houd de overgang in de gaten: duurt de situatie langer, beoordeel dan of het overgaat in kortdurend zorgverlof, met de bijbehorende regels.

• Zet je beleid op papier: leg in het personeelshandboek vast wat onder calamiteitenverlof valt en welke onderbouwing je vraagt, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn.

Calamiteitenverlof bijhouden in je administratie

Calamiteitenverlof komt onverwacht en is vaak maar een paar uur, en juist daardoor verdwijnt het makkelijk in losse mailtjes en aantekeningen. Dan klopt achteraf het verlofsaldo niet, of is onduidelijk of een afwezigheid nou calamiteitenverlof, zorgverlof of ziekte was.

In je Shiftbase-account leg je calamiteitenverlof vast als een eigen verlofsoort, los van vakantie, zorgverlof en ziekte. Zo zie je per medewerker wat is opgenomen en blijft de bezetting in je rooster meteen inzichtelijk, ook bij een onverwachte uitval midden in de dag.

Met Shiftbase:

• Registreer calamiteitenverlof als aparte soort, gescheiden van vakantie en ziekte

• Zie de impact op je rooster direct en houd het verlofsaldo kloppend