Vakantiedagen kopen: Regels, kosten & administratie (2026)

Wat houdt vakantiedagen kopen precies in? Simpel gezegd ruilt een werknemer hierbij een deel van het brutoloon, de dertiende maand of het vakantiegeld in voor extra verlofuren. In de huidige arbeidsmarkt is deze flexibiliteit enorm populair omdat het werknemers meer regie geeft over hun werk-privébalans. Voor jou als werkgever is het een mooie manier om goed werkgeverschap te tonen, zolang je de administratie aan de achterkant maar strak op orde hebt.

In het kort: Vakantiedagen kopen = Bruto salaris ruilen voor extra verlof. Dit geldt alleen voor bovenwettelijke dagen en heeft geen invloed op het wettelijk minimum.

Wat is vakantiedagen kopen?

Het kopen van vakantiedagen is een afspraak waarbij een medewerker afziet van een deel van het salaris om meer vrije tijd te krijgen. Zie het als een transactie: tijd voor geld. Dit valt vaak onder een Individueel Keuzebudget (IKB) of een cafetariamodel, waarbij de werknemer zelf de arbeidsvoorwaarden mag samenstellen.

Belangrijk om te weten is dat dit alleen kan met zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Aan de wettelijke vakantiedagen (in Nederland minimaal vier keer het aantal werkuren per week) mag nooit getornd worden; die zijn er puur om te herstellen van werk. Alles wat een werknemer extra wil bijkopen, komt dus bovenop dat wettelijke minimum.

Voor de werknemer is dit fiscaal aantrekkelijk. Omdat de dagen worden gekocht van het brutoloon, betaalt de medewerker over dat deel geen inkomstenbelasting. De 'gekochte' dag kost de werknemer netto dus minder dan wat die dag bruto waard is.

Hoe werkt de verrekening?

Wanneer een medewerker besluit extra vrije dagen te kopen, moet de waarde van die uren worden bepaald. Meestal is de rekensom vrij rechttoe rechtaan: het bruto uurloon vermenigvuldigd met het aantal uren dat iemand wil bijkopen.

Dit bedrag wordt vervolgens ingehouden op het bruto maandsalaris, het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering of het Individueel Keuzebudget (IKB). Omdat de inhouding plaatsvindt op het bruto inkomen, merkt de werknemer dit netto minder hard in de portemonnee dan wanneer je het bedrag direct van de bankrekening zou overmaken. Het belastbare inkomen daalt namelijk, waardoor er minder loonheffing betaald hoeft te worden.

🧮 Laten we dit concreet maken met een voorbeeld.

Stel, Lisa werkt 40 uur per week en verdient € 3.200 bruto per maand. Haar bruto uurloon komt daarmee (afhankelijk van de exacte maandberekening) uit op ongeveer € 18,50. Lisa wil graag een week extra vrij om in de zomer langer op reis te kunnen. Ze koopt daarom 40 uur bij.

De kosten voor haar werkgever zijn: 40 uur x € 18,50 = € 740. Dit bedrag van € 740 wordt ingehouden op haar bruto salaris of IKB. Netto levert ze hierdoor wellicht slechts € 450 tot € 500 in, afhankelijk van de belastingschijf waarin ze valt. Zo is die extra week vakantie relatief voordelig geregeld.

🧾 Vakantiedagen kopen calculator (bruto inhouding)

Bereken wat het kost om extra vakantiedagen te kopen. Je ziet direct de bruto inhouding (uren × uurloon) en optioneel een netto indicatie.

1) Invoer

Contracturen per week

Handig voor “1 week extra vrij”.

Aantal uren kopen

Of klik “1 week extra” om dit automatisch te vullen.

Uurloon bepalen via

We rekenen bij automatisch uurloon met 4,33 weken per maand.

Bruto uurloon (€)

Voorbeeld: 40 uur/wk en € 3.200 p/m ≈ € 18,50 p/u.

Toon ook een netto indicatie (bandbreedte) Netto verschilt per situatie. We tonen een grove range (handig als uitleg in je blog).

2) Resultaat

De spelregels: wat mag wel en niet?

Hoewel flexibiliteit de norm is, betekent dat niet dat er geen regels zijn. Het kopen van vakantiedagen is in Nederland aan wetten en afspraken gebonden. Als werkgever (of HR-afdeling) is het belangrijk om de kaders helder te hebben voordat je ja zegt tegen een verzoek. Dit zijn de belangrijkste pijlers:

Wettelijk vs. Bovenwettelijke dagen

In Nederland heeft elke werknemer recht op wettelijke vakantiedagen (vier keer het aantal werkuren per week). Hier mag je niet mee rommelen; deze dagen zijn bedoeld voor noodzakelijk herstel. De dagen die een medewerker erbij koopt, worden altijd geclassificeerd als bovenwettelijke dagen. Dit is belangrijk voor de houdbaarheid: wettelijke dagen vervallen vaak een half jaar na het opbouwjaar, terwijl bovenwettelijke dagen (en dus ook gekochte dagen) vijf jaar geldig blijven.

CAO en Personeelsreglement

De wet geeft ruimte, maar de CAO is vaak leidend. In veel CAO’s staat precies omschreven of, en hoeveel dagen er maximaal gekocht mogen worden. Is er geen CAO? Dan leg je dit zelf vast in het personeelsreglement. Zorg dat je hierin een maximum opneemt (bijvoorbeeld 10% van de arbeidsduur) om te voorkomen dat een medewerker bijna nooit meer op de werkvloer is.

Mag je als werkgever weigeren?

Ja, dat mag. Een werknemer heeft niet per definitie het recht om dagen te kopen, tenzij dit expliciet in de CAO staat. Als het verzoek zorgt voor ernstige problemen in de planning of bedrijfsvoering (juridisch: 'zwaarwegend bedrijfsbelang'), mag je het verzoek afwijzen. Denk aan een salesmanager die drie weken wil bijkopen midden in het hoogseizoen.

Schriftelijke vastlegging

Mondelinge afspraken zijn niet genoeg. Zorg altijd voor een schriftelijke overeenkomst waarin staat hoeveel uur er wordt gekocht, tegen welk tarief en wanneer dit wordt verrekend. Dit voorkomt discussie achteraf bij de salarisadministratie.

Waarom de administratie vaak een hoofdpijndossier is

Het idee van vakantiedagen kopen is prachtig voor de werksfeer, maar voor de administratie is het vaak een ander verhaal. Zodra medewerkers gaan schuiven met uren en bruto salaris, wordt de kans op fouten groot. Zeker als je dit bijhoudt in losse spreadsheets of Excel-lijstjes.

Waar gaat het vaak mis?

Dubbele boekhouding: Het verlofsaldo moet worden opgehoogd in het ene systeem, terwijl de salarisadministratie een seintje moet krijgen voor de inhouding in het andere systeem. Vergeet je één van de twee? Dan klopt het saldo niet of krijgt de medewerker te veel betaald.
Verschillende tarieven: Jan koopt een dag in januari tegen zijn oude uurloon, en in juli (na een promotie) nog een dag tegen een nieuw tarief. Handmatig is dit lastig terug te rekenen.
Het overzicht kwijt: Als vijf medewerkers dagen kopen en drie verkopen, raak je in Excel snel het spoor bijster. Wie heeft nog hoeveel uur staan? En welke afspraken waren er ook alweer gemaakt?

⭐ De oplossing: automatiseren in plaats van typen

Dit is precies waarom steeds meer bedrijven afstappen van handmatig werk en kiezen voor workforce management software, zoals Shiftbase. In plaats van heen en weer mailen en cellen in Excel kleuren, wordt de aanvraag direct in het systeem verwerkt.

Het saldo wordt automatisch bijgewerkt zodra de aanvraag is goedgekeurd. Hierdoor kijken zowel de medewerker als de leidinggevende altijd naar de actuele stand van zaken. Geen discussies achteraf, geen rekenfouten en de export voor de salarisadministratie rolt er zo uit. Het maakt flexibele arbeidsvoorwaarden niet alleen leuk voor het personeel, maar ook behapbaar voor jou.

Stappenplan: Vakantiedagen kopen faciliteren

Wil je dit goed inregelen binnen je organisatie? Volg dan deze drie stappen om discussies en fouten te voorkomen.

1. Check de kaders (CAO en reglement)

Voordat je iets toezegt, moet je weten wat de speelruimte is. Pak de CAO erbij of duik in het personeelsreglement. Zijn er geen afspraken? Dan bepaal jij de regels. Leg vast wie er mag kopen en waar de grens ligt. Zo schep je duidelijkheid en voorkom je scheve gezichten.

2. Leg het schriftelijk vast

Mondelinge afspraken worden snel vergeten. Zodra jullie het eens zijn, zet je dit zwart op wit. Maak een addendum op de arbeidsovereenkomst waarin staat om hoeveel uur het gaat, wat de bruto kosten zijn en wanneer dit verrekend wordt. Een handtekening van beide kanten is je beste verzekering tegen vragen achteraf.

3. Verwerk het direct in de systemen

Dit is het moment van de waarheid voor je administratie. Geef de mutatie door aan de salarisadministratie voor de bruto inhouding. Pas daarnaast direct het verlofsaldo aan in je planningssysteem. Werk je met Shiftbase? Dan is het een kwestie van de aanvraag goedkeuren en het saldo wordt automatisch bijgewerkt. Zo kijken jij en de medewerker altijd naar dezelfde, actuele cijfers.

Veelgestelde vragen

De prijs van een vakantiedag is gelijk aan je bruto uurloon vermenigvuldigd met het aantal uren van die dag. Verdien je € 20 bruto per uur en wil je een dag van 8 uur kopen? Dan kost dit je € 160 bruto. Dit bedrag wordt ingehouden op je salaris, vakantiegeld of IKB.
Dit hangt af van de afspraken in de CAO of het bedrijfsreglement. Er is geen wettelijk maximum, maar vaak hanteren werkgevers een grens (bijvoorbeeld 5 of 10 dagen per jaar) om te voorkomen dat de werkbezetting in gevaar komt.
Ja, dat kan. Omdat je bruto salaris lager uitvalt in de maand dat je dagen koopt, bouw je over dat specifieke deel mogelijk geen of minder pensioen op. Check dit altijd even bij je pensioenuitvoerder of HR-afdeling, want de regels verschillen per pensioenfonds.
Ja. Hoewel goed werkgeverschap belangrijk is, mag een verzoek geweigerd worden als er sprake is van een 'zwaarwegend bedrijfsbelang'. Denk aan een piekperiode waarin iedereen nodig is of een rooster dat anders niet rond te krijgen is.
Gekochte dagen zijn in feite 'bovenwettelijke dagen'. Als je uit dienst gaat en je hebt deze dagen nog niet opgenomen, moeten deze worden uitbetaald bij de eindafrekening. Je krijgt dan de waarde van de openstaande uren terug.

Conclusie: Flexibiliteit zonder administratieve zorgen

Flexibiliteit is meer dan een modewoord; het is wat medewerkers vandaag de dag verwachten. Het bieden van de optie om vakantiedagen te kopen is een slimme manier om goed werkgeverschap te tonen en talent aan je te binden. De keerzijde is vaak de angst voor extra administratief gedoe, maar dat hoeft in de praktijk echt geen obstakel te zijn.

Zolang je de spelregels helder hebt en de juiste tools gebruikt, is het proces prima te beheersen. Het gaat erom dat je de controle houdt over de vakantiesaldi zonder dat je uren kwijt bent aan handmatig rekenwerk. Met een systeem als Shiftbase borg je die rust en zekerheid. Je voorkomt fouten in de loonstrook en discussies aan het bureau, zodat jij je weer kunt focussen op je mensen in plaats van op de cijfers.