Je personeelsadministratie bepaalt in 2026 of je een arbeidsconflict wint of verliest, omdat de bewijslast bij vermoedens van loonongelijkheid volledig naar jou als werkgever verschuift. We zitten in januari en de definitieve invoering van de Europese richtlijn loontransparantie komt met rasse schreden dichterbij.
Waar je vroeger nog wegkwam met een goed verhaal over ervaring of potentie, eisen werknemers en rechters nu harde cijfers op tafel. Heb je geen sluitend inzicht in gewerkte uren en functieschalen? Dan sta je direct buitenspel. Het tijdperk van geheimzinnigheid is voorbij en transparantie is de nieuwe standaard. In dit blog lees je precies wat er verandert, waarom je spreadsheets een enorm risico vormen en hoe je jouw organisatie wapent tegen onnodige claims.
Wat verandert er nu écht voor jou?
De nieuwe regelgeving dwingt je om volledig open kaart te spelen over je beloningsbeleid, omdat geheimhouding contractueel niet langer is toegestaan. Waar je voorheen het salaris pas op het laatste moment besprak, moet je sollicitanten nu vooraf informeren over het startsalaris of de schaal. Dit zorgt ervoor dat kandidaten niet pas aan het eind van de rit weten waar ze aan toe zijn. Daarnaast krijgen je huidige medewerkers het recht om schriftelijk informatie op te vragen over hun individuele salarisniveau en over de gemiddelde beloning van collega’s die hetzelfde werk doen.
Je kunt dus niet zomaar meer iemand extra betalen op basis van een goed gevoel, maar je moet elk verschil objectief kunnen onderbouwen met data. Hoewel Nederland streeft naar een definitieve invoering per 1 januari 2027, vereist de Europese richtlijn dat de regels uiterlijk op 7 juni 2026 zijn omgezet. Het is verstandig om niet te wachten op de allerlaatste dag, want het inrichten van een transparant systeem kost simpelweg tijd.
| ⏳ Oude situatie | ⚖️ Nieuwe situatie (Wet Loontransparantie) |
|---|---|
| 🤐 Salarisgeheim in contracten toegestaan | 🚫 Verbod op zwijgplicht over salaris |
| ❓ Vragen naar laatst verdiende loon mag | 🚫 Verbod op vragen naar salarishistorie |
| 📄 Salaris bekendmaken tijdens aanbod | 📢 Salarisrange bekendmaken vóór sollicitatie |
| ⚖️ Bewijslast ligt bij de werknemer | 🏢 Bewijslast ligt bij de werkgever |
Waarom je administratie nu je grootste vijand kan zijn
De omgekeerde bewijslast betekent dat jij als werkgever bij een klacht direct moet aantonen dat een loonverschil gebaseerd is op objectieve criteria en niet op geslacht. Dit klinkt misschien als een juridisch detail, maar het vormt in de praktijk een groot gevaar voor bedrijven die hun data niet centraal hebben opgeslagen. Stel dat een medewerker stelt minder te verdienen dan een collega in dezelfde functie, dan moet jij onomstotelijk bewijzen dat dit verschil voortkomt uit bijvoorbeeld ervaring of het aantal daadwerkelijk gewerkte uren.
Als jij werkt met losse roosters in spreadsheets of urenbriefjes in een map, dan is het bijna onmogelijk om jaren later nog een foutloze reconstructie te maken van die gewerkte uren. Een rommelige administratie betekent in deze nieuwe realiteit simpelweg dat je geen verweer hebt, omdat je niet met één druk op de knop de feiten op tafel kunt leggen.
Waarom Excel je niet gaat redden
Het bijhouden van personeelszaken in losse spreadsheets voelt misschien vertrouwd, maar het is vragen om problemen zodra de arbeidsinspectie of een advocaat meekijkt. Een verkeerde formule of een overschreven cel is zo gemaakt, waardoor je hele bewijsvoering direct onbetrouwbaar wordt. Je hebt juist een systeem nodig dat fungeert als één centrale bron van waarheid, omdat je alleen zo zeker weet dat contracten, roosters en gewerkte uren naadloos op elkaar aansluiten.
Shiftbase is ontworpen om deze informatie niet alleen vast te leggen, maar ook veilig te bewaren voor de lange termijn. Dit zorgt ervoor dat je bij kritische vragen over beloning direct de juiste historische data kunt overleggen, zonder dat je eerst in paniek drie oude laptops moet doorzoeken naar dat ene bestandje.
Van urenregistratie naar foutloze verloning
Een eerlijke beloning valt of staat met een correcte verwerking van de gewerkte tijd. Met de salarisadministratie integraties van Shiftbase automatiseer je de stap van het rooster naar de loonstrook. Het systeem berekent automatisch de gewerkte uren, inclusief overwerk en onregelmatigheidstoeslagen, op basis van de CAO of bedrijfsregels die jij hebt ingesteld.
Vervolgens stuur je deze kant-en-klare data met één druk op de knop door naar jouw salarissoftware of boekhouder. Zo voorkom je menselijke fouten bij het overtypen van gegevens en weet je zeker dat elke euro die je uitbetaalt juridisch onderbouwd is met data. Transparantie begint immers bij kloppende cijfers.
In 4 stappen klaar voor de nieuwe wet🔢
Je hoeft niet te wachten tot de deadline in juni, want een goede voorbereiding geeft rust en voorkomt haastwerk. Volg deze stappen om je organisatie transparant en toekomstbestendig te maken.
1. Objectiveer je functiebeschrijvingen
Kijk kritisch naar de functies binnen je bedrijf en controleer of de beschrijvingen genderneutraal zijn opgesteld. Het is belangrijk dat beloningsverschillen gebaseerd zijn op objectieve factoren zoals verantwoordelijkheden of vaardigheden, omdat je anders onbedoeld ruimte laat voor discriminatie. Zorg dat duidelijk is vastgelegd wat een functie inhoudt en welke schaal daarbij hoort.
2. Digitaliseer je personeelsdossiers
Neem afscheid van papieren mappen en losse bestanden op de harde schijf. Zorg dat alle arbeidscontracten en afspraken over beloning op één centrale plek digitaal toegankelijk zijn, zodat je bij vragen direct de juiste documenten kunt tonen. Dit bespaart je niet alleen zoekwerk, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de privacywetgeving.
3. Houd grip op gewerkte uren
Een correct uurloon berekenen is onmogelijk als je niet precies weet hoeveel uur iemand daadwerkelijk heeft gewerkt. Zeker bij oproepkrachten of parttimers is een foutloze urenregistratie de enige manier om aan te tonen dat je eerlijk beloont. Gebruik een systeem zoals Shiftbase om roosters en gewerkte uren automatisch vast te leggen, want daarmee heb je altijd het bewijs in handen als er discussie ontstaat over de uitbetaling.
4. Wees open in je vacatures
Wacht niet tot het verplicht is, maar begin nu al met het vermelden van salarisranges in je vacatures. Dit schept direct duidelijkheid voor kandidaten en het dwingt jou om intern goed na te denken over de waarde van een functie. Het voorkomt bovendien scheve gezichten achteraf, omdat iedereen vooraf weet wat de financiële kaders zijn.
Conclusie: Zie het als een kans voor groei
De nieuwe wetgeving voelt misschien als een zware last, maar eigenlijk is het een uitgelezen mogelijkheid om je werkgeverschap naar een hoger niveau te tillen. Een open cultuur zorgt namelijk voor meer vertrouwen op de werkvloer, omdat medewerkers zich eerlijk behandeld voelen. Dat maakt je als bedrijf direct aantrekkelijker voor nieuw talent dat waarde hecht aan transparantie. Dat vertrouwen moet echter wel gebaseerd zijn op harde feiten, want gissen is missen in deze nieuwe realiteit. Zorg dus dat je basis op orde is en stop met gokken in spreadsheets die vroeg of laat vastlopen. Kies voor een systeem dat voor jou werkt en dat je beschermt tegen onnodige discussies of juridisch getouwtrek.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
