Zwangerschapsverlof: alles wat je moet weten

Als werkgever wil je direct weten hoeveel weken zwangerschapsverlof een medewerker krijgt en wat jij daarvoor moet regelen. Daarom vind je in dit artikel een duidelijk overzicht van de regels voor 2026, inclusief situaties die in de praktijk vaak voorkomen. Je leest hoe het zit met de weken vóór en na de bevalling, wat je administratief moet vastleggen en hoe je voorkomt dat je planning vastloopt wanneer iemand uitvalt.

Veel werkgevers merken dat zwangerschapsverlof meer vraagt dan alleen een startdatum noteren. Je hebt te maken met UWV-meldingen, vakantiedagen die doorlopen, vervanging die geregeld moet worden en duidelijke communicatie richting je team. Dit artikel helpt je om dat gestructureerd aan te pakken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

“Met duidelijk verlofbeheer voorkom je onduidelijkheid in je team en zorg je dat de medewerker met vertrouwen haar verlof ingaat.”

Wat is zwangerschapsverlof?

Zwangerschapsverlof is de wettelijke periode waarin een medewerker vrij krijgt om vóór en na de bevalling te herstellen, zich voor te bereiden en tijd met de baby door te brengen. Jij moet als werkgever zorgen dat dit verlof goed wordt vastgelegd, omdat het uit twee delen bestaat: het verlof vóór de bevalling en het bevallingsverlof erna. De totale duur is minimaal zestien weken, en alle niet opgenomen weken vóór de bevalling worden automatisch toegevoegd aan de periode erna. Daardoor weet je zeker dat je medewerker altijd dezelfde totale verlofduur heeft, ongeacht wanneer de baby wordt geboren.

Hoeveel weken zwangerschapsverlof 2026?

Een medewerker heeft in 2026 recht op in totaal zestien weken zwangerschapsverlof, verdeeld over de weken vóór de bevalling en de weken erna. Dat betekent dat je medewerker maximaal zes weken voor de uitgerekende datum met verlof mag gaan. Ze moet minimaal vier van die weken opnemen. Na de bevalling heeft ze altijd recht op minimaal tien weken bevallingsverlof. Dat geldt ook wanneer de baby eerder of juist later wordt geboren.

In de praktijk lopen werkgevers vaak vast op de verdeling van die weken, omdat de daadwerkelijke bevallingsdatum nooit precies te voorspellen is. Daarom werkt de regeling met een vaste ondergrens van zestien weken volledig verlof. Alle weken die je medewerker vóór de bevalling niet kon gebruiken, worden na de bevalling toegevoegd. Zo blijft het totaal altijd gelijk. Dat geeft rust voor de medewerker, maar het helpt jou ook bij het plannen van werk en vervanging.

Voorbeeldscenario’s bij verschillende bevallingsmomenten

Hoe werkt zwangerschapsverlof bij een tweeling of meerling?

Wanneer een medewerker zwanger is van een tweeling of een meerling, gelden er ruimere verlofregels. In dit geval mag zij tot tien weken voor de uitgerekende datum met verlof gaan en moet ze minimaal acht weken vooraf stoppen. Na de bevalling heeft ze, net als bij een eenling, recht op minimaal tien weken bevallingsverlof. Daarmee komt het totale verlof altijd uit op minimaal twintig weken. Als de baby’s eerder worden geboren, worden alle weken die zij vóór de bevalling niet heeft kunnen opnemen automatisch toegevoegd aan het bevallingsverlof. Zo blijft de totale verlofduur altijd gelijk en kun jij je planning op tijd aanpassen.

Bijzonderheden waar je rekening mee moet houden bij zwangerschapsverlof

Zwangerschapsverlof bij een te vroeg geboren baby

Komt de baby eerder dan verwacht, dan wordt het zwangerschapsverlof automatisch korter. De weken die je medewerker vóór de bevalling niet heeft kunnen opnemen, worden volledig toegevoegd aan het bevallingsverlof. Hierdoor blijft de totale verlofduur altijd gelijk. Je hoeft dit niet zelf te berekenen, maar het is wel belangrijk dat je de juiste bevallingsdatum registreert, zodat het UWV de uitkering goed kan verwerken.

Zwangerschapsverlof bij een te laat geboren baby

Als de baby na de uitgerekende datum wordt geboren, wordt het zwangerschapsverlof juist langer. De extra dagen tussen de uitgerekende datum en de daadwerkelijke bevallingsdatum tellen automatisch mee als extra zwangerschapsverlof. Hierdoor kan het totale verlof oplopen tot maximaal twaalf weken vóór de bevalling, gevolgd door de tien weken erna. Ook hierbij blijft het totaal minimaal zestien weken, omdat deze regeling meebeweegt met de natuurlijke start van de bevalling.

Verlengd bevallingsverlof bij ziekenhuisopname

Wanneer een baby na de geboorte direct in het ziekenhuis moet blijven, kan de medewerker recht hebben op extra bevallingsverlof. Als de opname langer dan één week duurt, wordt de periode vanaf dag acht toegevoegd aan het bevallingsverlof, tot maximaal tien extra weken. De medewerker behoudt tijdens deze volledige periode haar loon via de uitkering van het UWV. Deze verlenging geeft je medewerker rust, en jij weet precies hoe lang je iemand moet vervangen.

Arbeidstijden van zwangere medewerkers

Zwangere medewerkers hebben recht op extra bescherming rond hun arbeidstijden. Ze mogen regelmatig extra rustmomenten nemen, tot maximaal twaalf en een half procent van hun werktijd. Hiervoor moeten afsluitbare ruimtes met comfortabel meubilair beschikbaar zijn, zoals een stoel, bank of bed. Daarnaast gelden er beperkingen op werktijden. Een dienst mag maximaal tien uur duren, de werkweek mag gemiddeld niet meer dan vijftig uur zijn in vier weken en niet meer dan vijfendertig uur in zestien weken. Ook mag een zwangere medewerker niet verplicht worden tot onregelmatige diensten of overuren.

Voor jou is het belangrijk om deze afspraken goed vast te leggen en in de planning te verwerken. Met Shiftbase kun je dit combineren met het rooster en verlof, zodat de medewerker veilig en verantwoord kan blijven werken.

Wat moet jij administratief regelen wanneer iemand zwangerschapsverlof neemt?

Wanneer een medewerker zwangerschapsverlof opneemt, draait het voor jou vooral om een goede administratie. Je begint met het controleren van de uitgerekende datum, omdat die bepaalt wanneer het verlof officieel mag starten. Daarna noteer je de gekozen startdatum en zorg je dat het verlof op tijd bij het UWV wordt gemeld. Je hebt hiervoor een zwangerschapsverklaring nodig, die de medewerker bij de verloskundige of huisarts kan aanvragen.

Daarnaast is het belangrijk dat je alle afspraken rond verlof, eventuele vervanging en de verwachte terugkeerdatum duidelijk vastlegt. Dit voorkomt misverstanden in je team en helpt je inzicht te houden in bezetting en kosten. Als je werkt met Shiftbase worden deze gegevens meteen gekoppeld aan het rooster en de urenregistratie, waardoor je minder losse documenten hoeft te beheren en fouten in je planning worden voorkomen.

Hoe werkt de salarisadministratie tijdens zwangerschapsverlof?

Tijdens het zwangerschapsverlof krijgt jouw medewerker een uitkering van het UWV. Deze uitkering is meestal even hoog als het normale loon, waardoor de medewerker financieel niets merkt van het verlof. Jij betaalt de medewerker door zoals gebruikelijk, en het UWV vergoedt dit bedrag aan jou. Om dit goed te laten verlopen, moet je de verlofperiode correct aanmelden en alle documenten tijdig doorgeven.

Voor de salarisadministratie betekent dit dat je rekening houdt met het verschil tussen verlofuren, vakantiedagen en eventuele toeslagen die normaal worden opgebouwd. Ook moeten de loonstroken kloppen, zodat duidelijk is welke periode door het UWV wordt vergoed. Als je werkt met Shiftbase hoeft dit veel minder handmatig te gebeuren, omdat het systeem verlof automatisch blokkeert in de urenregistratie en je loonexport daardoor minder foutgevoelig is.

Een duidelijke administratie zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn, maar het voorkomt ook dat jij achteraf correcties moet doen. Zeker bij wisselende roosters of medewerkers die onregelmatigheidstoeslagen krijgen, is het belangrijk dat alles vanaf het begin netjes wordt vastgelegd.

Welke rechten en plichten hebben jij en de medewerker tijdens zwangerschapsverlof?

Tijdens het zwangerschapsverlof heb jij als werkgever en de medewerker allebei duidelijke rechten en plichten. Dat helpt om verwachtingen te managen en voorkomt gedoe tijdens of na het verlof. De medewerker heeft vooral recht op rust, veiligheid en behoud van haar functie. Jij zorgt ervoor dat haar werkplek behouden blijft, haar verlof juist wordt verwerkt en haar privacy wordt gerespecteerd.

Jij mag tijdens het verlof geen druk zetten om eerder terug te komen, en je mag haar functie niet veranderen zonder overleg. De medewerker moet jou wel informeren over belangrijke wijzigingen, zoals een andere uitgerekende datum of een medische situatie die het verlof beïnvloedt. Verder blijft de medewerker bereikbaar voor zakelijke informatie die écht noodzakelijk is, maar niet voor normale werkzaken.

Mag je een zwangere medewerker ontslaan?

Tijdens de zwangerschap en tot zes weken na afloop van het bevallingsverlof geldt ontslagbescherming. Dat betekent dat je een medewerker niet mag ontslaan vanwege de zwangerschap of het verlof. Er zijn enkele uitzonderingen waarin ontslag nog steeds mogelijk is, zoals bij fraude, diefstal, geweld of wanneer een afdeling of bedrijf stopgezet wordt.

Let wel op: een tijdelijk contract mag wel eindigen wanneer de afgesproken einddatum is bereikt, maar nooit vanwege de zwangerschap zelf. Het is belangrijk om dit duidelijk te documenteren en te communiceren, zodat zowel jij als de medewerker begrijpt wat de reden van beëindiging is.

Hoe plan je het werk rondom zwangerschapsverlof zonder gedoe in je team?

Wanneer een medewerker met zwangerschapsverlof gaat, wil je voorkomen dat je team overbelast raakt of dat taken blijven liggen. Een goede planning begint bij duidelijkheid. Zodra je weet wanneer het verlof start, kun je inschatten welke taken tijdelijk moeten worden overgenomen en door wie. Hierbij helpt het om te kijken naar de drukste momenten binnen je bedrijf, omdat je daar vaak extra ondersteuning nodig hebt.

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers pas laat beginnen met het verdelen van taken, waardoor de werkdruk ineens stijgt. Door vroegtijdig te plannen creëer je rust, zowel voor jezelf als voor het team. Denk aan het tijdelijk verschuiven van verantwoordelijkheden, het inzetten van een flexkracht of het aanpassen van roosters. Als je dit centraal wilt regelen, werkt het prettig wanneer je planning en verlofbeheer in één overzicht hebt. Met Shiftbase zie je direct welke medewerkers beschikbaar zijn, welke diensten openstaan en waar nog gaten vallen.

Hoe ga je om met medewerkers die eerder of later willen stoppen met werken?

Niet iedere medewerker wil precies zes weken voor de uitgerekende datum stoppen met werken. Sommige medewerkers voelen zich fit en willen langer doorwerken, terwijl anderen juist eerder willen stoppen om meer rust te pakken. De regels zijn simpel: een medewerker mag tot zes weken voor de uitgerekende datum met verlof gaan, maar moet minimaal vier weken vooraf stoppen. Binnen die twee weken speling kan de medewerker zelf kiezen wat het beste past.

Wanneer iemand eerder wil stoppen, leg je de nieuwe startdatum vast en pas je de planning daarop aan. Wil een medewerker later stoppen, dan controleer je samen of dit nog binnen de wettelijke grens valt. Als de medewerker na die keuze toch eerder bevalt, worden alle niet opgenomen weken automatisch toegevoegd aan het bevallingsverlof. Zo blijft het totaal altijd gelijk en voorkom je dat je opnieuw moet rekenen.

Het helpt om deze keuzes duidelijk te registreren, zodat jij en de medewerker altijd dezelfde informatie hebben. Met Shiftbase zie je de gewijzigde startdatum direct terug in het rooster en wordt het verlof automatisch geblokkeerd in de planning, waardoor je team precies weet vanaf wanneer de medewerker afwezig is.

Wat moet je weten over vakantie uren, re integratie en extra verlof rondom zwangerschap?

Tijdens en na een zwangerschap speelt er meer dan alleen de zestien weken verlof. Je krijgt te maken met vakantie uren die blijven doorlopen, mogelijke re integratie bij medische situaties en extra verlofvormen waar een medewerker recht op kan hebben. Hieronder vind je een helder overzicht met alles waar je rekening mee moet houden als werkgever.

Hoe werken vakantie uren tijdens zwangerschapsverlof?

Vakantie uren blijven gewoon doorlopen tijdens het zwangerschapsverlof. De medewerker bouwt dus, net als normaal, wettelijke vakantiedagen op. Dit betekent dat het verlof geen invloed heeft op het totaal aan dagen waar de medewerker later gebruik van kan maken. Ook bovenwettelijke dagen lopen meestal door, tenzij er in de cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken staan.

Hoe werkt re integratie na een medische situatie of complicatie?

Als er medische complicaties zijn geweest tijdens of na de zwangerschap, kan de medewerker meer tijd nodig hebben om terug te keren naar het werk. Re integratie volgt dan dezelfde regels als bij andere langdurige afwezigheid. Je plant samen gesprekken, bekijkt welke taken haalbaar zijn en past de werkuren eventueel tijdelijk aan.

Wanneer heeft een medewerker recht op extra verlof?

Naast het zwangerschapsverlof zijn er meerdere situaties waarin een medewerker recht heeft op extra verlof. Denk aan calamiteitenverlof, ouderschapsverlof of verlof rondom medische afspraken. Deze vormen staan los van het zwangerschapsverlof en kunnen voor of na de bevalling worden gebruikt.

Hoe zorg je voor een fijne en duidelijke terugkeer na het zwangerschapsverlof?

De terugkeer na een zwangerschapsverlof is voor veel medewerkers een belangrijk moment. Zij willen hun werk weer goed oppakken, maar hebben vaak ook een nieuwe thuissituatie om rekening mee te houden. Voor jou als werkgever is het daarom belangrijk om deze overgang zo duidelijk en prettig mogelijk te maken. Met goede afspraken, een realistische planning en een heldere communicatie help je je medewerker om weer zonder druk terug te keren in haar functie.

Hoe bereid je de terugkeer voor?

Een fijne terugkeer begint met een goed voorbereid gesprek. Plan dit gesprek voordat het verlof afloopt, zodat jullie samen kunnen bespreken wat er nodig is om weer te starten. Denk aan eventuele aanpassingen in het rooster, de werkplek of het takenpakket. Vraag wat je medewerker nodig heeft om haar werk prettig te hervatten en kijk welke afspraken haalbaar zijn binnen het team.

Welke afspraken leg je vast?

Na het terugkeergesprek leg je de belangrijkste afspraken vast. Dat kan gaan over de werktijden, tijdelijke aanpassingen in taken, kolfruimte of een periode waarin de medewerker rustig wil opbouwen. Door deze afspraken duidelijk te noteren, voorkom je dat jullie na een paar weken een ander beeld hebben van wat er was afgesproken.

Hoe ondersteun je de medewerker in de eerste weken?

De eerste weken na terugkeer vragen vaak wat flexibiliteit. Een nieuwe thuissituatie, slaaptekort of rustmomenten kunnen invloed hebben op het werkritme. Door dit open te bespreken en regelmatig kort te evalueren, geef je je medewerker het vertrouwen dat ze niet alles in één keer hoeft op te pakken.

Let ook op de signalen binnen je team. Soms moeten taken tijdelijk anders worden verdeeld, of is er extra ondersteuning nodig. De planning in Shiftbase helpt je om dit goed in te richten, omdat je precies ziet wie beschikbaar is en hoe de bezetting per dag eruitziet.

Conclusie

Zwangerschapsverlof brengt veel regelwerk met zich mee, maar met duidelijke afspraken en een goed ingerichte planning zorg je dat zowel jij als de medewerker precies weet waar hij of zij aan toe is. Door op tijd te bepalen wanneer het verlof start, welke weken worden opgenomen en hoe je de terugkeer organiseert, blijft je bedrijfsvoering soepel doorgaan. Verschillende situaties, zoals een te vroege of te late bevalling, maken het soms wat complexer, maar de wet zorgt ervoor dat de totale verlofduur altijd klopt.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen