Onbetaald verlof

Wil een medewerker drie maanden reizen, een opleiding afmaken of voor een zieke ouder zorgen, dan komt onbetaald verlof op tafel. Voor de meeste vormen bestaat geen wettelijk recht en geen wettelijk maximum: jullie spreken het samen af. Alleen langdurend zorgverlof en een deel van het ouderschapsverlof zijn wettelijk onbetaald verlof, met een vast maximum.

Wat is onbetaald verlof?

Onbetaald verlof is verlof waarin een werknemer niet werkt en geen loon krijgt, terwijl de arbeidsovereenkomst gewoon doorloopt. Na het verlof gaat de werknemer weer aan het werk. Er zijn twee soorten: verlof waar de wet recht op geeft, zoals langdurend zorgverlof, en verlof dat je als werkgever toestaat omdat de werknemer erom vraagt, zoals een sabbatical of een lange reis.

Hoeveel dagen onbetaald verlof kan een werknemer nemen?

Afgesproken onbetaald verlof heeft geen wettelijk maximum aan dagen. Eén vrije dag zonder loon kan, drie maanden ook, als werkgever en werknemer het eens worden. Staat er in de cao een regeling voor onbetaald verlof, dan geldt die. Bij de wettelijke vormen ligt het maximum vast. Daar staat tegenover dat je ze niet zomaar mag weigeren.

Werkt iemand 32 uur per week, dan is dat per 12 maanden 64 uur kortdurend en 192 uur langdurend zorgverlof. Het ouderschapsverlof is in totaal 26 keer de uren per week, waarvan 9 weken betaald worden via UWV. Hoe dat precies werkt, staat in de regels voor ouderschapsverlof. Bij een acute noodsituatie heeft een werknemer recht op calamiteitenverlof. Dat is wel doorbetaald.

Het kabinet wil kortdurend en langdurend zorgverlof samenvoegen tot één regeling van 8 weken, waarvan de eerste 2 weken betaald worden tegen 70 % van het loon. Dat staat in het wetsvoorstel voor de Verlofwet, met 2028 als streefdatum. Tot die wet is aangenomen, gelden de bedragen in de tabel.

Hoeveel onbetaald verlof geef je als werkgever?

Omdat de wet voor afgesproken onbetaald verlof geen grens stelt, bepaal jij hoeveel je toestaat. Bij een aanvraag gaat het vooral om de vraag of het rooster in die periode zonder de medewerker rondkomt. Drie afspraken helpen om elke aanvraag op dezelfde manier te beoordelen:

• Een regel in je personeelshandboek of verlofbeleid: hoeveel weken per jaar je in principe toestaat en hoe ver van tevoren een medewerker het aanvraagt. Heeft je cao een regeling voor onbetaald verlof, dan gaat die voor.

• Periodes waarin het niet kan, zoals de zomer op een terras of december in een winkel. Noem die vooraf, dan weet iedereen waar hij aan toe is.

• Dezelfde maatstaf voor iedereen. Krijgt de ene medewerker drie maanden en een collega met een vergelijkbare vraag niets, leg dan uit waarom.

Ook hoe vaak een medewerker onbetaald verlof opneemt, spreek je zelf af. Eén losse dag zonder loon is de eenvoudigste vorm: de uren gaan van het loon af en er gaan geen vakantie-uren van het saldo. Hoe langer het verlof, hoe meer je vooraf vastlegt over vakantie-uren, vakantiegeld en pensioen. Wat er verandert, staat hieronder bij de gevolgen.

Mag een werkgever onbetaald verlof weigeren?

Een verzoek om afgesproken onbetaald verlof mag je weigeren, omdat de werknemer er geen recht op heeft. Geef wel een reden, zeker als een collega het eerder wel kreeg. De wettelijke vormen zijn anders geregeld:

• Langdurend zorgverlof vraagt een werknemer minstens 2 weken vooraf schriftelijk aan. Weigeren mag alleen als het bedrijf daardoor in ernstige problemen komt.

• Ouderschapsverlof mag je niet weigeren. Bij een zwaarwegend bedrijfsbelang mag je wel vragen om het op een ander moment of in een andere verdeling op te nemen.

• Een redelijk verzoek om calamiteitenverlof mag je niet weigeren.

Wat zijn de gevolgen van onbetaald verlof?

Het loon stopt, de rest van de arbeidsrelatie loopt door. Er verandert voor de werknemer meer dan alleen het salaris:

• Vakantie: over onbetaald verlof bouwt een werknemer geen vakantie-uren op. Bij langdurend zorgverlof en kortdurend zorgverlof loopt de wettelijke opbouw wel door. Over het onbetaalde deel van het ouderschapsverlof is er geen opbouw.

• Vakantiegeld: de 8 % vakantiebijslag wordt over het loon berekend, dus maanden zonder loon leveren geen vakantiegeld op.

• Pensioen: of de opbouw doorloopt, hangt af van de pensioenregeling. Laat de werknemer dat vooraf navragen bij het pensioenfonds.

• WW: een kortere periode onbetaald verlof heeft geen invloed op een latere WW-uitkering, die wordt berekend over het inkomen van vóór het verlof. Meer dan 18 maanden voltijd onbetaald verlof kan wel gevolgen hebben voor het recht op en de duur van een uitkering.

• Toeslagen: door het lagere inkomen kan de werknemer recht krijgen op meer zorgtoeslag, huurtoeslag of kinderopvangtoeslag. Dat geeft de werknemer zelf door aan de Belastingdienst.

Ziek tijdens onbetaald verlof

Wordt een werknemer tijdens onbetaald verlof ziek, dan is er over de verlofperiode nog steeds geen loon. In overleg kan het verlof eerder stoppen, zodat de re-integratie kan beginnen. Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt bij ziekte: loopt het verlof door of stopt het. Loopt het contract tijdens het verlof af, dan eindigt daarmee ook de afspraak over het verlof.

Voorbeeld: drie maanden reizen

Een verkoper in een kledingwinkel werkt 32 uur per week voor € 2.400 bruto per maand en vraagt 3 maanden onbetaald verlof om te reizen. De bedrijfsleider stemt in voor de rustige maanden januari tot en met maart. Dit is wat het verlof betekent:

• Wettelijke vakantie: normaal bouwt de verkoper 128 uur per jaar op (4 keer 32 uur). Over 3 maanden verlof is er geen opbouw, dus komen er dit jaar 32 wettelijke vakantie-uren minder bij.

• Vakantiegeld: over een heel jaar is dat € 2.304. Door 3 maanden zonder loon wordt het € 576 lager. Hoe je het bedrag uitrekent, lees je bij vakantiegeld berekenen.

• Rooster: in 13 weken vallen 416 diensturen weg. Die verdeelt de bedrijfsleider over de rest van het team of een oproepkracht.

Leg de afspraak schriftelijk vast. Noem de periode, de terugkeerdatum en de gevolgen voor vakantie-uren, vakantiegeld en pensioen. Spreek ook af wat er gebeurt als de verkoper tijdens de reis ziek wordt.

Onbetaald verlof in je rooster en je verlofregistratie

Onbetaald verlof gaat vaak over weken of maanden, dus het gat in het rooster is groot. In de verlofregistratie van Shiftbase vraagt je medewerker het verlof aan in de app, kiest het type verlof en zet er een notitie bij. Jij keurt goed met het rooster ernaast en zet de diensten in die periode open, zodat iemand uit je team ze oppakt. Wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren staan in aparte saldo's, dus je ziet na het verlof meteen wat er nog over is.