Ist Eure Planung Black Friday-sicher?
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Ist Eure Planung Black Friday-sicher?

Der Black Friday steht wieder vor der Tür, der Beginn der Einkaufssaison. Es ist nicht nur ein Tag, an dem viel Umsatz gemacht werden kann, sondern es treten auch oft Planungsschwierigkeiten auf. Vor allem Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen haben dann sehr viel zu tun und es entstehen Überstunden. Dein Unternehmen hat sicherlich Vereinbarungen über Zuschläge getroffen, wie z. B. den Überstundenzuschlag. Dabei handelt es sich oft um Vereinbarungen, die recht komplex sein können. Vor allem, wenn mehrere Tarifverträge gelten oder wenn es auch individuelle Vereinbarungen gibt. Der eine bekommt Zeitausgleich, der andere Plus- und Minusstunden und wieder ein anderer den Zuschlag als Auszahlung. Du fragst dich, wie du am besten mit den Überstunden deiner Beschäftigten während des Black Friday umgehen kannst? Hier liest du mehr dazu.

Welche Zuschläge gibt es?

Dein Mitarbeiter erhält Zuschläge, wenn er oder sie bestimmte Stunden oder Tage arbeitet. Beispiele hierfür sind Zuschläge für Nacht-, Feiertags-, Schicht- oder Wochenendarbeit. Dies wird häufig in einem Tarifvertrag und ansonsten immer im Arbeitsvertrag festgelegt. Und dann gibt es noch den Überstundenzuschlag. Dabei handelt es sich um eine Vergütung, die der Arbeitnehmer für die zusätzlich zu seinem Vertrag geleisteten Arbeitsstunden erhält, unabhängig davon, ob diese unregelmäßig sind oder nicht. Es kann vorkommen, dass jemand beide Prämien erhalten muss. Dies kann natürlich zu einer gewissen Verwirrung führen, weshalb wir die Arbeit mit einem Workforce-Management-System empfehlen. So behältst du den Überblick und die Zuschläge werden automatisch berechnet.

Tipps für den Dienstplan während des Black Friday

Die Zuschläge für Überstunden sind ein heikles Thema. Aus verwaltungstechnischen Gründen, aber auch, weil du diese bei deiner Planung berücksichtigen möchtest. Deshalb hier ein paar Tipps.

Kein Excel verwenden
Es ist nicht ratsam, die Arbeitszeiten und Zuschläge in Excel zu erfassen. Oft wissen nur eine oder wenige Personen darüber Bescheid, und es ist sehr zeitaufwendig, den Überblick zu behalten. Sie ist auch alles andere als automatisch.

Alles in ein einziges System integrieren
Auf diese Weise hast du alles in einer Übersicht und kannst Dinge miteinander verknüpfen. Es ist auch für jeden klar, welche Informationen wo zu finden sind und wie sie angeordnet sind. Du kannst Shiftbase mit vielen bekannten Lohnabrechungspaketen verknüpfen. Dann werden alle Stunden, einschließlich der Zuschläge, automatisch an dein Lohnabrechnungssystem gesendet.

Nimm ein Workforce-Management-System.
Du kannst es dir viel einfacher machen, wenn du eine Personalverwaltungssoftware wie Shiftbase benutzt. Ein Workforce Management System ist ideal. Du kannst festlegen, wie du mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Überstunden umgehst, und das System wird diese dann automatisch verarbeiten und berechnen. Das spart eine Menge Zeit und vermeidet Fehler.
Mit Shiftbase kannst du auch deine eigenen Zuschlagskarten erstellen. Shiftbase ermöglicht es dir, per Tag verschiedene Zeiträume mit einem Zuschlagsprozentsatz zu versehen. Durch die Verknüpfung der Zuschlägekarten mit einer Vertragsart oder einer Schicht werden die Zuschläge für Unregelmäßigkeiten automatisch berechnet. Gibt es in deinem Unternehmen mehrere Tarifverträge? Dann kannst du wählen, auf welchem Tarifvertrag du die Zuschläge erstellst. Möglicherweise pro Mitarbeiter.

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Mit diesen Tipps kannst du dir sowohl die Verwaltung als auch die Planung erheblich erleichtern. Dies ist das ganze Jahr über nützlich, aber sicherlich auch während der jetzt anstehenden arbeitsreichen Zeit. Diese Zeit beginnt traditionell mit dem Black Friday, also stelle sicher, dass du für diesen Tag alles vorbereitet hast. Auf diese Weise kann dein Unternehmen die Hochsaison voll ausnutzen, ohne von Problemen und kniffligen Fragen überrollt zu werden.

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