On-Call & Bereitschaftsdienst Vergütung: Was gilt & wie dokumentieren?

Ein Mitarbeiter schläft zuhause, muss aber erreichbar sein. Ein anderer wartet in der Pflegeeinrichtung auf einen Einsatz, der vielleicht nie kommt. Und ein dritter sitzt am Empfang und wartet auf den nächsten Gast. Alle drei sind in irgendeiner Form im Einsatz: rechtlich handelt es sich aber um drei grundverschiedene Situationen mit sehr unterschiedlichen Folgen für Vergütung und Arbeitszeiterfassung.

Wo Bereitschaft beginnt und Freizeit endet

Unter welchen Umständen Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft oder Arbeitsbereitschaft als Arbeitszeit gelten, hängt insbesondere von Faktoren wie Aufenthaltsort, Reaktionszeit und den Vorgaben der Rechtsprechung ab.

Genau hier passieren die teuersten Fehler: Einsätze in der Rufbereitschaft werden nicht vergütet, Bereitschaftsdienst nicht als Arbeitszeit erfasst, Dokumentation fehlt bei der Betriebsprüfung.

Ein Beispiel: Wird Bereitschaftsdienst versehentlich als Rufbereitschaft abgerechnet, kann dies im Fall einer Betriebsprüfung zu erheblichen Nachzahlungen führen. 

Die drei Formen im Überblick

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) kennt keine einheitliche Definition für „Bereitschaft". Rechtsprechung und Wissenschaft haben drei Konzepte entwickelt, die sich in einem Punkt unterscheiden: dem Aufenthaltsort und dem Grad der Einschränkung des Mitarbeiters.

Die Anrechnung der Bereitschaftszeiten auf die Arbeitszeit erfolgt gemäß den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Bei der Berechnung der Arbeitszeit werden Bereitschaftsdienste vollständig berücksichtigt, während bei der Rufbereitschaft nur die tatsächlichen Einsatzzeiten angerechnet werden.

Bereitschaftsdienst

Der Mitarbeiter hält sich an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort auf und muss sofort einsatzbereit sein. Da er seinen Aufenthaltsort nicht frei wählen kann, gilt die gesamte Zeit als Arbeitszeit, unabhängig davon, ob er aktiv tätig ist oder schläft.

Der EuGH hat das in mehreren Entscheidungen (C-303/98 SIMAP, C-151/02 Jaeger) eindeutig bestätigt: Bereitschaftsdienst am Arbeitsplatz ist vollständig Arbeitszeit.

Rufbereitschaft

Der Mitarbeiter darf sich frei aufhalten, muss aber erreichbar sein und innerhalb einer definierten Frist erscheinen können. Die reine Wartezeit zählt nicht als Arbeitszeit, nur die tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten werden angerechnet.

Achtung: Wenn die Erreichbarkeitsanforderungen so streng sind, dass der Mitarbeiter seinen Aufenthaltsort faktisch nicht frei wählen kann, kippt Rufbereitschaft rechtlich in Bereitschaftsdienst um (EuGH C-580/19).

Arbeitsbereitschaft

Der Mitarbeiter ist am Arbeitsplatz anwesend und wachbereit, übt aber gerade keine aktive Tätigkeit aus, weil er auf den nächsten Kunden, Auftrag oder Alarm wartet. Diese Zeit gilt vollständig als Arbeitszeit und wird entsprechend vergütet.

Vergütungspflicht: Was zählt, was nicht?

Bereitschaftsdienst und Arbeitsbereitschaft

Beide Formen sind vollständig vergütungspflichtig. Mindestens der gesetzliche Mindestlohn gilt für jede geleistete Stunde, auch wenn der Mitarbeiter die meiste Zeit gewartet hat.

Viele Tarifverträge erlauben eine reduzierte Vergütung für Bereitschaftsstunden (z. B. 50 bis 75 % des regulären Stundenlohns). Das ist zulässig, solange der Mindestlohn über alle Stunden hinweg nicht unterschritten wird.

Rechenbeispiel: Ein Mitarbeiter im Sicherheitsdienst (20 €/Std.) leistet einen 8-stündigen Bereitschaftsdienst, 3 Stunden davon aktiv. Die Bereitschaftsstunden werden tariflich mit 60 % vergütet: 5 × 12,00 € + 3 × 20,00 € = 120 €. Das sind im Schnitt 15,00 € je Stunde und damit mehr als der Mindestlohn von 13,90 € (2026). In der Pflege gilt statt des allgemeinen Mindestlohns der höhere Pflegemindestlohn.

Rufbereitschaft

Die reine Wartezeit der Rufbereitschaft ist keine Arbeitszeit nach ArbZG. Eine gesetzliche Pflicht, diese Wartezeit zu bezahlen, gibt es nicht, und der Mindestlohn gilt dafür nicht. In der Praxis regeln Tarif- oder Arbeitsverträge meist eine Vergütung, üblich sind Tagespauschalen oder ein reduzierter Stundensatz.

Die tatsächlichen Einsatzzeiten (Anfahrt, Einsatz, Rückfahrt) zählen vollständig als Arbeitszeit und werden entsprechend vergütet.

Tarifvertrag und individuelle Vereinbarungen

§ 7 ArbZG erlaubt Tarifverträgen, von den gesetzlichen Arbeitszeitregeln abzuweichen, auch zulasten der Mitarbeiter. In der Praxis nutzen das vor allem:

• TVöD (öffentlicher Dienst, Krankenhäuser)

• TVöD-P / TV-L / kirchliche AVRs (Pflege)

• BRTV Wachdienst (Sicherheitsbranche)

Ohne Tarifbindung gelten nur die gesetzlichen Mindestanforderungen. Eigenerfundene „hausinterne Bereitschaftspauschalen" ohne vertragliche Grundlage sind rechtlich angreifbar. Halte die Regelungen schriftlich und klar fest, unklare Klauseln halten einer AGB-Kontrolle oft nicht stand.

Dokumentationspflichten

Seit dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18 CCOO) und dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit vollständig und systematisch erfassen, Bereitschaftszeiten eingeschlossen.

Was du konkret dokumentieren musst

Bereitschaftsdienst:

• Beginn und Ende jedes Dienstes

• Tatsächliche Einsatzzeiten (getrennt ausgewiesen)

• Pausen, sofern möglich

Rufbereitschaft:

• Beginn und Ende der Bereitschaftsphase

• Jeden Einsatz mit Uhrzeit, Dauer und Tätigkeit

• Anfahrtszeiten (zählen zur Arbeitszeit)

Aufbewahrungsfristen:

Tipp: Einheitlich 6 Jahre aufbewahren, dann bist du auf der sicheren Seite.

Branchen-Check

Pflege und Gesundheitswesen

Bereitschaftsdienst in Kliniken und Pflegeheimen ist vollständig Arbeitszeit (EuGH SIMAP/Jaeger). Häufiger Fehler: Nachtbereitschaft im Haus wird als Rufbereitschaft deklariert: bleibt der Mitarbeiter im Gebäude, ist es Bereitschaftsdienst.

Gastronomie und Hotellerie

Arbeitsbereitschaft überwiegt hier: Servicekräfte, die im Lokal auf Gäste warten, Rezeptionsmitarbeiter in ruhigen Nachtstunden. Diese Zeiten sind vollständig Arbeitszeit und müssen erfasst werden, auch bei Minijobbern. 

Sicherheitsdienst

Der BRTV Wachdienst erlaubt reduzierte Vergütung für Bereitschaftszeiten. Der effektive Stundenlohn über alle Stunden hinweg muss aber den Mindestlohn erreichen. Die Abgrenzung zwischen aktivem Wachdienst und passiver Bereitschaft muss dokumentiert sein.

Transport und Logistik

Hier überlagern EU-Sozialvorschriften (VO (EG) Nr. 561/2006) und die Fahrpersonalverordnung die ArbZG-Regelungen. Für Fahrpersonal gilt zusätzlich § 21a ArbZG: Wartezeiten, deren Dauer vorher bekannt ist, zählen dort nicht als Arbeitszeit. Digitaler Tachograph und Zeiterfassungssystem müssen konsistent sein, Widersprüche fallen bei Kontrollen sofort auf.

Wie digitale Zeiterfassung hier den Unterschied macht

Wer Bereitschaftsdienst mit Papierlisten oder Excel dokumentiert, läuft in typische Probleme: Einsatzzeiten werden nachträglich eingetragen, Bereitschafts- und Aktivzeiten vermischen sich, und bei einer Prüfung fehlen lückenlose Nachweise.

Ein gutes System muss folgendes leisten:

• Separate Schichttypen für Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft und Einsatzzeiten mit eigenen Abrechnungsregeln je Typ

• Mobile Stempeluhr für Einsatzzeiten in Echtzeit

• Getrennte Auswertung von Bereitschafts- und Einsatzstunden

• Nachvollziehbare Speicherung mit Audit-Trail

Shiftbase bildet Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft als eigene Schichten in der Schichtplanung ab. Einsätze stempeln deine Mitarbeitenden per App, und die freigegebenen Stunden gehen in den Export für deine Lohnabrechnung. Die Abrechnung selbst macht dein Lohnbüro.

Bereitschaftsdienste sauber abbilden

Wer die drei Bereitschaftsformen kennt und konsequent dokumentiert, schützt sich vor Nachzahlungen, Bußgeldern und Stress bei Prüfungen. Und wer die Zeiterfassung digitalisiert, spart obendrein manuelle Arbeit in der Abrechnung.

Shiftbase hilft dir, Bereitschaftszeiten zu planen, zu erfassen und für die Lohnabrechnung vorzubereiten. → Teste Shiftbase 14 Tage kostenlos