Wie du eine faire und effektive Mitarbeiterbeurteilung einrichtest

Mitarbeiterbeurteilungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung und ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiterentwicklung zu fördern. Du kannst Leistungen erkennen und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Ein guter Feedbackprozess ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbeurteilung. Wir möchten dir in diesem Beitrag zeigen, wie du einen guten Feedbackprozess aufbauen kannst. Dabei geht es um die Kriterien, um mögliche Fehlerquellen und darum, wie du deine individuelle Mitarbeiterbeurteilung im Unternehmen am besten aufbauen kannst.

Welche Elemente sollte deine Mitarbeiterbeurteilung beinhalten?

Einige Elemente gehören verpflichtend zur Mitarbeiterbeurteilung, damit du daraus den größtmöglichen Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter ziehen kannst.

• Klare Ziele und Erwartungen: Bevor du eine Mitarbeiterbeurteilung durchführst, solltest du Ziele und Erwartungen für die Mitarbeiter festlegen. Diese sollten kurz- und langfristig gehalten sein und in regelmäßigen Abständen überprüft und angepasst werden. Nur durch klar definierte Ziele und Erwartungen können deine Mitarbeiter wissen, woran sie gemessen werden. So können sie ihre Leistungen entsprechend daran ausrichten.

• Regelmäßiges Feedback: Wenn du nur einmal im Jahr eine Mitarbeiterbeurteilung durchführst, reicht das nicht aus, um ein effektives Feedback zu gewährleisten. Stattdessen solltest du es zu einer Angewohnheit in deinem Unternehmen machen, regelmäßig kurze Feedbackgespräche zu führen. So bekommen deine Mitarbeiter kontinuierlich eine Beurteilung und Probleme werden frühzeitig identifiziert. Das kann einerseits durch formelle Gespräche wie Mitarbeitergespräche oder Zwischenbeurteilungen geschehen oder auch durch informelle Gespräche wie kurze Check-ins oder wöchentliche Teammeetings passieren.

• Objektivität und Fairness: Um eine erfolgreiche Mitarbeiterbeurteilung durchführen zu können, ist es wichtig, dass du objektiv und fair bleibst. Das heißt, dass du keine voreiligen Schlüsse ziehen oder Vorurteile haben solltest. Stattdessen solltest du dich auf Fakten und messbare Kriterien konzentrieren und zu jedem Zeitpunkt das Gesamtbild im Auge behalten.

• Offene Kommunikation: Ein guter Feedbackprozess basiert immer auf offener und ehrlicher Kommunikation zwischen dir als Arbeitgeber und deinen Angestellten. Das heißt, dass nicht nur Kritik, sondern auch Lob offen ausgesprochen werden sollten, um die Entwicklung deiner Mitarbeiter zu fördern. Dabei ist es natürlich wichtig, dass jedes Feedback, positiv wie negativ, auf respektvolle und wertschätzende Art und Weise kommuniziert wird. Deine Mitarbeiter sollten auf jeden Fall die Möglichkeit haben, auch ihre Sichtweise darzulegen.

Was solltest du in deiner Mitarbeiterbeurteilung behandeln?

Natürlich ist es beinahe unmöglich, einen Menschen im Arbeitsprozess in der Gänze zu beurteilen. Denn jeder Mensch ist ein komplexes Gebilde. Dennoch haben sich die folgenden Messwerte als eine gute Basis für eine erfolgreiche Mitarbeiterbeurteilung herauskristallisiert:

• Arbeitsqualität: Hier geht es darum, wie die grundsätzliche Qualität der abgelieferten Arbeit deiner Mitarbeiter ist. Dazu zählen Genauigkeit, Effizienz, Kreativität und Problemlösungsfähigkeit. Achte darauf, dass du zu jedem Punkt, den du hier ansprichst, konkrete Beispiele für gute und schlechte Momente parat hast. So kannst du deinen Mitarbeitern aufzeigen, wo sie bereits gute Leistungen bringen und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

• Arbeitsquantität: Die Menge der geleisteten Arbeit ist natürlich auch ein wichtiger Punkt. Achte darauf, ob deine Mitarbeiter die geforderte Arbeit in der vorgegebenen Zeit erreichen, ob sie ihre Ziele erreichen und ob sie in der Lage sind, mit der Arbeitsbelastung, die damit in Verbindung steht, umzugehen.

• Kommunikationsfähigkeit: Die Grundlage einer jeden guten Zusammenarbeit in einem Team ist die Kommunikation. Diese Fähigkeit sollte sich durch dein ganzes Unternehmen ziehen. Beurteile in diesem Punkt, wie gut die Mitarbeiter mit ihren Kollegen, mit Vorgesetzten, aber durchaus auch mit Kunden kommunizieren. Das umfasst nicht nur die rein mündliche Kommunikation, sondern auch den schriftlichen Austausch. Es sollte darum gehen, ob deine Mitarbeiter aktiv zuhören können und ob sie fähig dazu sind, Informationen klar und präzise zu vermitteln.

• Teamarbeit und Zusammenarbeit: Der Erfolg deines Unternehmens ist auch davon abhängig, ob deine Mitarbeiter effektiv in einem Team arbeiten können und ob sie mit Kollegen zusammenarbeiten. Achte darauf, wie gut deine Mitarbeiter ihre Aufgaben mit anderen teilen. Sind sie im Zweifelsfall bereit, anderen zu helfen, wenn Bedarf dazu besteht? Es geht auch darum, ob und wie gut sie mit Konflikten umgehen können. Stellen sich einzelne gerne besonders heraus, obwohl es die Situation gar nicht erfordert hätte? Nutzen einige ein gewisses Helfersyndrom immer wieder zu ihrem eigenen Vorteil?

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die heutige Arbeitswelt ist schnelllebig und da ist es für Mitarbeiter besonders wichtig, dass sie flexibel und anpassungsfähig sind. Beurteile, wie gut deine Mitarbeiter auf eventuell notwendige Veränderungen reagieren. Sind sie bereit, auch neue Herausforderungen anzunehmen, und sind sie dann auch weiter in der Lage, unter diesen verschiedenen Bedingungen effektiv zu arbeiten?

• Führung und Initiative: Führungskompetenz ist nicht nur deinen Führungskräften vorbehalten. Alle deine Mitarbeiter sollten unter Umständen in der Lage sein, Verantwortung zu übernehmen und Initiative zu zeigen. Beurteile, wie gut deine Mitarbeiter ihre Aufgaben selbstständig erledigen, ob sie zumindest hin und wieder Vorschläge zu Verbesserungen von Prozessen oder Projekten machen und ob sie bereit sind, Führungsaufgaben zu übernehmen, wenn das einmal notwendig ist.

Welche Fehlerquellen gibt es in der Mitarbeiterbeurteilung?

Wo es Kriterien gibt, sind die Fehlerquellen in der Regel nicht weit entfernt. So gibt es gerade bei der Beurteilung deiner Mitarbeiter mögliche Effekte und Tendenzen, die auftreten könnten.

• Halo-Effekt: Dieser Effekt tritt dann auf, wenn die allgemeine Wahrnehmung eines Mitarbeiters, sei sie nun positiv oder negativ, die Beurteilung der einzelnen Kriterien beeinflusst. Um diesen Halo-Effekt zu vermeiden, ist es wichtig, sich auf konkrete Beispiele und Fakten zu konzentrieren und jedes Kriterium unabhängig voneinander zu bewerten.

• Rezenz-Effekt: Dieser Effekt bezieht sich auf die Tatsache, sich vor allem an kürzlich stattgefundene Ereignisse zu erinnern und diese stärker zu gewichten. Das kann sowohl im positiven als auch im negativen Sinne geschehen. Jemand, der sich einen Patzer geleistet hat, wird dann insgesamt schlechter beurteilt, obwohl er sonst gute Arbeit geleistet hat. Ebenso kann jemand, der einmal etwas wirklich gut gemacht hat, seine vorher schlechteren Leistungen in Vergessenheit geraten lassen. Um diesen Effekt zu vermeiden, solltet du regelmäßig Feedback geben und über den gesamten Beurteilungszeitraum Dokumentationen anlegen.

• Stereotypen und Vorurteile: Sie beeinträchtigen die Objektivität deiner Mitarbeiterbeurteilung sehr stark. Konzentriere dich, um genau das zu vermeiden, darauf, alle Mitarbeiter nach den gleichen Standards und Kriterien zu beurteilen und dich auf messbare Ergebnisse und Fakten zu konzentrieren.

• Zentrale Tendenz: Hier geht es um die Neigung, alle Mitarbeiter in etwa durchschnittlich einzustufen und extreme Bewertungen zu vermeiden. Um diesen Trend zu vermeiden, solltest du dich auf die individuellen Leistungen und Fähigkeiten eines jeden Mitarbeiters konzentrieren und dich nicht scheuen, sowohl herausragende als auch sehr schwache Leistungen anzuerkennen. Denke immer daran: Für einen besonders guten Mitarbeiter ist es eher demotivierend, wenn du ihn in die Mittelklasse einstufst, obwohl er deutlich darüber hinaus abliefert. Ebenso fühlt sich ein relativ schlechter Mitarbeiter kaum angespornt, besser zu werden, wenn du ihn in deiner Beurteilung einfach nach oben ziehst.

• Freundschafts- und Feindschaftsbias: Diese beiden Effekte treten auf, wenn persönliche Beziehungen zu Mitarbeitern deine Beurteilung beeinflussen. Um diesen Bias zu vermeiden, solltest du persönliche Gefühle beiseitelassen und dich auf eine objektive Bewertung der Leistung konzentrieren. Gerade dieser Punkt ist in kleinen Teams sehr schwierig, weil sich meistens zwangsläufig persönliche Verstrickungen ergeben. Sollte es dir aus diesem Grund quasi unmöglich werden, eine neutrale Bewertung abzugeben, solltest du dir Hilfe von außenstehenden Personen holen. Alternativ kannst du auch mit standardisierten Fragen vorgehen.

Wie baust du einen guten Feedbackprozess in deinem Unternehmen auf?

Die folgenden Schritte können dir dabei helfen, einen möglichst positiven und gleichzeitig wenig fehleranfälligen Feedbackprozess für deine Mitarbeiterbewertung aufzubauen:

• Vorbereitung: Bereite dich gründlich auf die Mitarbeiterbeurteilung vor, indem du Leistungsziele und Erwartungen überprüfst, die für jeden Mitarbeiter festgelegt wurden. Sammle auch Informationen aus verschiedenen Quellen, beispielsweise Arbeitsproben, Projektberichte und Feedback von anderen Kollegen.
• Strukturiertes Gespräch: Führe das Gespräch, indem du positive Aspekte wie Verbesserungspotenziale ansprichst. Stelle sicher, dass du konkrete Beispiele für jede Beurteilung verwendest und den Mitarbeitern genügend Zeit gibst, auch ihre Sichtweise darzulegen und auf deine Anmerkungen einzugehen. Eine offene und wertschätzende Kommunikation ist dabei von zentraler Bedeutung.
• Zielvereinbarungen: Nachdem ihr über vergangene Leistungen, also die Ist Leistung gesprochen habt, gilt es, den Blick in die Zukunft zu richten. Legt gemeinsam neue Ziele und Erwartungen für die Zukunft fest. Diese sollten klar, messbar und erreichbar sein und sowohl die Stärken als auch die Entwicklungsbereiche deiner Mitarbeiter berücksichtigen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Biete deinen Mitarbeitern gezielte Entwicklungsmöglichkeiten an, um ihnen bei der Verbesserung ihrer Leistungen zu helfen. Das kann durch Schulungen, Mentoring, Job Rotation oder andere Formen der beruflichen Weiterbildung erfolgen.
• Nachbereitung und Dokumentation: Nach dem Feedbackgespräch ist vor dem nächsten Mitarbeitergespräch. Halte Ergebnisse und Vereinbarungen schriftlich fest und stelle sicher, dass beide Seiten eine Kopie davon erhalten. Die Dokumentation dient dann als Grundlage für zukünftige Mitarbeiterbeurteilungen und sie ermöglicht es, den Fortschritt und die Entwicklung deines Mitarbeiters im Lauf der Zeit zu verfolgen.

Fazit zu Mitarbeiterbeurteilungen

Du siehst, es ist mit ein wenig Arbeit verbunden, gutes Feedback in deinem Unternehmen einziehen zu lassen. Bedenke aber, dass sich die Mühe der Leistungsbewertung spätestens dann lohnt, wenn ihr dadurch effektiv und positiv miteinander arbeiten könnt. Das wissen dann auch deine Kunden und Kooperationspartner zu schätzen. Personalbeurteilung ist einfach ein klassisches Instrument der Personalführung und sie ist auch im Sinne des Mitarbeiters.

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