Wie eine gute Personalmanagement-Software Ihre HR-Prozesse optimieren kann

Was ist eine Personalmanagement-Software?

Personalverwaltungssoftware ist eine Art von Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten unterstützt. Mit dieser Software lassen sich Mitarbeiterdaten wie Kontaktinformationen, der berufliche Werdegang und Leistungsbewertungen verfolgen.

HR-Software kann Unternehmen auch bei der Einstellung, dem Onboarding und der Gehaltsabrechnung helfen. Es ist zu zeitaufwändig und komplex, HR-Aufgaben manuell zu erledigen. Mit einer technologischen Lösung wie HRMS können Sie Ihre Mitarbeiter effizienter und effektiver verwalten.

Im Rahmen der Personalverwaltung müssen Sie die folgenden Funktionen und Aufgaben wahrnehmen:

• Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen und -dokumente
• Organisation und Durchführung von Mitarbeitergesprächen
• Überwachung der Gehälter und Löhne der Mitarbeiter nach Abteilungen und Bereichen
• Materialverwaltung
• Grafische Darstellung der Verwaltung der Organisation
• Digitalisierte Personalakten sind revisionssicher
• Volltextsuche und Zugriffsberechtigung sind Teil eines integrierten Dokumentenmanagementsystems
• Stellenbeschreibung und -planung
• Integrierte Korrespondenz
• Bewerbungs-/Änderungsservice
• Workflows unterstützen den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters
• Records Management, Kontaktmanagement und Abrechnungsmanagement
• Analyse von Kompetenzen, Identifizierung von Bewerbern und Mitarbeitern mit Potenzial
• Entwicklung von Kompetenzen und Ermittlung des Bildungsbedarfs
  
  

Shiftbase HRMS Dienstleistungen

Sind Sie auf der Suche nach einer einfachen Art zu arbeiten? Dann können Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe mit der Personalverwaltungssoftware Shiftbase vereinfachen. Shiftbase bietet Ihnen dazu folgende Dienstleistungen an.

Verwalten Sie Personaldaten effizient.

Berücksichtigen Sie Fakten, wenn Sie Entscheidungen treffen. Solange die Daten in das digitale Personalmanagementsystem von Shiftbase eingehen, können Sie sicher sein, dass die Informationen effektiv verarbeitet werden können.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um allgemeine Personaldaten oder um spezifische Informationen zur beruflichen Entwicklung handelt. Mit Hilfe des Programms können Sie sich leicht durch sonst komplexe Auswertungen navigieren. Ihre persönlichen Ziele lassen sich besser planen, wenn Sie aussagekräftige Ergebnisse erhalten.

Genaue Zeiterfassung

Das Personalmanagement legt großen Wert auf das Zeitmanagement. Ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist es, die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Nur so können Sie die Gehälter und Löhne Ihrer Mitarbeiter korrekt berechnen.

Nur so können Sie die für jedes Projekt aufgewendete Zeit zuordnen und bewerten.Mit der Software Shifftbase können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach erfassen, indem sie sie direkt in die Personalsoftware eintragen. 

Zudem ist die Lohnabrechnung nun vollständig automatisiert, so dass keine manuellen Überweisungen mehr nötig sind. Die Kollegen können jederzeit Gehaltsabrechnungen erstellen und auf ihre Daten zugreifen.

Dokumentenerstellung leicht gemacht.

Die Erstellung verschiedener Dokumente für einen neuen Mitarbeiter ist eines der ersten Dinge, die Sie als Arbeitgeber tun müssen. Dazu gehören Arbeitsverträge, Personalfragebögen und Meldebögen zur Sozialversicherung. Wenn Sie diese Dokumente schnell und einfach erstellen wollen, nutzen Sie am besten eine intelligente Personalmanagement-Software. In unserer Shiftbase-Lösung gibt es viele rechtssichere Vorlagen zu den unterschiedlichsten HR-Themen. Sie können diese Vorlagen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und erweitern.

Cloud-basierte Software

Auch HR-Software muss aktuell sein, um moderne Arbeitsmodelle zu unterstützen. Wie kann man am besten auf dem Laufenden bleiben? Shiftbafse bietet eine Cloud-basierte Lösung. Die Implementierung der Software in Ihrem Unternehmen ist einfach, da Sie sie innerhalb von Minuten in Betrieb nehmen können.

Genauso einfach ist es, regelmäßige Updates zu installieren. Die Vorteile eines mobilen Arbeitsplatzes sind vielfältig: Sie und Ihre Mitarbeiter sind nicht mehr an eine stationäre Umgebung gebunden. Das Personalverwaltungsprogramm ermöglicht Ihnen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Für wen ist eine HR-Software sinnvoll?

Es ist wichtig, sich vor der Einführung einer HR-Software zu fragen, welche Bereiche sie abdeckt: Welche Unternehmen kommen für die Digitalisierung des HR-Managements in Frage und welche sind davon betroffen? Mit der HRM-Software von Shiftbase können Sie eine Vielzahl von Vorteilen erzielen, unabhängig von der Branche oder der Anzahl Ihrer Mitarbeiter.

Sorgen Sie für ein hohes Maß an Transparenz im gesamten Unternehmen und schaffen Sie sinnvolle Synergien zwischen den Abteilungen. Der Prozess der Optimierung der personalwirtschaftlichen Prozesse in allen relevanten Teilbereichen gestaltet sich wie folgt:

Personalplanung:

• Zeitsparende Berechnung des Personalbedarf
• Erhöhte Genauigkeit der Personalplanung
• Besserer Überblick über aktuelle und zukünftige Personalkosten

Personalentwicklung: 

• Definition individueller Entwicklungspfade
• Dynamische Bewertung von Entwicklungspotenzialen
• Optimiertes Management von internen Talentpools

Vergütung und Sozialleistungen:

• Zeitsparende und automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Zielorientierte Gestaltung von Vergütungssystemen
• Automatisierte Berechnung von variablen Auszahlungen
• Einhaltung der gesetzlichen Sozialversicherungsvorschriften

Workforce- und Compliance-Management:

• Zeitsparende und automatisierte Verwaltung von Stundenzetteln
• Effektive Reduzierung ungeplanter Abwesenheiten
• Rechtssichere Verwaltung von Mitarbeiterdaten
  
  

Die Vorteile von HR-Software hängen von der jeweiligen Software ab, können aber Zeitersparnis, höhere Genauigkeit und die Einhaltung von Sozialversicherungsvorschriften beinhalten.

Welche Faktoren sind bei der Auswahl der richtigen HR-Software zu beachten?

Die Personalverwaltung kann vereinfacht und transparent gemacht werden, und Sie können die Prozesse verbessern, aber es ist noch mehr nötig. Um die richtige Software auszuwählen, müssen Sie herausfinden, ob sie Ihr Unternehmen bei der Erreichung seiner kurz- und langfristigen Ziele unterstützen kann.

Hier sind vier Fragen, die Sie sich stellen sollten

Cloud oder On-Premise?

Cloud-Premise: Cloud-basierte Software wächst mit einer durchschnittlichen Rate von 17,6 % pro Jahr, da sie viele Vorteile bietet, weshalb die Nachfrage nach dieser Lösung sehr hoch ist. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen können von der Flexibilität der Cloud profitieren.  

On-Premise-Lösung: Der Betrieb dieser Software liegt in Ihrer Verantwortung. Ihre IT-Abteilung ist (nur) für die Qualität der Software verantwortlich. Bei On-Premise-Lösungen sind Sie für die einmalige Lizenzierung und die laufenden Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung der Software verantwortlich.

Best-of-Breed vs. All-in-One?

Best-of-Breed-Lösung: Der Begriff "Best-of-Breed" bezieht sich in der IT auf eine Strategie, die darauf abzielt, die beste Lösung für jede Anwendung zu finden. Für Unternehmen ist es leicht, auf eine bessere Personalverwaltungssoftware umzusteigen, wenn diese verfügbar wird.

Außerdem kann dies zu Schnittstellenproblemen und zusätzlichem Aufwand und Kosten führen. Da größere Unternehmen über die erforderlichen IT-Ressourcen verfügen, können sie in der Regel eine Plattform mit mehreren Lösungen betreiben.

All-in-One: In der Regel ist es am besten, eine integrierte HR-Lösung zu wählen, die den Großteil der HR-Anforderungen in einem kleinen oder mittleren Unternehmen abdeckt. Wenn die Schnittstellen passen, kann diese HR-Software aus einer Hand auch durch spezielle Bereiche wie Wissensmanagement und Personalbeschaffung ergänzt werden. 

Die meisten Unternehmen werden eine Personalverwaltungssoftware mit einer Komponente für das Bewerbermanagement benötigen.

Nach welchen Schnittstellen suchen Sie?

Verschiedene Personalmanagement-Tools kommunizieren über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs oder Application Programming Interfaces).

Bevor Sie sich für eine HR-Software entscheiden, sollten Sie daher unbedingt prüfen, ob der Anbieter über Schnittstellen verfügt, über die das System in bestehende Systeme integriert werden kann - zum Beispiel in ein Buchhaltungssystem oder ein Zeiterfassungstool.   

Wie hoch ist der Preis einer Personalverwaltungssoftware? 

Das Preismodell hängt von der Wahl der HR-Software ab. Je nachdem, wie viele Nutzer Sie haben, müssen Sie die Kosten für eine Cloud-Lösung kalkulieren (z. B. 2.500 Euro pro Mitarbeiter und Monat sind 30.000 Euro pro Jahr, wenn Sie 500 Mitarbeiter haben).

Für On-Premise-Lösungen wird in der Regel eine Lizenzgebühr von 20.000 Euro fällig. Hinzu kommen Wartungs-, Betriebs- und Entwicklungskosten für das Unternehmen.

Berücksichtigen Sie alle Kosten

Die "Total Cost of Ownership" ist die einzige Möglichkeit, einen aussagekräftigen HR-Software-Vergleich durchzuführen. Im Allgemeinen profitieren kleine Unternehmen eher von Cloud-Lösungen. Wenn das Unternehmen wächst, ist HR-Software von externen Experten oft die einzige Option.

Was sind die Vorteile von Personalmanagement-Software?

Personalmanagement 4.0, auch bekannt als Personalwirtschaft 4.0, ist ein gewaltiges Projekt, das die Digitalisierung der Personalabteilung zum Ziel hat. Die meisten Unternehmer konzentrieren sich nur auf die Hürden, die sie überwinden müssen, bevor alles umgesetzt werden kann. Dabei gibt es mehrere Gründe, warum es sich lohnt, die Herausforderung anzunehmen:

Verbesserte Prozesse durch zentrale Ablage

Das Durchsuchen eines Stapels von Papierakten kann zeitraubend und nervenaufreibend sein und ist wahrscheinlich nicht mehr aktuell. Um dieses Problem zu beheben, können Sie Ihre Personalakte und andere Dokumente digitalisieren.

Zur Speicherung der Daten wird ein automatisiertes Datenverwaltungssystem eingesetzt. Es ermöglicht den Personalverantwortlichen, sie mit wenigen Klicks von überall und zu jeder Zeit zu finden.

Darüber hinaus ermöglicht das System den Mitarbeitern Flexibilität, indem sie jederzeit auf ihre Personalakten zugreifen können. Darüber hinaus werden strenge Datenschutzbestimmungen eingehalten.

Zufriedene Mitarbeiter

Ein zentrales Datenmanagementsystem (DMS) macht es einfach, flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Mehrere Mitarbeiter schätzen die Vorteile von Telearbeit oder flexibler Arbeitsweise. Die Mitarbeiter der Personalabteilung profitieren von besserer Transparenz, mehr Übersichtlichkeit und automatisierten Arbeitsabläufen. Sie müssen weniger Zeit für banale Aufgaben aufwenden und haben mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Sicherstellung der Rechtskonformität

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt sicher, dass Ihr Unternehmen alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Unternehmensinterne Vorschriften sind nicht nur leicht zu befolgen. Sie erleichtern Ihnen auch die Einhaltung der Anforderungen von Regierung und Aufsichtsbehörden. Mit der revisionssicheren Ablage stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Alle Fristen auf einen Blick

Im Rahmen der Digitalisierung werden alle Daten zentral verwaltet. So halten Sie Ihre Fristen leichter ein. Das digitale Workflow-Management-System sorgt für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse, von der Freigabe über die digitale Unterschrift bis zur Wiedervorlage. Auch die Transparenz wird hier verbessert, denn jeder, der an einem Projekt arbeitet, kann jederzeit auf den Status zugreifen.

Es verträgt keine Fehler

Es liegt in unserer Natur, Fehler zu machen. Das ist nur allzu normal. Fehler wird es immer geben, vor allem bei der Arbeit mit manuellen Dokumenten und Daten. Automatisierte Arbeitsabläufe und digitale Werkzeuge können bei diesem Prozess helfen.

Sie übernehmen alle sich wiederholenden und fehleranfälligen Aufgaben. Mit HRM-Software ist es möglich, reibungslose und fehlerfreie Prozesse zu gewährleisten. Sie ist nicht nur hocheffizient, sondern entlastet auch Ihre Mitarbeiter im Personalwesen.

Endlich mehr Platz

Wenn Sie Dokumente in einem Aktenschrank oder einer Schublade suchen, verschwenden Sie Zeit und Nerven sowie Zeit und Energie. Auch der Platz, den Sie verschwenden, ist wertvoll. Im Gegensatz dazu speichert das digitale Archiv all diese Informationen. Lassen Sie uns zum Beispiel die Personalakten digitalisieren. Dadurch sparen Sie Zeit, Energie und Ressourcen. Sie schonen die Umwelt und helfen sich selbst und Ihren Mitarbeitern in der Personalabteilung.

Fit für die Zukunft

Stellen Sie sicher, dass Ihre HR-Prozesse digital konsistent sind, indem Sie jetzt Maßnahmen ergreifen. Die Wertschätzung für flexible Arbeitszeiten und -modelle ist bei den Arbeitnehmern bereits sehr groß. Ein Trend, der voraussichtlich weiter zunehmen wird. Der Fokus liegt heute auf dem Aufbau einer gesunden, nachhaltigen Beziehung zu den Mitarbeitern. An der Digitalisierung kommt man heute nicht mehr vorbei, wenn man wettbewerbsfähig bleiben will.

Wie führt man HR-Software erfolgreich ein?

Ziele setzen

Der HR-Manager muss dann Meilensteine definieren, um während der Umsetzung individuelle Prioritäten zu setzen (z. B. Reduzierung des Papierverbrauchs um 50 % bis zum Tag X).. Sucht sie nach Wegen, um schneller zu werden oder um logischer zu arbeiten?

Die Leiter der Personalabteilung müssen dann Meilensteine definieren, um individuelle Prioritäten bei der Einführung zu setzen (z. B. Reduzierung des Papierverbrauchs um 50 % bis Tag X).

Zählen Sie auf unsere Unterstützung

Bei der Einführung einer cloudbasierten Personalverwaltungssoftware unterstützt Sie der Anbieter. Er wird Sie während des gesamten Implementierungsprozesses sicher begleiten. Shiftbase benötigt vier Wochen, um seine Software vollständig zu implementieren.

Daten importieren

Der Import von verschiedenen Datentypen - wie Mitarbeiterdaten, Gehalt, Urlaubstage usw. - ist jetzt entscheidend. Darüber hinaus geht es um die Einrichtung von Prozessen wie On und Offboarding sowie die Konfiguration von Arbeitszeitmodellen. Dann können Sie beginnen!

Die Arbeit eines Personalleiters ist komplex, zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Shiftbase bietet Ihnen auch eine Personalverwaltungssoftware, die Ihnen das Leben leichter macht. Wir vereinfachen nicht nur alle Ihre Prozesse, sondern sorgen auch dafür, dass Sie Ihre Ziele effizient und flexibel erreichen.