Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Wer krank und deshalb arbeitsunfähig ist, bekommt vom Arbeitgeber bis zu sechs Wochen das volle Entgelt weiter, sobald das Arbeitsverhältnis vier Wochen besteht (§ 3 EFZG). Gezahlt wird, was ohne die Krankheit verdient worden wäre, auch regelmäßige Zuschläge. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten bekommen einen Teil der Kosten über die Umlage U1 zurück.

Entgeltfortzahlung vs. Lohnfortzahlung: Beide Begriffe beschreiben dasselbe Konzept. "Entgeltfortzahlung" ist die rechtlich präzise Bezeichnung nach dem EFZG; "Lohnfortzahlung" ist der im Alltag und in der HR-Praxis gebräuchliche Begriff. Beide meinen: Der Arbeitgeber zahlt das Arbeitsentgelt während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit weiter.

Was ist Lohnfortzahlung?

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sichert Arbeitnehmern ihr Gehalt bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit für bis zu sechs Wochen. Gesetzliche Grundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Lohnfortzahlung vs. Krankengeld: Der Unterschied

Wann haben Arbeitnehmer Anspruch?

Den Anspruch hat jeder Arbeitnehmer: in Vollzeit, in Teilzeit, in der Ausbildung und im Minijob. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Die Arbeitsunfähigkeit beruht auf einer Krankheit, die der Beschäftigte nicht selbst verschuldet hat.

• Das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen ohne Unterbrechung (§ 3 Abs. 3 EFZG). Die Frist beginnt mit dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses, nicht mit dem ersten Arbeitstag.

Hinweis: Die Krankheit muss ursächlich für die Arbeitsverhinderung sein, unabhängig davon, ob sie am Arbeitsplatz oder im Privatleben entstanden ist.

Probezeit

Auch während der Probezeit besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern die Vierwochenfrist erfüllt ist. Wer sich in den ersten Monaten krankmeldet, hat dieselben Rechte wie alle anderen Angestellten.

Kein Anspruch in den ersten vier Wochen

In den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses besteht noch kein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Gesetzlich Versicherte können für diese Zeit Krankengeld von der Krankenkasse bekommen. Dauert die Krankheit über die vier Wochen hinaus, zahlt der Arbeitgeber danach die vollen sechs Wochen; die Krankheitstage aus der Wartezeit werden nicht angerechnet (BAG, Urteil vom 26. Mai 1999, 5 AZR 476/98). Fängt eine Aushilfe am Montag, 19. Oktober 2026, an und ist ab dem 2. November krank, läuft die Lohnfortzahlung vom 16. November bis zum 27. Dezember 2026.

Krankmeldung und eAU

Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer muss der Beschäftigte unverzüglich melden, in der Regel am ersten Krankheitstag vor Arbeitsbeginn (§ 5 Abs. 1 EFZG). Dauert sie länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein; der Arbeitgeber darf das auch früher verlangen. Seit 2023 übermittelt die Praxis die Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die eAU dort ab.

Fehlt der Nachweis, darf der Arbeitgeber die Zahlung zurückhalten, bis er vorliegt (§ 7 EFZG). Der Anspruch selbst geht dadurch nicht verloren.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Wer zahlt?

Der Arbeitgeber ist gemäß § 3 EFZG verpflichtet, das Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen in voller Höhe weiterzuzahlen. Diese Verpflichtung beginnt ab dem ersten Tag der Krankmeldung, sofern die Wartezeit erfüllt ist.

Nach sechs Wochen: Die gesetzliche Krankenkasse übernimmt die Zahlung als Krankengeld (ca. 70 % des Bruttoarbeitsentgelts, max. 90 % des Nettogehalts, bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren). Urlaub entsteht auch in dieser Zeit weiter, und ein Krankheitsurlaub wird nie vom Urlaubskonto abgezogen.

Erstattung über die Umlage U1

An der Umlage U1 nehmen Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten teil. Die Krankenkasse erstattet dann einen Teil der Lohnfortzahlung, je nach Kasse und gewähltem Satz meist 40 bis 80 %. Mit demselben Satz erstattet die Kasse auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung auf dieses Entgelt (§ 1 Abs. 1 AAG). Für Minijobber erstattet die Minijob-Zentrale 80 %. Die Erstattung kommt nicht von selbst: Du beantragst sie elektronisch bei der Krankenkasse des Beschäftigten, in der Regel über dein Lohnprogramm.

Dauer und Berechnung der Lohnfortzahlung

So werden die 42 Tage gezählt

Die sechs Wochen sind 42 Kalendertage, Wochenenden und Feiertage zählen mit. Gezählt wird ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Erkrankt jemand während der Schicht, beginnt die Frist erst am nächsten Tag, denn der angefangene Arbeitstag wird normal bezahlt.

Ein Beispiel: Ist eine Servicekraft ab Montag, 2. November 2026, krankgeschrieben, endet die Lohnfortzahlung mit Sonntag, 13. Dezember 2026. Ab dem 14. Dezember zahlt die Krankenkasse Krankengeld.

Dieselbe Krankheit oder eine neue?

Bei einer neuen, anderen Krankheit beginnen die sechs Wochen von vorn. Kommt dieselbe Krankheit zurück, werden die Zeiten zusammengerechnet. Einen neuen Anspruch auf sechs Wochen gibt es dann nur, wenn der Beschäftigte vor der erneuten Erkrankung mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war, oder wenn seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Wer zweimal hintereinander krank ist, bekommt deshalb nicht automatisch noch einmal sechs Wochen: Es kommt darauf an, ob es dieselbe Krankheit ist.

Berechnung nach dem Lohnausfallprinzip

Fortgezahlt wird das Entgelt, das der Beschäftigte in der Zeit verdient hätte (§ 4 EFZG). Bei festem Monatsgehalt läuft das Gehalt einfach weiter. Bei Stundenlohn zählen die Stunden, die laut Dienstplan angefallen wären, mit allen Zuschlägen, die dabei regelmäßig entstanden wären. Schwankt die Arbeitszeit, wird geschätzt, was angefallen wäre; die Rechtsprechung schaut dafür in der Regel auf die letzten zwölf Monate.

Beispiel aus der Gastronomie: Eine Köchin verdient 16 € pro Stunde und arbeitet laut Dienstplan 35 Stunden pro Woche, davon regelmäßig 6 Nachtstunden mit 25 % Zuschlag. Sie ist zwei Wochen krank. Fortgezahlt werden 2 × (35 × 16 € + 6 × 16 € × 25 %) = 2 × (560 € + 24 €) = 1.168 € brutto.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Fortgezahlte Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind steuer- und beitragspflichtig. Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG gilt nur für tatsächlich geleistete Arbeit; ein fortgezahlter Nachtzuschlag wird deshalb wie normaler Lohn abgerechnet.

Ausnahmen und Sonderfälle bei der Lohnfortzahlung

Kein Anspruch bei selbstverschuldeter Krankheit

Wenn die Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig selbst verursacht wurde, entfällt der Anspruch. Beispiele: Teilnahme an illegalen Autorennen, Trunkenheit am Steuer, Schlägereien als Verursacher. Das Verschulden muss der Arbeitgeber nachweisen.

Erkrankung im Ausland

• Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich gemeldet werden, an Arbeitgeber und Krankenkasse

• Ausländisches Attest muss vorgelegt werden (ggf. mit Übersetzung)

• Nachweis muss eindeutig Arbeitsunfähigkeit bestätigen, nicht nur allgemeine Erkrankung

Kündigung, befristete Verträge und Arbeitsunfall

• Kündigt der Arbeitgeber aus Anlass der Krankheit, läuft die Lohnfortzahlung trotzdem bis zum Ende der sechs Wochen weiter, auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus (§ 8 Abs. 1 EFZG).

• Endet ein befristeter Vertrag während der Krankheit, endet auch die Lohnfortzahlung.

• Nach einem Arbeitsunfall zahlt der Arbeitgeber ebenfalls bis zu sechs Wochen; danach zahlt die Berufsgenossenschaft Verletztengeld statt der Krankenkasse.

• Freie Mitarbeiter und Selbstständige haben keinen Anspruch.

Lohnfortzahlung bei Schwangerschaft: Sonderfall Mutterschutz

Schwangerschaft und Mutterschaft folgen einem eigenen Rechtsrahmen, das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gilt hier nur eingeschränkt. Arbeitgeber müssen die folgenden Unterschiede kennen:

Schwangerschaftsbedingte Erkrankung

Ist eine Arbeitnehmerin aufgrund einer schwangerschaftsbedingten Erkrankung arbeitsunfähig (z. B. starke Übelkeit, Schwangerschaftskomplikationen), gilt zunächst das EFZG: Der Arbeitgeber zahlt bis zu sechs Wochen das volle Entgelt weiter, wie bei jeder anderen Erkrankung.

Wichtig: Nur wenn die Erkrankung ursächlich mit der Schwangerschaft zusammenhängt, gelten besondere Regeln. Eine allgemeine Erkrankung während der Schwangerschaft (z. B. Grippe) läuft normal über das EFZG.

Individuelles Beschäftigungsverbot (§ 16 MuSchG)

Wenn ein Arzt ein individuelles Beschäftigungsverbot ausspricht, weil Arbeit oder Arbeitsumgebung die Gesundheit von Mutter oder Kind gefährdet, zahlt der Arbeitgeber nach dem Mutterschutzgesetz weiter, ohne die Sechs-Wochen-Grenze des EFZG. In diesem Fall:

• Der Arbeitgeber zahlt den Mutterschutzlohn weiter, also den Durchschnitt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor der Schwangerschaft (§ 18 MuSchG)

• Die Kosten werden dem Arbeitgeber über das U2-Umlageverfahren vollständig erstattet

• Grundlage ist ein ärztliches Beschäftigungsverbot, keine Krankmeldung

Mutterschutzfristen (§§ 3, 6 MuSchG)

Sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und acht Wochen danach (bei Früh- oder Mehrlingsgeburten 12 Wochen) darf die Arbeitnehmerin nicht beschäftigt werden. Während dieser Schutzfristen erhält sie:

Für Arbeitgeber heißt das: Bei schwangerschaftsbedingten Beschäftigungsverboten trägt der Arbeitgeber in der Regel keine dauerhafte finanzielle Last, die Kosten werden über das U2-Umlageverfahren vollständig erstattet. Eine frühzeitige Abstimmung mit der Krankenkasse ist empfehlenswert.

Gesetzliche Grundlagen

Krankmeldungen im Dienstplan

Fällt jemand aus, muss vor allem die Schicht besetzt werden. Im Urlaubsplaner von Shiftbase trägst du die Krankmeldung ohne Enddatum als Abwesenheit ein und machst die geplante Schicht zur offenen Schicht oder gibst sie direkt an jemanden weiter. Die Abwesenheit steht danach im Arbeitszeitprotokoll und geht mit dem Lohnbericht an dein Lohnbüro.