So unterstützen Sie Mitarbeiter:innen bei der Lohnfortzahlung

Definition: Was ist Lohnfortzahlung?

Die Lohnfortzahlung bzw. Lohnfortzahlung sichert die kontinuierliche Bezahlung der Mitarbeiter bei Krankheit und sonstigen Ausfällen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) regelt die Voraussetzungen und Sonderfälle. 

Grundsätzlich hat jeder Arbeiter und Angestellte bei Arbeitsunfähigkeit und an Feiertagen Anspruch auf den regulären Lohn. Ist kein Arbeitgeber leistungspflichtig, zahlt die Krankenkasse das Krankengeld.

Welche Vorteile bietet die Lohnfortzahlung?

1. Verbesserte Mitarbeitermoral und -bindung: Zu wissen, dass sie während einer vorübergehenden Beurlaubung weiterhin ihren Lohn erhalten, kann den Mitarbeitern Sicherheit geben und die allgemeine Arbeitszufriedenheit verbessern. Dies kann langfristig zu einer verbesserten Mitarbeiterbindung führen.

2. Verbesserte Produktivität: Wenn ein Mitarbeiter in der Lage ist, sich die notwendige Auszeit für seine Gesundheit oder persönliche Verpflichtungen zu nehmen, ohne sich Gedanken über Einkommensverluste machen zu müssen, kehrt er wahrscheinlich erfrischt und produktiv an seinen Arbeitsplatz zurück.

3. Verbesserter Ruf des Arbeitgebers: Das Anbieten von Lohnfortzahlung kann den Ruf eines Unternehmens als fairer und unterstützender Arbeitgeber verbessern, wodurch es einfacher wird, Spitzentalente anzuziehen und aktuelle Mitarbeiter zu halten.

4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In einigen Ländern und Regionen kann die Lohnfortzahlung gesetzlich vorgeschrieben sein.

Was sind einige gemeinsame Bedenken und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Lohnfortzahlung?

1. Finanzielle Erwägungen: Die Lohnfortzahlung kann finanzielle Auswirkungen auf Arbeitgeber haben, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.

2. Schwierigkeiten bei der Identifizierung anspruchsberechtigter Mitarbeiter: Es kann schwierig sein, festzustellen, welche Mitarbeiter Anspruch auf Fortzahlung haben, insbesondere bei krankheits- oder verletzungsbedingtem Urlaub.

3. Verwaltungsaufwand: Die Nachverfolgung der Abwesenheiten von Mitarbeitern und die Sicherstellung korrekter Lohnfortzahlungen können den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber erhöhen.

Insgesamt kann die Lohnfortzahlung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zahlreiche Vorteile haben. Es ist jedoch wichtig, alle potenziellen Herausforderungen sorgfältig zu prüfen und eine ordnungsgemäße Planung und Implementierung sicherzustellen.

Was sind die Voraussetzungen für die Lohnfortzahlung?

Das Gesetz legt einige Regeln für die Lohnfortzahlung fest. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erfolgt nicht automatisch. Der Arbeitnehmer muss sich darum kümmern. Nach § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes besteht für einen erkrankten Arbeitnehmer sowohl eine Melde- als auch eine Nachweispflicht. Beides ist im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt.

Zunächst muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die krankheitsbedingte Abwesenheit unverzüglich, spätestens jedoch drei Tage nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit, melden. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn bereits ein Arzt mit dem Fall befasst ist. Die Berichterstattung kann mündlich oder schriftlich erfolgen.

Darüber hinaus müssen sie rechtzeitig Nachweise über ihre Erkrankung erbringen, etwa ein ärztliches Attest. Der Arbeitgeber kann dies während der Dauer der Arbeitsunfähigkeit jederzeit verlangen. Kommt ein Arbeitnehmer seinen Melde- und Nachweispflichten nicht nach, darf er keine Lohnfortzahlung erhalten.

Was ist die Meldepflicht?

Die Meldepflicht besagt, dass ein Mitarbeiter den Chef so schnell wie möglich über seine Krankheit und Abwesenheit einschließlich der voraussichtlichen Dauer informieren muss. Dies ermöglicht es einem Arbeitgeber, sein Personal umzuplanen. Je früher er von einem Krankheitsfall erfährt, desto eher kümmert er sich um Ersatz oder eine neue Aufgabenverteilung. 

Die Verpflichtung gilt auch im Ausland. Ebenso meldet der Arbeitnehmer im Urlaub sofort eine Krankheit, um seine Urlaubstage zurückzubekommen. Der Arbeitnehmer darf bei der Krankmeldung die Art der Arbeitsunfähigkeit dem Chef nicht mitteilen.

Was bedeutet die Nachweispflicht?

Die Nachweispflicht bedeutet eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) eines Arztes. Laut Gesetz ist eine solche Bescheinigung ab dem dritten Kalendertag (kein Werktag) einer Krankheit erforderlich. Bei einer Abwesenheit von drei Krankheitstagen oder weniger ist keiner erforderlich. Der Arbeitgeber ist berechtigt, diese Frist zu unterschreiten und am ersten Tag eine AU zu verlangen. Im Ausland und im Urlaub ist die Ausstellung einer Bescheinigung am ersten Tag gesetzlich vorgeschrieben. Dauert die Krankheit länger als in der AU angegeben, erhält der Arbeitnehmer am ersten Folgetag eine neue Bescheinigung für den Arbeitgeber.

Liegt dem Arbeitnehmer für die Dauer der Krankheit keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung nach § 7 EntgFG verweigern. Vermutet das Unternehmen, dass der Mitarbeiter nicht behindert ist, kann es Schritte unternehmen, um dies zu beweisen. Eine Kündigung ist unter Umständen auch dann möglich, wenn die Krankheit tatsächlich vorgetäuscht wurde.

Geht ein Arbeitnehmer einer Nebentätigkeit nach, darf er diese im Krankheitsfall ausüben, wenn er dafür nicht arbeitsfähig ist. Ein Zugbegleiter mit einem gebrochenen Bein kann in Teilzeit an seinem Nebenjob im Callcenter arbeiten.

Wer bekommt Krankengeld und wie lange?

Krankengeld zahlt die Krankenkasse ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit, sofern die Arbeitsunfähigkeit mindestens vier Wochen dauert. Der Arbeitgeber darf den Lohn jedoch bis zu sechs Wochen weiterzahlen, in der Regel nach Auszahlung durch die Krankenkasse. 

Besteht in dieser Zeit ein Arbeitsverhältnis und sind alle Melde- und Nachweispflichten erfüllt, ist die Lohnfortzahlung fällig. Bei kurzfristigen Erkrankungen kann der Arbeitgeber jedoch die Zahlung verweigern, wenn er nachweist, dass dies für ihn eine erhebliche Härte bedeuten würde. Es gibt keinen Unterschied zwischen verschiedenen Mitarbeitern.

• Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte,
• Minijobber,
• Ferienhilfskräfte,
• Studentenjobs,
• Auszubildende
• und alle Leiharbeiter

Anspruch auf Lohnfortzahlung habenDiese kann der Arbeitgeber ab dem ersten Arbeitstag gewähren, das Gesetz schreibt jedoch eine Mindestdauer des Arbeitsverhältnisses von vier Wochen vor. Wer nach drei Wochen bei seinem neuen Arbeitgeber arbeitsunfähig ist, hat für eine Woche keinen Rechtsanspruch auf sein Geld. Dauert die Krankheit länger als eine Woche, beginnt der Anspruch nach vierwöchiger Betriebszugehörigkeit. Ob das Unternehmen vorher zahlt, ist ihm überlassen.

Die Probezeit ist keine Ausnahme von der Gehaltsfortzahlung. Ist der Arbeitnehmer länger als vier Wochen im Unternehmen beschäftigt, hat er im Krankheitsfall Anspruch darauf. Auszubildende, die in eine Festanstellung im Betrieb wechseln, werden die Zeit der Ausbildung auf die vierwöchige Wartezeit anrechnen.

Bei längerer Krankheit eines Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, für Ersatz zu sorgen. Dies funktioniert genauso wie die Urlaubsvertretung.

Was gilt für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Sowohl bei körperlichen als auch bei psychischen Erkrankungen erhält ein Arbeitnehmer Lohnfortzahlung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz. Dazu gehört jede Art von Krankheit, sofern sie den Arbeitnehmer arbeitsunfähig macht. Mit einem gebrochenen Bein kann man zwar telefonieren, aber keine Post zustellen. Auch bei einer Organspende oder Blutstammzellspende besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Auch bei einem legalen Schwangerschaftsabbruch oder einer Sterilisation sowie bei einer notwendigen und vom Sozialhilfeträger genehmigten Behandlung oder Rehabilitation.

Der Arbeitgeber muss aber nicht für jeden Krankheitsfall aufkommen. Hat der Mitarbeiter vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt, ist er selbst verschuldet. Wer einen Autounfall verursacht oder im Rausch eine Schlägerei anzettelt und dadurch arbeitsunfähig wird, hat keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Wer viel Zeit mit Kollegen verbringt, die wegen der Grippe arbeitsunfähig und infiziert sind, hat ebenfalls schlechte Karten. (Extrem-)Sportunfälle sind ein umstrittenes Thema, aber auch hier gilt oft: Wer nicht fahrlässig handelt, hat Anspruch auf Lohnfortzahlung.

Kann der Arbeitnehmer Schadenersatz von Dritten verlangen, geht der Anspruch auf den Arbeitgeber über (Anspruchsübergang bei Haftpflicht, § 6 EntgFZ ). Dies gilt für vom Arbeitgeber zu tragende Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit, Arbeitgeberbeiträge zur Sozial- und Pflegeversicherung sowie zu Einrichtungen der zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenversorgung. Der verunfallte Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinen Arbeitgeber auf das Verschulden eines Dritten hinzuweisen.

Wie lange gilt die Lohnfortzahlung?

§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz regelt genau, wie lange ein Anspruch im Krankheitsfall besteht:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer im Krankheitsfall sechs Wochen bzw. 42 Tage den Lohn zu zahlen. Bei ein und derselben Krankheit mit Unterbrechungen, während der der Arbeitnehmer arbeitet, zählt der Arbeitgeber alle Krankheitstage zusammen. Er muss dann insgesamt sechs Wochen bezahlen. Ob dieselbe Krankheit bereits vorlag, holt er sich bei der Krankenkasse in der Regel über ein Online-Tool ein.

Diese Anrechnung entfällt, wenn seit dem Ende der letzten Krankschreibung sechs Monate vergangen sind. Auch bei anhaltender Krankheit springt der Arbeitgeber ein: Ist seit dem letzten Krankheitsbeginn ein ganzes Jahr vergangen, zahlt das Unternehmen den Lohn für weitere sechs Wochen weiter. Es gibt keine Wartefrist bei diversen Erkrankungen und Arbeitnehmer haben sofort einen neuen Anspruch.

Erkrankt ein Mitarbeiter beispielsweise fünf Wochen lang an Burnout, zahlt ihm sein Unternehmen den Lohn weiter. Zwei Monate später ist er wegen Burnout wieder arbeitsunfähig, diesmal für zwei Wochen. Die erste der beiden Wochen liegt weiterhin in der Verantwortung des Arbeitgebers. Danach muss er keine Gebühr mehr zahlen. Fällt der Arbeitnehmer jedoch aufgrund derselben Krankheit erneut aus und liegen zwischen den beiden Abwesenheiten sechs Monate, ist wieder sein Unternehmen zuständig.

Dauert eine Krankheit neun Monate, zahlt der Arbeitgeber auch die ersten sechs Wochen. Der Mitarbeiter kehrt für drei Monate zurück und erkrankt erneut, genau ein Jahr nach Beginn der ersten Krankheit. Hier beginnt die Sechs-Wochen-Frist für den Arbeitgeber erneut.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise wegen eines gebrochenen Arms zu Hause krank ist und dann eine Grippe bekommt, verlängert sich die Frist nicht. Der Arbeitgeber zahlt nur sechs Wochen weiter, auch wenn die Grippe über die Arbeitsunfähigkeit wegen Armbruch hinausgeht. Nach BAG-Rechtsprechung spricht man hier von einer „Einheit des Präventionsfalls“. Der Arbeitgeber kennt den Grund der Erkrankung nicht und kann davon ausgehen, dass es sich um dieselbe Erkrankung handelt. Die Entgeltfortzahlung für den zweiten Zeitraum erreicht ein Arbeitnehmer durch die Einholung einer ärztlichen Bescheinigung (keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vom Arzt.

Endet das Arbeitsverhältnis während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit, beispielsweise aufgrund einer Befristung, endet auch der Anspruch. Eine krankheitsbedingte Kündigung ist nur in bestimmten Fällen zulässig. In diesem Fall besteht der Anspruch jedoch fort. Gleiches gilt für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer aufgrund von Umständen, die der Arbeitgeber zu vertreten hat.

Was passiert mit der Gehaltsfortzahlung nach sechs Wochen?

Sind die sechs Wochen der Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber abgelaufen, springt die gesetzliche Krankenkasse ein. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, stellen Arbeitnehmer einen Antrag bei der Krankenkasse und erhalten Krankengeld. Dieser ist geringer als das volle Gehalt, die genauen Bedingungen variieren von Krankenkasse zu Krankenkasse.

Privat versicherte Arbeitnehmer erhalten Krankentaggeld, wenn sie eine solche Zusatzversicherung abgeschlossen haben.

Die Regelungen in einem Tarifvertrag können von den gesetzlichen abweichen. Dies gilt nur, wenn sie für den Arbeitnehmer günstiger sind als das Gesetz.

Gibt es Lohnfortzahlung für Selbständige?

Selbständige und Freiberufler stehen nicht in einem Arbeitsverhältnis. Aus diesem Grund haben sie keinen Anspruch darauf, von jemand anderem bezahlt zu werden, wenn sie arbeitsunfähig sind. Jeder Selbstständige rechnet Tage ein, an denen er mit seinem Einkommen und Stundensatz nicht arbeiten kann. Allerdings gibt es auch für Freiberufler Krankengeld durch höhere Zahlungen an die gesetzliche Krankenkasse.

Wie funktioniert die Berechnung der Fortzahlung?

Die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber in den ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit übernimmt, entspricht dem vollen Lohn. Für die ausgefallenen Arbeitsstunden gilt das Lohnausfallprinzip. Das heißt, jeder Lohn, den ein Arbeitnehmer erhalten hätte, gehört in die Lohnfortzahlung. Dazu zählen neben dem Normalgehalt auch Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge, Provisionen, Gefahrenzuschläge und Auslagenersatz. Lohnerhöhungen sind auch für behinderte Arbeitnehmer fällig. Überstunden werden angerechnet, wenn sie regelmäßig anfallen. Wenn nicht klar ist, welche Zahlung dem Arbeitnehmer fehlt, sollte der Durchschnitt der letzten drei Monate genommen werden.

Bei Arbeiten auf Stundenbasis ziehen Unternehmen auch die letzten drei Monate oder die letzten 13 Wochen für die Berechnung heran. Arbeitgeber multiplizieren die Ausfallstunden mit dem Stundenlohn.

Während der Lohnfortzahlung besteht kein Anspruch auf Krankengeld, Verletztengeld oder Arbeitslosengeld.

Beispiel Lohnfortzahlung

Carina arbeitet seit drei Jahren bei Dunya als Teilzeitkraft auf Stundenbasis im Büro und arbeitet immer so viel, wie es Aufgaben gibt. Aufgrund ihrer Schreibtätigkeit erkrankt sie an einer Sehnenscheidenentzündung in der rechten Hand. Sie geht zum Arzt, wird krankgeschrieben und fällt zunächst zwei Wochen aus, in denen Dunya weiterhin ihren Lohn zahlt. Für die Höhe der Auszahlung errechnet Dunya die durchschnittliche Stundenzahl, die Carina in den letzten drei Monaten gearbeitet hat. Diesen durchschnittlichen Monatslohn rechnet sie in zwei Wochen Ausfallzeit um.

Gegen Ende der zwei Wochen erkrankt Carina an einer Erkältung und bleibt noch drei Tage zu Hause. Heutzutage muss Dunya sie nicht bezahlen, da die neue Krankheit während der alten begann.

Carina kehrt geheilt zur Arbeit zurück. Nach drei Wochen leidet sie jedoch erneut an einer Sehnenscheidenentzündung in der rechten Hand. Diesmal ist es schlimmer und Carina fällt sechs Wochen aus. Sechs Wochen lang muss Dunya weiter Lohn zahlen. Dies gilt jedoch für jede Krankheit und insgesamt, sodass Dunya in der zweiten Periode nur vier Wochen zugeteilt werden. Carinas Krankenkasse übernimmt die verbleibenden zwei Wochen der Gehaltsfortzahlung.

Leider hat Carina Pech und neun Monate später hat sie die gleiche Krankheit erneut. Da zwischen den Erkrankungen sechs Arbeitsmonate liegen, ist Dunya nun sechs Wochen lang zur Lohnfortzahlung verpflichtet.

Was gilt bei Homeoffice und Lohnfortzahlung?

Gemäß § 10 Entgeltfortzahlungsgesetz haben Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Stattdessen erhalten Sie einen monatlichen Zuschlag zum Bruttogehalt: Ohne externe Helfer sind es 3,4 Prozent, mit zwei oder weniger externen Helfern 6,4 Prozent. Dabei spielt die Art der Behinderung keine Rolle. Sie haben Anspruch auf Zahlung an Feiertagen.

Die Berechnung ist etwas komplizierter. Das Urlaubsgeld beträgt 0,72 Prozent des sechsmonatigen Gehalts ohne Spesen. Für Feiertage von Mai bis Oktober werden die sechs Monate vom vorangegangenen November bis April verwendet und umgekehrt. Wird das Heimarbeitsverhältnis nicht fortgesetzt, zahlt der Arbeitgeber dem Heimarbeiter das Urlaubsgeld für das laufende und die folgenden sechs Monate. Der Arbeitgeber weist dieses Urlaubsgeld und die Zuschläge auf der Lohnabrechnung aus.

Gibt es während der Elternzeit eine Lohnfortzahlung?

Arbeitnehmerinnen haben nach dem Mutterschutzgesetz Anspruch auf Lohnfortzahlung während des Mutterschutzes. Dies gilt insbesondere für das Beschäftigungsverbot sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt. War die werdende Mutter vor dem Beschäftigungsverbot wegen gesundheitlicher Probleme während der Schwangerschaft krankgeschrieben, gilt dies ebenfalls.

Anders sieht es bei der Elternzeit aus. Der Staat zahlt das Geld für diesen Zeitraum zwischen 65 und 67 Prozent des bisherigen Gehalts.

Wie funktioniert die Lohnfortzahlung im Urlaub?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz erhält jeder Arbeitnehmer während des Urlaubs seinen regulären Lohn weiter. Dies gilt für bezahlten und nicht unbezahlten Urlaub. Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers wird mit seinem Arbeitgeber vereinbart. Auch bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit im Urlaub besteht eine Lohnfortzahlung für bis zu sechs Wochen.

Anders verhält es sich, wenn ein Arbeitnehmer in seiner Freizeit arbeitsunfähig wird. Sein Unternehmen zahlt keine Löhne. Dies gilt auch für arbeitsfreie Tage, an denen Arbeitnehmer Überstunden leisten. Wenn ein Mitarbeiter für einen Tag Überstunden abbaut und wegen einer Erkältung an diesem Tag nicht arbeiten kann, bekommt er seine Stunden nicht zurück.

Wann beginnt die Geschichte der Lohnfortzahlung?

Bereits 1861 enthielt das Preußische Allgemeine Deutsche Handelsgesetzbuch die Regelung für den Lohnanspruch bei unverschuldeter Hinderung. Der allgemeine Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist seit 1970 durch das „Gesetz über die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und zur Änderung des Rechts der gesetzlichen Krankenversicherung“ geregelt. 1994 wurde in Deutschland das „Gesetz über die Bezahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz)“ in seiner heutigen Form eingeführt. Seitdem gab es ein paar Updates und Anpassungen.

Lohnfortzahlung: Berechnung mit Beispiel

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall beträgt grundsätzlich 100 % des Lohns – Sie erhalten exakt den gleichen Betrag wie bei einer Erwerbstätigkeit.

Variable Gehaltsbestandteile wie Provisionen oder Zulagen sind zu berücksichtigen. Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, Überstunden oder Feiertage zu leisten, sind auch hierfür gezahlte Zulagen zu berücksichtigen.

Während der Arbeitsunfähigkeit besteht kein Anspruch auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Viele Mitarbeiter werden nach geleisteten Arbeitsstunden, Stückzahlen oder erfolgsabhängig entlohnt. Dadurch schwankt ihr Gehalt von Monat zu Monat. Die Höhe der Lohnfortzahlung richtet sich in diesem Fall nach dem durchschnittlichen Einkommen des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber verwendet in der Regel die Entgeltzahlungen der letzten drei Monate.

Praxisbeispiel

Ein Mitarbeiter wird stundenweise bezahlt. Im Januar erhielt er ein Gehalt von 1.000 Euro, im Februar 1.500 Euro und im März 1.100 Euro. Im April ist er arbeitsunfähig. Als Gehaltsfortzahlung erhält er ein Durchschnittsgehalt von 1.200 Euro.

Berechnung des Durchschnittsgehalts: (1.000 Euro + 1.500 Euro + 1.100 Euro) / 3 = 1.200 Euro

Fazit

Die Lohnfortzahlung spielt bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit eine wichtige Rolle, da sie sicherstellt, dass Mitarbeiter finanziell nicht leiden . Sie ist in verschiedenen Gesetzen geregelt und umfasst auch Mutterschaftsurlaub und Urlaubsgeld. Bei der Berechnung sind auch variable Gehaltsbestandteile zu berücksichtigen. 

Wir hoffen, mit diesem Artikel Klarheit über die Lohnfortzahlung und deren Berechnung geschaffen zu haben. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung oder wenden Sie sich an einen Rechtsberater.