Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Rechte & Pflichten für Arbeitgeber!

Was ist Lohnfortzahlung?

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist gesetzlich geregelt und sichert Arbeitnehmern ihr Gehalt bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit – für bis zu sechs Wochen. Für Arbeitgeber bedeutet das klare Pflichten, aber auch rechtliche Spielräume. In diesem Artikel erfahren Sie, wann ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, wie die Berechnung erfolgt, welche Ausnahmen gelten und was bei Krankschreibungen unbedingt zu beachten ist. Ein kompakter Überblick für Unternehmen, die rechtssicher handeln möchten.

Unterschied: Lohnfortzahlung vs. Krankengeld

Tipp: Für eine nahtlose Übergabe an die Krankenkasse sollte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Wann haben Arbeitnehmer Anspruch?

🔹Grundvoraussetzungen für den Anspruch

Arbeitnehmer haben Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Sie stehen in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis (Vollzeit, Teilzeit, Auszubildende, in bestimmten Fällen auch Minijobber).

• Die Arbeitsunfähigkeit tritt unverschuldet durch Krankheit ein.

• Das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens 4 Wochen ohne Unterbrechung.

• Die Krankmeldung erfolgt unverzüglich, spätestens am dritten Krankheitstag durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Hinweis: Die Krankheit muss ursächlich für die Arbeitsverhinderung sein – dabei spielt es keine Rolle, ob sie am Arbeitsplatz oder außerhalb entstanden ist.

🔹Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Probezeit

Auch während der Probezeit besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung – sofern die vierwöchige Wartezeit erfüllt ist. Das bedeutet: Wer sich in den ersten Monaten krankmeldet, ist nicht automatisch ausgeschlossen, sondern hat dieselben Rechte wie alle anderen Angestellten.

Diese Regelung schützt insbesondere neue Mitarbeiter davor, aus Angst vor Einkommensverlust krank zur Arbeit zu erscheinen – und stärkt damit auch die Arbeitgeberseite durch verantwortungsvolles Verhalten.

🔹Kein Anspruch in den ersten vier Wochen

In den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung. Tritt eine Erkrankung in dieser Zeit auf, kann die Krankenkasse unter Umständen Krankengeld leisten – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer ist gesetzlich versichert.

🔹 Warum diese Regelung wichtig ist

Die Lohnfortzahlung bietet eine wichtige finanzielle Sicherheit für Beschäftigte und sorgt dafür, dass sich Arbeitnehmer auf ihre Genesung konzentrieren können. Für Unternehmen ist diese Regelung ein Beitrag zur sozialen Verantwortung und zur Förderung von Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.

Für umfassende Informationen zur Lohnfortzahlung im Minijob, einschließlich detaillierter Anleitungen und Best Practices, lesen Sie hier.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Wer zahlt?

Im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, das Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen in voller Höhe weiterzuzahlen (§ 3 EFZG). Diese Verpflichtung beginnt ab dem ersten Tag der Krankmeldung, sofern die Wartezeit von vier Wochen Beschäftigung erfüllt ist.

Der Arbeitgeber übernimmt damit in dieser Phase die volle finanzielle Verantwortung für den erkrankten Mitarbeiter – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Krankenkasse nach sechs Wochen: Krankengeld
Sobald die sechs Wochen Lohnfortzahlung abgelaufen sind, übernimmt die gesetzliche Krankenkasse die Zahlung in Form von Krankengeld. Die wichtigsten Eckpunkte:

Auch wenn das Krankengeld keine direkte Arbeitgeberpflicht mehr ist, sollten interne Prozesse (z. B. HR-Software, Lohnabrechnung) rechtzeitig angepasst werden, um eine saubere Übergabe zu gewährleisten.

Tipp zur Entlastung: Umlageverfahren U1
Kleine und mittelständische Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern können über die Umlageversicherung U1 bei der Krankenkasse einen Teil der Lohnfortzahlungskosten rückerstattet bekommen. Das kann die finanzielle Belastung erheblich reduzieren.

Dauer und Berechnung der Lohnfortzahlung

Wie lange muss Lohnfortzahlung geleistet werden?

Arbeitgeber sind laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verpflichtet, im Krankheitsfall für die Dauer von bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) das volle Arbeitsentgelt weiterzuzahlen – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer erfüllt die Anspruchsvoraussetzungen.

Wichtig: Wird ein Arbeitnehmer innerhalb von sechs Monaten erneut wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, wird die vorherige Fehlzeit angerechnet. Liegt zwischen zwei Krankheitsphasen mehr als sechs Monate oder handelt es sich um eine neue Erkrankung, beginnt der Anspruch neu.

Wie wird die Lohnfortzahlung berechnet?

Die Berechnung basiert auf dem regelmäßigen Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Erkrankung erhalten hätte. Das umfasst:

Die Berechnung erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten 13 Wochen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Bei Lohnerhöhungen oder vertraglichen Änderungen wird der aktuell gültige Satz herangezogen.

💡 Beispielrechnung:

Ein Mitarbeiter verdient 3.000 € brutto im Monat. Wird er krank, zahlt der Arbeitgeber für 6 Wochen (also 1,5 Monate) weiterhin das Gehalt in voller Höhe weiter:

➤ 3.000 € × 1,5 Monate = 4.500 € brutto Lohnfortzahlung

🧩 Sonderregelungen:

• Bei Teilzeitkräften oder variablen Arbeitszeiten erfolgt die Berechnung anhand des durchschnittlichen Stundenlohns und der durchschnittlich geleisteten Arbeitsstunden.

• Bei Schichtarbeitern sind Schichtzulagen anteilig zu berücksichtigen.

• Bei wiederholter Erkrankung desselben Leidens kann es zu Verrechnungen kommen, die den Anspruch reduzieren.

Ausnahmen & Sonderfälle bei der Lohnfortzahlung

Obwohl die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall grundsätzlich gesetzlich geregelt ist, gibt es einige wichtige Ausnahmen und Sonderregelungen, die Arbeitgeber kennen sollten:

❌ Kein Anspruch bei selbstverschuldeter Krankheit

Wenn die Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig selbst verursacht wurde, entfällt der Anspruch auf Lohnfortzahlung. Dazu zählen z. B.:

• Teilnahme an illegalen Autorennen

• Risikoreiches Verhalten (z. B. Trunkenheit am Steuer, gefährliche Extremsportarten ohne Schutz)

• Schlägereien, wenn der Arbeitnehmer als Verursacher gilt

Der Arbeitgeber kann in solchen Fällen die Entgeltfortzahlung verweigern – muss dies aber nachweisen können.

🕒 Krankheit innerhalb der ersten 4 Wochen

Besteht das Arbeitsverhältnis noch keine 4 Wochen, greift die gesetzliche Wartezeit (§ 3 Abs. 3 EFZG). In diesem Fall übernimmt nicht der Arbeitgeber, sondern unter Umständen die Krankenkasse mit Krankengeld (sofern gesetzlich versichert).

🌍 Erkrankung im Ausland

Erkrankt ein Arbeitnehmer im Ausland, gelten ebenfalls besondere Regeln:

• Die Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich gemeldet werden – sowohl an den Arbeitgeber als auch an die Krankenkasse.

• Es muss ein ausländisches Attest vorgelegt werden (ggf. mit Übersetzung).

• Der Nachweis muss eindeutig die Arbeitsunfähigkeit bestätigen, nicht nur eine allgemeine Erkrankung.

Tipp: Unternehmen sollten dazu klare interne Regelungen im Arbeitsvertrag oder in einer Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie festhalten.

👥 Wiederholte Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit

Tritt eine erneute Erkrankung mit demselben Leiden ein, zählt sie zur ursprünglichen Krankheitsphase, wenn sie weniger als sechs Monate später auftritt. Die sechs Wochen Lohnfortzahlung gelten nicht erneut, sondern nur einmal pro Krankheitsfall.

👶 Sonderfall: Lohnfortzahlung bei Schwangerschaft & Mutterschutz

Im Fall von Schwangerschaftsbedingter Arbeitsunfähigkeit (z. B. Beschäftigungsverbot) greift nicht das EFZG, sondern das Mutterschutzgesetz (MuSchG). Hier zahlt nicht der Arbeitgeber, sondern die Krankenkasse i. d. R. ein Mutterschaftsgeld, ergänzt durch einen Zuschuss des Arbeitgebers.

🧩 Weitere Sonderregelungen:

• Freie Mitarbeiter, Werkvertragnehmer und Selbstständige sind nicht anspruchsberechtigt.

• Bei befristeten Verträgen endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses – auch bei fortbestehender Erkrankung.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – Gesetzliche Grundlage

Die gesetzlichen Grundlagen der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in Deutschland sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) festgeschrieben. Dieses Gesetz regelt die Fortzahlung des Arbeitsentgelts an Arbeitnehmer, die aufgrund einer Krankheit nicht in der Lage sind, ihre Arbeitsleistung zu erbringen, und stellt sicher, dass diese während der ersten sechs Wochen ihrer Erkrankung finanziell abgesichert sind.

§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

Der zentrale Paragraph lautet:

„Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts durch den Arbeitgeber für die Dauer von bis zu sechs Wochen.“

Das bedeutet: Arbeitnehmer erhalten auch im Krankheitsfall weiterhin ihr volles Gehalt – unter bestimmten Voraussetzungen.

Wichtige Regelungen im Überblick

Pflichten für Arbeitgeber laut Gesetz

• Lohnfortzahlung leisten bei erfüllten Voraussetzungen

• Dokumentation der Arbeitsunfähigkeit im Lohnabrechnungssystem

• Fristgerechte Zahlung des vollen Gehalts – auch bei variablen Entgeltbestandteilen

• Kein Rückgriff auf Urlaubstage bei Krankheit

Tipp: Arbeitgeber können im Krankheitsfall ggf. eine Erstattung über das Umlageverfahren U1 beantragen (gilt für Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern).

Hintergrund: Warum gibt es das EFZG?

Das 1994 in Kraft getretene Gesetz soll soziale Sicherheit schaffen und verhindern, dass Arbeitnehmer aus Angst vor Verdienstausfall krank zur Arbeit erscheinen. Gleichzeitig sorgt es für Klarheit und Struktur auf Arbeitgeberseite und stärkt das Vertrauen im Arbeitsverhältnis.

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Fazit: Lohnfortzahlung – Klarheit für Arbeitgeber schaffen

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts und sorgt für finanzielle Sicherheit bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit. Für Arbeitgeber bedeutet das klare Pflichten, aber auch Gestaltungsspielräume und Möglichkeiten zur Kostenentlastung durch das Umlageverfahren U1.

Wichtig ist, dass Unternehmen die gesetzlichen Voraussetzungen, wie die vierwöchige Wartezeit, die korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts und Fristen bei Krankmeldungen, genau kennen. Auch Sonderfälle – etwa wiederholte Erkrankungen, Auslandskrankheit oder Probezeit – sollten im HR-Prozess berücksichtigt werden.