Krankmeldung erhalten: Rechte & Notfallplan für Arbeitgeber

Es ist Montagmorgen, der Dienstplan steht und dann die Nachricht: Ein Mitarbeiter meldet sich krank. Was jetzt? Als Arbeitgeber stehst du in diesem Moment vor zwei Aufgaben gleichzeitig: den rechtlichen Anforderungen rund um die Krankmeldung gerecht werden und den Betrieb trotzdem am Laufen halten. Dieser Artikel zeigt dir, was bei einer Krankmeldung zu tun ist, welche Rechte und Pflichten du hast und wie du mit einem klaren Notfallplan deinen Dienstplan schnell wieder auf Kurs bringst.

Was ist eine Krankmeldung und was ist die AU-Bescheinigung?

Viele verwechseln diese beiden Begriffe, aber der Unterschied ist wichtig.

Die formlose Krankmeldung

Die Krankmeldung ist die Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er wegen einer Erkrankung nicht zur Arbeit erscheinen kann. Sie ist formlos per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Entscheidend ist der Zeitpunkt: Die Meldung muss so früh wie möglich erfolgen, spätestens zu Beginn der Arbeitszeit. Außerdem sollte der Beschäftigte die voraussichtliche Dauer der Krankheit nennen. Die Diagnose muss dabei nicht kommuniziert werden – das ist Privatsache.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung)

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, umgangssprachlich Krankenschein oder AU, ist das ärztliche Dokument, das die Arbeitsunfähigkeit offiziell bestätigt. Gesetzlich ist die Vorlage ab dem dritten Krankheitstag Pflicht. Als Arbeitgeber kannst du jedoch bereits ab dem ersten Tag darauf bestehen etwa per Klausel im Arbeitsvertrag.

Seit Januar 2023 läuft die Übermittlung digital: Die Ärztin oder der Arzt meldet die AU direkt an die Krankenkasse, und du als Arbeitgeber rufst die elektronische AU (eAU) selbst ab. Dein Mitarbeiter muss keinen Papier-Krankenschein mehr einreichen. Der Datenaustausch läuft über das sogenannte eAU-Verfahren.

Online-Krankschreibung und Telemedizin – was gilt?

Seit 2022 ist unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Online-Krankschreibung möglich. Ärztinnen und Ärzte können Patienten, die ihnen bekannt sind, per Videosprechstunde oder Online-Sprechstunde krankschreiben, ohne physischen Arztbesuch oder Wartezimmer. Telemedizin-Anbieter und die Services vieler Krankenkassen wie der AOK ermöglichen einen Online-Arztbesuch innerhalb weniger Minuten. Die ausgestellte AU ist vollwertig gültig, sofern kein schwerer Krankheitsfall vorliegt, der eine persönliche Untersuchung erfordert. Für dich als Arbeitgeber ändert sich dabei nichts: Du rufst die eAU wie gewohnt ab.

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Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Deine Pflichten als Arbeitgeber

Sobald du eine Krankmeldung erhältst, greift das Entgeltfortzahlungsgesetz. Du bist verpflichtet, dem erkrankten Arbeitnehmer bis zu sechs Wochen lang das reguläre Gehalt weiterzuzahlen, unabhängig davon, ob die Arbeitsunfähigkeit durch Erkältung, Infekt oder einen anderen Krankheitsfall verursacht wird. Nach Ablauf dieser sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld.

Wichtig beim Datenschutz: Du darfst nicht nach der Diagnose fragen, nicht nach dem behandelnden Arzt und nicht nach den konkreten Beschwerden. Was du erfragen darfst: die voraussichtliche Dauer der Erkrankung, damit du planen kannst.

Deine Rechte als Arbeitgeber

Du bist nicht schutzlos. Als Arbeitgeber hast du das Recht:

• die AU-Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag zu verlangen
• bei begründetem Verdacht auf Missbrauch den Medizinischen Dienst der Krankenkasse einzuschalten
• bei häufigen Kurzerkrankungen ein Betriebliches Eingliederungsgespräch (BEM) einzuleiten
• bei fehlender Krankmeldung abzumahnen und im Wiederholungsfall zu kündigen

Reicht ein Mitarbeiter keine Krankmeldung ein und bleibt einfach der Arbeit fern, entfällt außerdem der Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Häufige Fehler vermeiden

Drei Fehler passieren Arbeitgebern besonders häufig:

1. Nach der Diagnose fragen – unzulässig und datenschutzrechtlich problematisch
2. Erkrankte Mitarbeiter zur Arbeit bitten – birgt rechtliche und gesundheitliche Risiken
3. Keine strukturierte Dokumentation – ohne digitales System verliert man schnell den Überblick über Fehlzeiten, Muster und Fristen

Dienstplan-Notfallplan: 4 Schritte, wenn eine Schicht wegbricht

Kurzfristige Krankmeldungen gehören zum Alltag. Entscheidend ist, wie schnell du reagierst. Hier ist dein Schritt-für-Schritt-Plan.

Schritt 1: Sofort Übersicht verschaffen

Öffne deinen digitalen Dienstplan und prüfe: Welche Schichten sind betroffen? Welche Qualifikationen fehlen? Wer ist an diesem Tag noch verfügbar? Mit einer papierlosen Lösung hast du diese Information innerhalb von Sekunden, kein Wühlen in Excel-Dateien, kein Telefonmarathon. 

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Schritt 2: Vertretung organisieren

Hast du eine interne Vertretungsliste? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eine anzulegen. Dokumentiere für jede Abteilung, wer kurzfristig einspringen kann und beachte dabei Überstundenregelungen und Rufbereitschaft. Viele Beschäftigte sind bereit, bei Bedarf zu helfen, wenn die Anfrage klar, respektvoll und rechtzeitig kommt.

Schritt 3: Team transparent informieren

Teile dem Team mit, dass eine Stelle für die Schicht neu besetzt werden muss – ohne die Erkrankung des Kollegen zu nennen. Push-Benachrichtigungen per App sparen dabei wertvolle Zeit: Eine Nachricht an alle potenziellen Vertretungen, wer kann einspringen?

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Schritt 4: Abwesenheit digital erfassen und vorsorgen

Trage die Abwesenheit sofort in dein System ein mit Datum, voraussichtlicher Dauer und ob eine eAU vorliegt. Digitale Abwesenheitsverwaltung macht Fehlzeiten transparent, zeigt wiederkehrende Muster und hilft dir, beim nächsten Mal noch schneller zu reagieren. Wer viele Abwesenheiten manuell nachverfolgt, riskiert Fehler und verpasst kritische Fristen.

Sonderfall: Kind ist krank – was gilt?

Ist nicht der Mitarbeiter selbst, sondern sein Kind krank, greift § 45 SGB V. Eltern haben pro Kind und Jahr Anspruch auf 15 Arbeitstage Kinderkrankengeld (bei Alleinerziehenden 30 Tage). Voraussetzung: Der Arzt oder die Ärztin muss eine Erkrankung des Kindes bescheinigen. Die Krankenkasse übernimmt in dieser Zeit die Lohnfortzahlung. Du als Arbeitgeber zahlst für diese Tage kein Gehalt.

Für die Dienstplanung bedeutet das: Auch Kinderkranktage müssen erfasst und kommuniziert werden. 

Digitale Tools für die Abwesenheitsverwaltung. So behältst du den Überblick

Wer Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Fehlzeiten noch in Excel-Tabellen oder auf Papier verwaltet, verliert bei wachsenden Teams schnell den Überblick. Moderne Abwesenheitsverwaltungssoftware löst genau dieses Problem und zahlt direkt auf die Effizienz deiner Personaleinsatzplanung ein.

Was eine gute Lösung leisten muss

Nicht jedes Tool ist für jeden Betrieb geeignet. Achte bei der Wahl auf diese Kernfunktionen:

• eAU-Integration: Direkte Anbindung an das eAU-Verfahren, sodass der Datenaustausch mit der Krankenkasse automatisiert läuft, kein manuelles Nachfassen mehr
• Echtzeit-Sichtbarkeit im Dienstplan: Sobald eine Krankmeldung erfasst wird, erscheint die Lücke sofort im Schichtplan und du kannst Vertretungen gezielt anfragen
• Automatische Benachrichtigungen: Team-Mitglieder werden per App informiert, wenn eine Schicht neu besetzt werden muss, ohne Telefonkette
• Fehlzeitenauswertung: Häufigkeitsanalysen (z.B. Bradford-Faktor) helfen dir, Muster frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf ein BEM-Gespräch einzuleiten
• Gesetzeskonforme Dokumentation: Alle Abwesenheiten werden revisionssicher gespeichert – wichtig für die Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht

Warum All-in-one besser ist als Insellösungen

Viele Unternehmen nutzen ein Tool für den Dienstplan, ein anderes für Urlaubsanträge und ein drittes für die Zeiterfassung und verlieren dann Zeit damit, Daten manuell zu synchronisieren. Integrierte Plattformen wie Shiftbase fassen Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung in einer Oberfläche zusammen. Das bedeutet: Eine Krankmeldung eingetragen und Dienstplan, Lohnabrechnung und Fehlzeitenstatistik aktualisieren sich automatisch mit.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein entscheidender Vorteil: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler, mehr Zeit fürs Wesentliche.

Fazit: Krankmeldungen souverän managen

Krankmeldungen lassen sich nicht verhindern – aber wie strukturiert du als Arbeitgeber darauf reagierst, macht den entscheidenden Unterschied. Kenne deine Pflichten (Entgeltfortzahlung, eAU-Abruf), nutze deine Rechte (frühe AU-Vorlage, BEM) und hab einen klaren Notfallplan für den Dienstplan parat. Wer Abwesenheiten digital erfasst, spart nicht nur Zeit, sondern behält auch bei häufigen Krankheitsfällen die Kontrolle.

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