Löschfristen für Abmahnungen in Personalakten: Wann und Wie?

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 12 Dezember 2023
Die Abmahnung als Hinweis vom Arbeitgeber, ein bestimmtes Verhalten zu unterlassen – so kann eine Kündigung vermieden werden.

Abmahnungen am Arbeitsplatz sind ein komplexes Thema. Sie dienen als Werkzeug zur Disziplinierung und Korrektur von Verhaltensweisen oder Leistungen, die nicht den Erwartungen des Arbeitgebers entsprechen. Doch die Frage, wann eine solche Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss, ist sowohl rechtlich als auch ethisch vielschichtig.

Warum erhalten Angestellte Abmahnungen und warum kann das sinnvoll sein?

Die Abmahnung am Arbeitsplatz ist ein wichtiges, wenn auch manchmal kontroverses Instrument im Management von Mitarbeiterverhalten und -leistung. Sie ist nicht nur ein Mittel zur Disziplinierung, sondern kann auch als konstruktive Rückmeldung dienen. Schauen wir uns in diesem Überblick genauer an, warum Angestellte eine Abmahnung erhalten können und warum das in manchen Fällen sogar sinnvoll sein kann.

Die Rolle der Abmahnung in der Arbeitswelt

Eine Abmahnung ist in erster Linie ein offizielles Dokument, das darauf hinweist, dass ein bestimmtes Verhalten oder eine bestimmte Leistung eines Angestellten als unzureichend oder unangemessen betrachtet wird. Sie ist ein integraler Bestandteil des Personalmanagements und dient verschiedenen Zwecken:

Bevor der Arbeitgeber die Kündigung wegen Fehlverhalten ausspricht, sollte er eine Abmahnung aussprechen.

1. Die Abmahnung als Korrektur von Fehlverhalten oder Leistungsdefiziten

Im Arbeitskontext ist es unvermeidlich, dass Mitarbeiter manchmal Fehler machen oder in ihrer Leistung nachlassen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass der Arbeitgeber auf diese Situationen angemessen reagiert.

Eine Abmahnung fungiert hier als offizielle Mitteilung, die dem Angestellten genau aufzeigt, was falsch gelaufen ist und welche Erwartungen er nicht erfüllt hat. Sie bietet eine klare Grundlage für ein Gespräch über notwendige Verhaltensänderungen oder Leistungsverbesserungen.

Durch diese klare Kommunikation erhält der Arbeitnehmer die Chance, sein Verhalten zu überdenken und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Eine Abmahnung ist somit nicht nur ein Mittel zur Bestrafung, sondern auch eine Möglichkeit zur Selbstreflexion und persönlichen Entwicklung. Sie kann als Katalysator für positive Veränderungen dienen und dabei helfen, zukünftige Fehler zu vermeiden.

2. Die Abmahnung als rechtliche Absicherung für Arbeitgeber

Von einem rechtlichen Standpunkt aus betrachtet, ist die Abmahnung ein entscheidendes Element. Sie dient als Dokumentation und Beweismittel für den Fall, dass eine Kündigung aufgrund von Verhaltensproblemen oder mangelhafter Leistung notwendig wird. Ohne eine vorherige Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung oft rechtlich angreifbar.

Die Abmahnung zeigt, dass der Arbeitgeber dem Angestellten eine faire Chance zur Verbesserung gegeben hat, bevor weitergehende Schritte eingeleitet wurden. Sie dient somit als Absicherung und zeigt, dass der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachgekommen ist, indem er den Angestellten auf das Problem aufmerksam gemacht und ihm die Möglichkeit zur Korrektur gegeben hat.

3. Die Abmahnung als Motivation zur Verbesserung

Eine Abmahnung kann das Arbeitsverhältnis sogar retten, wenn das Verhalten angepasst wird und der Arbeitgeber das auch bemerkt.

In einigen Fällen kann eine Abmahnung auch als Weckruf für den Arbeitnehmer dienen. Sie macht deutlich, dass das aktuelle Verhalten oder die Leistung nicht den Standards des Unternehmens entspricht und dass eine Veränderung notwendig ist.

Dies kann für manche Arbeitnehmer ein starker Motivationsfaktor sein, um sich zu verbessern und sich aktiv um eine Änderung ihrer Situation zu bemühen.

Die Abmahnung setzt somit klare Grenzen und definiert die Erwartungen des Unternehmens an seine Arbeitnehmer. Sie kann dazu beitragen, ein stärkeres Bewusstsein für die Bedeutung von Arbeitsdisziplin und Verantwortung zu schaffen.

Die Abmahnung ist sind ein wichtiger Teil des Arbeitslebens, der sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer Vorteile bieten kann. Sie ist ein Mittel zur Kommunikation, Korrektur und gegebenenfalls zur rechtlichen Absicherung. Wichtig ist jedoch, dass sie fair und konstruktiv eingesetzt wird und die Möglichkeit zur Verbesserung und Entwicklung bietet. In einem gut geführten Unternehmen ist die Abmahnung daher nicht nur ein Disziplinarinstrument, sondern auch ein Teil eines umfassenden Feedbacksystems, das zur persönlichen und beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter beiträgt.

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte gelöscht werden?

Ein wiederholtes Fehlverhalten kann zu einer Abmahnung führen.

Das Thema der Löschung von Abmahnungen aus Personalakten ist in der Arbeitswelt und besonders im Arbeitsrecht ein sehr debattiertes und komplexes Feld. Es berührt nicht nur die rechtlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses, sondern auch die persönlichen Rechte der Angestellten. Um diese Frage zu beleuchten, ist es wichtig, die verschiedenen Facetten und die jüngsten Entwicklungen in der Rechtsprechung zu betrachten.

Die rechtliche Debatte um die Löschung von Abmahnungen

Die Frage, wann und unter welchen Umständen eine Abmahnung aus der Personalakte eines Arbeitnehmers gelöscht werden muss, ist in Deutschland rechtlich nicht eindeutig geklärt. Dies führt dazu, dass immer wieder Fälle vor Gericht landen, in denen Angestellte nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses die Entfernung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte fordern. Besonders die Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf Personalakten sorgt für unterschiedliche Rechtsauffassungen und Urteile.

Die Rolle der DSGVO bei der Abmahnung

Eine Abmahnung ist keine Kündigung, sondern ein Hinweis, sein Verhalten oder Fehlverhalten zu überdenken – so kann der Arbeitgeber die Kündigung vermeiden.

Die DSGVO spielt eine zentrale Rolle in der Debatte um die Löschung einer Abmahnung. Nach der jüngsten Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Baden-Württemberg besteht ein Anspruch auf Löschung einer Abmahnung nach der DSGVO. Dieses Urteil ist besonders interessant, da es sich mit der Frage befasst, ob und inwiefern die DSGVO auf Personalakten, die in Papierform geführt werden, Anwendung findet.

Der Fall des Ex-Azubis – Abmahnung im Fitnessstudio

Ein konkretes Beispiel, das die Komplexität dieses Themas illustriert, ist der Fall eines ehemaligen Auszubildenden eines Fitnessstudios. Während seiner Beschäftigungszeit erhielt dieser einen Eintrag in seine Personalakte, der ihn des Betruges beschuldigte. Die Beschuldigung basierte auf angeblich falsch angegebenen Arbeitszeiten. Nach Beendigung seiner Ausbildung forderte der Ex-Azubi, vertreten durch einen Anwalt, die Löschung dieser Anschuldigung aus seiner Personalakte sowie Auskunft über seine personenbezogenen Daten und die Übermittlung der Personalakte.

Dieser Fall zeigt, wie bedeutend eine Abmahnung für die berufliche Zukunft eines Arbeitnehmers sein kann. Eine solche Anschuldigung kann langfristige Auswirkungen auf die Karrierechancen und die berufliche Reputation haben, besonders wenn sie ungerechtfertigt ist.

Unterschiedliche Gerichtsentscheidungen bei der Abmahnung im Arbeitsrecht

In erster Instanz hatte der ehemalige Azubi keinen Erfolg mit seiner Klage wegen der Abmahnung. Das zuständige Arbeitsgericht folgte der Argumentation des Arbeitgebers, der der Auffassung war, dass die DSGVO keine Anwendung auf die in Papierform geführte Personalakte findet.

Das LAG Baden-Württemberg kam jedoch in der Berufung zu einem unterschiedlichen Schluss über die Abmahnung. Es stellte fest, dass auch eine Papierakte als „Dateisystem“ im Sinne der DSGVO gelten kann, da sie eine strukturierte Datensammlung darstellt, die nicht zwingend digital sein muss.

Entscheidend ist demnach, ob die Akte gleichartig und anhand von bestimmten Kriterien aufgebaut ist. Das LAG Baden-Württemberg befand, dass nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Zweck der Abmahnung entfällt, weshalb sie auf Antrag aus der Personalakte zu löschen sei.

Diese Entscheidung steht im Gegensatz zu der eines weiteren Landesarbeitsgerichts. Das LAG Sachsen urteilte in einem ähnlichen Fall, dass kein Interesse an der Löschung bestünde, da durch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Erledigung eingetreten ist und sah die Anwendung der DSGVO auf Papierakten als nicht gegeben an.

Eine Abmahnung aussprechen – fühlt sich an wie eine gelbe Karte

Erstes Fazit

Die Frage, wann eine Abmahnung vom Arbeitgeber aus der Akte gelöscht werden muss, wird also von den Gerichten unterschiedlich beurteilt. Besonders die Anwendbarkeit der DSGVO auf Papierakten und die Relevanz von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind umstritten.

Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass sie sich in einem Bereich bewegen, der rechtlich nicht eindeutig geregelt ist und der von Fall zu Fall unterschiedlich gehandhabt wird. Es ist daher ratsam, sich in solchen Fällen juristischen Rat einzuholen, um die eigenen Rechte und Möglichkeiten zu verstehen und entsprechend handeln zu können.

Die unterschiedlichen Urteile und Meinungen spiegeln die Komplexität und die sich ständig verändernden Anforderungen im Bereich des Arbeitsrechts wider. Sie zeigen, wie wichtig es ist, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung bleiben und die Entwicklung dieses Bereichs aufmerksam verfolgen.

Was bedeutet das für Arbeitnehmer?

Die Frage, wann eine Abmahnung aus der Akte entfernt werden muss, ist nicht nur von rechtlichem, sondern auch von großem persönlichem Interesse für Arbeitnehmer. Die unterschiedlichen Gerichtsentscheidungen und die Rolle der DSGVO in diesem Zusammenhang haben direkte Auswirkungen auf die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer.

1. Recht auf Antragstellung zur Löschung einer Abmahnung

  • Selbstbestimmung: Arbeitnehmer haben das Recht, aktiv zu werden und die Löschung von Abmahnungen aus ihrer Personalakte zu beantragen. Das ist besonders wichtig nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wenn die Abmahnung keinen aktuellen Bezug mehr hat.

  • Schutz der persönlichen Daten: Im Sinne des Datenschutzes können Arbeitnehmer verlangen, dass Informationen, die nicht mehr relevant sind oder deren Speicherung unangemessen erscheint, aus ihrer Personalakte entfernt werden.

  • proaktives Handeln: Das erfordert ein gewisses Maß an Eigeninitiative und möglicherweise die Konsultation eines Rechtsbeistands, um die Chancen und den besten Weg für eine erfolgreiche Antragstellung zu bewerten.

2. Keine einheitliche Rechtslage

  • Rechtsunsicherheit: Die unterschiedlichen Gerichtsurteile zeigen, dass es keine einheitliche Handhabung gibt. Das kann zu Unsicherheiten führen, da der Ausgang eines Antrags auf Löschung nicht vorhersehbar ist.

  • Fallabhängigkeit: Jeder Fall wird individuell betrachtet, und was in einem Fall erfolgreich sein mag, könnte in einem anderen scheitern. Arbeitnehmer müssen daher die Spezifika ihres Falles genau verstehen und bewerten.

  • Bedeutung der Rechtsberatung: Es ist ratsam, fachlichen Rat einzuholen, um die eigenen Chancen realistisch einzuschätzen und die richtigen Schritte zu unternehmen.

3. Berücksichtigung der DSGVO

  • DSGVO als relevantes Gesetz: Auch wenn eine Personalakte in Papierform geführt wird, kann die DSGVO Anwendung finden. Das erweitert den Datenschutz auch auf nicht-digitale Datensammlungen.

  • Recht auf Vergessenwerden: Unter bestimmten Umständen können sich Arbeitnehmer auf das »Recht auf Vergessenwerden« berufen, ein Prinzip der DSGVO, das die Löschung von Daten vorsieht, die nicht mehr notwendig sind.

  • wachsendes Bewusstsein für Datenschutzrechte: Arbeitnehmer sollten sich über ihre Rechte im Rahmen der DSGVO informieren, um diese gegebenenfalls geltend zu machen.

Die Löschung einer Abmahnung aus Personalakten ist ein rechtlich komplexes und umstrittenes Thema.

Fazit

Die Löschung einer Abmahnung aus Personalakten ist ein rechtlich komplexes und umstrittenes Thema. Es zeigt die Notwendigkeit eines ausgewogenen Ansatzes zwischen den Rechten der Arbeitnehmer und den Anforderungen des Arbeitgebers. Eines ist jedoch klar: Die ständige Weiterentwicklung der Rechtsprechung in diesem Bereich ist ein wichtiger Schritt zur Wahrung der Rechte und Interessen aller Beteiligten.

Die Entscheidungen der Gerichte und die Anwendung der DSGVO in diesem Kontext werden sicherlich weiterhin Diskussionen und Entwicklungen im Arbeitsrecht anregen. Als Arbeitnehmer solltest du deine Rechte kennen und bei Bedarf fachkundigen Rat einholen, um die beste Vorgehensweise in deinem speziellen Fall zu bestimmen.

Möchtest du mehr über deine Rechte als Arbeitnehmer erfahren und wie du sie am besten schützen kannst? Shiftbase, dein Experte in HR-Fragen, bietet dir detaillierte Einblicke und unterstützt dich bei allen arbeitsrechtlichen Themen.

Melde dich jetzt für eine kostenlose Demoversion an und entdecke, wie Shiftbase dir helfen kann, deine berufliche Zukunft sicher zu gestalten.

Mitarbeiter Vorschriften Andere Themen