Remote Bewerbungsgespräche – so gelingen sie

Spätestens mit dem Beginn von Corona und daraus resultierenden Quoten von Home Office und Remote Working mussten viele Prozesse aus der Ferne ablaufen. Diese Tatsache hat auch im Bereich des Personalwesens einiges auf den Kopf gestellt. Dinge, die vor Ort vielleicht nicht optimal, aber zumindest tragbar waren, wurden zu echten No Gos. Und auch jetzt, da wir alle wieder in die Büros gehen, bleiben Online Vorstellungsgespräche an der Tagesordnung. Wir möchten dir mit diesem Artikel Tipps und Tricks für ein gelungenes Remote Vorstellungsgespräch an die Hand geben.

Definition Remote Vorstellungsgespräch

Unter einem Remote Vorstellungsgespräch oder auch Online Vorstellungsgespräch versteht man ein Bewerbungsgespräch, bei dem der Bewerber und der Personaler sich rein virtuell treffen. Das kann entweder am Telefon oder auch per Videokonferenz geschehen. Nachdem die meisten Unternehmen ihr Bewerbungsverfahren bereits erfolgreich digitalisiert haben, ist das Online Bewerbungsgespräch jetzt nur die logische Schlussfolgerung. Damit das gelingt, musst du wissen, welche No Gos du unbedingt vermeiden solltest. Und der schnelle Griff zum Lebenslauf auf dem Weg zum Bewerbungsgespräch gehört übrigens unmittelbar dazu.

Mit diesen Tipps wirst du es schaffen, Bewerbungsgespräche auch aus der Ferne zu einem Erfolg für dich und deine Bewerber und Bewerberinnen zu machen:

Sei menschlich

Wenn du Bewerbungsgespräche vor Ort abhältst, also deine Bewerber zu dir kommen, kannst du für eine gute Atmosphäre im Raum sorgen. Es ist frisch gelüftet, nicht zu warm und nicht zu kalt und du verbreitest eine angenehme Stimmung. Schließlich ist dies kein Stresstest, sondern ein Kennenlernen.

In einer Videokonferenz oder während des Telefoninterviews hast du diese Möglichkeit nicht. Hier ist es wichtig, dass sich dein Bewerber in das Bewerbungsgespräch eingebunden fühlt. In Telefoninterviews besteht eine zusätzliche Herausforderung in der Tatsache, dass man sich gegenseitig nicht sieht. Damit es kein Durcheinander gibt, solltest du zu Beginn des Gesprächs skizzieren, wie der Ablauf des Gesprächs sein wird. Wann wird der Bewerber Zeit haben, dir seine Fragen zu stellen? Wie lange soll das Bewerbungsgespräch ungefähr dauern?

Wende bewährte Taktiken für dein Online Vorstellungsgespräch an

Du als Personaler hast die Herausforderung vor dir, deinen Rekrutierungsprozess so zu optimieren, dass deine Mitarbeiter ein Gefühl von Gehörtwerden und Verständnis bekommen. In einer Umfrage kam heraus, dass Bewerber sich wünschen, dass man sich genügend Zeit für sie nimmt. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel sollte das Anhören der Kandidaten eine hohe Priorität haben.

Idealerweise achtest du darauf,

dass das Bewerbungsgespräch nicht einfach so dazwischen gequetscht wird.
dass du genügend Kommunikation mit dem Bewerber aufbaust. Alle wichtigen Informationen sollten im Voraus bekannt sein. Einfach nur einen Meeting Link schicken ist nicht direkt der Türöffner.
dass du Transparenz aufbaust. Definiere klar deine Erwartungen.
dass dein Bewerber weiß, wer genau sein Ansprechpartner ist.
dass dein Bewerber erfährt, was die Ziele des Unternehmens sind und wie die zu besetzende Stelle dazu beitragen könnte.
dass im Idealfall das Online Bewerbungsgespräch über eine Videokonferenz stattfinden kann. Viele Bewerber empfinden es als höchst unpersönlich, am Telefon abgespeist zu werden.

Sorge für eine gute Struktur und Organisation

Wie läuft ein Bewerbungsgespräch normalerweise ab? Der Personaler greift im Vorbeigehen zum Bewerbungsgespräch auf seinen Schreibtisch und angelt den passenden Lebenslauf heraus. Im Gespräch wirft er überhaupt mal einen Blick darauf und rattert dann seine Standardfragen herunter. So unvorbereitet kannst du vielleicht offline in ein Vorstellungsgespräch gehen. In einem Videointerview wirkt das höchst unprofessionell. Denn dann bist du mit den Augen nur auf deinem Schreibtisch und nie beim Bewerber. Bereite dich also auf dein Vorstellungsgespräch mit Kamera vor:

Verschaff dir einen Eindruck vom Lebenslauf. Du solltest wissen, auf welche Punkte du hier eingehen möchtest.
Sieh direkt in die Kamera. Das heißt nicht, dass du die Kamera direkt anstarren musst. Aber du solltest Blickkontakt wahren können.
Achte auf den Hintergrund. Wenn du im Homeoffice sitzt, haben die gewaschene Wäsche, intime Bilder oder Chaos nichts im Hintergrund zu suchen.
Stelle einen reibungslosen Ablauf sicher. Das kannst du mit Testanrufen mit Kollegen schaffen. Funktioniert die Kamera und die sonstige Technik? Hört man deinen Ton? Kannst du den Bildschirm teilen? Ist die Beleuchtung ausreichend? Kaum etwas ist peinlicher, als wenn du als Personaler erstmal unter den Tisch kriechen musst, um eine Kabelverbindung zu überprüfen. Dank langer Homeoffice Erfahrung sollte das kein Problem sein.
Tritt professionell auf. Das geschieht schon durch dein Outfit. Du solltest nicht so aussehen, als ob du zu Hause gerade erst aufgestanden bist.
Wenn dein Bewerber einverstanden ist, kannst du das Vorstellungsgespräch aufnehmen. So kannst du dich selbst im Nachgang analysieren. Mit Zoom und Co. funktioniert das zum Glück sehr einfach. Die Frage, ob eine Aufnahme in Ordnung ist, sollte auf der Aufnahme dabei sein.
Finde Gemeinsamkeiten: Wir Deutschen sind nicht unbedingt für unsere Smalltalk Talente berühmt. Gerade in einem Jobinterview kann das aber das Eis brechen und es gelingt auch in einem Videointerview.
Bleib zu jedem Zeitpunkt professionell: Sicher sind die Kandidaten auch vor ihrem Online Interview nervös. Verbreite du auf jeden Fall Ruhe, denn schon Kleinigkeiten werden per Video viel stärker wahrgenommen. Immerhin ist die Kamera die ganze Zeit auf dich gerichtet. Lass deine Augen nicht im Raum herumirren, sorge für ein gutes Setting und dann konzentriere dich auf den Bewerbungsprozess.

Was ist eigentlich so schwierig an einem Remote Vorstellungsgespräch?

Die meisten Personaler sind geübt darin, Vorstellungsgespräche zu führen. Sie können ihr Unternehmen in wenigen Sätzen vorstellen und Werte vermitteln. Das Gespräch wird aktiv geführt und insgesamt ist das Recruiting eher auf Autopilot geschaltet. Kaum geht es aber um ein Remote Vorstellungsgespräch, geraten die erfahrenen Fachkräfte ins Straucheln. Haben sie plötzlich verlernt, wie so ein Vorstellungsgespräch abläuft? Nicht im Geringsten.

Fakt ist: Die meisten Menschen empfinden es als ungewöhnlich, sich selbst vor der Kamera zu sehen. Und dann sind da noch die technischen Herausforderungen. Auf den Punkt soll alles sitzen und worüber man sich live vielleicht viel weniger Gedanken gemacht hat, spielt plötzlich eine Rolle. Dafür verlieren andere Dinge an Bedeutung.

Die Atmosphäre muss mühevoller aufgebaut werden und auch der Kandidat gewinnt einen viel kleineren Eindruck von deinem Unternehmen. Er ist ja nicht vor Ort und kann nicht einmal zufällig andere potentielle Kollegen sehen. Du kannst ihm kaum die Räume zeigen und dich als toller Arbeitgeber präsentieren.

Wie kannst du dieses Dilemma für dich auflösen? Setze auch in deinem Arbeitsalltag auf Videokonferenzen. Vielleicht arbeitet dein Unternehmen bereits aktiv mit Remote Mitarbeitern und diese haben tolle Tipps für dich, wie du das Gespräch am Laufen halten kannst, auch wenn es sich um ein Videointerview handelt. Du kannst als Personaler an solchen Situationen nur wachsen.

Vielleicht möchte auch jemand aus dem Team am Gespräch teilnehmen. Das verschafft dem Kandidaten einen Einblick ins Team und über dich als Arbeitgeber. Denn er bekommt mehrere Personen zu Gesicht.

Vermittle auch unbedingt die Perspektive, wann man sich live sehen wird. Denn früher oder später wird der neue Mitarbeiter auch ins Unternehmen kommen. Nur wenige Mitarbeiter arbeiten ausschließlich remote.

Den Mutigen gehört die Welt

So sagt es zumindest der Volksmund. Für dich bedeutet das in der Praxis, dass du auch einmal über deinen Schatten springen musst. Denn veränderte Situationen erfordern von allen, dass sie ihre Komfortzone verlassen. Es wird nicht nur remote gearbeitet, sondern auch die HR wird mit ihren Vorstellungsgesprächen online abgehalten. Dachte man anfangs noch, diese Situation würde sich schnell wieder ändern, hat die Praxis gezeigt, dass es mehr als nur ein Trend ist. Je mutiger du dich auf diesen Prozess einlässt und je mehr du die Unterschiede willkommen heißt, desto leichter wird es.

Das heißt aber auch nicht, dass du das Rad neu erfinden musst. Sorge lediglich für einen guten Austausch mit deinen Bewerbern. Du brauchst auch im Vorlauf des Bewerbungsgesprächs ein paar Punkte, zu denen du mit deinen Bewerbern Kontakt aufnimmst.

Wenn du dich mit den Tools erst einmal vertraut gemacht hast, kannst du wieder voll auf deine Erfahrung als Recruiter setzen. Um es dir leichter zu machen, kannst du in deiner Wohnung einen Platz einrichten, an dem du deine Videointerviews abhalten kannst.

Warum solltest du auf Videointerviews setzen?

Die Vorteile von Online Vorstellungsgesprächen liegen auf der Hand:

Du kannst praktischerweise auch die Kandidaten erreichen, die nicht direkt in deiner Nähe wohnen, die aber vielleicht für den richtigen Job sogar umziehen würden. Dabei hat der Bewerber keine zusätzlichen Kosten und er wird sich schneller auf das Interview einlassen.

Meistens wird der Recruitingprozess sogar beschleunigt, denn ein Online Gespräch ist schnell vereinbart und die Person muss nicht das Gespräch plus Anreisezeit einplanen.

Du wirst vermutlich sogar jüngere Kandidaten erreichen. Wenn es eine Person als sehr einfach empfindet, mit dir in Kontakt und zu einem Gespräch zu kommen, erhöht das deine Chance, wirkliche Talente für dich zu gewinnen.

Fazit Remote Vorstellungsgespräche

Diese Checkliste wird dir deine Remote Rekrutierung erleichtern:

Versende die Einladung mit einer schönen Mail, die alle wichtigen Informationen enthält (Datum, Zeit, Kontaktdaten, eventuell, welcher Browser empfohlen wird).
Lege die Technik für das Gespräch fest. Willst du per Video oder Telefon arbeiten?
Bereite dich auf das Gespräch vor: Sieh dir die Bewerbungsunterlagen wirklich gründlich an.
Buche ggf. einen Raum und überprüfe die Beleuchtung.
Sei als Erster im Call. So sieht dein Bewerber, dass das Interview tatsächlich stattfindet und dass mit der eigenen Technik alles funktioniert.
Starte mit Smalltalk – dadurch brichst du das Eis.

Sicher werden wir in der HR nicht zu Zuständen vor der Pandemie zurückkehren. Nutze die Chancen bei deinen Bewerbungsgesprächen. Wir von Shiftbase unterstützen Unternehmen bei den Herausforderungen, auch mit Bewerbungsgesprächen. Fordere noch heute deine kostenlose Demoversion an.

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