SAAS Anwendungen für Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in Deutschland

SAAS, übersetzt Software as a Service beschreibt die Möglichkeiten, die Unternehmen haben, eine Software für die Personaleinsatzplanung oder die Zeiterfassung als Serviceplattform zu nutzen. In diesem Fall wird die benötigte Software über das Internet zur Verfügung gestellt. Vielfach wird auf Techniken aus dem Cloud Computing zurückgegriffen. Wir möchten dir in diesem Artikel einen Überblick über deine Möglichkeiten geben.

Was ist SAAS und wie funktioniert es?

SAAS, um bei der Personaleinsatzplanung oder der Zeiterfassung zu bleiben, ist eine Software, die im Internet läuft. Du kannst über deine Zugangsdaten auf das System zugreifen. Im Grunde kannst du die Arbeitszeiten ganz normal in die Zeiterfassung eintragen und auch die Personaleinsatzplanung läuft über die Plattform. Dein Unternehmen kauft nicht die Software, sondern kann den Service jederzeit nutzen, umstellen und gegebenenfalls auch kündigen. Du kannst einzelnen Mitarbeitern Zugriff geben. Die Abrechnung, wenn du Software as a Service nutzt, erfolgt über ein Abosystem.

Du kaufst und installierst also keine Software. Auch die Installation von Updates entfällt. All das erledigt dein Serviceprovider, der auch für die Sicherheit der SAAS Anwendungen zuständig ist.

Du kannst von jedem internetfähigen Gerät auf dein SAAS zugreifen, also auch die Personaleinsatzplanung und die Zeiterfassung. Es gibt eine gemeinsame, zentral verwaltete Infrastruktur der Software.

Die Oberfläche ist webbasiert und ähnelt der von anderen Webseiten. Darüber hinaus kannst du sehr vernetzt arbeiten und verschiedene Abteilungen und Teams können den Service gleichermaßen nutzen. Damit das funktioniert, müssen ein paar Voraussetzungen geschaffen werden, auf die wir später noch eingehen wollen.

Warum solltest du dich für SAAS bei der Personaleinsatzplanung und der Zeiterfassung entscheiden?

Tatsache ist: Viele Mitarbeiter stehen der dezentralen Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung über SAAS sehr kritisch gegenüber. Dabei gibt es viele Vorteile, wenn du so einen Service in deinem Unternehmen nutzt.

Konfigurations- und Infrastrukturkosten sinken

Du musst nicht in teure Software investieren, sondern hast kontrollierbare Kosten für deine SAAS Anwendungen. Du musst die Software auch nicht abschreiben, sondern hast einen regelmäßigen Posten für deine Einsatzplanung und dein Zeiterfassungssystem.

Zugriff von überall

Jeder internetfähige Rechner kann auf deine SAAS Anwendungen zugreifen. Damit ist auch Personaleinsatzplanung und die Erfassung der Arbeitszeiten remote möglich. Auch Mitarbeiter im Außendienst können zur richtigen Zeit auf das System zugreifen und müssen nicht auf Bürotage warten. Dieser Service kann dir unter Umständen sogar Büroraum einsparen.

Schnelle Implementierung

Wenn du dir eine interne Software installieren lässt, fällt eine bestimmte Zeit für die Installation, die Implementierung und Vernetzung an. Diese Zeit kannst du dir mit SAAS Anwendungen sparen. Die Einrichtung ist im Handumdrehen erledigt und schon können alle, die berechtigt sind, damit arbeiten.

Schnelle Skalierung

Der Zugriff wird meistens pro Arbeitsplatz und Monat berechnet. Du kannst das Abo also mit wenigen Klicks erweitern. Wenn du dann einen gesteigerten Bedarf hast, kannst du diesen binnen Monatsfrist umsetzen. Das ist für dich nicht nur mit besserer Skalierbarkeit, sondern auch mit erhöhtem Komfort verbunden.

Zeitnahe Updates

Dadurch, dass die Software as a Service läuft, musst du dich nicht um die notwendigen Updates deiner Einsatzplanung oder Zeiterfassung kümmern. Solange die Lizenz gültig ist, kümmert sich der Betreiber um Updates – monatlich oder sogar wöchentlich. Das ist ein erhöhter Komfort im SAAS Modell.

Einfache Optimierung

Aufgrund des Kundenfeedbacks kümmert sich der Betreiber darum, dass häufig angefragte Features zeitnah umgesetzt werden. Damit wird deinen IT Mitarbeitern eine Menge Arbeit abgenommen.

Sicherheit

Der Betreiber sorgt dezentral für die Sicherheit all seiner Kunden. Auch das ist wieder ein Punkt, für den deine Mitarbeiter nicht aufkommen müssen.

Was ist ISO 27001 im Zusammenhang mit SAAS?

Technisch gesehen stellt ISO 27001 einen Standard dar, nach dem beispielsweise Betreiber einer SAAS die Sicherheitsrisiken im Rahmen einer Informationsanwendung beurteilen und behandeln müssen. In der Praxis heißt das für dich: Wenn du deine Personaleinsatzplanung oder deine Zeiterfassung in einer SAAS Anwendung umsetzt, möchtest du dich darauf verlassen können, dass die Daten, die dort erfasst sind, auch sicher behandelt werden.

Wir bei Shiftbase arbeiten nach genau diesen Maßgaben, so dass du dir sicher sein kannst, dass deine Daten bei uns gut geschützt sind. Denn wenn ein Betrieb nach ISO 27001 zertifiziert ist, bedeutet das auch, dass er entsprechende Sicherheitsmaßnahmen in die SAAS Anwendungen implementieren muss, die beispielsweise einen unbefugten Zugriff verhindern.

Was kannst du tun, wenn deine Personaleinsatzplanung und deine Zeiterfassung private Daten enthält?

Es liegt in der Natur der Sache, dass sowohl eine Personaleinsatzplanung als auch eine Zeiterfassung private Daten enthält. Schließlich sind diese beiden Aspekte eng mit den Personaldaten an sich verbunden und diese müssen ebenso natürlich auch geschützt werden.

Der Datenschutz ist in Deutschland streng geregelt. Wir von Shiftbase sorgen mit der Einhaltung von Normen wie ISO 27001 dafür, dass deine Daten optimal geschützt sind. Da solche Systeme aber immer cloudbasiert arbeiten, liegt es auch bei dir, die Daten zu schützen.

Wie kannst du das konkret tun?

Sorge dafür, dass nur wirklich befugte Personen Zugang zu deiner SAAS haben. Die Personaleinsatzplanung sollte ausschließlich von der HR Abteilung bedient werden. Andere dürfen lediglich Lesezugang haben.

Die Zugangsdaten zu deiner SAAS solltest du nicht nur sicher anlegen, sondern auch sicher verwahren. Speichere sie nur auf solchen Medien, die nicht frei zugänglich sind.

Die Zeiterfassung wird zwar von allen Mitarbeitern genutzt. Sie müssen diese aber weder bearbeiten noch Verwaltungszugriff haben.

Wir als dein SAAS Anbieter tun alles in unserer Macht stehende, um deine schützenswerten Daten zu sichern.

Deine konkreten Vorteile von SAAS in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung

Neben der inhaltlichen Komponente liegen deine Vorteile, wenn du deine Personaleinsatzplanung und die Erfassung der Arbeitszeiten in einer dezentralen Softwarelösung umsetzt, vor allen Dingen im technischen und kostenrelevanten Bereich.

• Technik: Deine IT hat die Hände frei und muss sich nicht um das Funktionieren der Infrastruktur von Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung kümmern. Die Installation und Implementierung erfolgt innerhalb kürzester Zeit. Viele Kunden berichten sehr dankbar, dass sie viele Wochen Arbeit einsparen konnten. Die IT Abteilung, die neben der Software auch die sonstige IT Infrastruktur im Unternehmen instand halten muss, braucht naturgemäß viel Zeit, um alle Wünsche und Ansprüche des Unternehmens umzusetzen. In dieser Zeit müssen Personalplanung, Einsatzplanung und Schichtplanung anderweitig oder auf dem alten System durchgeführt werden. Später werden die vorhandenen Daten immigriert.
  Wenn du dich für eine Cloud Computing Lösung entscheidest, werden die Daten vom Betreiber zügig und unter Einhaltung der gebotenen Sicherheitsvorkehrungen eingefügt. Das System wird direkt ein Bestandteil der vorhandenen Ressourcen.
• Kosten: Die Preise für Kaufversionen einer Software sind oft erheblich und gerade, wenn es um sicherheitsrelevante Anwendungen wie die Personaleinsatzplanung und die Zeiterfassung geht, handelt es sich schnell um immense Beträge. Hinzu kommen Kosten für Wartung und notwendige Updates. All diese Kosten kannst du dir dank einer modernen SAAS Lösung sparen.
• Benutzerfreundlichkeit: SAAS Lösungen im Bereich PEP und Zeiterfassung erinnert die meisten Menschen an eine Webanwendung mit der intuitiv bedienbaren Oberfläche. Nach einer kurzen Einweisung weiß dein Personal, wie es mit der Personalplanung umzugehen hat. Auch die Zeiterfassung wird durch diesen Service zum Kinderspiel.

Ist SAAS die Zukunft?

In Zeiten wachsender Datenmengen und massiv erhöhter Sicherheitsanforderungen wird es für Unternehmen zunehmend unattraktiver, alles vor Ort lösen zu wollen. Die Mitarbeiter der IT können sich durch die Nutzung von SAAS wieder auf das konzentrieren, für das sie da sind. Das gesamte Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen fokussieren, statt viel Zeit und Manpower in die Installation, Wartung und Backups lokaler Software zu stecken.

Es entstehen aus der Implementierung von SAAS Systemen zukünftig nachhaltige Partnerschaften, in denen sich jeder auf seine wesentlichen Geschäftsinhalte besinnt. Externe Dienstleister stellen die Infrastruktur, die Installation, die Wartung und alle redundanten Backups dar, während das Unternehmen seinem Unternehmens-Zweck folgt. So nutzt jeder seine Kapazitäten optimal.

SAAS ist etwas für kleine Unternehmen, die nicht die Mitarbeiter haben, um komplexe Systeme zu installieren, zu warten und im Betrieb zu halten.

SAAS ist aber auch etwas für große Unternehmen, die die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter nicht für umständliche Wartung und Backups rein betriebsnotwendiger Systeme verschwenden möchten.

Wie können wir dich unterstützen?

Wir von Shiftbase haben uns auf SAAS Systeme im Bereich HR, sprich Arbeitszeiterfassung und PEP (Personaleinsatzplanung) spezialisiert. Mit unserem Service bieten wir dir alles, was dazu gehört, um deine Daten zu sichern, zu verarbeiten und Systeme zu installieren, mit denen du und deine Mitarbeiter intuitiv arbeiten können.

Wir unterstützen dabei große und kleine Unternehmen, aber auch Selbststände, Freelancer – sprich jeden, der Personal verwaltet und der möchte, dass seine Mitarbeiter sich um das kümmern, für das sie eingestellt wurden.

Noch immer begegnen wir vielen Vorurteilen, die sich vor allen Dingen um Sicherheit und den Schutz sensibler Daten drehen. Wir arbeiten seit vielen Jahren in diesem Bereich und haben alle nötigen Zertifizierungen, um deine Daten wirkungsvoll zu schützen.

Am besten testest du die Personaleinsatzplanung online persönlich. So siehst du selbst, wie wir deine Daten behandeln und wie sicher ein solches System bei Shiftbase ist. Überzeug dich mit eigenen Augen, wie schnell und einfach du die Oberflächen kennenlernst und wie schnell deine Mitarbeiter sich in dieser SAAS zurechtfinden.

Gerne bieten wir dir eine kostenlose Demoversion an. Wir unterstützen dich bei der Einrichtung und der Implementierung in deine eigenen Systeme. Und natürlich sind wir auch für aufkommende Fragen dein kompetenter Ansprechpartner.