So gelingt die Dienstplanung in der Ferienzeit

28 November 2022

Ferien Zeitplan

Sobald Schulferien sind, sind viele Arbeitnehmer auf Urlaub angewiesen. Sie stehen einfach nicht zur Verfügung und dieses Mehr an Arbeit muss dann durch andere Mitarbeiter aufgefangen werden. Diese erschwerte Schichtplanung kann das Team auf Dauer belasten. Da kannst du als Arbeitgeber schon einmal nach Lösungen suchen, wie du die Dienste einerseits sinnvoll besetzen kannst, andererseits aber auch deine Mitarbeiter nicht überlastest. Wir haben dir hier die besten Tipps und Tricks zusammengetragen, wie du mit deinen Mitarbeitern die Feiertage und Urlaubszeiten unbeschadet überstehst und wie du dennoch eine gute Dienstplanung erstellen kannst.

Frühe Dienstplanung als erster Schlüssel

Wenn du sehr früh mit der Dienstplanung beginnst, hast du schon einen ersten Überblick, wann alle Mitarbeiter da sind und wann du wirklich wenige Mitarbeiter zur Auswahl hast. Dann kannst du dich gegebenenfalls auf die Suche nach Lösungen machen, wenn es wirklich eng wird. Verdeutliche, dass du Urlaubswünsche und Verfügbarkeiten beizeiten brauchst. So wirst du zum verlässlichen Partner und deine Mitarbeiter werden dem Unternehmen gegenüber ebenfalls loyal.

Erstelle einen minimalen Dienstplan

Überlege dir, wie viele Mitarbeiter du mindestens für die einzelnen Schichten brauchst. Halte dabei die maximalen Arbeitszeiten ein und achte darauf, dass alle Dienste wirklich belegt sind. Sobald dieser minimale Dienstplan steht, kannst du an die tatsächliche Dienstplanung gehen und mehr Mitarbeiter einsetzen, wenn du davon ausgehen musst, dass du diese wirklich brauchst, weil es sich um Stoßzeiten handelt.

Setze auf Teamspirit bei der Dienstplanerstellung

Durch das Einbeziehen von Mitarbeitern in die Schichtplanung fühlen sich die Mitarbeiter verpflichtet. Sie sehen, dass sie mit ihren Wünschen bei der Dienstplanerstellung ernstgenommen werden. Wenn sie erst einmal selbst sehen, wie schwierig das Erstellen der Dienstpläne sein kann, besonders, wenn es viele Sonderwünsche gibt, werden sie selbst eher bereit sein, zu arbeiten.

Wenn du einzelne Mitarbeiter hast, die den Dienstplan immer wieder sabotieren, kannst du sie auch herausfordern. Stell ihnen einen Blanco Dienstplan bereit und bitte sie, einen in ihren Augen gerechten Dienstplan zu erstellen. Sie werden bemerken, dass die Personaleinsatzplanung eben nicht von alleine geschieht. Sobald sie dir ihren persönlichen Dienstplan vorgelegt haben, gehst du ihn mit ihnen gemeinsam durch. Zeige ihnen, an welchen Stellen der Betrieb funktionieren wird und wann dieser Dienstplan nicht mehr funktioniert – nämlich, wenn die Menschen doch abwesend sind. Viele Mitarbeiter haben einfach kein Bewusstsein dafür, dass Dienstplanung eben nicht nur die Zeiterfassung und das Berücksichtigen von Freizeitwünschen ist, sondern dass auch der Faktor Mensch eingerechnet werden muss.

Such wirklich nach Hilfe

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Es wird in den Ferienzeiten und in Urlaubsphasen immer Zeiten geben, in denen es kaum möglich ist, den Dienstplan vollständig zu besetzen. Wenn nicht alle Mitarbeiter da sind, kannst du vielleicht auf ehemalige Mitarbeiter vertrauen. Diese kennen die Arbeitszeiten, den Arbeitsplatz und die Abläufe und du musst sie nicht separat einweisen. Sie können dir mit ihrer Kenntnis in den Schichten helfen, in denen du Not am Mann hast.

Auch Zeitarbeiter können hier sinnvoll sein. Manche Unternehmen setzen auch Springer ein, die allerdings eher dann Sinn ergeben, wenn ein Unternehmen mehrere Filialen hat. Hier solltest du mit höheren Kosten rechnen, hast aber eine einfachere Abrufbereit. Solche flexiblen Mitarbeiter sollten bereits in voll besetzten Schichten gearbeitet haben, damit sie die Abläufe wirklich gut kennen.

Die Zeiterfassung für solche Kräfte muss meistens manuell erfolgen.

Stelle Dienstpläne rechtzeitig bereit

Viele Vorgesetzte haben die Befürchtung, ihre Mitarbeiter könnten sich krankmelden, wenn sie den Dienstplan schon sehr früh kennen oder sie könnten Ausreden erfinden, warum sie diesen Dienstplan so nicht einhalten können. Diese Sorge ist meistens unbegründet. Im Gegenteil: Sofern es bei dir im Unternehmen möglich ist, Schichten zu tauschen, ist das mit dem frühen Bekanntgeben des Dienstplans machbar. So fühlen sich die Mitarbeiter durch die Dienstpläne nicht völlig übergangen. Man kann sinnvoll einplanen, wann man mehr arbeiten muss und wann man wieder die Möglichkeit für etwas mehr Freizeit hat. Das rechtzeitige Bekanntwerden des Dienstplans ermöglicht es den Teammitgliedern auch, ihre Freizeit sinnvoll zu planen.

Deine Mitarbeiter sind nicht deine Feinde

Manche Teamleiter machen den Fehler, dass sie ihre Mitarbeiter als Feinde ansehen, die sie über einen Dienstplan befehligen müssen. Das Gegenteil ist der Fall. In der heutigen Zeit, wo die meisten wirklich ihren Job behalten möchten, haben die Menschen ein echtes Interesse daran, zu kooperieren. Mache den Menschen klar, dass du ihre Unterstützung brauchst und dass ihr gemeinsam durch diesen engen Dienstplan geht. Im Gegenzug können sich deine Leute auf Support von dir verlassen.

Arbeitnehmer berichten von einer größeren Zufriedenheit, wenn sie bemerken, dass du sie in ihren Dienstplänen berücksichtigst und dass ihr die schwierige Zeit als gemeinsame Herausforderung angeht. Diese Erfahrung kann euch zusammenschweißen, wenn ihr sie zusammen plant und dann auch durchsteht.

Hast du noch Fragen?

Wir kennen uns mit dem Thema Dienstplan und der dazugehörigen Zeiterfassung bestens aus. Du tust das vielleicht nicht. Wenn du also Fragen hast oder dir eine Beratung zum Thema Dienstplanung wünschst, nimm einfach Kontakt auf. Wir freuen uns auf dich.

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