Resturlaub

Resturlaub bezeichnet die Urlaubstage, die du innerhalb eines Kalenderjahres noch nicht genutzt hast. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Deutschland 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche (§ 3 BUrlG). Nicht genutzter Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember, es sei denn, betriebliche oder persönliche Gründe rechtfertigen eine Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres.

Was ist Resturlaub?

Als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlicher begegnest du dem Begriff "Resturlaub" täglich. Gemeint sind die Urlaubstage, die deine Mitarbeitenden in einem Kalenderjahr noch nicht in Anspruch genommen haben.

Jeder Arbeitnehmer hat nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) Anspruch auf mindestens 20 Arbeitstage Erholungsurlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche). Viele Arbeitsverträge gewähren darüber hinaus mehr Tage. Der Resturlaub entsteht, sobald ein Teil dieses Anspruchs bis Ende des Jahres nicht genutzt wurde.

Wichtig zu wissen: Resturlaub ist kein Guthaben, das beliebig lang angespart werden kann. Es gelten klare gesetzliche Fristen, deren Missachtung rechtliche Konsequenzen für dein Unternehmen haben kann.

Resturlaub vs. Urlaubsgeld: Der Unterschied

Wann verfällt Resturlaub? Fristen im Überblick

Regelfall: Verfall zum 31. Dezember

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG müssen Mitarbeitende ihren Jahresurlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr nehmen. Urlaubstage, die bis zum 31. Dezember nicht genutzt wurden, verfallen.

Aber Achtung: Dieser Verfall tritt nur dann automatisch ein, wenn du als Arbeitgeber deine Informationspflicht erfüllt hast. Das bedeutet konkret: Du musst deine Mitarbeitenden rechtzeitig und in Textform darauf hinweisen, wie viele Urlaubstage sie noch haben und dass diese zu einem bestimmten Datum verfallen.

Übersicht der Verfallfristen:

Ausnahmen: Wann du Resturlaub übertragen kannst

In folgenden Fällen darf Resturlaub auf das nächste Jahr übertragen werden:

1. Der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sieht eine Übertragung ausdrücklich vor.

2. Du als Arbeitgeber hast ein Urlaubsverbot ausgesprochen (z.B. Saisonbetrieb).

3. Du hast es versäumt, deine Mitarbeitenden schriftlich über den drohenden Verfall zu informieren.

4. Der Urlaub konnte aus persönlichen Gründen (z.B. Krankheit) nicht genommen werden.

Übertragener Urlaub muss dann bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt er endgültig.

Verfallen Urlaubstage automatisch?

Nein, nicht mehr automatisch. Der Europäische Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 6. November 2018, C-619/16) und das Bundesarbeitsgericht (BAG, 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15) haben klar entschieden: Urlaubstage verfallen nur dann, wenn du deine Mitarbeitenden aktiv und nachweisbar zur Urlaubsnahme aufgefordert hast. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch erhalten, auch über den 31. März hinaus.

Resturlaub bei besonderen Situationen

Resturlaub bei Kündigung: Was dir zusteht

Wird das Arbeitsverhältnis beendet, egal ob durch dich als Arbeitgeber oder durch den Mitarbeitenden, bleibt der Resturlaub-Anspruch bestehen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Urlaub nehmen in der Kündigungsfrist: Der Mitarbeitende nimmt die verbleibenden Urlaubstage während der Kündigungsfrist. Du kannst die Freistellung genehmigen oder bei dringenden betrieblichen Gründen ablehnen.

2. Urlaubsabgeltung: Kann der Urlaub nicht mehr genommen werden (zu kurze Restlaufzeit oder betriebliche Gründe), muss er nach§ 7 Abs. 4 BUrlG finanziell ausgezahlt werden.

Eine einfache Abgeltungsformel:

(Bruttomonatsgehalt x 3) / 13 / Gearbeitete Tage in 13 Wochen x Verbleibende Urlaubstage = Abgeltungsbetrag

Beispiel: Monatliches Bruttogehalt 2.000 €, 5 offene Urlaubstage, 60 gearbeitete Tage in 13 Wochen. Abgeltung = (2.000 x 3) / 13 / 60 x 5 = ca. 115,38 €

Wichtig: Das ist eine vereinfachte Formel. Bei Überstunden, Bonuszahlungen oder Wochenendarbeit empfiehlt sich rechtliche Beratung.

Resturlaub bei Krankheit: Die 15-Monats-Frist

Wenn ein Mitarbeiter langfristig erkrankt ist und seinen Urlaub deshalb nicht nehmen kann, gelten besondere Regeln. Der Urlaubsanspruch bleibt für 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres erhalten, also bis zum 31. März des übernächsten Jahres.

Beispiel: Resturlaub aus 2024 verfällt bei Langzeitkrankheit erst am 31. März 2026.

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, den erkrankten Mitarbeitenden über diese Frist zu informieren. Tust du das nicht, verlängert sich der Anspruch weiter.

Resturlaub nach der Elternzeit

Während der Elternzeit verfällt Resturlaub nicht automatisch. Deine Mitarbeitenden können wählen:

• Den Resturlaub direkt im Anschluss an die Elternzeit nehmen.

• Den Resturlaub auf das nächste Urlaubsjahr übertragen.

Wird das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit beendet, muss der Resturlaub finanziell abgegolten werden.

Resturlaub während Kurzarbeit

Während der Kurzarbeit können Mitarbeitende vorhandenen Resturlaub nehmen. Wichtig: Während des Urlaubs zahlt der Arbeitgeber das volle Gehalt, nicht das Kurzarbeitergeld. Die meisten Behörden setzen voraus, dass verfügbare Urlaubstage und Überstunden vor dem Bezug von Kurzarbeitergeld abgebaut werden.

Resturlaub im Todesfall

Verstirbt ein Mitarbeitender, gehen die noch offenen Urlaubsansprüche auf die Erben über. Der Arbeitgeber ist zur finanziellen Abgeltung verpflichtet. Dies wurde durch den EuGH (Urteil vom 6. November 2018, C-569/16 und C-570/16) bestätigt.

Resturlaub berechnen: Formeln und Beispiele

Verbleibende Urlaubstage ermitteln

Die Grundformel ist einfach:

Gesamte Urlaubstage im Jahr. minus. bereits genommene Urlaubstage. = Resturlaub

Beispiel: 30 Urlaubstage gesamt, davon 18 genommen = 12 Tage Resturlaub.

Rückstellungen für Resturlaub berechnen

Unternehmen müssen für nicht genommene Urlaubstage Rückstellungen in der Bilanz ausweisen. Die Formel:

Jahresbruttogehalt / tatsächliche Arbeitstage im Jahr x Verbleibende Urlaubstage = Rückstellung

Beispiel: Mitarbeiter Franz, Jahresgehalt 60.000 € brutto, 240 Arbeitstage, 10 Resturlaubstage. Rückstellung = 60.000 / 240 x 10 = 2.500 €

Dieser Betrag muss in der Bilanz ausgewiesen werden.

Urlaubsabgeltung bei Kündigung berechnen

Scheidet ein Mitarbeitender vor dem 30. Juni aus dem Unternehmen aus, gilt die anteilige Berechnung:

(Jahresurlaubstage / 12) x Gearbeitete Monate im Jahr = Urlaubsanspruch

Beispiel: 24 Tage Jahresurlaub, Austritt im März = (24 / 12) x 3 = 6 Urlaubstage.

Scheidet der Mitarbeitende nach dem 30. Juni aus, entsteht der volle Jahresurlaubsanspruch.

Aktuelle Urteile: Was du als Arbeitgeber wissen musst

--> EuGH-Urteil: Keine automatische Verjährung
EuGH, 22. September 2022, C-120/21: Urlaubsansprüche verjähren nicht automatisch nach drei Jahren, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht über den drohenden Verfall informiert hat. Ohne nachweisbaren Hinweis können Mitarbeitende auch Jahre später noch nicht genommenen Urlaub einfordern oder Abgeltung verlangen.

Deine Konsequenz: Stelle sicher, dass du alle Mitarbeitenden jährlich, dokumentiert und vor Jahresende über ihren Resturlaub informierst.

--> BAG-Entscheidung: Arbeitgeber in der Informationspflicht
BAG, 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15: Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Informationspflicht der Arbeitgeber. Urlaub verfällt nur, wenn du aktiv und nachweislich zur Urlaubsnahme aufgefordert hast und klargestellt wurde, dass nicht genommener Urlaub verfällt.

Resturlaub rechtssicher verwalten: Tipps für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlicher hast du klare Pflichten. So sicherst du dich ab:

1. Schriftliche Urlaubshinweise: Informiere deine Mitarbeitenden spätestens im Oktober schriftlich über ihre verbleibenden Urlaubstage und den drohenden Verfall zum 31. Dezember.

2. Dokumentation: Bewahre alle Urlaubsaufforderungen als Nachweis auf. E-Mails oder Benachrichtigungen aus der HR-Software reichen aus.

3. Frühzeitige Urlaubsplanung: Fordere deine Mitarbeitenden auf, ihren Resturlaub bis spätestens Q3 zu planen, um Jahresendstaus zu vermeiden.

4. HR-Software nutzen: Automatische Erinnerungen und digitale Urlaubsübersichten reduzieren dein Risiko erheblich. Der Urlaubsplaner von Shiftbase erinnert Mitarbeitende und HR automatisch.

5. Sonderregelungen kennen: Prüfe für Mitarbeitende in Elternzeit, Langzeitkrankheit oder Kurzarbeit gesondert die geltenden Übertragungsfristen.

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