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Tipps für eine erfolgreiche Softwareeinführung

Für Unternehmen kann eine Softwareeinführung eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Aufgabenstellung sein, die oft unterschätzt wird. In einem Unternehmen finden unterschiedliche Geschäftsprozesse in den jeweiligen Abteilungen statt, beispielsweise in einer Personalabteilung, der Verkaufsabteilung oder der Finanzverwaltung. Oft werden die Prozesse in speziell dafür geeigneten Softwareprogrammen erfasst und im Zeitalter der Digitalisierung wird es Zeit, um die schwerfällige, manuelle und papierbasierte Abläufe zu ersetzen mit eine Software für alle Abteilungen. Dies hat den Vorteil, dass Daten nur einmal eingegeben werden müssen, die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert wird und ein Unternehmen so viel effizienter arbeiten kann. Dies wird auch ERP-Software (Enterprise Resource Planning) genannt und die Einführung dieser neuen Software hat erhebliche Konsequenzen für ein Unternehmen. Die Implementierung einer Software sollte gut geplant werden, ansonsten sorgt die Software eher für Frust statt Lust!

Eine gute Vorbereitung
Die richtige Vorbereitung entscheidet letztendlich, ob die Implementierung erfolgreich war. Jede Abteilung hat natürlich spezielle Anforderungen und Wünsche in Bezug auf die neue Software. Für die Einführung einer Software gilt es, in Phasen zu operieren und Ziele festzulegen, Anwendungsgruppen zu integrieren, Verantwortlichkeiten zu bestimmen und die Durchführung aktiv zu steuern. Das beginnt mit dem Ablauf der Geschäftsprozesse und einer Planung, wie die vorhandenen Daten problemlos übertragen werden sollen. Grundsätzlich gibt es 2 Strategien zur Softwareeinführung: der Big Bang (Hau-Drauf-Methode) oder Iteration (beschreibt allgemein einen Prozess mehrfachen Wiederholens gleicher oder ähnlicher Handlungen zur Annäherung an). Beide Strategien haben Vor-und Nachteile und die ideale Lösung ist für jedes Unternehmen anders. Der Beginn ist aber immer gleich: Vorbereitung!

Mitarbeiter einbeziehen
Die gesamte Implementierung hängt letztendlich von den Mitarbeitern ab. Sie haben spezifische Kenntnisse und müssen mit dem neuen Softwarepaket arbeiten. Durch das schrittweise Vorgehen und die frühzeitigen Rückmeldungen der Anwender lassen sich Anpassungen schon während der Einführung vornehmen. Es ist äußerst wichtig, dass die Mitarbeiter auch von dem Softwarepaket begeistert sind, denn so motivieren sie sich selber und die Kollegen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Perspektiven, auf die sie sich freuen können und danken Sie ihnen für den Einsatz!

Training
Ein Training für die Mitarbeiter ist auch ein wichtiger Teil für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Wenn Mitarbeiter gut ausgebildet werden, können sie die Software viel schneller und einfacher nutzen. Spart Zeit, Geld und viele Frustrationen. Sparen Sie deshalb niemals bei einem Training für Ihre Mitarbeiter.

Umfassender Test
Die Testphase sollte nicht unterschätzt werden. Ist die neue Software erst einmal implementiert, können Sie am besten die alte Software noch einige Zeit neben dem neuen Programm laufen lassen. So haben Sie genug Zeit, die neue Software zu testen, die Kinderkrankheiten zu eliminieren und die Mitarbeiter können angeben, was noch schief geht. Nehmen Sie sich deshalb immer genug Zeit zum testen! Die Ursache für mangelnde Softwareakzeptanz liegt oft auch an einer schlechten Softwareeinführung und an einer kurzen Testphase.

Gute Kommunikation
Sie müssen berücksichtigen, dass bei der Implementierung Probleme auftreten können. Seien Sie offen und ehrlich hierüber, insbesondere gegenüber Ihren Mitarbeitern. Je früher Sie Ihr Team vorbereiten, desto transparenter und nahtloser verläuft der Wechsel. Durch Implementierungsprobleme kann der Geschäftsprozess gestört werden. Dies wirkt sich zunächst auf die Mitarbeiter aus. Probleme lassen sich am besten vermeiden, indem man alle mit einbezieht und immer ehrlich kommuniziert. Denken Sie immer daran, dass die beste Software nutzlos ist, wenn niemand weiss, wie man damit umgehen soll.

>nicolesenf
nicolesenf