Seit 2023 ist die Krankmeldung in Deutschland digital. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den klassischen „gelben Schein“ – zumindest für gesetzlich Versicherte.
Viele Arbeitgeber stellen sich nun ganz konkrete Fragen: Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Ab wann ist sie Pflicht? Welche gesetzlichen Grundlagen gelten – und welche Probleme treten in der Praxis auf?
TL;DR – Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Kürze
- Die eAU ist seit 1. Januar 2023 Pflicht für Arbeitgeber in Deutschland.
- Grundlage ist § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).
- Arbeitgeber müssen die Krankmeldung digital bei der Krankenkasse abrufen.
- Mitarbeitende müssen sich weiterhin aktiv krankmelden.
- Typische Probleme entstehen durch verzögerte Abrufe oder technische Schnittstellen.
Was regelt das Gesetz zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung findet sich in § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).
Dort ist geregelt:
- Ärztinnen und Ärzte übermitteln AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Daten digital abzurufen.
- Die Vorlagepflicht des Arbeitnehmers entfällt bei gesetzlich Versicherten.
--> Wichtig: Die eAU ändert nichts an der Meldepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ab wann Pflicht?
Seit 1. Januar 2023 ist der digitale Abruf für Arbeitgeber verpflichtend.
Aktuelle Entwicklungen & Änderungen [Stand 2025]
Ab dem 1. Januar 2025 werden auch Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen verpflichtend in das eAU-Verfahren eingebunden. Ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 werden die Rückmeldungen der Krankenkassen erweitert. Arbeitgeber erhalten zusätzliche Statusinformationen zum Abrufverfahren.
Für wen gilt die Pflicht?
Die eAU gilt derzeit ausschließlich für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte. Privatversicherte müssen weiterhin eine Papierbescheinigung vorlegen.
Gilt für:
- Arbeitgeber in Deutschland
- Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte
Ausnahmen:
- Privatversicherte
- Minijobber in Privathaushalten
- Krankschreibungen aus dem Ausland
- Rehabilitations- und Krankenhausaufenthalte (teilweise Sonderregeln)
In diesen Fällen ist weiterhin ein Papiernachweis möglich oder notwendig.
Die Krankmeldung in Papierform ist für gesetzlich Versicherte seit Einführung der eAU nur noch in Ausnahmefällen vorgesehen – etwa bei technischen Störungen in der Arztpraxis oder bei Systemausfällen.
Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Hier der Prozess Schritt für Schritt:
1) Mitarbeitende gehen zum Arzt
Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest.
2) Digitale Übermittlung
Die Praxis sendet folgende Daten elektronisch an die Krankenkasse:
- Name des Versicherten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Erst- oder Folgemeldung
Keine Diagnose wird übermittelt. Die eAU wird digital an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber rufen die Daten anschließend elektronisch ab. Ziel ist es, Übertragungsfehler, Medienbrüche und verspätete Zustellungen zu vermeiden.
3) Arbeitgeber ruft die eAU ab
Über die Lohnabrechnungssoftware oder zertifizierte Systeme (z. B. über sv.net).
4) Krankenkasse stellt Daten bereit
Der Arbeitgeber erhält die relevanten Informationen zur Entgeltfortzahlung.
Technische Voraussetzungen auf Seiten der Arztpraxis
Für die Ausstellung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein zertifiziertes Modul im Praxisverwaltungs- oder Krankenhausinformationssystem erforderlich. Dieses Modul ermöglicht das digitale Ausfüllen, die qualifizierte elektronische Signatur sowie den Versand an die Krankenkasse.
Welche technischen Voraussetzungen braucht ein Unternehmen?
Arbeitgeber können die eAU-Daten ihrer Beschäftigten über eine zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware oder über das offizielle SV-Meldeportal abrufen.
Unternehmen benötigen:
- Eine zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware
- ELSTER- bzw. ITSG-Schnittstellen
- Zugriff auf das systemgeprüfte Meldeverfahren
Gerade kleinere Betriebe unterschätzen hier den Implementierungsaufwand.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Typische Probleme in der Praxis
1) eAU nicht abrufbar
Ursachen:
- Arzt hat noch nicht übermittelt
- Krankenkasse hat Daten noch nicht verarbeitet
- Falsches Abrufdatum
--> Lösung: Mehrfacher Abrufversuch oder Rückfrage bei der Krankenkasse.
2) Mitarbeiter meldet sich nicht krank
Wichtig: Die eAU ersetzt nicht die arbeitsvertragliche Meldepflicht.
Ohne aktive Krankmeldung kann das zu Planungschaos führen – besonders im:
- Einzelhandel
- Gastronomie
- Pflegebereich
3) Verzögerte Entgeltfortzahlung
Wenn die eAU nicht rechtzeitig abrufbar ist, kann die Lohnabrechnung blockiert werden.
Hier zeigt sich, wie wichtig integrierte HR-Systeme sind, die Abwesenheiten sofort im Dienstplan berücksichtigen.
Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Trotz Anfangsschwierigkeiten bringt die eAU klare Vorteile:
-
✅ Weniger Papier
- ✅ Geringeres Manipulationsrisiko
- ✅ Schnellere Dokumentation
- ✅ Bessere Nachverfolgbarkeit
💡Laut Bundesregierung sollen jährlich Millionen Papierbescheinigungen eingespart werden.
eAU & Workforce Management: Warum Integration entscheidend ist
Gerade Unternehmen mit Schichtbetrieb profitieren, wenn:
- Krankmeldungen automatisch im Dienstplan erscheinen
- Abwesenheiten direkt mit Zeiterfassung verknüpft sind
- Payroll-Vorbereitung automatisiert läuft
In digitalen Workforce-Management-Systemen wie Shiftbase lassen sich Krankmeldungen dokumentieren und mit Einsatzplanung kombinieren. Das reduziert manuelle Fehler und sorgt für Transparenz im Team – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Datenschutz & Aufbewahrungspflichten
Die eAU unterliegt der DSGVO. Arbeitgeber dürfen:
- Keine Diagnosen erhalten
- Nur erforderliche Daten speichern
- Lohnrelevante Unterlagen in der Regel 6 Jahre aufbewahren
Transparente Dokumentation schützt vor arbeitsrechtlichen Konflikten.
Fazit: Die eAU ist Pflicht – aber gute Prozesse sind freiwillig
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist gesetzlich verpflichtend. Doch ob sie für Ihr Unternehmen zur Erleichterung oder Belastung wird, hängt von Ihren internen Prozessen ab.
Wer:
- klare Krankmelde-Richtlinien definiert
- digitale Systeme nutzt
- Dienstplanung und Abwesenheiten verbindet
vermeidet unnötige Reibungsverluste.
Möchten Sie Krankmeldungen, Dienstplanung und Zeiterfassung zentral steuern? Mit Shiftbase lassen sich Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Lohnvorbereitung in einem System verwalten – rechtssicher und übersichtlich. Jetzt unverbindlich testen oder Beratung anfordern. 🚀
Häufig gestellte Fragen
-
Ja. Der Abruf erfolgt aktiv durch den Arbeitgeber.
-
Mehrfach abrufen oder Rückfrage bei der Krankenkasse stellen.
-
Ja, wenn sie gesetzlich versichert sind (Ausnahme: Privathaushalte).
-
Nein. Seit 2023 besteht Abrufpflicht.
-
Durch digitale HR-Software, die Abwesenheiten direkt integriert.
