Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Januar 2023 hat sich der Umgang mit Krankmeldungen für Arbeitgeber grundlegend verändert. Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die aktuellen Pflichten, Rechte und bewährten Praktiken im Umgang mit Krankschreibungen.
Was ist eine Krankschreibung?
Eine Krankschreibung – auch als Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bekannt – ist ein ärztliches Attest, das bestätigt, dass ein Arbeitnehmer aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen nicht in der Lage ist, seiner Arbeit nachzugehen. Sie bildet die Grundlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und sorgt gleichzeitig für rechtliche Absicherung auf beiden Seiten – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
📊 Krankschreibung vs. Arbeitsfähigkeit
| Situation | Arbeiten erlaubt? | Begründung / Hinweis |
|---|---|---|
| AU liegt vor, Mitarbeiter fühlt sich aber wieder fit | Möglich (nach Absprache) | Nur nach freiwilliger Rückkehr & Rücksprache mit dem Arbeitgeber |
| AU besteht, Tätigkeit ist körperlich anstrengend | Nicht erlaubt | Tätigkeit widerspricht dem Genesungsziel |
| AU für Tätigkeit A, aber Einsatz in leichter Tätigkeit B geplant | Nur mit neuer AU | Nur möglich bei Änderung des Arbeitsbereichs & erneuter arbeitsmedizinischer Freigabe |
| AU besteht und Arbeitnehmer erscheint ohne Absprache zur Arbeit | Risiko | Gefahr für Gesundheit, Arbeitgeber sollte Rückkehr ablehnen oder klären lassen |
| AU endet heute, Arbeit wird morgen wieder aufgenommen | Ja | Rückkehr ist automatisch möglich ohne zusätzliche Gesundschreibung |
| AU liegt vor, Mitarbeiter erledigt Arbeit von zu Hause | In der Regel nicht | Homeoffice gilt ebenfalls als Arbeitsleistung – nur mit neuer ärztlicher Einschätzung erlaubt |
📆 Krankschreibung ab welchem Tag?
Eine AU kann ab dem ersten Krankheitstag ausgestellt werden. In bestimmten Fällen ist sogar eine rückwirkende Krankschreibung von bis zu drei Kalendertagen möglich, sofern der Arzt dies medizinisch begründet.
Hinweis für Arbeitgeber: Sie dürfen laut § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG die Vorlage der AU schon ab dem ersten Fehltag verlangen – das ist besonders in sensiblen Arbeitsbereichen sinnvoll.
📞 Krankschreibung per Telefon
Seit der Wiedereinführung durch den Gesetzgeber ist die telefonische Krankschreibung für bestimmte Krankheitsbilder wieder möglich. Bei leichten Erkältungen oder Atemwegserkrankungen kann die Erstbescheinigung bis zu 7 Tage telefonisch erfolgen. Die eAU wird anschließend direkt an die Krankenkasse übermittelt – Arbeitgeber rufen diese digital ab.
Pflichten des Arbeitgebers bei Krankmeldungen
Sobald ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, entstehen für den Arbeitgeber gesetzlich definierte Pflichten, insbesondere in Bezug auf Informationspflicht, Datenschutz und Lohnfortzahlung. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben sich zudem die organisatorischen Abläufe verändert.
Meldepflicht des Mitarbeiters
Der Arbeitnehmer ist laut § 5 Abs. 1 EFZG verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren – am besten vor Arbeitsbeginn. Diese Meldung kann telefonisch, per E-Mail oder persönlich erfolgen.
Arbeitgeberpflicht: Abruf der eAU
Seit 2023 entfällt die Vorlage der Papierbescheinigung. Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv bei der zuständigen Krankenkasse abrufen, nachdem der Mitarbeiter sich krankgemeldet hat. Die Übermittlung erfolgt nicht automatisch.
📌 Die eAU enthält:
-
Name des Mitarbeiters
-
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
-
Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
❗Keine Diagnoseangabe (Datenschutz!)
Krankschreibung – Rechte & Pflichten im Überblick
| Thema | Arbeitnehmer | Arbeitgeber |
|---|---|---|
| Krankmeldung | Muss sich unverzüglich krankmelden (z. B. telefonisch) | Erwartet rechtzeitige Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit |
| Krankschreibung (AU) | Muss spätestens ab dem 4. Tag vorliegen (oder früher, falls vertraglich geregelt) | Darf AU ab dem 1. Krankheitstag verlangen |
| eAU | Arzt übermittelt AU an Krankenkasse | Ruft eAU aktiv bei Krankenkasse ab |
| Datenschutz | Diagnose bleibt vertraulich | Darf keine medizinischen Details erfragen |
| Lohnfortzahlung | Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung | Muss 6 Wochen Lohn bei unverschuldeter Krankheit zahlen |
| Wiedereinstieg | Darf freiwillig vor Ablauf der AU zurückkehren, wenn er sich arbeitsfähig fühlt | Kann Rückkehr akzeptieren, sollte aber dokumentieren |
| BEM-Verfahren | Kann freiwillig teilnehmen | Muss BEM anbieten bei >6 Wochen Krankheit in 12 Monaten |
Ab wann muss eine Krankschreibung vorgelegt werden?
Nach gesetzlicher Vorgabe ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber spätestens ab dem vierten Kalendertag der Erkrankung eine Krankschreibung vorzulegen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU zu verlangen – z. B. bei häufigen Kurzzeiterkrankungen oder im Rahmen betrieblicher Regelungen.
Praxis-Tipp:
Eine entsprechende Regelung sollte idealerweise in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag verankert sein. So bleibt der Handlungsspielraum des Arbeitgebers gewahrt.
📌 Beispiel-Formulierung im Arbeitsvertrag:
„Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist dem Arbeitgeber ab dem ersten Fehltag vorzulegen.“
Die eAU wird in der Regel spätestens am Folgetag der ärztlichen Feststellung an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber sollte den Abruf daher idealerweise 1–2 Werktage nach Krankmeldung initiieren.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Wie viele Krankheitstage im Jahr sind normal?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer verpflichtend eingeführt worden. Sie ersetzt die bisherige Papierform der Krankschreibung und soll den Prozess für alle Beteiligten – insbesondere Arbeitgeber und Krankenkassen – vereinfachen und digitalisieren.
So funktioniert die eAU in der Praxis
-
Der Arbeitnehmer wird krank und sucht einen Arzt auf (persönlich oder per Telefon, siehe Krankschreibung per Telefon).
-
Der Arzt erstellt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital.
-
Die Arztpraxis übermittelt die eAU an die zuständige Krankenkasse.
-
Der Arbeitgeber ruft die eAU-Daten aktiv bei der Krankenkasse ab – idealerweise ein bis zwei Tage nach Krankmeldung.
Wichtig: Die eAU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt. Der Abruf muss über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungssystem (z. B. DATEV, Lexware) oder eine zertifizierte Softwarelösung erfolgen.
Was steht in der eAU – und was nicht?
Die eAU enthält:
-
Name des Mitarbeiters
-
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
-
Hinweis auf Erst- oder Folgebescheinigung
Nicht enthalten:
-
Diagnose
-
Angaben zur Behandlungsart oder Krankheit
Das schützt den Datenschutz des Arbeitnehmers – eine Diagnose bleibt weiterhin ausschließlich zwischen Arzt und Patient.
Sonderfall: eAU und telefonische Krankschreibung
Die Krankschreibung per Telefon ist seit 2023 unter bestimmten Bedingungen (z. B. bei leichten Atemwegserkrankungen) wieder erlaubt. Auch hier erfolgt die Ausstellung der AU elektronisch. Für den Arbeitgeber besteht kein Unterschied im Abrufverfahren – auch bei telefonisch ausgestellten AUs greift die eAU-Prozedur.
Krankschreibung ab welchem Tag digital abrufbar?
Die eAU ist in der Regel spätestens am nächsten Werktag nach ärztlicher Ausstellung bei der Krankenkasse abrufbar. Arbeitgeber sollten den Abruf entsprechend zeitnah und regelmäßig prüfen, um Lohnfortzahlungen rechtssicher zu leisten.
Lohnfortzahlung und Entgeltfortzahlungsgesetz
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit weiterhin Lohn zu zahlen – und zwar für einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und stellt einen zentralen Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts dar.
Gilt für:
-
Vollzeitkräfte
-
Teilzeitkräfte
-
Minijobber (mit Nachweispflicht zur Arbeitsunfähigkeit)
🕒 Teilzeit und Krankschreibung
Ob Vollzeit oder Teilzeit: Die Krankschreibung gilt gleichermaßen für alle Beschäftigten. Auch bei einer Teilzeitbeschäftigung besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht (§ 3 EFZG). Dauer und Umfang der Krankschreibung richten sich nach dem gesundheitlichen Zustand, nicht nach der Arbeitszeit.
🗓️ Wie lange kann eine Krankschreibung dauern?
Eine AU kann in der Regel bis zu zwei Wochen ausgestellt werden – mit Option auf Folgebescheinigung, falls die Krankheit länger anhält. Die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers endet jedoch nach sechs Wochen ununterbrochener Erkrankung, ab dann greift das Krankengeld der gesetzlichen Krankenversicherung.
Umgang mit häufigen oder langen Krankheitsausfällen
Wiederholte oder langandauernde Krankmeldungen stellen Arbeitgeber vor organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Gleichzeitig sind sie sensibel zu behandeln, da gesundheitliche Probleme nicht automatisch arbeitsrechtliche Konsequenzen rechtfertigen. Es gilt, Vertrauen, Transparenz und gesetzliche Vorgaben miteinander zu vereinbaren.
Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
Das BEM ist laut § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtend, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt krank war.
Ziel: Den Mitarbeiter nachhaltig in das Arbeitsleben zurückführen und weiteren Arbeitsunfähigkeiten vorbeugen.
Ablauf eines BEM-Verfahrens:
-
Einladung zum freiwilligen BEM-Gespräch
-
Gespräch mit Arbeitnehmer, ggf. Betriebsrat, Personalabteilung
-
Dokumentation der Ergebnisse
-
Umsetzung individueller Maßnahmen (z. B. Arbeitsplatzanpassung)
Typische Maßnahmen:
-
Anpassung der Arbeitszeiten (Teilzeit nach § 8 TzBfG)
-
Technische Hilfsmittel
-
Interne Versetzung
-
Reha-Integration
Wichtig: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Eine Weigerung darf dem Arbeitnehmer nicht zum Nachteil ausgelegt werden.
Kommunikation & Transparenz
Eine offene und wertschätzende Kommunikation ist entscheidend. Regelmäßige Mitarbeitergespräche – auch während oder nach längerer Abwesenheit – helfen dabei:
-
Ursachen für häufige Ausfälle zu verstehen
-
Frühzeitig Lösungen zu finden
-
Vertrauen aufzubauen
Praxis-Tipp: Führen Sie strukturierte Wiedereingliederungsgespräche mit vorbereiteten Leitfragen und Zielvereinbarungen.
Was tun bei Verdacht auf Belastung oder Überforderung?
Wenn sich herausstellt, dass psychische oder physische Überlastung zu den häufigen Ausfällen führt, können Maßnahmen wie Job-Rotation, interne Entlastung oder externe Unterstützung sinnvoll sein.
Beispielhafte Ansätze:
-
Coaching & Supervision
-
Anpassung der Aufgabenverteilung
-
Flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Gleitzeit oder mobile Arbeit)
Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Depression-Krankschreibung: Richtiger Umgang im Unternehmen!
Arbeitsrechtliche Konsequenzen?
Erst bei nachgewiesenem Leistungsunvermögen oder Fehlverhalten kann eine personenbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden. Zuvor ist stets eine umfassende Prüfung inkl. BEM und aller milderen Mittel erforderlich. Eine Kündigung ist in solchen Fällen nur mit hoher rechtlicher Hürde möglich.
Rechtliche Möglichkeiten bei Verdacht auf Missbrauch
Auch wenn der Großteil der Krankschreibungen berechtigt ist, kommt es in der Praxis vereinzelt zu Zweifeln an der Glaubwürdigkeit einer Arbeitsunfähigkeitsmeldung. Arbeitgeber dürfen in solchen Fällen nicht willkürlich handeln, haben jedoch rechtlich fundierte Mittel, um Missbrauch aufzudecken und zu sanktionieren.
🧑💻 Darf man trotz Krankschreibung arbeiten?
Grundsätzlich nicht. Eine Krankschreibung dokumentiert die Arbeitsunfähigkeit. Will ein Mitarbeiter dennoch früher zurückkehren, muss er sich arbeitsfähig fühlen und dies mit dem Arbeitgeber abstimmen. Eine Rückkehr ohne Genehmigung oder trotz AU kann versicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Risiken bergen. Erfahre hier mehr dazu.
🛡️ Bin ich versichert, wenn ich trotz Krankschreibung arbeiten gehe?
Ja – grundsätzlich bleibt der Unfallversicherungsschutz auch während einer freiwilligen Rückkehr an den Arbeitsplatz bestehen. Dennoch sollten Arbeitgeber mitarbeiterfreundlich und rechtlich sauber handeln, um gesundheitliche Risiken und Haftungsfragen zu vermeiden.
🕵️♂️ Maßnahmen bei Missbrauchsverdacht
Wenn es berechtigte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit gibt, haben Arbeitgeber folgende Optionen:
Einschaltung des Medizinischen Dienstes
Die zuständige Krankenkasse kann den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) einschalten, um die AU zu prüfen. Das setzt voraus, dass der Arbeitgeber konkrete Hinweise oder Zweifel formuliert.
Detektiv-Einsatz bei nachweisbarem Verdacht
Bei starkem Verdacht auf Missbrauch, z. B. durch soziale Medien, Nachbarn oder beobachtetes Verhalten, ist es zulässig, einen Detektiv einzuschalten. Allerdings gelten hier strenge rechtliche Rahmenbedingungen:
Die Überwachung muss verhältnismäßig und sorgfältig dokumentiert sein.
-
Stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter die AU missbraucht hat, drohen Abmahnung oder fristlose Kündigung.
-
Der Mitarbeiter kann unter Umständen zur Übernahme der Detektivkosten verpflichtet werden.
🚫 Kündigung wegen Krankmeldung?
Eine Krankschreibung allein schützt nicht pauschal vor Kündigung. Eine personenbedingte Kündigung wegen häufiger Erkrankungen oder eine verhaltensbedingte Kündigung wegen AU-Missbrauchs ist nur zulässig:
-
bei nachgewiesenem Missbrauch,
-
wenn der Betrieb erheblich beeinträchtigt wird,
-
und wenn mildere Mittel ausgeschöpft wurden (z. B. BEM, Versetzung).
Fazit: Krankschreibung im Unternehmen rechtssicher steuern
Krankschreibungen sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags und erfordern von Arbeitgebern sowohl rechtliches Know-how als auch organisatorisches Geschick. Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat viele Abläufe vereinfacht, bringt aber auch neue Pflichten mit sich – etwa den aktiven Abruf der AU-Daten bei der Krankenkasse. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben kennen, interne Prozesse klar definieren und sensibel mit längeren oder wiederholten Ausfällen umgehen. Eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden, ein strukturiertes Eingliederungsmanagement bei Langzeiterkrankungen und der korrekte Umgang mit Verdachtsfällen stärken nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Vertrauen im Team. Wer professionell handelt und vorausschauend agiert, sorgt für Stabilität im Betrieb und positioniert sich als verantwortungsbewusster Arbeitgeber.
