Ein Mitarbeitender meldet sich krank. Was muss er wann tun - und was muss der Arbeitgeber wann prüfen, abrufen und zahlen? Die Prozesse rund um Krankmeldung und Krankschreibung sind seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Januar 2023 grundlegend anders als vorher. Wer noch nach alten Regeln arbeitet, riskiert Fehler bei der Lohnfortzahlung und verpasst den Abruf der eAU.
Was versteht man unter Krankmeldung?
Die Krankmeldung ist die unverzügliche Mitteilung eines Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist und nicht zur Arbeit erscheinen kann. Sie ist eine gesetzliche Pflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG und muss spätestens zu Beginn der Arbeitszeit am ersten Krankheitstag erfolgen - unabhängig davon, ob bereits ein Arzt aufgesucht wurde. Die Krankmeldung ist von der Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) zu unterscheiden: Die Krankmeldung informiert den Arbeitgeber, die Krankschreibung belegt die Arbeitsunfähigkeit ärztlich.
Was sind die gesetzliche Grundlagen
| Rechtsgrundlage | Inhalt | Relevanz |
|---|---|---|
| § 5 Abs. 1 EFZG | Anzeigepflicht: Krankmeldung unverzüglich am 1. Tag | Pflicht des Arbeitnehmers - Fristverstoß kann Abmahnung rechtfertigen |
| § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG | Nachweispflicht: AU spätestens ab dem 4. Kalendertag | Arbeitgeber kann vertraglich früher verlangen |
| § 3 EFZG | Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers für 6 Wochen | Gilt ab 4 Wochen Betriebszugehörigkeit |
| § 4 EFZG | Höhe der Entgeltfortzahlung: 100 % des Bruttolohns | Nach Ausfallprinzip |
| § 7 EFZG | Arbeitgeber kann Lohnfortzahlung verweigern bei verweigertem Attest | Leistungsverweigerungsrecht |
| § 1 Abs. 3 AUB-RL (G-BA) | Telefonische Krankschreibung bei bekannten Patienten | Dauerhaft seit Dezember 2023 |
| § 295 Abs. 1 SGB V | Elektronische Übermittlung der eAU an Krankenkasse | Arztpraxis übermittelt, Arbeitgeber ruft ab |
Teil 1 - Krankmeldung: Prozess und Arbeitgeberpflichten
Anzeigepflicht: Was der Arbeitnehmer tun muss
Nach § 5 Abs. 1 EFZG muss ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen - das bedeutet: so früh wie möglich am ersten Krankheitstag, idealerweise noch vor Arbeitsbeginn.
Zulässige Meldeformen:
- Telefon (häufigste Form)
- E-Mail oder SMS
- Mitteilung durch Dritte (Angehörige, Kollegen)
Was der Arbeitgeber mitgeteilt bekommt:
- Dass der Mitarbeitende arbeitsunfähig ist
- Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
Was der Arbeitgeber nicht erfragen darf:
- Die Diagnose oder Art der Erkrankung
- Den behandelnden Arzt
- Persönliche Gesundheitsinformationen
Arbeitgeber-Recht: Im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung kann festgelegt werden, wen genau der Mitarbeitende informieren muss (direkte Führungskraft, HR, bestimmte Telefonnummer). Das ist zulässig und empfehlenswert für klare interne Prozesse.
Konsequenzen bei verspäteter oder fehlender Krankmeldung
Meldet sich ein Mitarbeitender nicht rechtzeitig krank, kann der Arbeitgeber:
- Eine Abmahnung aussprechen (bei wiederholten Verstößen)
- Im Extremfall kündigen (bei nachgewiesenem Muster)
- Die Entgeltfortzahlung bis zum Eingang der Krankmeldung verweigern
Ein einmaliger Verstoß rechtfertigt in der Regel noch keine Abmahnung. Relevanter sind Muster: wer sich regelmäßig erst am Nachmittag oder gar nicht krankmelden, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Teil 2 - Krankschreibung (AU / eAU): Was der Arbeitgeber erhält
Nachweispflicht: Wann muss ein Attest vorliegen?
Gesetzlich ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) erst ab dem 4. Kalendertag der Erkrankung erforderlich (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Kalendertage - nicht Arbeitstage. Wer freitags erkrankt und montags noch krank ist, muss am Montag bereits das Attest vorlegen.
Arbeitgeber können eine frühere Vorlage verlangen:
| Regelung | Ab wann AU erforderlich |
|---|---|
| Gesetzliche Regelung | Ab dem 4. Kalendertag |
| Vertragliche Regelung (Arbeitsvertrag) | Ab dem 1. Tag möglich |
| Betriebsvereinbarung | Abweichende Regelung möglich |
| Häufige Kurzzeiterkrankungen | Arbeitgeber kann AU ab Tag 1 anfordern (auch ohne Vertragsklausel) |
Die eAU seit Januar 2023 - wie der Prozess jetzt läuft
Seit Januar 2023 läuft die Krankschreibung für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer vollständig elektronisch. Der Papiergelbe Schein ist Geschichte.
Der neue Prozess:
- Arbeitnehmer erkrankt und geht zum Arzt (persönlich oder per Telefon)
- Arzt erstellt die AU digital und übermittelt sie an die Krankenkasse
- Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber über die Krankmeldung (wie bisher)
- Arbeitgeber ruft die eAU aktiv bei der Krankenkasse ab - über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungssystem (DATEV, Lexware oder ähnliches)
Wichtig: Die eAU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt. Der Abruf muss aktiv erfolgen - empfohlen 1-2 Werktage nach der Krankmeldung, da Übermittlung zwischen Arztpraxis und Krankenkasse Zeit braucht.
--> Was gilt für privat Krankenversicherte? Privat versicherte Arbeitnehmer erhalten keine eAU. Sie müssen die Papierbescheinigung weiterhin selbst beim Arbeitgeber einreichen.
--> Was gilt für Minijobber? Die eAU gilt auch für Minijobber in der gesetzlichen Krankenversicherung. Der Arbeitgeber muss die Krankenkasse des Minijobbenden kennen, um die eAU abrufen zu können - daher: Krankenkasse bereits bei Einstellung abfragen.
Telefonische Krankschreibung - dauerhaft möglich seit Dezember 2023
Seit dem 7. Dezember 2023 können Ärzte bei bekannten Patienten mit leichten Erkrankungen (Atemwegserkrankungen, Magen-Darm etc.) die AU telefonisch ausstellen - dauerhaft und ohne Befristung. Voraussetzungen:
- Patient muss der Praxis bekannt sein (kein Erstbesuch)
- Keine schwere Symptomatik
- Die Arztpraxis muss sich von der Erkrankung überzeugen
Teil 3 - Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Anspruch und Dauer
Arbeitnehmer haben nach § 3 EFZG Anspruch auf 6 Wochen (42 Kalendertage) volle Entgeltfortzahlung bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit - sofern das Arbeitsverhältnis mindestens 4 Wochen besteht.
| Zeitraum | Wer zahlt | Höhe |
|---|---|---|
| Bis 6 Wochen (42 Tage) | Arbeitgeber | 100 % des Bruttolohns |
| Ab 7. Woche | Krankenkasse (Krankengeld) | Ca. 70 % des Bruttolohns |
Neue Erkrankung nach Genesung
Erkrankt ein Mitarbeitender an derselben Krankheit erneut, beginnt die 6-Wochen-Frist nicht neu, wenn:
- Weniger als 6 Monate zwischen den Erkrankungen lagen, und
- Die Gesamtdauer aller Erkrankungen durch dieselbe Ursache 6 Wochen noch nicht überschritten hat
Bei einer anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist neu.
Wann darf der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern?
- Wenn der Arbeitnehmer die Krankmeldung trotz Aufforderung nicht vorlegt (§ 7 EFZG)
- Wenn die Arbeitsunfähigkeit nachweislich selbst verschuldet ist (z. B. Verletzung beim Drogenkonsum)
- Wenn die AU offensichtlich gefälscht ist
Welche Sonderfälle gibt es?
Krankmeldung in der Probezeit
Dieselben Regeln gelten - aber: der Lohnfortzahlungsanspruch entsteht erst nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (§ 3 Abs. 3 EFZG). Erkrankt ein Arbeitnehmer innerhalb der ersten 4 Wochen, besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber, sondern ggf. Krankengeld durch die Krankenkasse ab dem 1. Tag.
Krankmeldung während des Urlaubs
Erkrankt ein Arbeitnehmer während des genehmigten Urlaubs und legt unverzüglich ein Attest vor, werden die Krankheitstage nicht als Urlaubstage gezählt (§ 9 BUrlG). Die Urlaubstage bleiben erhalten und müssen neu eingeplant werden.
Langzeitkrankheit und Wiedereingliederung
Nach 6 Wochen ununterbrochener Erkrankung endet die Lohnfortzahlungspflicht. Ab dann zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Nach längerer Erkrankung besteht die Möglichkeit der stufenweisen Wiedereingliederung (Hamburger Modell) - der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet zuzustimmen, es wird jedoch dringend empfohlen.
Kinderkrankentage
Bei Erkrankung eines Kindes unter 12 Jahren hat jeder Elternteil Anspruch auf 10 Kinderkrankentage pro Kind und Jahr (§ 45 SGB V), Alleinerziehende auf 20 Tage. Die Freistellung ist unbezahlt durch den Arbeitgeber - der Arbeitnehmer erhält Kinderkrankengeld von der Krankenkasse.
Häufige Fehler von Arbeitgebern
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| eAU nicht aktiv abgerufen | Fehlende Dokumentation, Lohnfortzahlung unklar | Abruf 1-2 Tage nach Krankmeldung einrichten |
| Diagnose erfragt | DSGVO-Verstoß, potenzielle Schadensersatzpflicht | Diagnose ist tabu - nur AU-Zeitraum ist relevant |
| Lohnfortzahlung über 6 Wochen gezahlt | Finanzielle Überzahlung | Frist im System tracken, rechtzeitig an Krankenkasse verweisen |
| AU-Pflicht erst ab Tag 4 nicht bekannt | Früher AU verlangt ohne Vertragsgrundlage | Vertragliche Regelung schaffen wenn Tag 1 gewünscht |
| Kinderkrankentage falsch behandelt | Lohnfortzahlung anstatt Kinderkrankengeld | Arbeitnehmer an Krankenkasse verweisen |
| Probezeit-Erkrankung: Lohn gezahlt | Überzahlung in den ersten 4 Wochen | 4-Wochen-Wartezeit beachten (§ 3 Abs. 3 EFZG) |
Fazit
Krankmeldung und Krankschreibung sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedenen Fristen und verschiedenen Prozessen. Seit der eAU-Einführung 2023 hat sich der Arbeitgeber-Prozess grundlegend verändert: Nicht mehr warten bis der Schein eintrifft, sondern aktiv abrufen. Wer das nicht eingerichtet hat, hat eine strukturelle Lücke in der Abwesenheitsdokumentation.
Die drei wichtigsten Compliance-Pflichten für Arbeitgeber: unverzügliche Krankmeldung als Voraussetzung für Lohnfortzahlung einfordern (vertraglich regeln), eAU-Abruf prozessual einrichten und die 6-Wochen-Frist pro Erkrankung im System tracken.
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