Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung ist die finanzielle Auszahlung nicht genommener Urlaubstage bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Sie ist in § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und tritt ausschließlich dann ein, wenn der Urlaub nicht mehr in Form von Freizeit gewährt werden kann, zum Beispiel nach einer Kündigung oder bei Langzeiterkrankung.

Was ist Urlaubsabgeltung?

Endet ein Arbeitsverhältnis und hat dein Mitarbeiter noch offene Urlaubstage, entsteht ein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Statt Freizeit erhält der Mitarbeitende dann eine Geldauszahlung für jeden nicht genommenen Urlaubstag.

Das klingt einfach, führt in der Praxis aber regelmäßig zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, denn: Nicht jeder Resturlaub muss abgegolten werden. Und nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber leistet, ist rechtlich korrekt.

Urlaubsabgeltung, Urlaubsentgelt, Urlaubsgeld: Die Unterschiede

Diese drei Begriffe werden häufig verwechselt. Hier sind die Unterschiede auf einen Blick:

Wann hast du Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Urlaubsabgeltung bei Kündigung

Der häufigste Fall: Ein Mitarbeitender verlässt das Unternehmen, hat aber noch Resturlaub. Wenn die verbleibende Beschäftigungszeit nicht ausreicht, um diesen Urlaub in Freizeit zu gewähren, greift die Abgeltungspflicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgeht.

Wichtig: Hat der Mitarbeitende noch ausreichend Zeit bis zum Austritt, solltest du den Urlaub zuerst als bezahlte Freistellung anordnen. Die Freistellung hat Vorrang vor der Auszahlung.

Urlaubsabgeltung bei Langzeiterkrankung

Ist jemand dauerhaft erkrankt und kann deshalb keinen Urlaub nehmen, wird der Urlaub übertragen. Nach aktueller Rechtsprechung verfällt dieser Urlaub jedoch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, sofern du deinen Hinweispflichten nachgekommen bist. Endet das Arbeitsverhältnis, bevor der erkrankte Mitarbeitende zurückkehren konnte, besteht ein Abgeltungsanspruch für die noch nicht verfallenen Tage.

Urlaubsabgeltung bei Teilzeit und Minijob

Auch Teilzeitkräfte und Minijobber haben vollen Anspruch auf Urlaubsabgeltung, anteilig zu ihren Urlaubstagen. Bei Minijobbern ist dabei zu beachten, dass die Einmalzahlung die Geringfügigkeitsgrenze in der Regel nicht dauerhaft gefährdet, da eine unvorhergesehene Zahlung in der Regel nicht zur Überschreitung führt.

Wann besteht kein Anspruch?

• Der Mitarbeiter hat Urlaub nicht beantragt, obwohl er ihn hätte nehmen können.

• Der Urlaub ist rechtswirksam verfallen, weil du als Arbeitgeber rechtzeitig und nachweislich auf den drohenden Verfall hingewiesen hast.

• Tarifvertragliche Ausschlussfristen wurden nicht eingehalten (mehr dazu unten).

Gesetzliche Grundlage: § 7 Abs. 4 BUrlG

Die zentrale Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Urlaub ist abzugelten, wenn er wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann. Die Berechnung der Abgeltungshöhe richtet sich nach § 11 BUrlG.

Hinweispflichten des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber bist du gesetzlich verpflichtet, deine Mitarbeitenden aktiv darüber zu informieren:

1. Wie viele Urlaubstage sie noch haben.

2. Bis wann dieser Urlaub genommen werden muss.

3. Was passiert, wenn der Urlaub nicht genommen wird (Verfall).

Kommst du diesen Pflichten nicht nach, kann der Urlaub nicht verfallen. Im schlimmsten Fall sammeln sich über Jahre Urlaubsansprüche an, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vollständig abgegolten werden müssen.

Aktuelle Rechtsprechung (BAG 2025)

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 3. Juni 2025 (9 AZR 104/24) klargestellt: Solange das Arbeitsverhältnis besteht, kann auf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht verzichtet werden, auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich, der das Ende des Arbeitsverhältnisses regelt (§ 13 Abs. 1 BUrlG).

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das: Ein Verzicht, den du vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses vereinbarst, ist für den gesetzlichen Mindesturlaub unwirksam. Erst wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist, kann der Mitarbeitende auf die bereits entstandene Abgeltung verzichten.

Urlaubsabgeltung berechnen: Formel und Beispiele

Die Berechnungsformel Schritt für Schritt

Die Berechnung der Urlaubsabgeltung erfolgt in drei Schritten:

--> Schritt 1: Ermittle den Gesamtverdienst der letzten 13 Wochen (ein Quartal) vor Ende des Arbeitsverhältnisses.

--> Schritt 2: Teile diesen Betrag durch die Anzahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum.

• Bei einer 5-Tage-Woche: 13 Wochen x 5 Tage = 65 Arbeitstage

Schritt 3: Multipliziere den Tagesverdienst mit der Anzahl der offenen Urlaubstage.

Formel: Urlaubsabgeltung = (Verdienst der letzten 13 Wochen ÷ Arbeitstage) × Resturlaubstage  

Welche Vergütungsbestandteile fließen ein?

Einzurechnen:

• Grundgehalt / Grundlohn

• Regelmäßige Zulagen (Nacht-, Schicht-, Sonntagszuschläge)

• Provisionen und Umsatzbeteiligungen

Nicht einzurechnen:

• Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni

• Überstundenvergütungen

• Spesen und Auslagenersatz

Achtung: Krankheitszeiten innerhalb des 13-Wochen-Zeitraums haben keinen mindernden Einfluss auf die Berechnung (§ 11 Abs. 1 BUrlG Satz 3). Das Bundesurlaubsgesetz schützt Arbeitnehmer ausdrücklich vor Verdienstkürzungen durch unverschuldete Fehlzeiten.

Rechenbeispiele: Vollzeit, Teilzeit, Minijob

--> Beispiel 1: Vollzeitkraft (5-Tage-Woche)

• Monatsgehalt: 3.000 Euro brutto

• Verdienst der letzten 13 Wochen: 9.000 Euro

• Arbeitstage: 65

• Tagesverdienst: 9.000 / 65 = 138,46 Euro

• Resturlaub: 5 Tage

Urlaubsabgeltung: 138,46 Euro x 5 = 692,30 Euro brutto

--> Beispiel 2: Teilzeitkraft (3 Tage/Woche)

• Monatsgehalt: 1.400 Euro brutto

• Verdienst der letzten 13 Wochen: 4.200 Euro

• Arbeitstage (3 Tage x 13 Wochen): 39

• Tagesverdienst: 4.200 / 39 = 107,69 Euro

• Resturlaub: 3 Tage

Urlaubsabgeltung: 107,69 Euro x 3 = 323,07 Euro brutto

--> Beispiel 3: Minijob (Grenze 2026: 603 Euro)

• Monatsverdienst: 580 Euro

• Verdienst der letzten 13 Wochen: 1.740 Euro

• Arbeitstage (bei 2 Tagen/Woche): 26

• Tagesverdienst: 1.740 / 26 = 66,92 Euro

• Resturlaub: 2 Tage

Urlaubsabgeltung: 66,92 Euro x 2 = 133,84 Euro brutto

Urlaubsabgeltung und Steuern

Lohnsteuer und Sozialversicherung

Urlaubsabgeltung ist kein steuerfreier Betrag. Sie gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt:

• der Lohnsteuer (als "sonstiger Bezug" nach§ 39b Abs. 3 EStG)

• dem Solidaritätszuschlag

• der Kirchensteuer (wenn anwendbar)

• allen Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung)

Wie wird die Urlaubsabgeltung versteuert?

Da die Urlaubsabgeltung als "sonstiger Bezug" gilt, wird sie nicht einfach zum laufenden Monatslohn addiert. Stattdessen berechnet das Finanzamt die Lohnsteuer nach einer besonderen Hochrechnung:

1. Jahreslohnsteuer auf den laufenden Jahresverdienst ermitteln.

2. Jahreslohnsteuer auf laufenden Verdienst plus Urlaubsabgeltung ermitteln.

3. Die Differenz ergibt die Lohnsteuer auf die Abgeltung.

Konsequenz: Wegen des Progressionseffekts fällt die Steuer auf die Urlaubsabgeltung oft höher aus als beim normalen Monatslohn. Das solltest du in deiner Lohnbuchhaltung korrekt verarbeiten.

Sonderfälle bei der Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung bei Tod des Arbeitnehmers

Stirbt ein Arbeitnehmer, geht der nicht genommene Urlaubsanspruch nicht unter. Die Erben treten in die Rechtsposition ein und können die Urlaubsabgeltung einfordern. Der EuGH hat dies 2014 (C-118/13) ausdrücklich bestätigt. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist.

Urlaubsabgeltung während Elternzeit

Während der Elternzeit entsteht weiterhin ein Urlaubsanspruch. Du hast als Arbeitgeber das Recht, den Urlaubsanspruch für jeden vollen Elternzeit-Monat um 1/12 zu kürzen (§ 17 Abs. 1 BEEG). Dieses Kürzungsrecht musst du jedoch ausdrücklich erklären, und zwar noch vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Wartest du zu lang damit, erlischt das Recht, und der volle Anspruch muss abgegolten werden.

Tarifvertragliche Ausschlussfristen

Besteht ein Tarifvertrag, kann der Abgeltungsanspruch einer Ausschlussfrist unterliegen, meist zwei bis drei Monate nach Fälligkeit. Der Abgeltungsanspruch entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Versäumt der Arbeitnehmer die Frist, erlischt der Anspruch. Wichtig: Der Urlaubsanspruch selbst sowie der Anspruch auf Urlaubsentgelt sind von Ausschlussklauseln ausgenommen. Nur die Abgeltung als Geldanspruch kann befristet sein.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Fehlende oder lückenhafte Arbeitszeitdokumentation 
Ohne vollständige Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten lässt sich der 13-Wochen-Verdienst nicht zuverlässig ermitteln. Das Ergebnis: falsche Berechnungen und Nachzahlungsrisiken.

Fehler 2: Vergessene variable Vergütungsbestandteile
Regelmäßige Zuschläge und Provisionen müssen in die Berechnung einfließen. Werden sie ignoriert, ist die Abgeltung zu niedrig und damit rechtswidrig.

Fehler 3: Keine Hinweise auf Urlaubsverfall
Weist du deine Mitarbeitenden nicht aktiv und nachweislich auf drohenden Urlaubsverfall hin, können sich Urlaubsansprüche über Jahre ansammeln und zu hohen Abgeltungsbeträgen führen.

Fehler 4: Verspätete Abrechnung beim Austritt
Wird der Resturlaub erst nach der Lohnabrechnung des letzten Monats bemerkt, entstehen Korrekturbedarf und Nachzahlungen, oft verbunden mit Verzugszinsen.

Fehler 5: Unwirksame Verzichtserklärungen
Lasse dich nicht dazu verleiten, Mitarbeitenden eine Verzichtserklärung für den gesetzlichen Mindesturlaub zu unterschreiben. Vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses sind solche Vereinbarungen nach § 13 BUrlG unwirksam und schützen dich nicht.

Urlaubsabgeltung vorbereiten mit Software

Urlaubsabgeltungen entstehen oft in Stress-Situationen: kurz vor dem Austritt eines Mitarbeitenden, während einer Kündigung oder nach einem langen Krankheitsfall. Genau dann willst du keine manuellen Berechnungsfehler riskieren.

Shiftbase unterstützt dich dabei mit:

• automatisch geführten Urlaubskonten für jeden Mitarbeitenden

• lückenloser Zeiterfassung als Grundlage für die 13-Wochen-Berechnung

• transparenten Abwesenheitsprotokollen für Mitarbeitende und HR

• direktem Export aller relevanten Daten für Lohnbuchhaltung und Steuerberater

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