Wie Sie als Arbeitgeber den Stundennachweis rechtssicher gestalten

Wofür wird ein Stundennachweis verwendet?

Stundennachweise sind ein hilfreiches Instrument, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitsstunden und die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer genau im Auge behalten kann. Anhand eines Lohnzettels lässt sich feststellen, ob der Arbeitnehmer zu viel oder zu wenig gearbeitet hat und wie viele Überstunden er bereits angesammelt hat.

Anhand dieser Auswertungen erstellt der Arbeitgeber Schicht- und Dienstpläne, damit er die vereinbarte Stundenzahl für jeden Arbeitnehmer nicht über- oder unterschreitet.

Die Arbeitgeber müssen den Kontrollorganen Nachweise über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vorlegen. Damit soll die Einhaltung der Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes nachgewiesen werden. Die Lohnbuchhaltung stützt sich schließlich auf die stundenweise Erfassung.

Auch der Arbeitnehmer kann von einem Stundennachweis profitieren. Dadurch kann er herausfinden, ob es Gesetzesverstöße gibt. Wenn der Stundennachweis sauber ist, kann der Arbeitnehmer das Problem überprüfen und lösen. Außerdem zeigt eine online Zeiterfassung, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer gearbeitet hat. Auf diese Weise lassen sich Urlaube und Freistellungen besser planen.

Welche Funktionen hat ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis hat viele Funktionen, wie z. B.:

Vereinfachung der Lohnabrechnung und Rechnungsstellung: 

Stundennachweise helfen beim Abgleich der geleisteten Arbeitsstunden mit den Daten der Gehaltsabrechnung.

Sichere Nachweise: 

Stundennachweise sind zuverlässiger als handschriftliche Notizen, da sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden können.

Mehr Flexibilität: 

Mit Stundennachweisen können Sie anstehende Aufgaben oder Ereignisse planen, was Fehler vermeiden und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten kann.

Bessere Planungsmöglichkeiten: 

Die Verwendung von Stundennachweisen hilft Ihnen, bessere Entscheidungen in Ihrem Unternehmen zu treffen.

Besser zugängliche Kommunikation: 

Sie können Managern Zugang zu den Stundennachweisen Ihres Unternehmens geben, damit sie sehen können, ob Sie an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Einige der gängigsten Funktionen eines Stundennachweises sind die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit, die Berechnung des Gehalts und die Rechnungsstellung an Kunden.

Wann müssen Stundennachweise geführt werden?

Nach dem EuGH-Urteil C55/18 aus dem Jahr 2019 müssen Unternehmen in der EU die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter mit einem objektiven System erfassen. Das hat eine Debatte darüber ausgelöst, wie sich diese EU-weite Entscheidung auf deutsche Arbeitgeber auswirkt. Eine entsprechende verbindliche Regelung ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (Juli 2022) noch nicht enthalten.

Ausdrücklich ist festgelegt, dass die Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die Arbeitszeiten erfassen müssen, auch wenn die allgemeine Rechtsgrundlage noch diskutiert wird:

• Sie müssen nach § 16 Abs. 2 (ArbZG) die Arbeitszeit über den Arbeitstag aufzeichnen.
• Neben Minijobbern in Privathaushalten sind auch Teilzeitbeschäftigte zur schriftlichen Aufzeichnung ihrer Arbeitszeit verpflichtet.
• Nach § 2a Abs. 1 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit müssen Sie in jeder im Gesetz aufgeführten Branche Stundennachweise in schriftlicher Form vorlegen. Es gibt mehrere Branchen, die auf die Bedürfnisse von Reisenden ausgerichtet sind. Dazu gehören das Baugewerbe, Reisebüros, Catering-Dienstleister, Speditionen und Transportunternehmen, Forstbetriebe und Gebäudereinigungsunternehmen.

Paragraf 17 des Mindestlohngesetzes schreibt vor, dass alle Arbeitnehmer, die nach dem Mindestlohn bezahlt werden, Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeiten führen müssen. Damit soll das Problem der nicht angemeldeten Erwerbstätigkeit bekämpft werden. Sie ist jedoch eine Alternative zur Angabe der Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag.

Was muss ein Stundennachweis enthalten?

Ein Stundennachweis ist ein Dokument, das Informationen über die von einem Arbeitnehmer geleistete Arbeit enthält. Er enthält Angaben über die geleisteten Arbeitsstunden, den Lohnsatz und andere relevante Informationen. Der Stundennachweis kann als Nachweis für den Verdienst eines Arbeitnehmers verwendet werden, der nach Zeit bezahlt wird und nicht durch einen Einzelverbindungsnachweis oder eine Quittung.

Ihr Stundennachweis sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Das Anfangs- und Enddatum Ihres Jobs.
• Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Arbeitgebers (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer).
• Die Stunden, die Sie pro Tag und Woche gearbeitet haben.
• Wie viel Sie für jede Stunde bezahlt bekommen haben.
• Wie viele Pausen haben Sie während des Tages gemacht
  
  

Ist ein Stundennachweis obligatorisch?

In Ländern wie Österreich und der Schweiz ist das Führen eines Stundennachweises für Arbeitnehmer schon seit vielen Jahren Pflicht. In Deutschland ist ein Stundennachweis keine allgemeine Pflicht, außer für Branchen und Unternehmen, die dem Mindestlohngesetz unterliegen.

Darüber hinaus gilt dies für die Branchen, die vom Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit betroffen sind. Baugewerbe, Transport, Logistik, Fleischverarbeitung, Forstwirtschaft und Gebäudereinigung sind einige Beispiele. Das deutsche Recht schreibt bereits die Aufzeichnung von Überstunden vor.

Arbeitsstunden, die über die tägliche Höchstgrenze hinausgehen, müssen aufgezeichnet werden. Außerdem hat der Europäische Gerichtshof in einem Urteil vom Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber generell Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter führen müssen. Dieses Urteil ist nicht in nationales Recht umgesetzt worden.

Für die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht ist der Arbeitgeber verantwortlich. Sein Weisungsrecht erlaubt es ihm, die Arbeitszeiterfassung an die Mitarbeiter zu delegieren. Darüber hinaus gelten für die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Die Stundennachweise werden in Deutschland in der Regel zwei Jahre, in Österreich ein Jahr und in der Schweiz fünf Jahre lang aufbewahrt. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Unternehmensdokumente unter Umständen über längere Zeiträume aufbewahrt werden.

Wie kann ein Stundennachweis erstellt werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Stundennachweis zu erstellen, von analog bis digital. Stundennachweise, die noch handschriftlich geführt werden, sind Beispiele für die analoge Zeiterfassung.

Die Arbeitszeiten müssen jedoch noch digitalisiert werden, was in der Regel viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Arbeitszeiten können digital auf Excel-Tabellen gespeichert werden, aber die Tabellen sind sehr fehleranfällig, genau wie die traditionellen Stundennachweise.

Die Verwendung einer Zeiterfassungs-App oder eines digitalen Zeiterfassungsgeräts ist eine weitere Möglichkeit, die Arbeitsstunden und Arbeitszeiten zu erfassen. Der Zeiterfassungsprozess wird dadurch in mehrfacher Hinsicht vereinfacht.

Gratis Stundennachweis Vorlage

Stundennachweise sollten digital geführt werden. Nach der Erfassung der Arbeitszeit durch Start oder Stopp können Sie Ihren Excel Stundennachweis sofort per Knopfdruck erstellen.

Alternativ können Sie auch ein Excel-Stundenblatt verwenden, wenn Sie kein digitales Stundenblatt verwenden möchten.

Einfach zu verwendende Vorlage. Die Vorlage muss jeden Monat manuell ausgefüllt und aktualisiert werden.

Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitsstunden, Pausen sowie Anfangs- und Endzeiten in die Excel-Tabelle ein. Sie können auch zusätzliche Informationen eingeben, z. B. die Art der Arbeit, die sie verrichten, oder andere Angaben, die sie machen möchten.

Als Verwalter sind Sie dafür verantwortlich, alle Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden zu erfassen. Sobald die Excel-Liste vollständig ist, können Sie sie ausdrucken.

Halten Sie sich bei der Führung des Stundennachweises an die gesetzlichen Fristen.