Arbeitszeitnachweis

Ein Arbeitszeitnachweis hält für jeden Arbeitstag fest, wann eine Mitarbeiterin angefangen hat, wann sie aufgehört hat und wie lange sie gearbeitet hat. Führen muss ihn der Arbeitgeber: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt die Pflicht für alle Betriebe, und für Minijobs, die Gastronomie und einige weitere Branchen schreibt das Mindestlohngesetz schon länger eine tägliche Aufzeichnung vor. Eine bestimmte Form verlangt das Gesetz bisher nicht. Papier, eine Excel-Liste oder eine digitale Zeiterfassung sind gleichermaßen erlaubt, solange die Zeiten vollständig und verlässlich sind.

Im Alltag heißt der Arbeitszeitnachweis auch Stundennachweis oder Stundenzettel. Gemeint ist dasselbe Dokument. Ein Tätigkeitsnachweis geht weiter und beschreibt zusätzlich, woran jemand gearbeitet hat; für die gesetzliche Pflicht ist das nicht nötig.

Was ein Arbeitszeitnachweis enthalten muss

Gesetzlich vorgeschrieben sind drei Angaben pro Arbeitstag: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Damit der Nachweis auch bei einer Prüfung trägt, gehören in der Praxis einige Felder dazu:

• Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und der Betrieb

• Datum des Arbeitstags

• Uhrzeit von Arbeitsbeginn und Arbeitsende, bei geteilten Diensten für jeden Block

• Pausen, mindestens ihre Dauer, besser mit Beginn und Ende (die Regeln stehen in § 4 ArbZG, siehe gesetzliche Pausenzeiten)

• die Arbeitszeit des Tages ohne Pausen

• Bemerkungen wie Urlaub, Krankheit oder Überstunden

Eine Unterschrift schreibt kein Gesetz vor. Viele Betriebe lassen den Monat trotzdem von beiden Seiten abzeichnen, weil damit feststeht, dass die Stunden stimmen, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen.

Beispiel: eine Woche im Restaurant

So sieht der Arbeitszeitnachweis einer Servicekraft in Teilzeit für die Woche vom 12. bis 18. Oktober 2026 aus. Montag und Donnerstag hatte sie frei.

Am Samstag lag die Arbeitszeit bei mehr als neun Stunden, also waren 45 Minuten Pause nötig. Die 1:45 Stunden über acht Stunden müsste jeder Arbeitgeber nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnen. Weil das Restaurant zum Gastgewerbe gehört, gilt hier aber ohnehin § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag notiert sein. Und zwischen dem Schichtende in der Nacht zum Sonntag um 0:30 Uhr und dem Beginn am Sonntag um 12:00 Uhr liegen 11,5 Stunden, die vorgeschriebene Ruhezeit von elf Stunden ist also eingehalten.

Gerundete Zeiten, etwa im 15-Minuten-Takt, zeigen nicht, wann wirklich angefangen und aufgehört wurde. Wird zulasten der Beschäftigten abgerundet, fehlt am Monatsende bezahlte Arbeitszeit. Ob das Umziehen in Dienstkleidung zur Arbeitszeit zählt, hängt vom Einzelfall ab. Zählt es dazu, gehört es auch in den Nachweis.

Wer einen Arbeitszeitnachweis führen muss

Die Pflicht kommt aus drei Quellen, die unterschiedlich weit reichen. Trifft mehr als eine auf deinen Betrieb zu, gelten sie nebeneinander.

Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören unter anderem das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Baugewerbe, die Gebäudereinigung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich Lieferdiensten, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Für Minijobs gilt die tägliche Aufzeichnung in jeder Branche.

Was das BAG 2022 entschieden hat

Im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18), nach dem die Mitgliedstaaten ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorschreiben müssen. Die Erfassung selbst darfst du an dein Team übertragen, etwa per Stempeln. Verantwortlich dafür, dass ein geeignetes System da ist und genutzt wird, bleibst du.

Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG nimmt § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz aus. Ob das auch für die Erfassungspflicht gilt, ist umstritten, denn das BAG stützt diese auf das Arbeitsschutzgesetz, das eine solche Ausnahme nicht kennt. Wer auf Nummer sicher gehen will, erfasst auch hier.

Die geplante Reform

Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht vor, dass die Arbeitszeit künftig elektronisch erfasst wird, mit einer Ausnahme für Kleinbetriebe. Beschlossen ist davon im Oktober 2026 nichts. Bis ein Gesetz in Kraft tritt, besteht die Pflicht weiter, und die Form bleibt frei.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange du Arbeitszeitnachweise aufbewahren musst

Für die Aufzeichnungen selbst gilt eine Mindestfrist von zwei Jahren. Dienen sie zugleich als Grundlage für die Lohnabrechnung, können steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen länger laufen.

Ein Beispiel: Die Stundenzettel einer Aushilfe im Minijob für März 2026 musst du nach dem Mindestlohngesetz mindestens bis ins Frühjahr 2028 aufbewahren. Hast du die Stunden direkt aus diesen Zetteln abgerechnet, gehören sie womöglich zu den Lohnunterlagen, und dann gilt die längere Frist. Welche Unterlagen in deinem Betrieb dazuzählen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Arbeitszeitnachweise enthalten personenbezogene Daten. Bewahre sie so auf, dass nur Berechtigte sie sehen, und lösche sie, wenn keine Frist mehr läuft. Ein ausdrücklicher Anspruch der Beschäftigten, den Nachweis ausgehändigt zu bekommen, steht weder im Arbeitszeitgesetz noch im Mindestlohngesetz. Weil es um ihre eigenen Daten geht, können sie aber über das Auskunftsrecht der DSGVO verlangen, ihre erfassten Zeiten zu sehen.

Was passiert, wenn Nachweise fehlen

Fehlende oder falsche Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit. Nach dem Arbeitszeitgesetz kostet das bis zu 30.000 € (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2 ArbZG), nach dem Mindestlohngesetz bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG). Die Einhaltung des Mindestlohns prüft der Zoll (§ 14 MiLoG), die Entgeltunterlagen prüft die Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung.

Teuer wird es oft auch ohne Bußgeld. Wenn eine ehemalige Mitarbeiterin Überstunden einklagt, muss sie nach wie vor darlegen, dass sie diese geleistet hat und dass sie angeordnet, gebilligt oder geduldet waren. Daran hat die Erfassungspflicht nichts geändert (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21). Legt sie aber eigene Notizen vor und du hast nichts, was dagegen spricht, stehst du vor Gericht schwach da.

Einen Arbeitszeitnachweis erstellen: Papier, Excel oder App

Für den Start reicht eine Tabelle mit den Spalten aus dem Beispiel oben. So gehst du vor:

1. Lege pro Person und Monat ein Blatt an, mit Name, Monat und Betrieb im Kopf.

2. Trage jeden Arbeitstag mit Beginn, Ende und Pause ein, am besten am selben Tag und nicht erst am Monatsende.

3. Rechne die Arbeitszeit des Tages aus und markiere alles über acht Stunden.

4. Halte Korrekturen nachvollziehbar fest, mit Datum und Grund, statt alte Werte zu überschreiben.

5. Lass den Monat abzeichnen und lege ihn so ab, dass du ihn für die Dauer der Aufbewahrungsfrist wiederfindest.

Wer lieber mit einer fertigen Datei arbeitet, nimmt unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung. Excel ist erlaubt, hat aber eine Schwäche: Einträge lassen sich später ändern, ohne dass es jemand merkt, und Pausen oder Ruhezeiten prüft die Tabelle nicht von selbst. Im Streitfall ist eine Liste ohne Änderungsprotokoll deshalb schwerer zu belegen.

Mit einer digitalen Zeiterfassung entsteht der Nachweis beim Ein- und Ausstempeln. In Shiftbase stempelt dein Team per App auf dem Telefon, am Desktop oder an einem Tablet im Betrieb, das als Kiosk eingerichtet ist. Die gestempelten Zeiten stehen neben der geplanten Schicht, Abweichungen siehst du sofort, und nach deiner Freigabe gehen die Stunden als Export in die Lohnabrechnung. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten in der App.

Sonderfälle: Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, Kurzarbeit

Im Homeoffice gilt die Pflicht genauso wie im Betrieb, denn das Gesetz knüpft nicht an den Arbeitsort an. Praktisch geht das am einfachsten mit einer App, in der die Mitarbeiterin von zu Hause aus stempelt. Dasselbe gilt für Beschäftigte im Außendienst, die nie im Betrieb einstempeln.

Bei Vertrauensarbeitszeit verzichtest du darauf, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben. Auf die Aufzeichnung verzichten darfst du nicht. Die Beschäftigten können ihre Zeiten selbst eintragen, du musst nur sicherstellen, dass es passiert und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

In der Kurzarbeit sind die Arbeitszeitnachweise die Grundlage dafür, welche Stunden ausgefallen sind. Die Agentur für Arbeit kann sie prüfen, deshalb sollten geplante, geleistete und ausgefallene Stunden für jeden Tag nachvollziehbar sein.

Führst du ein elektronisches System ein, das Verhalten oder Leistung überwachen kann, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Erzwingen kann er die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung dagegen nicht, weil die Pflicht zur Erfassung schon gesetzlich besteht (BAG, 1 ABR 22/21).