Urlaubsplaner Mitarbeiter

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Jede Personalabteilung muss sich mit dem Thema Urlaub und Abwesenheit auseinandersetzen. Bezahlter Urlaub, krankheitsbedingte Abwesenheit, Abbau von Überstunden. Es gibt verschiedene Arten von Abwesenheiten, für die es jeweils eigene Regelungen gibt. Was können Arbeitgeber tun, um ihren Mitarbeitern die Beantragung von Urlaub zu erleichtern?

Urlaubsplaner sind Mitarbeiter, die für den Urlaub ihres Leiters, Managers oder Vorgesetzten verantwortlich sind. Die Aufgaben können von der Planung und Organisation von Urlaubskampagnen über die Verwaltung von Mitarbeiterverträgen bis hin zur Bereitstellung von Ressourcen zur Entwicklung der Vision, der Mission und der Werte der eigenen Organisation reichen.

Unser Urlaubsplaner ist die zentrale Stelle in Ihrem Unternehmen, an der Sie den Überblick über Urlaubspläne, Krankheitsz.

Was sind die Mitarbeiter von Vacation Planner?

Die Microsoft Office Suite, zu der auch Excel gehört, ist ein unglaublich nützliches Werkzeug für viele - wenn nicht sogar die meisten - Unternehmen, die ihre Abläufe automatisieren müssen. Auch wenn die Welt einen digitalen Wandel erlebt, gilt dieses beliebte Programm immer noch als die vertrauenswürdigste Methode für Mitarbeiter, ihren Urlaub zu planen und ihre Abwesenheiten am Arbeitsplatz zu verwalten.

Um Sie bei der Urlaubsplanung zu unterstützen, bieten wir Ihnen diese kostenlose Excel-Vorlage (2022):

Urlaubsplaner-Vorlage helfen bei der Organisation von Urlaubstagen und Abwesenheiten, wenn ein Unternehmen wächst, aber es kann schwieriger werden, wenn das Unternehmen wächst. Zu dieser Art der Verwaltung gehören auch die folgenden Punkte:

  • Die Risiken der doppelten Buchführung werden erhöht,
  • Die Zahl der manuellen Fehler nimmt zu,
  • Der Validierungsprozess ist komplex,
  • Anfragen haben eine lange Durchlaufzeit,
  • Fehlende Aktualität der Daten beim Abruf,
  • Intransparenz bei der Urlaubsplanung auf globaler, abteilungsbezogener oder individueller Ebene.

Professionelle Online-Urlaubsplaner können diesen Nachteil ausgleichen. Die Vorteile sind zahlreich, und sie bieten fortschrittliche Funktionen zu einem erschwinglichen Preis: es ist eine kluge Investition mit viel Wert!

Funktionen 

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Mit dieser Vorlage können Sie Folgendes tun:

  • Sie können alle Formeln anzeigen und sie optimieren
  • Es wäre hilfreich, wenn Sie das Layout und die Formeln der aktuellen Arbeitsblätter ändern würden
  • Regeln für die bedingte Formatierung hinzufügen, ändern oder entfernen
  • Sicherstellen, dass Ihr Logo enthalten ist
  • Gestalten Sie das Layout nach Ihren Wünschen
  • Sie können Ihr Dashboard, Ihr Diagramm und Ihren Bericht erstellen
  • Sie sollten die Anzahl der genommenen Urlaubstage berechnen
  • Analysieren Sie das Urlaubsverhalten Ihrer Mitarbeiter
  • Verfolgen Sie die Anwesenheit Ihrer Abteilung
  • Aktualisieren Sie die Mitarbeitertabelle mit Stundenlöhnen anstelle von Tagen, um Monatslöhne zu berechnen
  • Berechnen Sie die Urlaubskosten nach Abteilung oder Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigten durch Duplizieren des Arbeitsblatts
  • Fassen Sie die Anwesenheitsleistung der letzten drei Monate in einem Bericht zusammen.
  • Sie können die Anwesenheitsleistung Ihrer Mitarbeiter nutzen, um deren Leistung zu bewerten und Belohnungen oder Verwarnungen auszusprechen
  • Erstellen von Anwesenheitsberichten für einzelne Mitarbeiter

Um diese Formeln richtig zu optimieren, müssen Sie jedoch Excel beherrschen. Falls Ihre Formeln durcheinander geraten, können Sie mit einer neuen Kopie dieser Tabelle von vorne beginnen.

Ungeplanter Urlaub

Manager müssen auch auf ungeplante Urlaube vorbereitet sein, die durch persönliche Notfälle oder andere unvorhergesehene Umstände verursacht werden, z. B. wenn ein Mitarbeiter krank wird oder sich verletzt. Ungeplanter Urlaub ist schwieriger zu handhaben, da die Arbeitspläne unterbrochen werden und wichtige Ergebnisse durch die plötzliche Abwesenheit des Mitarbeiters beeinträchtigt werden.

In diesem Bereich werden die Manager auf ihre Fähigkeiten im Umgang mit Menschen, Projekten und Risiken getestet. Da andere Teammitglieder die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters übernehmen müssen, müssen Sie die Projektmanagementpläne überarbeiten, um der Unterbrechung Rechnung zu tragen. Darüber hinaus muss der Risikomanagementplan umgesetzt werden.

Die Aussichten für die Organisation könnten durch einen abwesenden Mitarbeiter, der eine kritische Aufgabe ausführt, negativ beeinflusst werden. Sie müssen die persönliche Abhängigkeit auf ein absolutes Minimum beschränken, um die Reife einer Organisation und ihrer Prozesse zu bestätigen.

Wege zur Verwaltung von Abwesenheiten

Es wäre jedoch hilfreich, wenn Sie darauf hinweisen würden, dass Manager bei der Budgetierung von Konflikten während geplanter Urlaube vor denselben Herausforderungen stehen. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Notfällen, wenn ein ungeplanter Urlaub eintritt. In beiden Fällen sind Projektmanagementfähigkeiten unerlässlich.

Daher sollten Führungskräfte die Urlaubspläne ihrer Mitarbeiter genehmigen und diejenigen, die gleichzeitig in Urlaub fahren wollen, davon überzeugen, ihre Pläne zu ändern. So wird sichergestellt, dass das Projekt so reibungslos wie möglich ablaufen kann.

Ein reibungsloser Übergang von einem Mitarbeiter zum Ersatzmitarbeiter ist möglich, wenn ein Urlaub nicht geplant ist. Der Ersatzmitarbeiter wird in Unternehmen wie IBM eingesetzt, wenn die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter unterbrochen wird.

So verwenden Sie den Employee Vacation Planner 

Erste Schritte

Geben Sie in Zelle D6 das Anfangsdatum des Geschäftsjahres Ihres Unternehmens ein.

Wählen Sie in Zelle D7 den Zeitraum, in dem Sie die Anwesenheit beobachten möchten. Sie können zwischen heute und dem Ende des Geschäftsjahres wählen. Die Auswahl bestimmt die Länge eines Arbeitstages. Sie können diese Auswahl jederzeit ändern.

Anpassen von Urlaubs- und Feiertagskodes

  • In den Zellen H4-H7 finden Sie vier Codes (A, B, C, D), mit denen Sie die Urlaubscodes entsprechend den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen können.
  • Am besten ist es, wenn Sie auch den Namen und die Beschreibung des Codes ändern. Es ist möglich, A in L zu ändern, um die Beschreibung in Urlaub zu ändern. In der Urlaubsverfolgungstabelle würden Sie orangefarbene Zellen sehen, wenn Sie L eingegeben haben.
  • Alternativ können Sie den Code unverändert lassen oder den Farbcode für Urlaub von R in H ändern.

Anmerkung:

Die Farben können an arbeitsfreien Tagen nicht geändert werden. Die Farbe bleibt dann dunkelblau.

Hinzugefügte Feiertage werden als zusätzliche Feiertage und Urlaubscodes berechnet, wenn sie auf arbeitsfreie Tage für Mitarbeiter gelegt werden.

Verfolgung des genommenen Urlaubs

  • Es wäre hilfreich, wenn Sie keine Spalte mit einer Nummer als Referenz ausfüllen, oder Sie können stattdessen Ihre Mitarbeiter-ID dort eingeben. Diese Zahl wird in keiner Formelberechnung verwendet, Sie können sie also auch leer lassen.
  • Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein
  • Geben Sie das Datum der Einstellung des Mitarbeiters ein. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens als Standarddatum verwendet.
  • Sie sollten das Austrittsdatum des Mitarbeiters eingeben. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird das Ende des Geschäftsjahres Ihres Unternehmens als Vorgabe verwendet.

Je nach Einstellungsdatum und Austrittsdatum werden Mitarbeiter, die während des Beobachtungszeitraums entweder nicht arbeiten oder ausgetreten sind, in dunkelgrauer Farbe angezeigt.

Geben Sie die Abteilung des Mitarbeiters ein (optional).

  • Die Spalte Arbeitszeit/Tag des Mitarbeiters sollte die Arbeitsstunden des Mitarbeiters pro Tag enthalten. Sie wird in diesem Tabellenblatt noch nicht verarbeitet. Sie können sie jedoch benötigen, um die Arbeitszeitberechnung für Ihre Mitarbeiter anzupassen, wenn Sie dies in Zukunft tun möchten.
  • Sie sollten den Arbeitstag des Mitarbeiters in der entsprechenden Spalte markieren. Wenn er arbeitet, geben Sie "V" ein. Wenn sie nicht arbeiten, lassen Sie sie leer.
  • Die Anzahl der Urlaubstage, die einem Mitarbeiter pro Jahr zustehen.

Die Urlaubstabelle können Sie nun ausfüllen und für die Urlaubsplanung und -verfolgung Ihrer Mitarbeiter verwenden. Die Farbe der Zelle eines jeden Mitarbeiters ändert sich, wenn Sie Urlaubscodes in die entsprechende Zeile der Codetabelle eingeben.

In diese Zellen können Sie die genommenen Teilurlaube eintragen. Sie können jedoch nur drei Teilurlaube berechnen. Es gibt drei davon: 1/2, 1/4 und 1/8. In der Urlaubserfassungstabelle werden der verbrauchte Urlaub, der Resturlaub und die Arbeitstage des Mitarbeiters am Ende der Daten zusammengefasst.

Passwörter sind nicht auf diesem Arbeitsblatt, sondern in der Arbeitsmappe geschützt. Sie können das Arbeitsblatt "Urlaubserfassung" verwenden, um Berichte und andere Berechnungen auf der Grundlage der Ergebnisse zu erstellen. Mit diesem Tool ist es möglich, ein Dashboard zu erstellen, die Arbeitsstunden zu berechnen, die wöchentliche und monatliche Anwesenheit zu analysieren und Ihre Mitarbeiter nach ihrer Anwesenheit einzustufen.

Sie können auch ein anderes Modell für die Urlaubsplanung ausprobieren, das Sie stundenweise anpassen können - "Part-Time Employee Attendance Vacation Tracker". Sie können die folgende Tabelle verwenden, um Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte zu kombinieren. 

Das Arbeitsblatt kann sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitbeschäftigte enthalten, deren Urlaubspläne auf der linken Seite und deren Arbeitszeiten auf der rechten Seite aufgeführt sind. Um sicherzustellen, dass es korrekt ausgefüllt ist, können Sie das Arbeitsblatt herunterladen.

Es enthält auch zusammenfassende Arbeitsblätter, die ihre Anwesenheitsstunden nach wöchentlichen, monatlichen oder benutzerdefinierten Zeiträumen gruppiert enthalten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an bestimmten Tagen bezahlen und wissen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, wissen Sie, wie viel Sie ihnen auf der Grundlage der geleisteten Stunden zahlen müssen.

So funktioniert der Urlaubsplaner für Mitarbeiter

  • Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Jetzt herunterladen" starten Sie den Download. Laden Sie den Excel Urlaubsplaner herunter und speichern Sie ihn lokal. Sie benötigen den Adobe Acrobat Reader Version 8.0, um den Planer zu nutzen.
  • Im nächsten Schritt wählen Sie Ihr Bundesland aus, geben die Namen Ihrer Mitarbeiter ein (max. 25) und legen den Zeitraum fest, in dem jeder Mitarbeiter Anspruch auf Urlaub hat. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die globalen Einstellungen in den Planer übernehmen, indem Sie auf "Globale Einstellungen im Planer übernehmen" klicken.
  • Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie einen Mitarbeiter auswählen und die gewünschten Urlaubstage gemäß der Legende auf der nächsten Seite (individuelle Planung) eingeben.
  • Sobald alle Einstellungen konfiguriert sind, können Sie einen Mitarbeiter auswählen und seine gewünschten Urlaubstage eingeben (individuelle Planung). Die Urlaubstage werden automatisch berechnet.
  • Sie können individuelle Einstellungen für Ihre Mitarbeiter vornehmen (Wochenend-, Teilzeit- und Feiertagsarbeit).
  • Die Monats- und Jahresansicht gibt Ihnen einen Überblick über die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter nach Eingabe der Urlaubstage.
  • Abschließend können Sie die Datei über die Druckfunktion des PDF-Readers ausdrucken. In den Druckereinstellungen des PDF-Readers muss die Funktion "Einpassen" oder "Übergroße Seiten verkleinern" eingestellt sein, damit die Seite auf DIN A4 gedruckt werden kann.

Vorteile des digitalen Urlaubsplaners

Die Urlaubsplanung ist mit Online-Tools viel einfacher und effizienter als mit Excel-Dateien. Und warum?

Kurz gesagt, bieten diese Lösungen dem Unternehmen folgende Vorteile:

  • Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten durch Optimierung der Arbeitsabläufe,
  • Verbesserung der Genauigkeit und Vereinfachung der Abwesenheitsverwaltung,
  • Automatisierung von Aufgaben mit geringem Zusatznutzen,
  • Über das Benutzerportal können die Kollegen ihre Urlaubssalden einsehen und aktualisieren.
  • Die Visualisierung der Zeitpläne von Mitarbeitern, Teams, Abteilungen oder des gesamten Unternehmens;
  • Alle Feiertage, Termine, etc. werden an einem Ort angezeigt.
  • Durch die Integration von Zusatztools oder die Verknüpfung mit anderen Tools ist auch eine vereinfachte Lohn- und Gehaltsverwaltung möglich.
  • Die Reduktion des Papierverbrauchs ist ein kleiner Schritt in Richtung Umweltschonung.
  • Mehr Sicherheit (weniger Fehler wie Doppelbuchungen, falsche Umbuchungen usw.).

Die Wahl der richtigen Urlaubsplanungssoftware kann bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen schwierig sein. Um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen, finden Sie vielleicht den folgenden Vergleich hilfreich.

Vereinfachte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Mit einer Online-Software für die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Antrags- und Überprüfungsprozess rationalisieren und so Zeit und Geld sparen.

Die Urlaubsplanungssoftware reduziert die mit der Urlaubsverwaltung verbundenen Herausforderungen. Die meisten Anwendungen automatisieren die Zeiterfassung und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, so dass die Personaldaten an einem Ort zentralisiert werden können.

Urlaubsplaner sind häufig in HR-Softwareanwendungen integriert. Das Ergebnis ist eine schnellere und genauere Personalverwaltung, ein effektiveres Ressourcenmanagement und eine weitere Digitalisierung Ihrer Personalabteilung.

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