Verduidelijking verloonde uren 2026: Wat moet jij als ondernemer weten?

De Belastingdienst heeft verduidelijkingen doorgevoerd rondom verloonde uren. Deze wijzigingen gaan per 1 januari 2026 in en hebben directe impact op jouw loonadministratie. In dit artikel leggen we de belangrijkste wijzigingen uit en vertellen we wat jij als ondernemer moet doen om compliant te blijven.

Waarom deze verduidelijkingen verloonde uren?

De Belastingdienst heeft verduidelijkingen verloonde uren doorgevoerd om misverstanden en interpretatieverschillen te voorkomen. Het aantal verloonde uren bepaalt immers diverse fiscale voordelen, zoals het lage inkomensvoordeel (LIV). Verkeerde registratie kan leiden tot fouten in de aangifte loonheffingen en mogelijk boetes of naheffingen.

Veel ondernemers hebben moeite met het correct vastleggen van verloonde uren, zeker bij complexe situaties zoals onbetaalde overwerkuren of onbetaald verlof. Daarom is het cruciaal om precies te weten welke uren onder verloonde uren vallen en welke niet.

De belangrijkste wijzigingen op een rij

De Belastingdienst heeft een aantal punten verduidelijkt die je als ondernemer niet mag missen. We zetten de belangrijkste wijzigingen hieronder voor je op een rij.

1. Gebruikelijke verloonde uren

Het aantal verloonde uren bepaalt hoeveel loonheffingen je moet betalen. In de nieuwe regels is verduidelijkt dat je bij doorbetaling van ZW- of WAZO-uitkering de gebruikelijke verloonde uren moet opgeven, zelfs als het dienstverband is beëindigd.

2. Onbetaald verlof en onbetaalde uren

Onbetaald verlof en niet gewerkte onbetaalde uren moeten duidelijk worden geregistreerd. Het aantal verloonde uren bepaalt namelijk ook de hoogte van eventuele tegemoetkomingen. Let erop dat niet opgenomen onbetaalde uren correct worden verwerkt.

3. Uitbetaalde overuren en extra uren

Uitbetaalde overuren en volledig uitbetaalde verlofuren moeten apart geregistreerd worden. Ook onbetaalde overwerkuren moeten nu duidelijk worden onderscheiden van reguliere verloonde uren.

4. Verlof kopen en gebruik van code O

Bij het kopen van verlof door werknemers moet je de nieuwe code O gebruiken in de aangifte loonheffingen. Dit geldt ook voor adv uren en contracturen die worden ingeruild voor verlof.

5. Verduidelijking voor specifieke beroepen

Voor beroepen zoals zeevarenden en buitengewoon ambtenaren gelden aparte regels. Verloonde uren bepalen hier mede de hoogte van het loon en de bijbehorende belasting.

Wat betekent dit voor jouw loonadministratie?

Als ondernemer moet je nu extra scherp zijn op hoe je verloonde uren bepaalt en registreert. Zorg dat je administratie op orde is en de nieuwe regels van de Belastingdienst correct worden toegepast.

Check je administratie op de volgende punten:

• Zijn alle contracturen en adv uren juist vastgelegd?

• Zijn de niet gewerkte onbetaalde uren duidelijk geregistreerd?

• Worden uitbetaalde overuren correct aangegeven?

• Heb je de juiste codes gebruikt voor onbetaald verlof?

Het aantal verloonde uren bepaalt niet alleen hoeveel loon je betaalt, maar ook de rechten van werknemers op tegemoetkomingen en toeslagen.

Praktische tips voor ondernemers

1. Werk met actuele software
   Zorg ervoor dat je salarisadministratiepakket up-to-date is met de nieuwste regels. Veel softwareleveranciers bieden updates aan voor het correct registreren van verloonde uren.
2. Train je personeel
   Laat je administratie- of HR-team de nieuwe regels goed doorlezen. Organiseer eventueel een korte training om fouten te voorkomen.
3. Communiceer met werknemers
   Informeer werknemers over de wijzigingen, vooral als ze te maken hebben met onbetaald verlof of uitbetaalde overuren. Zo weten zij ook wat er verandert in hun loonstrook.

De rol van het lage inkomensvoordeel (LIV)

Het lage inkomensvoordeel is een tegemoetkoming voor werkgevers die werknemers met een laag loon in dienst hebben. Omdat het aantal verloonde uren bepaalt of je recht hebt op deze tegemoetkoming, is het essentieel om nauwkeurig te zijn. Bij onjuiste registratie kun je het LIV mislopen.

Ook het aantal volledig uitbetaalde verlofuren en uitbetaalde extra uren spelen hierbij een rol. Daarom is het belangrijk om deze uren correct vast te leggen.

Gevolgen van fouten in verloonde uren

Als je als ondernemer verloonde uren verkeerd registreert, kan dit leiden tot:

• Boetes van de Belastingdienst bij een foutieve aangifte loonheffingen.

• Verlies van tegemoetkomingen, zoals het lage inkomensvoordeel.

• Onjuiste loonberekeningen, wat kan leiden tot ontevreden werknemers.

Voorkom dit door nu al je administratie door te nemen en aan te passen waar nodig.

Conclusie: Wees voorbereid op de wijzigingen!

De verduidelijkingen verloonde uren zorgen ervoor dat je als ondernemer beter inzicht hebt in de registratie van gewerkte uren, onbetaalde uren en verlof. Door je administratie nu al goed te organiseren en te controleren, voorkom je problemen in 2026.

Download hier het hele document van de belastingdienst.

Zet die eerste stap naar een juiste administratie en probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis!

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen