Ontslag bij disfunctioneren: dit zijn jouw verplichtingen

Wat is disfunctioneren?

Disfunctioneren betekent dat een werknemer niet voldoet aan de bedongen arbeid of de gestelde functie eisen. Het gaat niet om een eenmalige fout, maar om structurele problemen in het functioneren. Denk aan onvoldoende inzet, gebrek aan vakkennis, of het niet nakomen van gemaakte afspraken.

Je merkt het vaak aan tegenvallende prestaties, terugkerende fouten, of signalen van collega's of klanten. De hoeveelheid werk blijft liggen, of taken worden in onvoldoende mate uitgevoerd. In zo’n geval moet je als werkgever direct handelen en zorgen voor een duidelijk traject.

Leg vast wat er speelt, bespreek je verwachtingen en geef ruimte voor verbetering. Een goed onderbouwd traject is nodig om eventuele stappen richting ontslag wegens disfunctioneren juridisch te kunnen aantonen.

Wat doe je als een werknemer disfunctioneert?

Wanneer een werknemer disfunctioneert, moet je dit niet op z’n beloop laten. Disfunctioneren gaat vaak gepaard met tegenvallende prestaties, misgelopen deadlines en conflicten binnen het team. Je pakt dit aan door het onderwerp tijdig te bespreken en een verbetertraject op te zetten.

Stel duidelijke doelen, leg je bevindingen schriftelijk vast en geef aan welke ondersteuning je biedt. Denk aan scholing, aanpassing van taken of tijdelijke verplaatsing naar een andere passende functie.

Noteer alles in het personeelsdossier en plan een volgende gesprek om de voortgang te meten. Zo voorkom je dat een werknemer later claimt dat hij de kans niet kreeg om zich te verbeteren.

Onvoldoende functioneren

Bij onvoldoende functioneren is er sprake van een werknemer die structureel onder de maat presteert. De verwachtingen zijn duidelijk, maar worden niet gehaald. Taken blijven liggen, fouten stapelen zich op en het functioneren verbetert niet, ondanks eerdere gesprekken of begeleiding.

Als werkgever ben je verplicht om dit serieus aan te pakken. Begin met het vastleggen van concrete voorbeelden in het personeelsdossier. Benoem waar het misgaat, verwijs naar de functie eisen en geef ruimte voor herstel via een verbetertraject.

Het gaat hier niet alleen om wat de werknemer doet, maar vooral om wat hij nalaat te doen. Jij moet kunnen aantonen dat er sprake is van een patroon, en dat je voldoende hebt gedaan om verbetering mogelijk te maken. Alleen dan kun je toewerken naar een eventuele ontbindingsverzoek.

Kan een werknemer bij disfunctioneren ontslagen worden?

Je mag een werknemer niet zomaar ontslaan wegens disfunctioneren. De wet stelt duidelijke eisen. Er moet sprake zijn van een redelijke grond, een goed onderbouwd ontslagdossier, en je moet kunnen aantonen dat je een verbetertraject hebt aangeboden.

Zorg dat je het traject goed documenteert. Denk aan gespreksverslagen, schriftelijke waarschuwingen, en vastlegging van onvoldoende voortgang. Toon aan dat je hebt geprobeerd om de werknemer te ondersteunen, bijvoorbeeld via scholing of begeleiding.

Een ontslag wegens disfunctioneren wordt zelden toegewezen zonder degelijk bewijs. De kantonrechter kijkt streng naar de zorgplicht van jou als werkgever. Zonder dossier of redelijke termijn loop je risico op afwijzing of een billijke vergoeding.

Werkgever disfunctioneren: wat wordt er van je verwacht?

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor een zorgvuldige aanpak wanneer een werknemer disfunctioneert. Je moet kunnen aantonen dat je voldoende hebt gedaan om het functioneren te verbeteren. Denk aan het aanbieden van opleiding, coaching of een aanpassing van de arbeidsomstandigheden.

Het is belangrijk dat je tijdig handelt. Laat het niet sluimeren, maar plan een gesprek, stel een plan van aanpak op en leg alles vast in het personeelsdossier. Doe je dat niet, dan kan het leiden tot een afwijzing van een ontbindingsverzoek of een verplichte billijke vergoeding.

Functie eisen: waar moet je werknemer aan voldoen?

Als werkgever moet je duidelijk kunnen maken aan welke functie eisen een werknemer moet voldoen. Die eisen vormen de basis voor het beoordelen van het functioneren. Zorg dat de taken, verantwoordelijkheden en doelen van tevoren helder zijn vastgelegd in het arbeidscontract of functieprofiel.

Wanneer een werknemer structureel niet voldoet aan de gestelde functie eisen, ontstaat er mogelijk sprake van disfunctioneren. Het is dan aan jou om dit objectief vast te leggen: prestaties meten, resultaten bespreken en de afwijkingen benoemen.

Let op: onduidelijke of wisselende verwachtingen werken in je nadeel bij een mogelijk ontbindingsverzoek. Een rechter toetst streng of je werknemer wist wat er van hem werd verwacht en of de eisen redelijk waren.

Ontslag wegens disfunctioneren: wanneer is het toegestaan?

Ontslag wegens disfunctioneren is alleen mogelijk als je als werkgever kunt aantonen dat je alles hebt gedaan om het functioneren van je werknemer te verbeteren. Dat begint bij een goed opgezet verbetertraject, gevolgd door duidelijke communicatie en schriftelijke vastlegging van het hele proces.

Pas als blijkt dat de werknemer, ondanks hulp en begeleiding, in onvoldoende mate presteert, kun je een ontbindingsverzoek indienen. Daarbij toetst de rechter of er sprake is van een redelijke grond, en of je hebt gekeken naar herplaatsing of een andere functie binnen het bedrijf.

Zonder goed onderbouwd ontslagdossier is de kans groot dat je verzoek wordt afgewezen of dat je een billijke vergoeding moet betalen.

Ontslag met wederzijds goedvinden: een veilige route?

Als ontslag via de rechter risicovol is, kan wederzijds goedvinden een alternatief zijn. Hierbij beëindig je het dienstverband in overleg met je werknemer, vaak met een beëindigingsovereenkomst. Deze route biedt meer controle over de voorwaarden en voorkomt een procedure bij de kantonrechter.

Zorg dat je werknemer niet onder druk tekent en leg vast dat het initiatief gezamenlijk is genomen. Dat voorkomt problemen rond aanspraak op een WW-uitkering.

Bied eventueel een transitievergoeding aan en houd rekening met een redelijke opzegtermijn. Benoem duidelijk in het gesprek wat de reden is — zoals onvoldoende functioneren of mismatch met de bedongen arbeid — zodat je verhaal consistent blijft bij een toetsing door het UWV.

Wanneer betaal je een billijke vergoeding?

Een billijke vergoeding komt in beeld als je als werkgever niet zorgvuldig handelt bij een disfunctionerende werknemer. Denk aan het ontbreken van een verbetertraject, geen duidelijke communicatie of een gebrekkig ontslagdossier.

Ook als je de werknemer onder druk zet tot vertrek, of de arbeidsovereenkomst beëindigt zonder redelijke grond, kan de rechter jou verplichten een extra vergoeding toe te kennen bovenop de transitievergoeding.

Wil je dit voorkomen? Zorg dan dat je alles goed vastlegt: gesprekken, verslagen, geboden hulp, en pogingen tot herplaatsing of passende functie. Breng ook de werknemer hiervan tijdig op de hoogte. Alleen dan voorkom je dat je op basis van een procedure alsnog extra moet betalen.

Conclusie

Disfunctioneren is geen reden om direct tot ontslag over te gaan. Als werkgever heb je een duidelijke verantwoordelijkheid: het probleem tijdig signaleren, eerlijk communiceren en de juiste stappen zetten. Denk aan een goed onderbouwd verbetertraject, het vastleggen van gesprekken in het personeelsdossier, en het aanbieden van scholing of een passende functie.

Pas wanneer blijkt dat het functioneren ondanks inspanningen niet verbetert, kun je denken aan ontslag wegens disfunctioneren. Handel je zorgvuldig, dan sta je sterk. Doe je dat niet, dan loop je risico op een afgewezen ontbindingsverzoek of een verplichte billijke vergoeding. Een goede voorbereiding maakt het verschil — voor jou én je werknemer.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen