Wat is de wettelijke kilometervergoeding in 2026?

Om werknemers te compenseren voor hun reizen kunnen werkgevers een reiskostenvergoeding aanbieden, bedoeld voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. De maximale onbelaste vergoeding is de afgelopen jaren stapsgewijs gestegen: van €0,19 naar €0,21 en daarna €0,23 per kilometer. Per 1 januari 2026 is dit maximum verhoogd naar €0,25 per kilometer. In dit artikel lees je wat de kilometervergoeding in 2026 inhoudt, voor welke vervoermiddelen die geldt en waar je als werkgever op moet letten. 

Wat is de maximale reiskostenvergoeding in 2026?

Per 1 januari 2026 is de maximale belastingvrije reiskostenvergoeding €0,25 per kilometer. Deze vergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel: zowel eigen vervoer als openbaar vervoer.

Let op: deze verhoging van €0,23 naar €0,25 is met terugwerkende kracht ingegaan vanaf 1 januari 2026. Heb je eerder in 2026 al vergoedingen tegen €0,23 uitbetaald, dan mag je die met terugwerkende kracht aanvullen naar €0,25. Houd hier rekening mee in je loonadministratie en eventueel in correctieberichten over al verstreken tijdvakken.

Afspraken over reiskostenvergoeding moeten altijd duidelijk zijn vastgelegd in de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement.

Is het vergoeden van reiskosten verplicht?

In de basis is het niet verplicht om een reiskostenvergoeding aan te bieden. Het is wel goed mogelijk dat hierover afspraken staan in de cao of het arbeidscontract. Is dat het geval, dan heeft de werknemer recht op de afgesproken vergoeding.

Het belastingvrij vergoeden van reiskosten geldt niet alleen voor werknemers. Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting of resultaatgenieter, dan kun je de kilometervergoeding van €0,25 per kilometer ook voor je zakelijke ritten van de winst aftrekken.

Hoeveel kilometers worden vergoed?

Over hoeveel kilometers een werknemer een vergoeding krijgt, bepaalt de werkgever. Er bestaat geen wettelijke minimum- of maximumafstand. Sommige werkgevers vergoeden vanaf de eerste kilometer, andere hanteren een ondergrens (bijvoorbeeld vanaf 10 kilometer enkele reis) of een bovengrens. Dat staat dan in de cao of de arbeidsovereenkomst.

Vergoed je meer dan €0,25 per kilometer, dan geldt het bedrag daarboven als loon. Daar moet je als werkgever loonheffingen over inhouden, tenzij je het meerdere aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Reiskostenvergoedingen als je ook thuiswerkt

Werkt een werknemer thuis, dan kun je een thuiswerkvergoeding geven van maximaal €2,45 per dag (2026). Deze vergoeding mag ook worden gegeven als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt.

Voor een werkdag waarop de werknemer naar de vaste werkplek reist, geldt een belangrijke regel: je mag niet op dezelfde dag én een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer én een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. Je kiest per dag welke van de twee past.

Voor zakelijke kilometers die geen woon-werkverkeer zijn, zoals een bezoek aan een klant, mag de werknemer de kilometers wel altijd declareren tegen €0,25 per kilometer, ook op een dag waarop hij een thuiswerkvergoeding ontvangt.

Onbelaste reiskostenvergoeding openbaar vervoer

Reist een werknemer met het openbaar vervoer, dan mag de werkgever kiezen hoe hij dit vergoedt. Je vergoedt de werkelijk gemaakte reiskosten, of je rekent €0,25 per kilometer, allebei onbelast.

Je kunt ook een ov-kaart of ov-jaarkaart aanbieden. In dat geval worden de reiskosten volledig vergoed zonder dat de werknemer een declaratie hoeft in te dienen. Hetzelfde geldt bij vervoer per boot, vliegtuig of taxi: die kosten mag je volledig vergoeden, mits er bewijs van de gemaakte kosten is, zoals een ticket of bon.

Onderhandelen over reiskostenvergoeding

Staat er niets over een reiskostenvergoeding in de cao of de arbeidsovereenkomst, maar wil de werknemer wel een vergoeding? Dan kunnen werkgever en werknemer hier samen afspraken over maken, voor reizen met eigen vervoer of met het openbaar vervoer. Bij eigen vervoer is het verstandig een bedrag per kilometer af te spreken, tot maximaal €0,25 per kilometer onbelast.

Kies je als werkgever voor een hogere vergoeding dan €0,25, dan worden over het meerdere loonheffingen berekend, tenzij je het binnen de vrije ruimte van de WKR brengt. Begin je bij een nieuwe werkgever en reis je met een kostbaar vervoermiddel, dan is het slim om de cao van de branche en je arbeidsovereenkomst vooraf te bekijken.

Reiskostenvergoeding bij carpoolen

Bij carpoolen zijn er twee situaties.

Organiseert de werkgever de carpool, dan mag hij €0,25 per kilometer aan de chauffeur vergoeden voor de volledige rit, inclusief de extra kilometers om collega's op te halen. Alleen de chauffeur declareert dan de reiskosten, samen met het loon.

Organiseren de collega's de carpool zelf, dan heeft elke werknemer recht op een vergoeding van €0,25 per kilometer voor de eigen woon-werkafstand. De chauffeur mag in dat geval de extra kilometers door het omrijden niet declareren; hij declareert alleen de kilometers tussen huis en werk.

Reiskosten bijhouden in je personeelsadministratie

Het handmatig bijhouden van kilometerdeclaraties in Excel kost tijd en is foutgevoelig. In je Shiftbase-account registreer je gewerkte uren en maak je reiskosten per medewerker inzichtelijk, zodat declaraties, goedkeuring en rapportage op één plek samenkomen. Gaat er iets mis met een declaratie, dan ziet de medewerker dat zelf ook, wat zorgt voor snellere communicatie en goedkeuring.

Met Shiftbase:

• Houd uren en reiskostendeclaraties per medewerker overzichtelijk bij

• Trek rapportages voor inzicht in de reiskosten per medewerker