Overnachtingsvergoeding

Een overnachtingsvergoeding is het bedrag dat een werkgever betaalt voor hotel, maaltijden en kleine uitgaven als een medewerker voor het werk niet dezelfde dag naar huis kan. Een wettelijk recht erop bestaat niet: of je hem geeft, staat in de cao, de arbeidsovereenkomst of je eigen reisregeling. De Belastingdienst bepaalt wel hoeveel je onbelast mag vergoeden. Bij een binnenlandse dienstreis is dat in 2026 maximaal € 162,74 per nacht voor logies, plus vaste bedragen voor ontbijt, avondeten en kleine uitgaven.

Wat is een overnachtingsvergoeding?

Een overnachtingsvergoeding dekt de extra kosten van een medewerker die voor het werk elders slaapt: de hotelkamer, het ontbijt, het avondeten en kleine uitgaven zoals koffie of parkeren. Het is een vorm van onkostenvergoeding: de medewerker houdt er niets aan over, hij krijgt terug wat hij voor het werk uitgaf. De reis zelf valt erbuiten. Die betaal je via de reiskostenvergoeding of de vergoeding per kilometer voor zakelijke ritten.

De Belastingdienst spreekt van kosten van tijdelijk verblijf, de overheid van verblijfkosten. In cao’s en op de werkvloer heet hetzelfde soms anders. Scheidingsgeld of scheidingsvergoeding is de naam voor een vergoeding aan werknemers die voor een project doordeweeks van huis blijven. Wie "in de kost" zit, slaapt bij een pension of gastgezin dicht bij het werk. Welke naam je ook gebruikt, de fiscale regels hieronder zijn dezelfde.

Wanneer kom je in aanmerking voor een overnachtingsvergoeding?

Een medewerker heeft recht op een overnachtingsvergoeding als zijn cao, arbeidsovereenkomst of jouw reisregeling dat zegt. De wet verplicht je er niet toe. Stuur je een medewerker zelf op pad, dan ligt het voor de hand dat je de hotelkamer betaalt. Leg vast wanneer iemand blijft slapen, want dan weet iedereen vooraf waar hij aan toe is.

Voor de Belastingdienst telt iets anders: is er sprake van tijdelijk verblijf? Alleen dan is de vergoeding onbelast. Het Handboek Loonheffingen 2026 noemt twee situaties:

• De medewerker is ambulant: hij reist naar steeds wisselende werkplekken, of naar dezelfde werkplek op hooguit 20 dagen (het 20-dagencriterium). Het Handboek noemt als voorbeeld vertegenwoordigers en accountants die bij klanten langsgaan.

• De medewerker reist heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en het werk, omdat er een zakelijke reden is om (nog) niet in de buurt te gaan wonen. Bijvoorbeeld bij een tijdelijk project of zolang iemand in de proeftijd zit.

Houdt het tijdelijke op, bijvoorbeeld omdat de medewerker vast op die plek gaat werken, dan is de vergoeding vanaf dat moment loon. Je mag haar dan nog wel aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, als dat gebruikelijk is.

De voorwaarden die je vaak leest, zoals "minimaal vier uur onderweg" en "in een andere gemeente of minstens één kilometer van je werkplek", komen uit de cao Rijk. Ze gelden voor ambtenaren en voor werkgevers die bewust bij die regeling aansluiten. Ze zijn geen algemene drempel.

Hoeveel overnachtingsvergoeding mag je onbelast geven?

Hoeveel overnachtingsvergoeding je onbelast geeft, hangt af van de manier waarop je vergoedt. Je kunt de werkelijke kosten terugbetalen op basis van bonnen, of je sluit aan bij de bedragen van de cao Rijk. Dat laatste mag ook als je niet onder die cao valt, zolang je medewerker op reis is zoals een ambtenaar op dienstreis en de kosten ook echt maakt (Kennisgroep Belastingdienst, KG:204:2026:4 van 5 februari 2026). Je hoeft dan niet alle vergoedingen te geven: alleen het hotel en het avondeten mag ook.

Voor een binnenlandse dienstreis kun je volgens het Handboek Loonheffingen 2026 maximaal deze bedragen onbelast vergoeden:

Een ambtenaar krijgt voor logies € 164,52 per nacht (P-Direkt, 2026). Daarvan is € 162,74 vrijgesteld. Vergoed je meer dan de bedragen in de tabel, dan is het meerdere loon van de medewerker. Je kunt het ook aanwijzen in de vrije ruimte; hoeveel ruimte je hebt, staat in de blog over de werkkostenregeling berekenen. Boek en betaal je het hotel zelf, dan geldt dezelfde vrijstelling voor die verstrekking.

Een vast bedrag per nacht zonder bonnetjes

Een vast bedrag per nacht zonder bonnetjes, zoals € 50 voor elke overnachting, is alleen onbelast als je het vooraf onderbouwt met een onderzoek naar de kosten die je medewerkers werkelijk maken. Je legt vast uit welke posten het bedrag bestaat en je herhaalt het onderzoek als de Belastingdienst erom vraagt of als de situatie verandert. Met terugwerkende kracht een vaste vergoeding invoeren mag niet. Zonder dat onderzoek is het hele bedrag loon (Handboek Loonheffingen 2026, § 4.6.1).

Overnachten in het buitenland

Bij een buitenlandse dienstreis gebruik je de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen, bijlage 6 van de cao Rijk. Daarin staat per land, en soms per stad, een maximum voor logies en een bedrag voor de overige kosten. Vergoedingen volgens die lijst zijn onbelast. Kan de medewerker de overnachting niet aannemelijk maken, dan mag je volgens de cao Rijk € 11,34 per nacht geven, voor hooguit vier nachten per reis. Dat bedrag is wel belast, of je wijst het aan in de vrije ruimte.

Hoe werkt de overnachtingsvergoeding?

De overnachtingsvergoeding werkt meestal via een declaratie achteraf: de medewerker betaalt en levert de bonnen in. Jij betaalt het bedrag terug met de volgende loonbetaling of los daarvan. Een vergoeding binnen de grenzen hierboven betaal je netto uit, zonder loonheffing. Wat erboven zit, verwerk je als loon of in de vrije ruimte.

Rekenvoorbeeld: drie nachten bij een nieuw filiaal

Een winkelketen opent een filiaal in Groningen. Een filiaalmanager uit Breda gaat drie nachten mee om het nieuwe team in te werken. Het hotel kost € 129 per nacht en het ontbijt € 18 per keer. Het avondeten kost achtereenvolgens € 27, € 31 en € 36. De keten volgt de bedragen uit het Handboek en geeft ook de vergoeding voor kleine uitgaven ’s avonds.

Het ontbijt van € 18 ligt € 1,93 boven het maximum, het laatste avondeten € 3,44. Die € 9,23 wijst de keten aan in de vrije ruimte, dan merkt de filiaalmanager er niets van. Had de keten een vast bedrag van € 75 per nacht gegeven zonder onderzoek naar de kosten, dan was alle € 225 loon geweest.

Overnachtingsvergoeding voor chauffeurs in het transport

Een vrachtwagenchauffeur die meerdaagse ritten rijdt, krijgt in het beroepsgoederenvervoer een verblijfkostenvergoeding per uur. Artikel 40 van de cao Beroepsgoederenvervoer over de weg (1 januari 2026 tot 1 januari 2027) vergoedt daarmee maaltijden, consumpties en sanitaire voorzieningen onderweg. Logies hoort er uitdrukkelijk niet bij: de chauffeur slaapt meestal in de cabine. Parkeert hij op een bewaakte parking, dan vergoedt de werkgever die parkeerkosten (artikel 40b).

Zo pakt dat uit voor een chauffeur die maandag om 08:00 vertrekt en woensdag om 15:00 terug is op de standplaats. Maandag telt van 08:00 tot 17:00 tegen € 1,65 en van 17:00 tot 24:00 tegen € 3,77: € 41,24. Dinsdag is een tussenliggende dag: € 65,04. Woensdag telt de nacht van 00:00 tot 06:00 tegen € 3,77, omdat hij na 12:00 aankomt, en daarna 06:00 tot 15:00 tegen € 1,65: € 37,47. Samen € 143,75 netto voor de hele rit. Rijdt hij ’s nachts, dan krijgt hij voor die diensturen daarnaast de nachttoeslag uit artikel 37 van dezelfde cao.

Valt je bedrijf niet onder deze cao, dan kun je dezelfde bedragen alleen onbelast geven als je chauffeurs in dezelfde omstandigheden rijden en je dezelfde voorwaarden en bedragen gebruikt (Kennisgroep Belastingdienst, KG:204:2024:11). Een vaste maandvergoeding voor verblijf zonder die onderbouwing is loon.

Werk ver van huis in de bouw en de techniek

In de bouw, de infra en de installatietechniek werkt een ploeg vaak weken op een project ver van de vestiging. Cao’s regelen dat elk op hun eigen manier. De cao Bouw & Infra noemt het verafgelegen werken. Elders heet het scheidingsgeld of een vergoeding voor in de kost. Welke vergoeding geldt en hoe hoog die is, staat in de cao die op je bedrijf van toepassing is.

Fiscaal zit het hier anders dan bij een dienstreis. Maaltijden op een bouwplaats die niet blijvend is, zoals bij wegenbouwers en bouwvakkers, zijn wel gericht vrijgesteld (Handboek Loonheffingen 2026, § 22.1.2). Maar de bedragen van de cao Rijk kun je niet zomaar overnemen: volgens de Belastingdienst is een bouwvakker op een project in een andere gemeente niet in dezelfde omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis. Vergoed dan de werkelijke kosten, of onderbouw een vast bedrag met een eigen onderzoek.

Hoe kan je een overnachtingsvergoeding aanvragen?

Een medewerker vraagt een overnachtingsvergoeding aan met een declaratie volgens de regeling van zijn werkgever. Heb je nog geen regeling, leg dan vast:

• wanneer iemand mag blijven slapen, bijvoorbeeld bij een werkdag ver van huis die vroeg begint of laat eindigt;

• wie de overnachting vooraf goedkeurt en of jij het hotel boekt of de medewerker;

• welke posten je vergoedt (logies, ontbijt, avondeten, kleine uitgaven) en tot welk bedrag;

• welke bewijsstukken nodig zijn, zoals de hotelnota en de bonnen van de maaltijden;

• binnen welke termijn de declaratie binnen moet zijn en met welke loonbetaling je hem uitbetaalt.

Zet de regels op papier voordat de eerste medewerker op pad gaat. Een regeling die je pas achteraf invult, leidt tot discussie over wat redelijk was. En een vaste vergoeding kun je niet met terugwerkende kracht onbelast maken.

Overnachtingen terugzien in de uren

Wie welke nachten weg was, volgt uit het rooster: een rit van maandag tot woensdag of een week op een project ver weg staat als diensten op opeenvolgende dagen bij die medewerker. In Shiftbase staan de goedgekeurde diensten per medewerker in de urenregistratie. Je exporteert de loongegevens als Excel of CSV, eigen velden uit de urenregistratie inbegrepen. Werk je met Nmbrs, AFAS of Loket, dan lezen die de uren via een koppeling uit. Shiftbase is geen salarispakket: de vergoeding zelf verwerkt je salarispakket. Hoe de uren daar klaar voor komen, lees je bij salarisverwerking voorbereiden.