Laatste werkdag

Wat is de laatste werkdag?

De laatste werkdag is de dag waarop een vertrekkende medewerker voor het laatst werkt. Dat is niet altijd de datum uit dienst. Op die datum eindigt de arbeidsovereenkomst. Tot dan loopt het loon door. Neemt een medewerker aan het eind van de opzegtermijn nog vakantie op, dan ligt de laatste werkdag een paar dagen of weken eerder.

Voor jou als werkgever is dat verschil praktisch. Het rooster loopt tot de laatste werkdag. De administratie loopt tot de datum uit dienst: loon, vakantiegeld en verlofsaldo reken je tot die dag.

Is de datum uit dienst ook de laatste werkdag?

De datum uit dienst is vaak niet de laatste werkdag. Opzeggen gaat tegen het einde van de maand, tenzij jullie schriftelijk een andere dag hebben afgesproken (art. 7:672 lid 1 BW). De datum uit dienst valt dus meestal op de laatste dag van een maand. De laatste werkdag schuift in drie situaties naar voren:

• Resterende vakantie. De medewerker neemt het verlof op dat nog openstaat. Je stelt die vakantie vast volgens de wensen van de medewerker, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (art. 7:638 lid 2 BW).

• Vrijstelling van werk. Spreken jullie af dat de medewerker de rest van de opzegtermijn niet meer werkt, dan is de laatste werkdag de dag waarop die afspraak ingaat. Het contract en het loon lopen door tot de datum uit dienst.

• Ziekte. Is de medewerker ziek op de datum uit dienst, dan meld je dat bij UWV als ziek uit dienst. De laatste werkdag ligt dan vóór de ziekmelding.

Rekenvoorbeeld: een kok die opzegt

Een kok met een contract van 32 uur per week zegt op 12 maart op. Een werknemer heeft een opzegtermijn van een maand (art. 7:672 lid 4 BW) en opzeggen gaat tegen het einde van de maand, dus de datum uit dienst is 30 april. De kok heeft nog 48 vakantie-uren staan. Dat zijn zes diensten van 8 uur.

Neemt de kok die uren op in de laatste zes geplande diensten van april, dan ligt de laatste werkdag ruim een week vóór 30 april. Wil de kok liever doorwerken tot het eind, dan betaal je de 48 uur uit: bij het einde van de arbeidsovereenkomst heeft de medewerker recht op het loon over de vakantie die nog openstaat (art. 7:641 lid 1 BW). Bij een uurloon van € 15 is dat € 720 bruto. In beide gevallen staat de kok tot en met 30 april op de loonlijst.

Wat je regelt vóór de laatste werkdag

Het meeste werk zit in de weken ervoor. Wie vandaag opzegt, staat volgende maand nog in het rooster, dus begin bij de diensten.

Rooster en overdracht

Plan de medewerker tot en met de laatste werkdag en niet daarna. Vallen er vanaf die week diensten open, zoek dan nu vervanging. In de horeca en retail gaat het vaak om vaste avond- of weekenddiensten die maar één persoon goed kent.

Laat de vertrekkende medewerker de opvolger een paar diensten inwerken, met de dingen die nergens op papier staan: welke leverancier wanneer levert, hoe de kassa wordt afgesloten, wie de sleutel van de opslag heeft. Een overdracht die in de laatste dienst nog gemaakt moet worden, wordt meestal een lijstje dat niemand begrijpt.

De cijfers voor de eindafrekening

De eindafrekening is de laatste loonbetaling. Zet vóór de laatste werkdag op een rij wat erin moet:

• het loon tot en met de datum uit dienst;

• niet-opgenomen vakantiedagen, uitbetaald tegen het loon (art. 7:641 lid 1 BW);

• het vakantiegeld dat tot dan is opgebouwd, ook als je het normaal één keer per jaar uitbetaalt (art. 17 lid 3 Wet minimumloon);

• openstaande overuren of tijd-voor-tijd die de medewerker niet meer opneemt.

Geef de medewerker ook een verklaring mee waaruit blijkt hoeveel vakantie er nog openstond op de datum uit dienst (art. 7:641 lid 2 BW). Die dagen kan de medewerker bij een nieuwe werkgever opnemen als onbetaald verlof (lid 3).

Vraagt de medewerker om een getuigschrift, dan ben je verplicht er een te geven (art. 7:656 BW). Daarin staan in elk geval het werk, de arbeidsduur en de begin- en einddatum. Hoe iemand functioneerde en hoe het contract eindigde, komt er alleen in als de medewerker daarom vraagt. Wat er verder bij het einde van een contract komt kijken, van de opzegtermijn tot de transitievergoeding, staat bij einde dienstverband.

Op de laatste werkdag zelf

De dag zelf is vooral praktisch. Spreek vooraf af wat er terug moet: sleutels, de toegangspas of druppel, laptop of telefoon van de zaak, werkkleding en een eventuele kassapas. Zet dezelfde dag de inlogcodes uit voor de kassa, het alarm en de bestelportalen van leveranciers, of wijzig ze.

Plan als het kan een kort exitgesprek. Een medewerker die al weg is, zegt eerlijker wat er aan het rooster, de inwerkperiode of de leiding beter kon dan iemand die nog moet blijven. Schrijf de antwoorden op, zodat je ze naast die van de volgende vertrekker kunt leggen.

Hoe groot het afscheid wordt, hangt af van hoe lang iemand er werkte. Na een seizoen is taart bij de koffie en een kaart die het team tekent genoeg. Na twintig jaar hoort er een woordje bij van de leidinggevende die de medewerker het langst kent. Zorg in elk geval dat de laatste dienst niet zo druk is dat er geen tijd is om afscheid te nemen.

Laatste werkdag voor pensioen

Gaat een medewerker met pensioen, dan valt de laatste werkdag meestal rond de AOW-leeftijd. Of de arbeidsovereenkomst daar vanzelf eindigt, hangt af van wat jullie in het contract of de cao hebben afgesproken. Is dat niet geregeld, dan mag je de arbeidsovereenkomst opzeggen in verband met het bereiken van de AOW-leeftijd (art. 7:669 lid 4 BW). De opzegtermijn voor jou als werkgever is dan een maand (art. 7:672 lid 3 BW).

Wil de medewerker blijven werken, dan sluit je een nieuw contract. Daarvoor gelden eigen regels, onder meer bij ziekte en voor tijdelijke contracten: die staan bij doorwerken na pensioen. Een laatste werkdag na veertig jaar verdient een afscheid waar de medewerker zelf iets over te zeggen heeft. Vraag vooraf of iemand een feest wil, een etentje met het team of liever niets.

Afscheidstekst voor de laatste werkdag: voorbeelden

Een afscheidstekst werkt het best als hij kort is en één ding noemt dat de medewerker echt heeft gedaan. Pas de voorbeelden aan op jullie eigen manier van praten.

Afscheidsmail van de vertrekkende medewerker

Beste collega's,

Vandaag is mijn laatste werkdag bij [bedrijfsnaam]. Na [aantal] jaar wil ik jullie bedanken voor de samenwerking, voor de drukke zaterdagen die we samen hebben gered en voor de koffie die altijd klaarstond.

Mijn taken neemt [naam] over. Ik heb een overdracht achtergelaten met de afspraken en contactpersonen die je nodig hebt. Wil je me daarna nog iets vragen, dan ben ik bereikbaar op [privé-e-mailadres].

Ik ga jullie missen. Tot ziens en hopelijk tot snel.

[Je naam]

Afscheidsbericht van de werkgever aan het team

Beste team,

Vandaag werkt [naam] voor het laatst bij ons. In [aantal] jaar heeft [naam] [één concreet ding, bijvoorbeeld: twintig nieuwe collega's ingewerkt / de keuken door twee verbouwingen geloodst]. Dat gaan we merken.

Om [tijd] staat er taart in de kantine. Kom even langs om gedag te zeggen. [Naam], bedankt voor alles en veel succes bij [nieuwe werkgever / met je pensioen].

[Je naam], [functie]

Korte teksten voor een kaart

• Bedankt voor [aantal] jaar inzet. Zonder jou was de vrijdagavond nooit zo soepel gegaan. Veel succes bij je nieuwe baan.

• Geniet van je pensioen. Je hebt het verdiend. We weten je te vinden als de sleutel van de opslag weer kwijt is.

• Fijne laatste werkdag. Wij gaan jou meer missen dan jij ons.

De laatste werkdag in Shiftbase

In Shiftbase zet je de einddatum in het contract van de medewerker. Op die datum wordt de medewerker automatisch inactief. De gegevens blijven bewaard, zodat je ze terughaalt als iemand later terugkomt. Het contract en de andere documenten van de medewerker staan in Shiftbase bij die persoon.

Je stelt zelf in hoeveel dagen van tevoren Shiftbase een herinnering stuurt dat een contract afloopt. Dan zie je op tijd welke diensten na de laatste werkdag openvallen en kun je het rooster voor die weken rond maken voordat iemand vertrekt.

Voor de eindafrekening laat het rapport met verlofsaldo's per medewerker zien hoeveel vakantie-uren er op een gekozen datum openstaan en wat die waard zijn. Kies de datum uit dienst, dan heb je het aantal uren dat naar de salarisadministratie gaat.