Als werkgever of HR-manager krijg je vroeg of laat te maken met medewerkers die tijdelijk zorg moeten verlenen aan een naaste. Zorgverlof speelt daarbij een belangrijke rol. In 2026 zijn de regels helder, maar de praktijk blijft soms zoeken: wanneer heeft een medewerker recht op zorgverlof, hoe verwerk je het correct en hoe houd je overzicht binnen je teamplanning? In dit artikel lees je hoe je zorgverlof zorgvuldig beoordeelt, registreert en verwerkt, zodat je medewerkers de ruimte krijgen om te zorgen terwijl jouw organisatie goed blijft draaien.
Wat is zorgverlof en wanneer krijgt een medewerker het?
Zorgverlof is een wettelijke verlofvorm waarmee medewerkers tijdelijk minder kunnen werken om te zorgen voor een naaste die hun aanwezigheid nodig heeft. In 2026 blijft de kernregel gelijk: het verlof mag worden opgenomen wanneer de situatie dringend is en niet kan worden opgelost zonder de medewerker. Dit geldt voor zorg aan een kind, partner, ouder of huisgenoot, maar ook voor intensieve mantelzorg. Voor jou als werkgever betekent dit dat je moet beoordelen of de aanvraag past binnen de wettelijke voorwaarden en of de zorg daadwerkelijk nodig is.
De twee vormen van zorgverlof in 2026
Als werkgever krijg je te maken met twee soorten zorgverlof: kortdurend en langdurend. Beide vallen onder de Wet arbeid en zorg en hebben elk hun eigen regels, voorwaarden en impact op de planning. Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor acute en tijdelijke situaties, terwijl langdurend zorgverlof juist wordt ingezet wanneer een medewerker langere tijd intensieve zorg moet verlenen. Voor HR en planners is het belangrijk om beide vormen duidelijk te onderscheiden, omdat ze verschillende rechten, plichten en doorbetalingsregels met zich meebrengen. In Shiftbase kun je deze twee verloftypes apart instellen, zodat jouw medewerkers altijd het juiste verlof aanvragen en je organisatie overzicht houdt.
Kortdurend zorgverlof
Kortdurend zorgverlof wordt gebruikt wanneer een medewerker tijdelijk zorgtaken moet overnemen die niet kunnen worden uitgesteld. In 2026 geldt dat een medewerker maximaal twee keer het aantal contracturen per week mag opnemen binnen een periode van twaalf maanden. Dit verlof wordt vaak ingezet bij situaties zoals een plotseling ziek kind, een partner die tijdelijk niet zelfstandig kan functioneren of een ouder die na een behandeling begeleiding nodig heeft. Als werkgever betaal je tijdens kortdurend zorgverlof minimaal zeventig procent van het loon door.
Langdurend zorgverlof
Langdurend zorgverlof komt in beeld wanneer een medewerker voor langere tijd intensieve zorg moet verlenen, bijvoorbeeld na een operatie, tijdens een langdurige behandeling of bij structurele mantelzorg. In 2026 heeft een medewerker recht op maximaal zes keer het aantal contracturen per week, verdeeld over een periode van twaalf maanden. Dit verlof is in de meeste gevallen onbetaald, tenzij jouw cao of arbeidsvoorwaarden iets anders bepalen. Voor werkgevers is langdurend zorgverlof vooral een planningsvraagstuk: de afwezigheid kan weken of maanden duren en vraagt daarom om goede communicatie en inzicht in capaciteit.
Verschillen tussen kortdurend en langdurend zorgverlof
|
Onderdeel |
Kortdurend zorgverlof |
Langdurend zorgverlof |
|---|---|---|
|
Doel |
Tijdelijke, acute zorgmomenten |
Langdurige, intensieve zorgsituaties |
|
Aanspraak in 12 maanden |
2 keer je werkweek in uren |
6 keer je werkweek in uren |
|
Voorbeeld |
Plots ziek kind, tijdelijke ondersteuning |
Mantelzorg gedurende weken of maanden |
|
Doorbetaling |
Minimaal 70 procent loon |
Meestal onbetaald, afhankelijk van cao/contract |
|
Aanvraagvorm |
Direct melden, vaak kort van tevoren |
Schriftelijk, minstens 2 weken vooraf |
|
Gebruik |
Enkele uren tot enkele dagen |
Langere periodes, weken tot maanden |
|
Registratie in Shiftbase |
Geschikt voor snelle, losse dagen of uren |
Handig voor langdurige planning en roosterinzicht |
Doorbetaling tijdens zorgverlof
Bij kortdurend zorgverlof ben je als werkgever in 2026 verplicht om minimaal zeventig procent van het loon van je medewerker door te betalen. Veel cao’s vullen dit percentage aan, waardoor sommige medewerkers meer ontvangen dan de wettelijke ondergrens. Voor langdurend zorgverlof ligt dat anders. Dat verlof is in de meeste gevallen onbetaald, tenzij jouw organisatie of cao hiervoor aanvullende regelingen heeft opgenomen. Het is daarom belangrijk om zowel medewerkers als leidinggevenden goed te informeren over de financiële gevolgen van de gekozen verlofvorm.
Wanneer heb je recht op zorgverlof?
Je hebt in 2026 recht op zorgverlof wanneer iemand in jouw directe omgeving zorg nodig heeft die jij niet kunt uitstellen of overlaten aan iemand anders. Dit geldt voor naasten zoals je kind, partner, ouder of huisgenoot. Ook wanneer je mantelzorg verleent in een situatie waarin jouw aanwezigheid noodzakelijk is, mag je zorgverlof opnemen. De wet geeft hiervoor duidelijke kaders: de zorg moet dringend zijn en jouw rol moet aantoonbaar nodig zijn.
Werkgevers mogen vragen om een toelichting, maar hoeven geen medische details te weten. Door je verlof goed te registreren, bijvoorbeeld met Shiftbase, blijft voor jou én je werkgever inzichtelijk wanneer je zorgverlof hebt opgenomen en wat er nog openstaat.
Wanneer heeft een medewerker recht op zorgverlof?
Een medewerker heeft recht op zorgverlof wanneer de zorg voor een naaste dringend en noodzakelijk is. In 2026 betekent dit dat de medewerker nodig is voor de zorg van een kind, partner, ouder of huisgenoot, of wanneer er sprake is van intensieve mantelzorg waarvoor geen andere oplossing beschikbaar is. Als werkgever beoordeel je of de aanvraag binnen deze wettelijke voorwaarden valt, maar je hoeft daarbij geen medische informatie te ontvangen. Het gaat om de noodzaak van aanwezigheid, niet om de medische details.
Hoe vraag je als medewerker zorgverlof aan en hoe beoordeel jij als werkgever de aanvraag?
Wanneer een medewerker zorgverlof nodig heeft, begint dat meestal met een directe melding bij de leidinggevende of HR. Bij kortdurend zorgverlof gebeurt dit vaak op dezelfde dag, terwijl langdurend zorgverlof schriftelijk moet worden aangevraagd, minimaal twee weken voordat het verlof ingaat. Als werkgever beoordeel je of de zorgsituatie valt binnen de wettelijke voorwaarden en of de medewerker echt nodig is. Daarbij kun je om een eenvoudige onderbouwing vragen, zoals een afsprakenbevestiging of datum van een behandeling. Medische inhoud of diagnoses mag je nooit opvragen. Na goedkeuring registreer je het zorgverlof in Shiftbase, waar de afwezigheid automatisch zichtbaar wordt in het rooster en de verlofadministratie.
Welke documenten mag een werkgever vragen bij zorgverlof?
Als werkgever mag je bij een zorgverlofaanvraag alleen documenten opvragen die nodig zijn om te beoordelen of het verlof terecht is. Dit betekent dat je wél mag vragen om een bewijs van een afspraak, datumbevestiging of een korte verklaring dat de medewerker aanwezig moet zijn bij de zorg. Wat je níet mag opvragen, zijn medische gegevens, diagnoses of uitgebreide zorgdossiers. De privacywetgeving blijft hierin leidend. Zorg dat medewerkers weten welke documenten nodig zijn, zodat je aanvragen snel kunt beoordelen.
Zorgverlof combineren met mantelzorg en andere verlofvormen
In de praktijk komt het vaak voor dat een medewerker zorgverlof moet combineren met andere verlofvormen, vooral wanneer mantelzorg langdurig of wisselend is. Als werkgever is het belangrijk om te weten dat zorgverlof mag worden afgewisseld met bijvoorbeeld vakantie-uren, ouderschapsverlof of calamiteitenverlof, zolang elke aanvraag binnen de juiste categorie valt. Dit vraagt om duidelijke communicatie, zeker wanneer de zorgsituatie onvoorspelbaar is. Door in Shiftbase verschillende verlofsoorten overzichtelijk in te stellen, ziet HR in één oogopslag welke verlofstromen naast elkaar lopen. Hierdoor ontstaat er geen verwarring over welke uren onder welk verloftype vallen en voorkom je fouten in de loonverwerking of planning.
Kan een werkgever zorgverlof weigeren?
In de meeste situaties mag je zorgverlof niet weigeren, omdat medewerkers hier wettelijk recht op hebben wanneer de zorg dringend en noodzakelijk is. Toch zijn er uitzonderingen. Als werkgever kun je een aanvraag alleen afwijzen wanneer er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dit betekent dat de organisatie ernstige schade zou ondervinden, bijvoorbeeld wanneer er geen vervanging mogelijk is en de continuïteit van het bedrijf in gevaar komt. Een weigering moet je altijd goed onderbouwen en schriftelijk vastleggen.
|
Mag niet weigeren |
Mag wel weigeren bij zwaarwegend belang |
|---|---|
|
De zorg is dringend en noodzakelijk |
Continuïteit van het bedrijf komt ernstig in gevaar |
|
De medewerker moet zelf aanwezig zijn |
Er is aantoonbaar geen vervanging beschikbaar |
|
Het gaat om een kind, partner, ouder of huisgenoot |
Veiligheid of bedrijfsvoering loopt direct risico |
|
De medewerker levert een geldige onderbouwing (geen medische inhoud) |
De kosten of gevolgen voor het bedrijf zijn buiten proportie |
|
Er zijn geen alternatieve oplossingen voor de zorg |
De belangen van het bedrijf wegen aantoonbaar zwaar |
Conclusie
Zorgverlof speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van medewerkers die tijdelijk extra zorg moeten verlenen. Voor jou als werkgever of HR-manager is het vooral een kwestie van duidelijke communicatie, correcte registratie en een eerlijke beoordeling van elke aanvraag. Door de wettelijke regels van 2026 goed toe te passen en zorgverlof overzichtelijk vast te leggen in Shiftbase, voorkom je misverstanden en houd je grip op bezetting, planning en loonverwerking. Zo creëer je een werkomgeving waarin medewerkers zich gesteund voelen, zonder dat de continuïteit van je organisatie onder druk komt te staan.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
