Mag je vakantiedagen uitbetalen? In de basis is het antwoord nee voor wettelijke dagen, maar ja voor bovenwettelijke dagen. Het is een vraag die je als werkgever waarschijnlijk vaak hoort: “Kan ik mijn overgebleven dagen niet gewoon laten uitbetalen?” Logisch, want een medewerker ziet soms liever extra salaris dan vrije tijd die ze toch niet plannen. Maar let op, want de wet is hier streng in. De overheid wil namelijk dat werknemers hun rust pakken. Ga je hier te soepel mee om, dan loop je risico op gedoe achteraf. In dit artikel leggen we precies uit hoe je dit in 2026 correct aanpakt zonder dat je administratie in de knoop raakt.
Wat is vakantiedagen uitbetalen?
Bij het uitbetalen van vakantiedagen koopt de werkgever openstaande verlofuren van de werknemer af. In plaats van vrije tijd, krijgt de medewerker deze uren uitgekeerd als bruto loon. Dit klinkt als een aantrekkelijke ruil, zeker als een werknemer een flink saldo heeft opgebouwd en liever extra geld ziet voor een grote aankoop.
Toch is het niet zo simpel als een druk op de knop. De Nederlandse wetgeving beschermt de zogenaamde recuperatiefunctie van vakantie. Oftewel: vakantie is bedoeld om uit te rusten en te herstellen van het werk. Als een werknemer alle dagen zou inwisselen voor geld, verdwijnt dat herstelmoment en neemt de kans op uitval toe. Om die reden heeft de wetgever regels opgesteld die bepalen wat je wel en niet mag afkopen.
Wettelijke vs. bovenwettelijke dagen: wat mag je afkopen?
Om te bepalen of je de portemonnee mag trekken, moet je eerst weten welk 'label' er aan de verlofuren hangt. We maken onderscheid tussen twee soorten dagen:
-
Wettelijke dagen: Dit is de basis (4 keer het aantal werkuren per week). Deze dagen zijn bedoeld voor rust en mag je niet uitbetalen zolang de medewerker in dienst is. Ze vervallen bovendien een half jaar na het opbouwjaar.
-
Bovenwettelijke dagen: Dit zijn alle dagen die bovenop die wettelijke basis komen. Hebben jullie in de CAO of het contract extra dagen afgesproken? Dan mag je die wel uitbetalen. Dit kan op verzoek van de medewerker, maar alleen als de werkgever hiermee akkoord gaat.
De grote uitzondering: Uitbetalen bij einde contract
De regels die we hierboven noemden, vervallen zodra een medewerker uit dienst gaat. Of het nu gaat om ontslag of dat iemand zelf opstapt, op dat moment moet de balans worden opgemaakt. Omdat het dienstverband stopt, kan de werknemer de dagen niet meer inzetten voor herstel tijdens het werk. Daarom geldt bij de eindafrekening: alle openstaande verlofuren moeten worden uitbetaald.
Hierbij maakt het niet uit of het om wettelijke of bovenwettelijke dagen gaat. Alles wat nog op de teller staat, wordt uitgekeerd. Toch is uitbetalen niet altijd de slimste keuze voor de vertrekkende medewerker. Vakantiedagen opnemen voor de einddatum is vaak voordeliger. Bij opname loopt de opbouw van vakantiegeld en pensioen namelijk door, terwijl dit bij een kale uitbetaling van uren vaak stopt. Als werkgever is het netjes om dit even aan te stippen.
Wat kost het? Belasting en tarieven
Als een medewerker vraagt om uitbetaling, volgt bijna direct de vraag: “Houd ik er netto wel wat aan over?” Er heerst een hardnekkige mythe dat de Belastingdienst “meer dan de helft” inpikt van vakantie-uren. Dat ligt gelukkig iets genuanceerder.
Hoe zit het met het bijzonder tarief?
Uitbetaalde vakantiedagen vallen onder het bijzonder tarief. Dit is een percentage gebaseerd op het jaarinkomen van het voorgaande jaar. Omdat deze uitbetaling bovenop het reguliere salaris komt, wordt hier direct loonheffing op ingehouden om te voorkomen dat de medewerker achteraf moet bijbetalen.
Het lijkt op het loonstrookje dus alsof je veel belasting betaalt, maar bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting wordt alles rechtgetrokken. Is er te veel ingehouden? Dan krijgt de medewerker dit terug. Adviseer je medewerkers altijd om eerst een proefberekening te maken, zodat ze niet schrikken van het netto bedrag.
Wat zijn de kosten voor de werkgever?
Voor jou als werkgever zijn er geen verborgen boetes of extra taksen. De kosten zijn vergelijkbaar met regulier loon. Je betaalt het bruto uurloon van de opgenomen dagen, plus de gebruikelijke werkgeverslasten en eventuele pensioenpremie. Houd er wel rekening mee dat over deze uitbetaling ook weer vakantiegeld wordt opgebouwd (net als bij gewoon loon), tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt.
Waarom de administratie vaak fout gaat
De regels zijn op papier duidelijk: wettelijk niet, bovenwettelijk wel. Maar de praktijk is weerbarstiger. Zeker als je verlofregistratie nog bijhoudt in spreadsheets, is de kans op fouten groot. Het probleem zit hem vaak in de verschillende houdbaarheidsdata.
Wettelijke dagen vervallen in de regel na zes maanden in het nieuwe jaar, terwijl bovenwettelijke dagen vijf jaar blijven staan. Als een medewerker vakantie opneemt, moet je als werkgever altijd de dagen afschrijven die als eerste vervallen. Dit noemen we het afschrijf-principe (of FIFO: First In, First Out).
Doe je dit handmatig? Dan sluipen er snel fouten in:
-
Verkeerde potjes: Je streept per ongeluk een bovenwettelijke dag weg, terwijl er nog een wettelijke dag stond die bijna verjaart.
-
Discussie achteraf: De medewerker denkt nog saldo te hebben voor uitbetaling, maar volgens jouw Excel-sheet is alles ‘op’. Wie heeft er gelijk?
-
Dubbele boekhouding: Bij ziekmeldingen tijdens vakantie of gewijzigde roosters wordt de administratie vaak vergeten, waardoor het saldo op de loonstrook niet klopt met de werkelijkheid.
Grip op verlofsaldo's met Shiftbase
Wil je af van het gepuzzel met verschillende potjes en vervaldata? De makkelijkste manier om fouten te voorkomen, is door het rekenwerk te automatiseren. Met software voor verlofregistratie, zoals Shiftbase, hoef je nooit meer zelf te turven wat wettelijk of bovenwettelijk is.
Het systeem houdt dit onderscheid namelijk automatisch voor je bij. Dient een medewerker een vakantieaanvraag in via de app? Dan schrijft de software de uren automatisch af van het saldo dat als eerste vervalt (wettelijk). Wil iemand aan het einde van het jaar dagen laten uitbetalen? Dan zie je in één oogopslag in het rapport hoeveel bovenwettelijke uren er beschikbaar zijn voor die specifieke medewerker.
Tot slot: Duidelijkheid duurt het langst
Vakantiedagen uitbetalen is uiteindelijk meer dan een simpele transactie of een rekensommetje. Het gaat om goed werkgeverschap. Je wilt je medewerkers de flexibiliteit bieden om hun extra uren te verzilveren, maar tegelijkertijd moet je ze beschermen tegen overbelasting.
Of je nu 'ja' of 'nee' zegt tegen een verzoek tot uitbetaling, het belangrijkste is dat je het besluit kunt onderbouwen met correcte cijfers. Niets is vervelender voor de arbeidsrelatie dan getouwtrek over verlofsaldo’s die ergens in een oud Excel-bestand zijn blijven hangen.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
