Urlaubsübertragung

Zum Jahresende stellt sich in vielen Unternehmen die gleiche Frage: Was passiert mit den Urlaubstagen, die deine Mitarbeitenden noch nicht genommen haben? Verfallen sie automatisch, oder können sie ins neue Jahr mitgenommen werden?

Die Antwort ist nicht pauschal. Das Bundesurlaubsgesetz regelt klar, unter welchen Bedingungen eine Urlaubsübertragung zulässig ist, und die Rechtsprechung von Bundesarbeitsgericht (BAG) und Europäischem Gerichtshof (EuGH) hat die Regeln in den letzten Jahren erheblich zugunsten der Arbeitnehmer verschärft.

Was ist Urlaubsübertragung?

Grundsätzlich gilt laut Bundesurlaubsgesetz (§ 7 Abs. 3 BUrlG): Der gesetzliche Urlaubsanspruch muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Der 31. Dezember ist der reguläre Stichtag.

Eine Urlaubsübertragung auf das Folgejahr ist nur in zwei Ausnahmefällen zulässig:

1. Dringende betriebliche Gründe auf Arbeitgeberseite (z. B. Personalengpässe, saisonale Auftragsspitzen, Urlaubssperre)

2. Dringende persönliche Gründe des Mitarbeitenden (z. B. Krankheit, Pflege eines Angehörigen, Mutterschutz, Elternzeit)

Wenn einer dieser Gründe vorliegt, kann der Resturlaub ins Folgejahr übertragen werden. Ohne anerkannten Grund verfällt der Urlaub zum Jahresende.

Wichtig: Der Urlaub verfällt nach aktueller Rechtsprechung nicht automatisch. Du als Arbeitgeber musst deinen Hinweispflichten nachgekommen sein, damit der Verfall wirksam eintreten kann.

Wann darf Urlaub ins Folgejahr übertragen werden?

Dringende betriebliche Gründe

Betriebliche Gründe rechtfertigen eine Urlaubsübertragung, wenn der Betrieb auf die Anwesenheit des Mitarbeitenden zwingend angewiesen war. Klassische Beispiele:

• Hoher saisonaler Arbeitsanfall (z. B. Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel)

• Personalengpässe durch Krankheit anderer Mitarbeitender

• Großprojekte oder zeitkritische Aufträge

• Verhängte Urlaubssperre gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG

Diese Gründe müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein. Eine pauschale Urlaubssperre ohne konkreten Anlass ist nicht ausreichend.

Dringende persönliche Gründe (z. B. Krankheit)

Persönliche Gründe liegen vor, wenn der Mitarbeitende den Urlaub aus Gründen in seiner eigenen Sphäre nicht nehmen konnte, zum Beispiel:

• Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit

• Pflege eines kranken Angehörigen

• Mutterschutz

• Elternzeit

Bei diesen Fällen greift in der Regel das Recht auf Urlaubsübertragung automatisch, soweit der Übertragungsgrund nachgewiesen ist.

Welche Fristen gelten bei der Urlaubsübertragung?

Frist bis 31. März: der Regelfall

Liegt ein anerkannter Übertragungsgrund vor, muss der übertragene Urlaub bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt er ersatzlos.

Beispiel: Resturlaub aus 2025 muss bis zum 31. März 2026 angetreten werden.

15-Monate-Frist bei Langzeiterkrankung

Wenn ein Mitarbeitender wegen Arbeitsunfähigkeit den übertragenen Urlaub auch bis zum 31. März nicht nehmen kann, gilt eine besondere Sonderregelung: Der Urlaubsanspruch verfällt erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (BAG, Urteil vom 18.09.2012, Az. 9 AZR 623/10).

Urlaub aus 2024 verfällt bei durchgehender Erkrankung also erst am 31. März 2026.

Voraussetzung: Der Mitarbeitende war im gesamten Zeitraum ununterbrochen arbeitsunfähig.

Fristentabelle: Übersicht nach Situation

Hinweispflicht des Arbeitgebers: Was musst du beachten?

Seit den Urteilen des EuGH (2018) und des BAG (2019, Az. 9 AZR 541/15) ist klar: Urlaub verfällt nicht automatisch. Als Arbeitgeber trägst du die Beweislast dafür, dass du deinen Mitarbeitenden rechtzeitig und klar auf drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hast.

Wann muss der Hinweis erfolgen?

Das BAG hat präzisiert: Der Hinweis muss grundsätzlich zu Beginn des Urlaubsjahres erfolgen, also spätestens in der ersten Woche des Jahres. Außerdem solltest du ihn wiederholen, wenn sich abzeichnet, dass Urlaubstage ungenutzt bleiben.

Was der Hinweis enthalten muss

1. Die konkrete Anzahl der noch offenen Urlaubstage

2. Den Stichtag, bis zu dem der Urlaub genommen werden muss (31. Dezember bzw. 31. März)

3. Den Hinweis, dass der Urlaub nach diesem Datum verfällt

Der Hinweis sollte schriftlich erfolgen, z. B. per E-Mail oder über dein HR-System, damit du die Erfüllung deiner Pflicht im Streitfall nachweisen kannst.

Was passiert, wenn der Hinweis fehlt?

Wenn du deinen Hinweispflichten nicht nachgekommen bist, kann der Urlaub nicht verfallen, auch nicht nach 15 Monaten. Das BAG hat in seinem Urteil vom 20.12.2022 (Az. 9 AZR 266/20) festgestellt: Ohne ordnungsgemäßen Hinweis beginnt weder die Verfallsfrist noch die dreijährige Verjährungsfrist.

Das kann für dich als Arbeitgeber bedeuten: Urlaubsansprüche aus mehreren Jahren akkumulieren sich, müssen bei Kündigung als Urlaubsabgeltung ausgezahlt werden und können zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Sonderregelungen bei der Urlaubsübertragung

Neben dem Standardfall gibt es mehrere Situationen, in denen besondere Regeln gelten.

Urlaubsübertragung bei Krankheit

Bei Arbeitsunfähigkeit kann der Mitarbeitende seinen Urlaub nicht nehmen. Deshalb bleibt der Anspruch erhalten und wird übertragen. Wichtig: Die Krankheit muss durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) nachgewiesen sein.

Dauert die Erkrankung über den 31. März des Folgejahres hinaus an, greift die 15-Monate-Frist. Sobald der Mitarbeitende wieder arbeitsfähig ist, muss der Urlaub im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr gewährt werden.

Urlaubsübertragung bei Kündigung und Urlaubsabgeltung

Wenn das Arbeitsverhältnis endet und Resturlaub noch nicht genommen wurde, muss dieser nach § 7 Abs. 4 BUrlG finanziell abgegolten werden. Das gilt für Urlaub aus dem laufenden Jahr und für rechtmäßig übertragenen Urlaub aus dem Vorjahr.

Voraussetzung für die Abgeltungspflicht:

• Der Urlaub war nicht ordnungsgemäß verfallen (d. h. deine Hinweispflichten wurden erfüllt).

• Der Urlaub konnte bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden.

Sichere Abrechnung erfordert eine lückenlose Dokumentation aller offenen Urlaubsansprüche und der erteilten Hinweise.

Urlaubsübertragung in Elternzeit und Mutterschutz

Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, verfällt nicht. Er kann nach der Rückkehr aus der Elternzeit genommen werden (§ 17 BEEG). Dabei gilt nicht die 15-Monate-Frist, sondern eine eigene Regelung: Der Anspruch besteht bis zum Ende des Folgejahres nach der Elternzeit.

Gleiches gilt für den Mutterschutz: Urlaubsansprüche bleiben erhalten und werden auf den Zeitraum nach der Rückkehr übertragen. Eine Kürzung des Urlaubs während Mutterschutz oder Elternzeit ist unzulässig.

Urlaubsübertragung bei Betriebsübergang

Bei einem Betriebsübergang nach § 613a BGB gehen alle bestehenden Arbeitsverhältnisse mit ihren Rechten und Pflichten auf den neuen Arbeitgeber über, einschließlich offener Urlaubsansprüche. Der neue Arbeitgeber übernimmt also auch den Resturlaub aus dem Vorjahr.

Bei einem regulären Arbeitgeberwechsel (ohne Betriebsübergang) ist eine direkte Übertragung des Urlaubs auf den neuen Arbeitgeber grundsätzlich nicht möglich. Stattdessen muss der alte Arbeitgeber eine Bescheinigung nach § 6 BUrlG ausstellen, aus der hervorgeht, wie viel Urlaub bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Urlaubssperre als betrieblicher Grund

Eine rechtmäßig verhängte Urlaubssperre gilt als dringender betrieblicher Grund und berechtigt zur Urlaubsübertragung. Die Urlaubssperre muss sachlich gerechtfertigt sein, z. B. durch saisonale Geschäftsspitzen oder ein unaufschiebbares Großprojekt.

Auch hier gilt die Frist bis 31. März des Folgejahres, und auch hier musst du deinen Mitarbeitenden rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinweisen.

Vertraglicher Mehrurlaub vs. gesetzlicher Mindesturlaub

Das Bundesurlaubsgesetz garantiert Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche). In der Praxis gewähren viele Arbeitgeber mehr Urlaub, etwa 25 oder 30 Tage. Dieser vertragliche Mehrurlaub ist rechtlich anders zu behandeln:

• Für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage) gelten die strengen Regeln von BUrlG, EuGH und BAG.

• Für den vertraglichen Zusatzurlaub können im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag abweichende, auch strengere Verfallsregeln vereinbart werden.

Das bedeutet für dich als Arbeitgeber: Prüfe deinen Arbeitsvertrag und ggf. den anwendbaren Tarifvertrag, welche Regelungen für den Mehrurlaub gelten. Im Zweifel gilt das gesetzliche Schutzniveau.

Urlaubsübertragung für Minijobber und Teilzeitbeschäftigte

Minijobber haben grundsätzlich denselben Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte, jedoch anteilig auf ihre Arbeitstage berechnet. Die Regelungen zur Urlaubsübertragung gelten für sie in gleichem Maße. Als Arbeitgeber bist du auch gegenüber geringfügig Beschäftigten zur Hinweiserteilung verpflichtet.

Bei Teilzeitkräften wird der Urlaubsanspruch proportional zur vereinbarten Wochenarbeitszeit berechnet. Die Fristen für Übertragung und Verfall sind identisch mit denen für Vollzeitbeschäftigte.

Musterantrag: Urlaubsübertragung beantragen

Wenn Mitarbeitende ihren Resturlaub aus nachvollziehbaren Gründen nicht nehmen konnten, können sie einen schriftlichen Antrag auf Urlaubsübertragung stellen. Eine formlose Vorlage kann so aussehen:

Antrag auf Übertragung von Resturlaub

Ich, [Name], bitte hiermit um die Übertragung von [Anzahl] Urlaubstagen aus dem Kalenderjahr [XXXX] in das Folgejahr. Der Urlaub konnte aufgrund von [konkreter Grund: z. B. Arbeitsunfähigkeit, betrieblicher Auftragslage] nicht rechtzeitig genommen werden.

Ich beantrage, den Resturlaub bis zum 31. März [XXXX+1] nehmen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen, [Name, Datum]

Hinweis: Ein förmlicher Antrag ist rechtlich nicht zwingend erforderlich, wenn die Voraussetzungen für eine Übertragung vorliegen. Er dient jedoch der Dokumentation und schafft Klarheit für beide Seiten.

Checkliste für Arbeitgeber: Urlaubsübertragung rechtssicher gestalten

Damit du als Arbeitgeber auf der sicheren Seite bist, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Zu Beginn des Urlaubsjahres:

• Informiere alle Mitarbeitenden schriftlich über ihre Urlaubsansprüche und die geltenden Verfallsfristen.

• Weise ausdrücklich darauf hin, dass Urlaub bis zum 31. Dezember genommen werden muss und bei Nichtnahme verfällt.

• Dokumentiere diese Kommunikation nachweisbar (E-Mail, HR-Software).

Laufend im Urlaubsjahr:

• Behalte offene Urlaubsansprüche im Blick.

• Erinnere Mitarbeitende, die erkennbar ihren Urlaub nicht nehmen werden, erneut schriftlich.

• Prüfe bei Langzeiterkrankungen, ob die 15-Monate-Sonderregel greift.

Zum Jahresende und Folgequartal:

• Übertrage Resturlaub nur, wenn ein anerkannter Grund vorliegt.

• Stelle sicher, dass übertragener Urlaub bis 31. März des Folgejahres genommen wird.

• Bei Kündigung: Berechne Urlaubsabgeltung auf Basis aller nicht verfallenen Ansprüche.

So unterstützt Shiftbase bei der Urlaubsverwaltung

Die rechtskonforme Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Übertragungsfristen und Hinweispflichten ist ohne digitale Unterstützung aufwändig. Mit dem Urlaubsplaner von Shiftbase behältst du den Überblick:

• Automatische Anzeige offener Urlaubsansprüche und drohender Verfallsfristen

• Digitale Urlaubsanträge und -genehmigungen

• Benachrichtigungen für Mitarbeitende und Vorgesetzte bei nahenden Fristen

• Lückenlose Dokumentation für den Streitfall

• Integration mit Zeiterfassung und Dienstplanung

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