Urlaubsübertragung: Wichtige Tipps zur Vermeidung von Urlaubsverfall

Was ist Urlaubsübertragung?

Grundsätzlich sieht das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) vor, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr genommen werden soll. Das Jahresende markiert also den Stichtag für die Inanspruchnahme des Jahresurlaubs. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung des Urlaubs ins Folgejahr zulässig.

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In welchen Fällen darf Urlaub ins Folgejahr übertragen werden?

Urlaub darf nur in bestimmten Ausnahmefällen ins Folgejahr übertragen werden. Grundsätzlich gilt laut Bundesurlaubsgesetz (§ 7 Abs. 3 BUrlG), dass der gesetzliche Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Urlaubsübertragung ist nur dann zulässig, wenn entweder dringende betriebliche Gründe – etwa durch erhöhten Arbeitsanfall, Personalengpässe oder eine Urlaubssperre – oder dringende persönliche Gründe des Arbeitnehmers vorliegen, wie etwa eine länger andauernde Krankheit, ein Pflegefall in der Familie, Mutterschutz oder Elternzeit.

In solchen Fällen darf der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden, muss dann aber in der Regel bis spätestens zum 31. März genommen werden, damit er nicht verfällt. Bei längerer Arbeitsunfähigkeit kann die Frist ausnahmsweise auf 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verlängert werden. Arbeitgeber sind dabei in der Pflicht, rechtzeitig auf drohenden Urlaubsverfall hinzuweisen, da der Anspruch sonst nicht automatisch erlischt.

Wann verfällt übertragener Urlaub endgültig?

Laut Gesetz verfällt übertragener Urlaub spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres – das betrifft häufig Langzeiterkrankungen. Das bedeutet: Urlaub aus 2024 muss spätestens bis zum 31. März 2026 genommen werden, wenn ein berechtigter Übertragungsgrund vorlag.

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Urlaubsverfall und Hinweispflicht des Arbeitgebers

Der Verfall von Urlaubstagen ist ein zentrales Thema im Arbeitsrecht, das besondere Aufmerksamkeit erfordert, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und die Pflichten der Arbeitgeber zu definieren. Grundsätzlich verfallen Urlaubstage am Jahresende, wenn sie nicht im laufenden Kalenderjahr oder bis spätestens zum 31. März des Folgejahres in Anspruch genommen werden. Es existieren jedoch wichtige Ausnahmen, die eine Übertragung und Nutzung des Urlaubs bis zu 15 Monate nach Jahresende ermöglichen. Solche Ausnahmen treten in Kraft, wenn Krankheit oder andere triftige persönliche oder betriebliche Gründe eine rechtzeitige Inanspruchnahme des Urlaubs verhindern.

Die gesetzliche Hinweispflicht des Arbeitgebers spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer aktiv und rechtzeitig darüber zu informieren, dass ungenutzte Urlaubstage verfallen können. Sie müssen deutlich machen, dass der Urlaubsanspruch bis zum Ende des Kalenderjahres oder der Übertragungsfrist wahrgenommen werden sollte. Diese Kommunikation muss klar und unmissverständlich erfolgen, idealerweise schriftlich, um sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer Rechtssicherheit zu schaffen.

Ein Verstoß gegen diese Informationspflicht kann erhebliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen. Wird der Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß über den drohenden Verfall seines Urlaubs informiert, kann dieser unter Umständen nicht verfallen. In solchen Fällen kann es dazu kommen, dass der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub finanziell ausgleichen muss. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, dass Arbeitgeber ihre Pflichten ernst nehmen und proaktiv handeln, um mögliche arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden.

Darüber hinaus ist anzumerken, dass das Thema Urlaubsverfall nicht nur eine individuelle Herausforderung für einzelne Arbeitnehmer darstellt, sondern auch eine organisatorische für das gesamte Unternehmen. Eine gute Urlaubsplanung und klare Kommunikationsrichtlinien können dazu beitragen, dass alle Beteiligten ihre Rechte und Pflichten kennen und entsprechend handeln können. Dies fördert ein gerechtes und effizientes Arbeitsumfeld, in dem der Erholungsurlaub seinem eigentlichen Zweck dient: der Erholung und Regeneration der Mitarbeiter.

Besondere Situationen bei der Urlaubsübertragung

Nicht immer läuft die Urlaubsplanung nach Schema F. Es gibt besondere Situationen, in denen die üblichen Fristen für den Urlaubsverfall nicht greifen – oder sich neue Herausforderungen für Arbeitgeber ergeben. Zwei klassische Beispiele aus der Praxis: Langzeiterkrankung und Kündigung. Beide erfordern besonderes Augenmerk bei der Übertragung des Urlaubs.

🩺 Resturlaub bei Krankheit

Wenn Mitarbeitende ihren Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen können, greift eine Sonderregelung: Der Urlaub verfällt nicht wie üblich am Jahresende oder zum 31. März des Folgejahres, sondern erst nach 15 Monaten – gerechnet ab Ende des Urlaubsjahres.

Beispiel: Urlaub aus 2024 verfällt bei durchgehender Krankheit erst am 31. März 2026.

Diese Regelung wurde durch mehrere Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) bestätigt. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeitende im gesamten Zeitraum durchgängig arbeitsunfähig war.

Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber?

• Sie müssen im Blick behalten, ob die Voraussetzungen für eine Übertragung des Urlaubs wegen Krankheit vorliegen.

• Zudem sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über drohenden Urlaubsverfall zu informieren – andernfalls bleibt der Anspruch bestehen.

📄 Kündigung und Urlaubsübertragung

Bei einer Kündigung (durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer) stellt sich oft die Frage, was mit dem offenen Urlaubsanspruch geschieht. Grundsätzlich gilt: Urlaub, der bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht genommen wurde, muss in Form von Urlaubsabgeltung (§ 7 Abs. 4 BUrlG) ausgezahlt werden – sofern er nicht mehr gewährt werden kann.

Das bedeutet:

• Wurde Urlaub aus dem Vorjahr übertragen und besteht zum Zeitpunkt der Kündigung noch, muss er berücksichtigt oder ausgezahlt werden.

• Auch hier ist entscheidend, ob der Urlaub ordnungsgemäß verfallen ist – etwa, weil keine Arbeitsunfähigkeit vorlag oder der Mitarbeitende über die Fristen informiert wurde.

Rechtlich abgesichert handeln Sie nur, wenn Sie:

• Urlaubsansprüche sauber dokumentieren

• Hinweispflichten erfüllen

• und bei der Abrechnung von Resturlaub auf transparente Prozesse setzen.

🍼 Mutterschutz und Elternzeit

Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, verfällt nicht, sondern kann nach Ende der Elternzeit genommen werden (§ 17 BEEG). Auch während des Mutterschutzes bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Der Urlaub wird nicht gekürzt und darf auf die Zeit nach der Rückkehr ins Unternehmen übertragen werden.

Wichtig: Auch hier gilt keine 15-Monatsfrist. Der Anspruch besteht bis zum Ende des Folgejahres nach der Elternzeit.

🔄 Betriebsübergang oder Arbeitgeberwechsel

Bei einem Betriebsübergang (§ 613a BGB) bleibt der bestehende Urlaubsanspruch erhalten. Das bedeutet: Der neue Arbeitgeber übernimmt alle offenen Urlaubstage aus dem Vorjahr. Bei einem Arbeitgeberwechsel hingegen wird der Resturlaub entweder genommen oder beim alten Arbeitgeber abgegolten – in der Regel erhält der neue Arbeitgeber eine Bescheinigung über bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub (§ 6 BUrlG).

Achtung: Doppelte Urlaubsgewährung ist gesetzlich ausgeschlossen.

📅 Betriebsbedingte Urlaubssperre

Wenn z. B. wegen hoher Auftragslage oder Personalengpässen eine Urlaubssperre verhängt wurde, darf der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden – allerdings nur unter der Voraussetzung, dass dies durch dringende betriebliche Gründe (§ 7 Abs. 3 BUrlG) gerechtfertigt war.

In diesen Fällen gilt wieder die Frist bis 31. März des Folgejahres.

Neben Krankheit und Kündigung sollten Sie als Arbeitgeber auch Mutterschutz, Elternzeit, Betriebsübergänge und betriebliche Sperren berücksichtigen, wenn es um Urlaubsübertragung geht.

Fazit: Was Arbeitgeber zur Urlaubsübertragung wissen müssen

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden korrekt zu verwalten – und das bedeutet mehr als nur Urlaubstage freizugeben. Denn: Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden, darf aber unter bestimmten Bedingungen ins Folgejahr übertragen werden – etwa bei Krankheit, betriebsbedingten Gründen oder in besonderen Situationen wie Mutterschutz, Elternzeit oder Kündigung.

Verpassen Sie dabei Fristen oder unterlassen gesetzlich geforderte Hinweise, bleiben Urlaubsansprüche bestehen – teils über viele Monate oder sogar Jahre hinweg. Das kann zu rechtlichen Risiken und finanziellen Belastungen führen, besonders wenn Resturlaub nicht klar dokumentiert wurde.

📌 Deshalb gilt:

• Prüfen Sie regelmäßig offene Urlaubsansprüche und Fristen.

• Informieren Sie Mitarbeitende rechtzeitig über drohenden Urlaubsverfall.

• Dokumentieren Sie Urlaubsübertragungen, Krankheitszeiten und Sonderfälle lückenlos.

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