Así es la planificación automática: un gran paso hacia cero papeleo.

Hoy es un gran día en Shiftbase: la planificación automática ya está disponible. A partir de ahora, Shiftbase crea tu cuadrante para todos tus departamentos y centros a la vez. Es nuestro mayor avance hasta ahora en la misión más clara que presentamos en septiembre: quitar trabajo administrativo a los negocios que trabajan por turnos, paso a paso, hasta que no quede nada.

Desde hoy, Shiftbase prepara tu cuadrante.

La planificación automática es la mayor mejora de la gestión de turnos en Shiftbase hasta la fecha. Está incluida en Premium. Elige tus departamentos y un periodo, pulsa un botón y el borrador está listo: cada turno cubierto con la persona adecuada, con el coste laboral justo al lado. Tú lo revisas y lo publicas.

¿Por qué empezar por el cuadrante? Hace un tiempo compartí nuestro nuevo norte: cero minutos de administración al día. En cientos de conversaciones con clientes como tú, siempre salía lo mismo: montar el cuadrante es lo que se lleva la mayoría de esos minutos. Así que empezamos por ahí.

Esto es personal. Empecé a programar con unos ocho años, por la misma razón por la que quería la planificación automática: que el ordenador haga la parte aburrida. Entonces, la parte aburrida era arrancar juegos de MS-DOS para mi hermana Anouk, hasta que aprendió a hacerlo sola. Ahora es tu cuadrante, y prefiero que dediques ese tiempo a lo que de verdad te importa.

De dos días a dos horas, y a cero.

Irem Güneri planifica cinco departamentos y casi 100 empleados en WONDR Experience en Ámsterdam. Muchos de sus compañeros trabajan en varios centros, y bastantes turnos piden una competencia concreta. Hacer su cuadrante semanal le ocupaba dos jornadas completas. Cada semana. Con media jornada de doble revisión incluida, y el resultado era «un cuadrante que funciona», no el mejor. Con la planificación automática tarda dos horas, revisiones incluidas. Su próximo objetivo es bajarlo a minutos. Y se puede.

Irem también nos enseñó dónde se quedaban cortas nuestras primeras versiones. Mientras hacíamos pruebas con ella y unos 100 clientes más, Shiftbase trabajaba con un centro cada vez. Su equipo trabaja en varios centros. Cuando alguien llegaba a su máximo en el primero, Shiftbase ya no podía asignarle turnos en el segundo. Nos preguntó si Shiftbase podía planificar todos los departamentos como un solo equipo. Claro, Irem. Una semana después, ya podía.

Así es como queremos construir esto: con cientos de dueños de negocio y responsables de turnos como Irem, sobre cuadrantes reales, para negocios reales y las personas que trabajan en ellos.

Así se crea el mejor cuadrante posible.

La planificación automática se abre en un panel lateral junto a tu cuadrante. Un borrador lleva cinco pasos.

1. Elige los departamentos y el periodo. Hasta un mes cada vez, para todos los departamentos y centros que necesites. Antes de cada borrador, Shiftbase comprueba lo que necesita: turnos necesarios, competencias, salarios, disponibilidad y más. Si falta algo, recibes un enlace para completarlo. Así sabes que Shiftbase creará el mejor cuadrante posible.

2. Define tu cobertura. Tú decides cuántas personas necesita cada equipo y cuándo: a mano, desde una plantilla de turno o reutilizando un cuadrante anterior. Esos son los turnos que rellena la planificación automática. Los turnos que ya asignaste se quedan donde los pusiste.

3. Elige un objetivo. Profit busca el menor coste laboral, Employee prioriza las preferencias de tu equipo y Balanced queda entre los dos.

4. Shiftbase asigna. En segundo plano, Shiftbase compara miles de cuadrantes posibles y valora cada turno según la disponibilidad, las competencias, las horas de contrato, el coste laboral y más. Primero llena las horas de contrato y solo después las horas extra y las horas flexibles. Siempre respeta las ausencias aprobadas. La disponibilidad cuenta como preferencia, salvo que la configures como estricta.

5. Revisa el borrador. Ves el coste laboral frente a tu presupuesto objetivo, en verde o en rojo. En cada turno que no pudo cubrir, ves por qué no eligió a cada persona, empezando por la que mejor encaja. Con un clic, los turnos que sobran pasan a ser turnos abiertos. Aplica el borrador, cambia lo que quieras y publícalo. Hasta entonces, tu equipo no ve nada.

Los turnos que no puede cubrir te dicen cómo mejorar tu negocio. Si los sábados por la mañana siempre faltan personas con la competencia adecuada, eso es una cuestión de contratación o formación, no de cuadrante. (Forma a más baristas. Me gusta el buen café.)

La IA está en la previsión.

Prefiero decirlo claro: la planificación automática no funciona con IA. Tampoco se puede hacer con ChatGPT o Claude. Asignar personas a turnos sigue unas reglas. Shiftbase calcula el mejor cuadrante que cumple tus reglas y, para cada turno, puede decirte por qué.

La IA entra antes. Responde a la pregunta más difícil de la planificación: ¿cuánto trabajo habrá y cuántas personas vas a necesitar? Si te pasas, pagas a gente que está de brazos cruzados. Si te quedas corto, tu equipo va a tope mientras los clientes esperan. La mayoría de los responsables lo deciden a ojo y con el cuadrante de la semana pasada. Shiftbase lo resuelve en dos pasos.

• La previsión con IA te dice cuánto trabajo vas a tener. Predice tu facturación por departamento y por día, con hasta 28 días de antelación, a partir de tu historial de ventas, el tiempo y el calendario. Un sábado soleado, un festivo, un martes tranquilo de enero: ya está en las cifras antes de que abras el cuadrante.

• La demanda de personal te dice cuánta gente necesitas para eso. Calcula por horas cuántas personas necesita cada equipo, a partir de tus horas trabajadas anteriores, el tiempo y el calendario. ¿No tienes datos de facturación? Funciona igual.

Las dos necesitan alrededor de un mes de historial antes de mostrar un dato. Juntas definen tu cobertura, y la planificación automática la cubre. Así sabes cuántas personas necesitas el sábado antes de que llegue.

No necesitas ninguna de las dos para empezar. Con los turnos necesarios y la disponibilidad, las competencias y las horas de contrato de tu equipo basta para un primer borrador.

Y la previsión no es una bola de cristal. Tres semanas después de empezar nuestro primer piloto, una tormenta de nieve azotó los Países Bajos. La previsión no la vio venir, porque las tormentas de nieve no estaban en los datos. Tienes una base sólida que se afina cuanto más la usas. Preferimos contártelo a ponerle un porcentaje.

Lo que todavía no hace.

La planificación automática es un gran paso, no el último. Esto es lo que todavía no hace, para que sepas dónde te toca intervenir.

• Solo comprobaciones básicas de jornada. El borrador respeta las horas de contrato, los límites de horas de tu configuración y las normas básicas de la UE sobre tiempo de trabajo. Comprueba la normativa y el convenio de tu negocio antes de aplicarlo.

• Solo turnos de día y de tarde. Los turnos de 24 horas, las guardias y los turnos rotativos todavía no están cubiertos.

• Los pluses y las horas extra todavía no entran en el coste del borrador.

Si alguno de estos puntos te frena, o cualquier otra cosa, cuéntanoslo. El arreglo para Irem tardó una semana porque nos dijo exactamente qué fallaba.

Por dónde empezar.

Con Premium, abre tu cuadrante y pulsa Planificar automáticamente. Empieza poco a poco: un departamento, tus turnos necesarios y una semana. Revisa el borrador antes de aplicarlo y luego añade el siguiente departamento. La guía paso a paso te lleva por cada ajuste y la historia de Irem muestra cómo queda con cinco departamentos.

¿Todavía no usas Shiftbase? Pruébalo gratis durante 14 días, sin datos de pago.

Cero minutos de administración al día sigue siendo nuestro rumbo. ¿Quieres probar lo próximo que estamos construyendo? Echa un vistazo a Shiftbase Labs. Y si alguna parte de tu cuadrante, o cualquier otra cosa de tu negocio, todavía te quita una tarde, cuéntamelo. Nos pondremos con eso a continuación.