Voici le planning automatique : un grand pas vers zéro administratif.

Grand jour chez Shiftbase : le planning automatique est en ligne. Désormais, Shiftbase crée ton planning pour tous tes services et sites en même temps. C'est notre plus grande avancée à ce jour vers la mission plus claire qu'on a annoncée en septembre : libérer les entreprises à horaires décalés de l'administratif, étape par étape, jusqu'à ce qu'il n'en reste plus rien.

Dès aujourd'hui, Shiftbase prépare ton planning.

Le planning automatique est la plus grande évolution de la gestion de planning dans Shiftbase à ce jour. Il est inclus dans Premium. Choisis tes services et une période, appuie sur un bouton, et la proposition est prête : chaque poste attribué à la bonne personne, avec le coût de main-d'œuvre juste à côté. Tu la vérifies et tu la publies toi-même.

Pourquoi commencer par le planning ? Il y a quelque temps, j'ai présenté notre nouveau cap : zéro minute d'administratif par jour. Dans des centaines de conversations avec des clients comme toi, une chose revenait sans cesse : c'est la création du planning qui prend la plupart de ces minutes. Alors c'est par là qu'on a commencé.

C'est personnel pour moi. J'ai commencé à programmer vers huit ans, pour la même raison qui m'a donné envie du planning automatique : laisser l'ordinateur faire la partie ennuyeuse. À l'époque, la partie ennuyeuse, c'était lancer des jeux MS-DOS pour ma sœur Anouk, jusqu'à ce qu'elle sache le faire seule. Aujourd'hui, c'est ton planning, et je préfère que tu passes ce temps sur ce qui compte vraiment pour toi.

De deux jours à deux heures, puis à zéro.

Irem Güneri planifie cinq services et près de 100 salariés chez WONDR Experience à Amsterdam. Beaucoup de ses collègues travaillent sur plusieurs sites, et de nombreux postes demandent une compétence précise. Créer son planning de la semaine lui prenait deux jours entiers. Chaque semaine. Dont une demi-journée de double vérification, et le résultat, c'était « un planning qui fonctionne », pas le meilleur. Avec le planning automatique, ça prend deux heures, vérifications comprises. Son prochain objectif : ramener ça à quelques minutes. Et c'est possible.

Elle nous a aussi montré où nos premières versions ne suffisaient pas. Pendant nos tests avec Irem et une centaine d'autres clients, Shiftbase planifiait un site à la fois. Ses équipes travaillent sur plusieurs sites. Quand quelqu'un avait atteint son maximum sur le premier, Shiftbase ne pouvait donc plus le planifier sur le deuxième. Elle nous a demandé si Shiftbase pouvait planifier tous les services comme une seule équipe. Bien sûr, Irem. Une semaine plus tard, c'était fait.

C'est comme ça qu'on veut construire cet outil : avec des centaines de gérants et de responsables planning comme Irem, sur de vrais plannings, pour de vraies entreprises et les personnes qui y travaillent.

Comment naît le meilleur planning possible.

Le planning automatique s'ouvre dans un panneau latéral à côté de ton planning. Une proposition se fait en cinq étapes.

1. Choisis les services et la période. Jusqu'à un mois à la fois, pour autant de services et de sites que nécessaire. Avant chaque proposition, Shiftbase vérifie ce dont il a besoin : postes requis, compétences, salaires, disponibilités et plus encore. S'il manque quelque chose, tu reçois un lien pour le compléter. Comme ça, tu sais que Shiftbase va produire le meilleur planning possible.

2. Définis tes besoins en personnel. Tu décides combien de personnes il faut à chaque équipe, et quand : à la main, depuis un modèle de poste ou en réutilisant un planning précédent. Ce sont les postes que le planning automatique remplit. Les postes que tu as déjà attribués restent là où tu les as mis.

3. Choisis un objectif. Profit vise le coût de main-d'œuvre le plus bas, Employee met les préférences de ton équipe en avant et Balanced se situe entre les deux.

4. Shiftbase attribue les postes. En arrière-plan, Shiftbase compare des milliers de plannings possibles et pèse chaque poste au regard des disponibilités, des compétences, des heures contractuelles, du coût de main-d'œuvre et d'autres critères. Il remplit d'abord les heures contractuelles, puis seulement les heures supplémentaires et les heures flexibles. Il respecte toujours les absences validées. Les disponibilités comptent comme une préférence, sauf si tu les rends strictes.

5. Lis la proposition. Tu vois le coût de main-d'œuvre par rapport à ton budget cible, en vert ou en rouge. Pour chaque poste qu'il n'a pas pu pourvoir, tu vois pourquoi il n'a pas retenu chaque personne, la plus adaptée en premier. En un clic, les postes restants deviennent des postes ouverts. Applique la proposition, modifie ce que tu veux, puis publie. Rien n'arrive à ton équipe avant ça.

Les postes qu'il ne parvient pas à pourvoir te montrent comment améliorer ton entreprise. Si les samedis matin manquent régulièrement de personnes avec la bonne compétence, c'est une question de recrutement ou de formation, pas de planning. (Forme plus de baristas. J'aime le bon café.)

L'IA est dans la prévision.

Je préfère le dire clairement : le planning automatique ne repose pas sur l'IA. Ce n'est pas non plus faisable avec ChatGPT ou Claude. L'attribution des postes suit des règles. Shiftbase calcule le meilleur planning qui respecte tes règles, et pour chaque poste, il peut te dire pourquoi.

L'IA intervient avant. Elle répond à la question la plus difficile du planning : quelle sera l'affluence, et de combien de personnes auras-tu besoin ? Si tu vises trop haut, tu paies des gens à attendre. Trop bas, et ton équipe court dans tous les sens pendant que les clients patientent. La plupart des responsables planning y répondent à l'instinct et avec le planning de la semaine dernière. Shiftbase y répond en deux étapes.

• La prévision IA te dit quelle sera l'affluence. Elle prévoit ton chiffre d'affaires par service et par jour, jusqu'à 28 jours à l'avance, à partir de ton historique de ventes, de la météo et du calendrier. Un samedi ensoleillé, un jour férié, un mardi calme en janvier : c'est déjà intégré avant que tu ouvres le planning.

• Le besoin en personnel te dit combien de personnes il te faut. Il calcule, heure par heure, l'effectif dont chaque équipe a besoin, à partir de tes heures travaillées passées, de la météo et du calendrier. Pas de données de chiffre d'affaires ? Ça fonctionne quand même.

Les deux ont besoin d'environ un mois d'historique avant d'afficher un chiffre. Ensemble, ils définissent tes besoins en personnel, que le planning automatique couvre ensuite. Tu sais avant samedi combien de personnes il te faut ce jour-là.

Tu n'as besoin d'aucun des deux pour commencer. Les postes requis et les disponibilités, compétences et heures contractuelles de ton équipe suffisent pour une première proposition.

Et la prévision n'est pas une boule de cristal. Trois semaines après le début de notre premier pilote, une tempête de neige a frappé les Pays-Bas. La prévision ne l'a pas vue venir, parce que les tempêtes de neige n'étaient pas dans les données. Tu as une base solide, qui s'affine au fil du temps. On préfère te le dire plutôt que d'y coller un pourcentage.

Ce qu'il ne fait pas encore.

Le planning automatique est une grande étape, pas la dernière. Voici ce qu'il ne fait pas encore, pour que tu saches où tu dois intervenir toi-même.

• Contrôles de base du temps de travail uniquement. La proposition respecte les heures contractuelles, les limites d'heures de tes paramètres et les règles européennes de base sur le temps de travail. Vérifie les règles en vigueur pour ton entreprise avant de l'appliquer.

• Postes de jour et de soirée uniquement. Les postes de 24 heures, les astreintes et les rotations ne sont pas encore pris en charge.

• Les majorations et les heures supplémentaires ne sont pas encore incluses dans le coût de la proposition.

Si l'un de ces points te bloque, ou autre chose, dis-le-nous. La correction pour Irem a pris une semaine parce qu'elle nous a dit exactement ce qui coinçait.

Par où commencer.

Avec Premium, ouvre ton planning et clique sur Planifier automatiquement. Commence petit : un service, tes postes requis et une semaine. Lis la proposition avant de l'appliquer, puis ajoute le service suivant. Le guide pas à pas t'accompagne dans chaque paramètre, et l'histoire d'Irem montre à quoi ça ressemble avec cinq services.

Pas encore sur Shiftbase ? Essaie gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire.

Zéro minute d'administratif par jour, c'est toujours notre cap. Tu veux tester ce qu'on construit ensuite ? Jette un œil à Shiftbase Labs. Et si une partie de ton planning, ou autre chose dans la gestion de ton entreprise, te coûte encore une soirée, dis-le-moi. On s'y attaquera ensuite.