Dit is automatisch roosteren: een grote stap richting nul administratie.

Vandaag is een grote dag bij Shiftbase: automatisch roosteren is live. Vanaf nu maakt Shiftbase je rooster voor al je afdelingen en vestigingen tegelijk. Het is de grootste stap tot nu toe in de scherpere missie die we in september neerzetten: bedrijven die in diensten werken administratie uit handen nemen, stap voor stap, tot er niets meer over is.

Vanaf vandaag maakt Shiftbase je conceptrooster.

Automatisch roosteren is de grootste upgrade van de personeelsplanning in Shiftbase tot nu toe. Het zit in Premium. Kies je afdelingen en een periode, druk op één knop en het concept staat klaar: elke dienst gevuld met de juiste persoon, met de loonkosten er direct naast. Jij controleert het en publiceert het zelf.

Waarom beginnen bij het rooster? Een tijd geleden deelde ik onze nieuwe stip op de horizon: nul minuten administratie per dag. In honderden gesprekken met klanten zoals jij kwam steeds hetzelfde terug: het maken van het rooster kost de meeste van die minuten. Daar zijn we dus begonnen.

Dit is persoonlijk. Ik begon rond mijn achtste met programmeren, om dezelfde reden waarom ik automatisch roosteren wilde: de computer het saaie werk laten doen. Toen was dat saaie werk MS-DOS-spelletjes opstarten voor mijn zus Anouk, tot ze het zelf kon. Nu is het jouw rooster en die tijd besteed je wat mij betreft liever aan waar je echt om geeft.

Van twee dagen naar twee uur naar nul.

Irem Güneri plant vijf afdelingen en bijna 100 medewerkers bij WONDR Experience in Amsterdam. Veel van haar collega's werken in meerdere vestigingen. Voor veel diensten is een specifieke vaardigheid nodig. Haar weekrooster maken kostte twee volle werkdagen. Elke week weer. Inclusief een halve dag vierogencontrole en het resultaat was "een rooster dat werkt", niet het beste. Met automatisch roosteren kost het twee uur, controles inbegrepen. Haar volgende doel is dat terugbrengen naar een paar minuten. En dat kan.

Ze liet ons ook zien waar onze eerste versies tekortschoten. Toen we testten met Irem en zo'n 100 andere klanten, plande Shiftbase één vestiging tegelijk. Haar mensen werken in meerdere vestigingen. Wie in de eerste vestiging al aan het maximum zat, kreeg daardoor geen diensten meer in de tweede. Ze vroeg of Shiftbase alle afdelingen als één team kon plannen. Natuurlijk, Irem. Een week later kon het.

Zo willen we dit bouwen: met honderden ondernemers en planners zoals Irem, op echte roosters, voor echte bedrijven en de mensen die er werken.

Zo ontstaat het best mogelijke rooster.

Automatisch roosteren opent in een zijpaneel naast je rooster. Een concept maak je in vijf stappen.

1. Kies de afdelingen en de periode. Tot een maand per keer, voor zoveel afdelingen en vestigingen als je nodig hebt. Voor elk concept checkt Shiftbase wat het nodig heeft: benodigde diensten, vaardigheden, lonen, beschikbaarheid en meer. Ontbreekt er iets, dan krijg je een link om het aan te vullen. Zo weet je zeker dat Shiftbase het best mogelijke rooster maakt.

2. Stel je bezetting in. Jij bepaalt hoeveel mensen elk team wanneer nodig heeft: met de hand, vanuit een template of door een eerder rooster te hergebruiken. Dat zijn de diensten die automatisch roosteren vult. Diensten die je al hebt toegewezen, blijven staan waar je ze zette.

3. Kies een doel. Profit gaat voor de laagste loonkosten, Employee zet de voorkeuren van je team voorop en Balanced zit ertussenin.

4. Shiftbase wijst toe. Op de achtergrond vergelijkt Shiftbase duizenden mogelijke roosters en weegt het elke dienst af tegen beschikbaarheid, vaardigheden, contracturen, loonkosten en meer. Shiftbase vult eerst de contracturen, pas daarna overuren en flexuren. Goedgekeurd verlof blijft altijd staan. Beschikbaarheid telt als voorkeur, tenzij je die op strikt zet.

5. Lees het concept. Je ziet de loonkosten afgezet tegen je streefbedrag, in groen of rood. Bij elke dienst die het niet kon vullen, zie je per persoon waarom die niet gekozen is, de beste kandidaat bovenaan. Overgebleven diensten maak je met één klik open diensten. Pas het concept toe, verander wat je wilt en publiceer. Tot dat moment ziet je team er niets van.

De diensten die het niet kan vullen, laten zien hoe je je bedrijf kunt verbeteren. Komen zaterdagochtenden steeds mensen met de juiste vaardigheid tekort? Dan is dat een vraag over werven of opleiden, geen roostervraag. (Leid meer barista's op. Ik hou van goede koffie.)

De AI zit in de prognose.

Ik zeg het liever gewoon: automatisch roosteren werkt niet met AI. Het kan ook niet met ChatGPT of Claude. Mensen op diensten zetten gaat op basis van regels. Shiftbase berekent het beste rooster binnen jouw regels. Bij elke dienst kan het je vertellen waarom.

De AI komt daarvoor. Die beantwoordt de lastigste vraag bij het roosteren: hoe druk wordt het en hoeveel mensen heb je nodig? Schat je te hoog, dan betaal je mensen die niets te doen hebben. Schat je te laag, dan loopt je team zich voorbij terwijl klanten wachten. De meeste planners beantwoorden die vraag op gevoel en met het rooster van vorige week. Shiftbase doet het in twee stappen.

• AI-prognose vertelt hoe druk het wordt. Het voorspelt je omzet per afdeling per dag, tot 28 dagen vooruit, op basis van je omzethistorie, het weer en de kalender. Een zonnige zaterdag, een feestdag, een rustige dinsdag in januari: het zit al in de cijfers voordat je het rooster opent.

• Personeelsbehoefte vertelt hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt. Het berekent per uur hoeveel mensen elk team nodig heeft, op basis van je eerder gewerkte uren, het weer en de kalender. Geen omzetdata? Dan werkt het ook.

Allebei hebben ze ongeveer een maand historie nodig voordat ze een getal laten zien. Samen bepalen ze je bezetting en die vult automatisch roosteren. Zo weet je al voor zaterdag hoeveel mensen je die dag nodig hebt.

Je hebt geen van beide nodig om te beginnen. Benodigde diensten en de beschikbaarheid, vaardigheden en contracturen van je team zijn genoeg voor een eerste concept.

En de prognose is geen glazen bol. Drie weken na de start van onze eerste pilot trok er een sneeuwstorm over Nederland. De prognose zag hem niet aankomen, want sneeuwstormen zaten niet in de data. Je krijgt een sterke basis die scherper wordt naarmate je hem langer gebruikt. Dat vertellen we je liever dan dat we er een percentage op plakken.

Wat het nog niet doet.

Automatisch roosteren is een grote stap, niet de laatste. Dit doet het vandaag nog niet, zodat je weet waar je zelf moet bijsturen.

• Alleen basischecks op arbeidstijden. Het concept houdt zich aan contracturen, de urengrenzen in je instellingen en de Europese basisregels voor arbeidstijden. Check de regels die voor jouw bedrijf gelden voordat je het toepast.

• Alleen dag- en avonddiensten. 24-uursdiensten, bereikbaarheidsdiensten en roterende roosters vallen er nog buiten.

• Toeslagen en overuren zitten nog niet in de kosten van het concept.

Zit een van deze punten je in de weg of loop je ergens anders tegenaan? Laat het ons weten. De oplossing voor Irem duurde een week omdat ze precies vertelde wat er misging.

Zo begin je.

Heb je Premium? Open je rooster en klik op Automatisch roosteren. Begin klein: één afdeling, je benodigde diensten en een week. Lees het concept voordat je het toepast. Voeg daarna de volgende afdeling toe. De stapsgewijze handleiding loopt elke instelling met je door. Het verhaal van Irem laat zien hoe het eruitziet met vijf afdelingen.

Werk je nog niet met Shiftbase? Probeer het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens.

Nul minuten administratie per dag blijft waar we naartoe gaan. Wil je proberen waar we nu aan bouwen? Kijk eens bij Shiftbase Labs. Kost een deel van je rooster of iets anders aan je zaak je nog steeds een avond? Laat het me weten. Daar gaan we dan mee aan de slag.