Das ist die automatische Dienstplanung: ein großer Schritt zu null Verwaltung.

Heute ist ein großer Tag bei Shiftbase: Die automatische Dienstplanung ist live. Ab jetzt erstellt Shiftbase deinen Dienstplan für alle Abteilungen und Standorte gleichzeitig. Es ist der bisher größte Schritt auf dem Weg zu der klareren Mission, die wir im September vorgestellt haben: Schichtbetrieben Stück für Stück den Verwaltungsaufwand abnehmen, bis keiner mehr übrig ist.

Ab heute erstellt Shiftbase deinen Dienstplan-Entwurf.

Die automatische Dienstplanung ist das bisher größte Upgrade für Dienstpläne in Shiftbase und in Premium enthalten. Wähl deine Abteilungen und einen Zeitraum, drück auf einen Button und der Entwurf steht: jede Schicht mit der richtigen Person besetzt, die Personalkosten direkt daneben. Du prüfst ihn und veröffentlichst ihn selbst.

Warum fangen wir beim Dienstplan an? Vor einer Weile habe ich unseren neuen Nordstern vorgestellt: null Minuten Verwaltungsaufwand am Tag. In Hunderten Gesprächen mit Kunden wie dir kam immer wieder dasselbe zur Sprache: Die meisten dieser Minuten gehen für den Dienstplan drauf. Also haben wir dort angefangen.

Das ist mir persönlich wichtig. Ich habe mit etwa acht Jahren angefangen zu programmieren, aus demselben Grund, aus dem ich die automatische Dienstplanung wollte: Der Computer soll die langweilige Arbeit machen. Damals hieß das, MS-DOS-Spiele für meine Schwester Anouk zu starten, bis sie es selbst konnte. Heute ist es dein Dienstplan, und ich hätte lieber, dass du diese Zeit in das steckst, was dir wirklich wichtig ist.

Von zwei Tagen auf zwei Stunden auf null.

Irem Güneri plant fünf Abteilungen und fast 100 Mitarbeiter bei WONDR Experience in Amsterdam. Viele aus ihrem Team arbeiten an mehreren Standorten, und für etliche Schichten braucht es eine bestimmte Qualifikation. Für ihren Wochenplan brauchte sie zwei volle Arbeitstage. Jede Woche aufs Neue. Inklusive einem halben Tag Vier-Augen-Prüfung, und heraus kam „ein Dienstplan, der funktioniert“, nicht der beste. Mit der automatischen Dienstplanung dauert es zwei Stunden, Gegenprüfung inklusive. Ihr nächstes Ziel ist, das auf Minuten zu drücken. Und das geht.

Sie hat uns auch gezeigt, wo unsere ersten Versionen nicht gereicht haben. Als wir mit Irem und rund 100 weiteren Kunden getestet haben, hat Shiftbase immer nur einen Standort auf einmal geplant. Ihre Leute arbeiten an mehreren Standorten. Wer am ersten Standort schon sein Maximum erreicht hatte, bekam deshalb am zweiten keine Schichten mehr. Sie fragte, ob Shiftbase alle Abteilungen als ein Team planen kann. Klar, Irem. Eine Woche später ging das.

So wollen wir das bauen: mit Hunderten Inhabern, Planerinnen und Planern wie Irem, an echten Dienstplänen, für echte Betriebe und die Menschen, die dort arbeiten.

So entsteht der bestmögliche Dienstplan.

Die automatische Dienstplanung öffnet sich in einem Seitenpanel neben deinem Dienstplan. Ein Entwurf braucht fünf Schritte.

1. Wähl die Abteilungen und den Zeitraum. Bis zu einem Monat auf einmal, für so viele Abteilungen und Standorte, wie du brauchst. Vor jedem Entwurf prüft Shiftbase, was es braucht: benötigte Schichten, Qualifikationen, Löhne, Verfügbarkeit und mehr. Fehlt etwas, bekommst du einen Link, um es zu ergänzen. So weißt du, dass Shiftbase den bestmöglichen Dienstplan erstellt.

2. Leg deine Besetzung fest. Du entscheidest, wie viele Leute jedes Team wann braucht: von Hand, aus einer Schichtvorlage oder indem du einen früheren Dienstplan wiederverwendest. Das sind die Schichten, die die automatische Dienstplanung besetzt. Schichten, die du schon vergeben hast, bleiben, wo du sie hingesetzt hast.

3. Wähl ein Ziel. Profit setzt auf die niedrigsten Personalkosten, Employee stellt die Wünsche deines Teams nach vorn und Balanced liegt dazwischen.

4. Shiftbase teilt dein Team ein. Im Hintergrund vergleicht Shiftbase Tausende mögliche Dienstpläne und wägt jede Schicht gegen Verfügbarkeit, Qualifikationen, Vertragsstunden, Personalkosten und mehr ab. Zuerst füllt Shiftbase die Vertragsstunden, erst dann Überstunden und Flex. Genehmigte Abwesenheiten berücksichtigt es immer. Verfügbarkeit zählt als Wunsch, außer du stellst sie auf strikt.

5. Lies den Entwurf. Du siehst die Personalkosten im Vergleich zu deinem Zielwert, in Grün oder Rot. Bei jeder Schicht, die offen geblieben ist, siehst du, warum Shiftbase die einzelnen Personen nicht genommen hat, die passendste zuerst. Übrige Schichten machst du mit einem Klick zu offenen Schichten. Übernimm den Entwurf, ändere, was du willst, und veröffentliche ihn dann. Vorher bekommt dein Team nichts davon mit.

Die Schichten, die offen bleiben, zeigen dir, wo du deinen Betrieb verbessern kannst. Fehlen samstagvormittags immer wieder Leute mit der richtigen Qualifikation? Dann ist das eine Frage für Einstellung oder Schulung, keine für den Dienstplan. (Bilde mehr Baristas aus. Ich mag guten Kaffee.)

Die KI steckt in der Prognose.

Ich sage es lieber direkt: Die automatische Dienstplanung plant nicht mit KI. Mit ChatGPT oder Claude geht das auch nicht. Wer welche Schicht bekommt, folgt Regeln. Shiftbase berechnet den besten Dienstplan, der zu deinen Regeln passt, und kann dir bei jeder Schicht sagen, warum.

Die KI kommt davor und beantwortet die schwierigste Frage beim Planen: Wie viel wird los sein, und wie viele Leute brauchst du? Schätzt du zu hoch, bezahlst du Leute, die herumstehen. Schätzt du zu niedrig, rennt sich dein Team die Hacken ab, während die Kundschaft wartet. Die meisten Planer beantworten die Frage aus dem Bauch und mit dem Dienstplan der Vorwoche. Shiftbase beantwortet sie in zwei Schritten.

• Die KI-Prognose zeigt dir, wie viel los sein wird. Sie sagt deinen Umsatz pro Abteilung und Tag voraus, bis zu 28 Tage im Voraus, aus deiner Umsatzhistorie, dem Wetter und dem Kalender. Ein sonniger Samstag, ein Feiertag, ein ruhiger Dienstag im Januar: Das steckt schon in den Zahlen, bevor du den Dienstplan öffnest.

• Der Personalbedarf zeigt dir, wie viele Leute du dafür brauchst. Er berechnet pro Stunde, wie viele Leute jedes Team braucht, aus deinen bisherigen Arbeitszeiten, dem Wetter und dem Kalender. Keine Umsatzdaten? Funktioniert trotzdem.

Beide brauchen etwa einen Monat Daten, bevor sie eine Zahl zeigen. Zusammen legen sie deine Besetzung fest, und die füllt die automatische Dienstplanung. Du weißt schon vor Samstag, wie viele Leute du am Samstag brauchst.

Zum Start brauchst du keins von beiden. Benötigte Schichten und die Verfügbarkeit, Qualifikationen und Vertragsstunden deines Teams reichen für einen ersten Entwurf.

Und die Prognose ist keine Glaskugel. Drei Wochen nach dem Start unseres ersten Pilotprojekts zog ein Schneesturm über die Niederlande. Die Prognose hat ihn nicht kommen sehen, weil Schneestürme nicht in den Daten waren. Du bekommst eine solide Basis, die genauer wird, je länger du sie nutzt. Das sagen wir dir lieber, als eine Prozentzahl draufzuschreiben.

Was sie noch nicht kann.

Die automatische Dienstplanung ist ein großer Schritt, nicht der letzte. Das kann sie heute noch nicht, damit du weißt, wo du selbst eingreifen musst.

• Nur grundlegende Arbeitszeitprüfungen. Der Entwurf hält Vertragsstunden, die Stundengrenzen aus deinen Einstellungen und grundlegende EU-Arbeitszeitregeln ein. Prüf die Regeln, die für deinen Betrieb gelten, bevor du ihn übernimmst.

• Nur Tag- und Abendschichten. 24-Stunden-Dienste, Rufbereitschaft und rotierende Schichtmodelle deckt sie noch nicht ab.

• Zuschläge und Überstunden fließen noch nicht in die Kosten des Entwurfs ein.

Bremst dich einer dieser Punkte aus, oder etwas anderes? Sag uns Bescheid. Die Lösung für Irem hat eine Woche gedauert, weil sie uns genau gesagt hat, was nicht funktionierte.

So fängst du an.

Mit Premium öffnest du deinen Dienstplan und klickst auf Automatisch planen. Fang klein an: eine Abteilung, deine benötigten Schichten und eine Woche. Lies den Entwurf, bevor du ihn übernimmst, und nimm dann die nächste Abteilung dazu. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich durch jede Einstellung, und Irems Geschichte zeigt, wie es mit fünf Abteilungen aussieht.

Noch nicht bei Shiftbase? Teste es 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.

Null Minuten Verwaltungsaufwand am Tag ist weiter unser Ziel. Willst du ausprobieren, woran wir als Nächstes bauen? Schau bei Shiftbase Labs vorbei. Kostet dich ein Teil deines Dienstplans, oder sonst etwas in deinem Betrieb, noch einen Abend? Sag es mir. Daran arbeiten wir als Nächstes.