Jaarurensystematiek

Jaarurensystematiek is een manier om de arbeidsduur van een medewerker per jaar af te spreken in plaats van per week. In drukke periodes werkt de medewerker meer uren en in rustige periodes minder, terwijl het salaris elke maand gelijk blijft. Aan het eind van het jaar moet het totaal aantal gewerkte uren overeenkomen met de afgesproken jaaruren.

Wat is jaarurensystematiek?

Bij een gewoon contract staat er een vast aantal uren per week in, bijvoorbeeld 32. Werkt de medewerker in een week meer, dan zijn dat overuren of plusuren. Bij een jaarurensystematiek spreek je in plaats daarvan een totaal per jaar af, bijvoorbeeld 1.664 uur. Hoe die uren over de weken verdeeld worden, leg je vast in een jaarpatroon dat past bij de drukte in je organisatie.

Een week met 40 uur is in dat systeem geen overwerk, zolang je in een andere week minder inplant. Het verschil tussen de geplande of gewerkte uren en het weekgemiddelde houd je bij als plus- en minuren. Omdat die uren als het ware op een rekening worden gezet en weer worden opgenomen, heet het systeem ook wel een urenbank.

Jaarurensystematiek is iets anders dan tijd voor tijd. Bij tijd voor tijd werkt een medewerker eerst extra uren en neemt hij die later op als vrije tijd. Bij een jaarurensystematiek staat het totaal vooraf vast en is de schommeling gepland.

Hoe werkt een jaarurensysteem in de praktijk?

Het begint met een gesprek. Werkgever en medewerker spreken aan het begin van het jaar af hoeveel uren er in totaal gewerkt worden en in welke periodes het drukker of rustiger is. Dat jaarpatroon (in cao's vaak het arbeidspatroon genoemd) is de basis voor het rooster. Veel cao's schrijven voor dat dit overleg minstens één keer per jaar plaatsvindt.

Gedurende het jaar plan je de medewerker volgens dat patroon in. Het salaris blijft gelijk, want dat is gebaseerd op het gemiddelde aantal uren per week. Het saldo van plus- en minuren laat zien of de medewerker voor of achter loopt op het afgesproken totaal. Is het saldo aan het eind van het jaar nul, dan is de afspraak precies uitgekomen.

Een recreatiepark is een goed voorbeeld. Van april tot en met september is het druk en werkt een medewerker 38 uur per week. In de wintermaanden zijn dat 26 uur. Over het jaar gerekend is dat gemiddeld 32 uur per week. Op dat gemiddelde is het maandsalaris gebaseerd.

Jaaruren berekenen

Er zijn twee manieren om het aantal jaaruren te berekenen. Welke je gebruikt, hangt af van hoe je contract en je planning zijn opgezet.

Vanuit het aantal uren per week

Heb je een gemiddeld aantal uren per week afgesproken, dan vermenigvuldig je dat met het aantal weken in een jaar. Een contract van 36 uur per week geeft 36 × 52 = 1.872 jaaruren. Sommige cao's rekenen met 52,14 weken (365 dagen gedeeld door 7). De Cao Sociaal Werk komt zo bij 40 uur per week uit op maximaal 2.086 uur per jaar.

Vanuit de drukte per seizoen

Werk je met pieken en dalen, dan reken je per periode. In het voorbeeld van het recreatiepark is dat 26 weken × 38 uur = 988 uur in het hoogseizoen en 26 weken × 26 uur = 676 uur in het laagseizoen. Samen is dat 1.664 jaaruren, gemiddeld 32 uur per week. Dat gemiddelde gebruik je voor het salaris en voor de fte-berekening.

Bruto-uren en netto-uren

De 1.664 uur uit het voorbeeld zijn bruto-uren: het totaal op contractbasis. Daar gaan vakantie-uren en eventueel feestdagen nog af. Wat overblijft zijn de netto-uren: de uren waarop je de medewerker echt kunt inzetten.

De wettelijke vakantie is vier keer de arbeidsduur per week (artikel 7:634 BW), dus bij gemiddeld 32 uur is dat 128 uur. Kent je cao doorbetaalde feestdagen, dan reken je die meestal naar rato van het gemiddelde: 32 / 40 × 8 = 6,4 uur per feestdag die op een doordeweekse dag valt. Bij zes van zulke feestdagen is dat 38,4 uur. De netto-uren komen dan uit op 1.664 − 128 − 38,4 = 1.497,6 uur.

Neemt de medewerker een vrije dag op, dan schrijf je meestal de uren af die op die dag ingepland stonden. Een vrije dag in het hoogseizoen kost zo meer vakantie-uren dan een dag in de winter.

Plus- en minuren binnen het jaar

Plus- en minuren horen bij een jaarurensystematiek. In het hoogseizoen loopt het saldo op en in het laagseizoen gaat het weer omlaag. Een saldo dat het hele jaar in dezelfde richting blijft lopen, is een signaal dat het jaarpatroon niet meer klopt met de praktijk.

Blijft er aan het eind van het jaar een plussaldo over, dan bepalen het contract of de cao wat ermee gebeurt. Gangbaar zijn uitbetalen, omzetten naar vrije tijd of meenemen naar het volgende jaar, soms tot een maximum.

Bij minuren ligt het gevoeliger. Ontstaan die doordat er minder werk was dan gepland, dan komen ze in de regel voor rekening van de werkgever: loon over uren die de medewerker wilde werken maar niet kon werken door een oorzaak aan de kant van de werkgever, moet in principe worden doorbetaald (artikel 7:628 BW). Wil je minuren bij uitdiensttreding verrekenen met het laatste loon, leg dan vooraf schriftelijk vast wanneer dat mag en controleer wat je cao erover zegt.

Wat zegt de wet over jaaruren?

Er is geen aparte wet voor de jaarurensystematiek. De afspraak staat in het arbeidscontract of in de cao. Wel raken twee wetten het systeem direct.

Geen oproepovereenkomst bij gelijkmatig loon

Een contract waarin de arbeidsduur per jaar is vastgelegd en het loon gelijkmatig over het jaar wordt betaald, geldt niet als oproepovereenkomst (artikel 7:628a lid 9 BW). De regels voor een oproepkracht, zoals het verplichte aanbod van vaste uren na twaalf maanden, gelden dan niet. Betaal je het loon niet gelijkmatig uit maar per gewerkt uur, dan is het contract wel een oproepovereenkomst.

De Arbeidstijdenwet blijft gelden

Ook in een druk seizoen gelden de grenzen van de Arbeidstijdenwet: maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, gemiddeld niet meer dan 48 uur per week over 16 weken en na een dienst minimaal 11 uur rust (één keer per week mag dat 8 uur zijn). Een jaarpatroon met lange weken in de zomer moet binnen die grenzen passen.

Afspraken in de cao

Veel cao's hebben eigen regels voor jaaruren. In de Cao Kinderopvang mag de werkgever een jaarurensystematiek invoeren, maar bepaalt hij de manier waarop samen met de medezeggenschap. De Cao Sociaal Werk, de Cao Ziekenhuizen en de cao's in de gehandicaptenzorg kennen vergelijkbare afspraken. Voor rijksambtenaren in roosterdienst geldt sinds 1 januari 2024 een jaarurensystematiek. Valt je organisatie onder een cao, dan gaan die afspraken voor op wat je zelf in het contract zet.

Voor- en nadelen van de jaarurensystematiek

Voor de werkgever is het grootste voordeel dat de bezetting de drukte volgt. Je hoeft in de piek minder uitzendkrachten of oproepkrachten in te zetten en betaalt in de rustige maanden geen uren waarvoor geen werk is. De medewerker houdt een vast contract en elke maand hetzelfde salaris, ook in de maanden waarin hij minder werkt.

De nadelen zitten vooral in de uitvoering:

• Zonder duidelijke afspraken ontstaat discussie over plus- en minuren, zeker aan het eind van het jaar of bij vertrek.

• Medewerkers die lang in de min staan, ervaren dat als een schuld, ook als die niet door henzelf is ontstaan.

• Lange weken in het hoogseizoen vragen veel van mensen. Wie dat niet bewaakt, ziet het terug in vermoeidheid en verzuim.

• De administratie is ingewikkelder dan bij vaste weekuren, omdat je per medewerker een lopend saldo moet bijhouden.

Jaarurensystematiek bijhouden in Shiftbase

Een jaarurensysteem werkt alleen als iedereen het saldo kan zien. In Shiftbase stel je per medewerker de contracturen in als het gemiddelde aantal uren per week dat bij de jaaruren hoort, bijvoorbeeld 32. Shiftbase berekent vervolgens per week het verschil tussen de gewerkte uren en die contracturen en houdt dat bij als plus- of minuren.

• Per week en per dag zie je de contracturen, de gewerkte uren, de afwezigheid en wat er die dag bij komt of af gaat.

• Het saldo loopt aan het eind van het jaar automatisch door naar het nieuwe jaar.

• Medewerkers zien in de app hun beginsaldo van het jaar en hun saldo van vandaag, dus de vraag "hoe sta ik ervoor" hoeft niet langs HR.

• Een plussaldo kun je corrigeren, laten uitbetalen of overzetten naar het verlofsaldo.

Omdat de gewerkte uren uit de urenregistratie komen, rekent het saldo met wat er echt gewerkt is en niet alleen met wat er gepland stond. Tijdens het roosteren zie je per medewerker de ingeplande uren naast de contracturen, zodat een week in het hoogseizoen niet ongemerkt uit de hand loopt.