Unbezahlter Urlaub

Einen allgemeinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub gibt es in Deutschland nicht: Ohne deine Zustimmung als Arbeitgeber geht es nur in wenigen gesetzlich geregelten Fällen. Stimmst du zu, entscheidet vor allem die Dauer, was passiert. Bis zu einem Monat bleibt die Person über den Betrieb sozialversichert, danach muss sie sich selbst um die Krankenversicherung kümmern, und für jeden freien Arbeitstag schrumpft ihr Jahresurlaub.

Was ist unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist eine vereinbarte Auszeit, in der Beschäftigte nicht arbeiten und kein Gehalt bekommen, während das Arbeitsverhältnis weiterläuft. Arbeitspflicht und Lohnzahlung ruhen, alle übrigen Pflichten bleiben bestehen. Juristen sprechen von unbezahlter Freistellung oder unbezahltem Sonderurlaub.

Mit dem Erholungsurlaub hat er nur den Namen gemeinsam. Erholungsurlaub ist bezahlt und steht allen Beschäftigten nach dem Bundesurlaubsgesetz zu. Auch der bezahlte Sonderurlaub für die eigene Hochzeit oder einen Todesfall in der Familie ist etwas anderes: Dort zahlst du weiter, weil die Person nur kurz und unverschuldet verhindert ist. Beim unbezahlten Urlaub ist es umgekehrt, die Auszeit ist gewollt und kostet die Person ihr Gehalt.

Typische Gründe für unbezahlten Urlaub

Am häufigsten geht es um eine längere Reise, um die Lücke zwischen dem Ende der Elternzeit und dem ersten Kita-Tag oder um einen Angehörigen, dessen Pflege länger dauert, als die gesetzlichen Pflegefreistellungen reichen. Dazu kommen Weiterbildungen außerhalb des Bildungsurlaubs, ein Sabbatical von mehreren Monaten oder ein Umzug ins Ausland, der sich hinzieht.

In Schichtbetrieben kommt ein Fall dazu, den Personalratgeber selten nennen: einzelne Tage. Eine Servicekraft, deren Resturlaub im Herbst aufgebraucht ist, möchte für eine Familienfeier zwei Tage frei. Ein Restaurant mit wenig Gästen im Januar ist oft froh, wenn jemand freiwillig zu Hause bleibt. Auch solche kurzen Auszeiten sind unbezahlter Urlaub, und sie sind der einfachste Fall, weil die Sozialversicherung unberührt bleibt.

Wann haben Mitarbeitende Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist eine Vereinbarung zwischen zwei Seiten, und du darfst einen Antrag ablehnen, ohne ihn zu begründen. Einen Anspruch haben Beschäftigte nur, wenn ein Gesetz, ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder ihr Arbeitsvertrag ihn vorsieht. Die gesetzlichen Fälle sind diese:

In diesen Fällen gelten für die Sozialversicherung eigene Regeln. Bei Elternzeit und Pflegezeit greift die Monatsgrenze aus dem nächsten Abschnitt nicht, und beim kranken Kind zahlt die Krankenkasse Kinderkrankengeld, wie bei den Kinderkrankentagen beschrieben.

Unbezahlter Urlaub im öffentlichen Dienst

Im öffentlichen Dienst regelt § 28 TVöD (ebenso § 28 TV-L) den Sonderurlaub ohne Entgelt: Beschäftigte können ihn bei Vorliegen eines wichtigen Grundes erhalten. Das ist eine Kann-Regelung. Der Arbeitgeber entscheidet nach billigem Ermessen und muss den Antrag deshalb ernsthaft prüfen, einen automatischen Anspruch gibt es aber auch hier nicht. Die bezahlte Arbeitsbefreiung aus bestimmten Anlässen steht getrennt davon in § 29.

Darfst du unbezahlten Urlaub anordnen?

Anordnen kannst du unbezahlten Urlaub nicht. Schickst du jemanden gegen seinen Willen ohne Lohn nach Hause, etwa weil im Februar wenig los ist, gerätst du in Annahmeverzug und schuldest das Gehalt trotzdem (§ 615 BGB). Ein solcher Zwangsurlaub spart also keinen Lohn.

Krankenversicherung und Sozialversicherung bei unbezahltem Urlaub

Für die Sozialversicherung gilt eine Beschäftigung ohne Lohn als fortbestehend, solange das Arbeitsverhältnis weiterläuft, jedoch nicht länger als einen Monat (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Gerechnet wird ein Zeitmonat, kein Kalendermonat: Wer am 10. März anfängt, ist bis zum 9. April über den Betrieb versichert. In dieser Zeit zahlst du kein Entgelt und deshalb auch keine Beiträge, und du musst niemanden abmelden. Freiwillig Versicherte zahlen in diesem Monat ihren Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag allein, weil dein Zuschuss wegfällt.

Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Zeitmonat, meldest du die Person bei der Krankenkasse ab, mit Meldegrund 34 (Ende der Beschäftigung nach einer Unterbrechung von mehr als einem Monat). In die Abmeldung gehört das beitragspflichtige Entgelt seit Jahresbeginn. Kommt sie zurück, meldest du sie mit Meldegrund 13 wieder an.

Ab dem zweiten Monat ist die Person über dich nicht mehr krankenversichert. Sie kann in die Familienversicherung des Ehe- oder Lebenspartners wechseln, wenn ihr eigenes Einkommen in der Zeit unter der Grenze bleibt, oder sich freiwillig versichern. Die Krankenkasse sagt ihr, was das im Einzelfall kostet. Weise im Vorgespräch darauf hin, denn die meisten Fragen zum unbezahlten Urlaub kommen genau hier an.

In den Monaten ohne Lohn fehlen außerdem die Rentenbeiträge. Wer die Lücke schließen will, kann bei der Deutschen Rentenversicherung freiwillige Beiträge zahlen.

Krank während des unbezahlten Urlaubs

Entgeltfortzahlung bekommt nur, wer durch Arbeitsunfähigkeit an der Arbeit gehindert wird (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Im unbezahlten Urlaub ruht die Arbeitspflicht schon wegen eurer Vereinbarung, deshalb zahlst du für Krankheitstage in dieser Zeit in der Regel nichts. Ist die Person am ersten vereinbarten Arbeitstag nach der Auszeit noch krank, beginnt ab dann die Entgeltfortzahlung.

Was mit dem Jahresurlaub passiert

Tage ohne Arbeitspflicht bringen keinen gesetzlichen Urlaub. Das Bundesarbeitsgericht setzt den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs mit null Arbeitstagen an und rechnet den Urlaub danach um: 24 Werktage mal Tage mit Arbeitspflicht im Jahr, geteilt durch 312 (BAG, 19. März 2019, 9 AZR 315/17). Bei einer Fünftagewoche ergibt das dasselbe wie 20 Urlaubstage mal Arbeitstage mit Arbeitspflicht, geteilt durch 260. Feiertage zählen dabei als Tage mit Arbeitspflicht. Eine Mindestdauer, ab der gekürzt wird, gibt es nicht. Im entschiedenen Fall lag der Sonderurlaub über das ganze Jahr 2014, und für dieses Jahr stand der Klägerin kein gesetzlicher Urlaub zu.

Ein Beispiel aus der Hotellerie: Eine Servicekraft mit Fünftagewoche nimmt vom 1. Februar bis 12. März 2027 sechs Wochen unbezahlten Urlaub für eine Reise, das sind 30 Arbeitstage. Bei 260 Arbeitstagen im Jahr bleiben 230 mit Arbeitspflicht. Ihr gesetzlicher Urlaub sinkt damit von 20 auf 20 × 230 ÷ 260 = rund 17,7 Tage. Für vertraglichen Mehrurlaub gilt dieselbe Rechnung, solange Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag nichts anderes vorsehen.

Weil die Reise länger als einen Zeitmonat dauert, ist sie bis zum 28. Februar über den Betrieb versichert. Danach meldest du sie mit Meldegrund 34 ab, vom 1. bis 14. März braucht sie eine eigene Krankenversicherung, und zum 15. März meldest du sie mit Meldegrund 13 wieder an. Im Februar zahlst du kein Gehalt, im März nur den Teil ab dem 15., wie beim anteiligen Gehalt für einen Eintritt mitten im Monat.

Nachteile und Kosten für Arbeitgeber

Auf den ersten Blick sparst du Lohnkosten. Was ein Tag unbezahlter Urlaub einspart, rechnest du wie beim anteiligen Gehalt: Bei 2.400 € brutto und einem Monat mit 21 Arbeitstagen sind es nach der Arbeitstagemethode rund 114 € am Tag, dazu dein Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, weil auf nicht gezahlten Lohn keine Beiträge anfallen.

Dem stehen die Kosten der Lücke gegenüber. Jemand muss die Schichten übernehmen, oft als Überstunden mit Zuschlag oder mit einer Aushilfe, die du erst einarbeitest. Bei mehreren Monaten brauchst du eine echte Urlaubsvertretung, und die Person kommt mit Anspruch auf ihre Stelle zurück, denn das Arbeitsverhältnis lief weiter. Die Zeit zählt in der Regel auch zur Betriebszugehörigkeit, etwa für Kündigungsfristen. Wer einer Person unbezahlten Urlaub gibt und einer anderen nicht, sollte einen sachlichen Grund nennen können, sonst kommt im Team schnell die Frage nach Gleichbehandlung auf.

Für die Beschäftigten sind die Nachteile größer: kein Gehalt, nach einem Monat kein Versicherungsschutz über den Betrieb, weniger Jahresurlaub und Lücken in der Rente. Wenn du diese Punkte im Gespräch offen nennst, ersparst du dir die Diskussion nach der Rückkehr.

Unbezahlten Urlaub beantragen und vereinbaren

Eine Form schreibt das Gesetz für die Vereinbarung nicht vor. Trotzdem gehört jeder unbezahlte Urlaub ab ein paar Tagen auf Papier oder in eine E-Mail. Den Antrag stellen Beschäftigte wie einen normalen Urlaubsantrag, mit Zeitraum und, wenn sie wollen, dem Grund. In die Vereinbarung gehören:

• erster und letzter Tag der Auszeit und der Tag, an dem die Arbeit wieder beginnt

• dass in dieser Zeit kein Gehalt gezahlt wird und wie Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld behandelt werden

• der Hinweis auf den Versicherungsschutz nach einem Monat, damit die Person sich rechtzeitig kümmert

• wie sich der Jahresurlaub verringert

• ob eine frühere Rückkehr möglich ist und ob ein Nebenjob während der Auszeit erlaubt ist

Unbezahlter Urlaub im Dienstplan

Unbezahlter Urlaub steht meistens früh fest, und im Plan ist er eine Abwesenheit wie jede andere. In Shiftbase legst du dafür eine eigene Abwesenheitsart an, in Tagen oder in Stunden, und bestimmst, wer sie beantragen darf. Damit die Rechnung oben auch im System stimmt, stellst du ein, dass während der Abwesenheit kein Urlaub anwächst, und schaltest die Stundenberechnung aus, damit die Auszeit nicht als Minusstunden auf dem Konto landet.

Bei den Schichten im Zeitraum entscheidest du, ob sie aus dem Plan verschwinden, stehen bleiben oder zu offenen Schichten werden, die jemand aus dem Team übernimmt. So siehst du die Auszeit neben Urlaub und Krankmeldungen in deiner Urlaubsplanung und weißt Wochen vorher, wo Leute fehlen.