Bijzonder verlof

Bijzonder verlof is verlof dat een medewerker opneemt voor een bijzondere persoonlijke gebeurtenis, zoals een huwelijk, een verhuizing, een jubileum of een begrafenis. Het wordt ook wel buitengewoon verlof genoemd. Anders dan de wettelijke vakantiedagen is bijzonder verlof niet in de wet geregeld: de afspraken staan in de cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. In dit artikel lees je wat bijzonder verlof precies is, in welke situaties een medewerker het opneemt, hoeveel dagen gebruikelijk zijn en wat je als werkgever moet doorbetalen. 

Wat is bijzonder verlof?

Bijzonder verlof is verlof voor een bijzondere gebeurtenis in het persoonlijke leven van een medewerker. De termen "bijzonder verlof" en "buitengewoon verlof" worden door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde: extra vrije tijd buiten de gewone vakantiedagen om, voor een specifieke gelegenheid.

Bijzonder verlof is geen wettelijk recht. Je vindt de regels dan ook niet in het wetboek, maar in de cao, de arbeidsovereenkomst of een bedrijfsregeling. Daarin staat voor welke gebeurtenissen een medewerker vrij krijgt, hoeveel dagen en of dat met of zonder behoud van loon is. Heb je niet met een cao te maken, dan bepaal je deze afspraken zelf.

Voorbeelden van bijzonder verlof en het aantal dagen

Hoewel er geen wettelijke regels zijn, komen in de meeste cao's en bedrijfsregelingen dezelfde situaties terug. Dit zijn de gangbare regelingen:

Dit zijn richtlijnen die vaak voorkomen, maar de cao of regeling van jouw organisatie kan afwijken. Controleer dus altijd wat er voor je eigen bedrijf geldt.

Is bijzonder verlof hetzelfde als buitengewoon verlof?

Ja. "Bijzonder verlof" en "buitengewoon verlof" zijn twee namen voor hetzelfde: verlof voor een bijzondere persoonlijke gebeurtenis, vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. De ene cao gebruikt de ene term, de andere cao de andere. Inhoudelijk is er geen verschil. Geen van beide is een apart wettelijk recht; allebei zijn ze afhankelijk van de afspraken die voor jouw organisatie gelden.

Wordt bijzonder verlof doorbetaald?

Dat hangt af van de afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst. In veel cao's is bijzonder verlof voor gebeurtenissen als een huwelijk, verhuizing of begrafenis verlof met behoud van loon. Maar omdat het geen wettelijk recht is, kan een regeling ook bepalen dat het onbetaald is, of helemaal geen recht toekennen. Staat er voor jouw bedrijf niets geregeld, dan bepaal je als werkgever zelf of je het verlof toekent en of je het doorbetaalt. Bijzonder verlof gaat in principe niet ten koste van de vakantiedagen van je medewerker.

Mag je bijzonder verlof weigeren?

Omdat bijzonder verlof geen wettelijk recht is, mag je een verzoek in principe weigeren, tenzij de cao of arbeidsovereenkomst de betreffende situatie als recht benoemt. Staat een gebeurtenis wél in de cao, dan moet je het verlof toekennen volgens die afspraak. Staat er niets over, dan beoordeel je het verzoek zelf. Een redelijke afweging en heldere communicatie voorkomen hierbij discussie: leg vast welke gebeurtenissen recht geven op bijzonder verlof, zodat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn.

Voor sommige situaties geldt wél een wettelijk recht, maar dan onder een andere noemer:

• Voor acute, onverwachte situaties is er calamiteitenverlof, dat wettelijk is geregeld.

• Voor verlof na een overlijden lees je de regels bij verlof bij overlijden.

• Voor zwangerschapscontroles heeft een medewerker recht op betaald verlof voor de benodigde tijd.

Hoe vraagt een medewerker bijzonder verlof aan?

Een medewerker dient het verzoek bij jou in, met de reden en de gewenste periode. Voor planbare gebeurtenissen zoals een huwelijk of verhuizing is het gebruikelijk dat dit ruim van tevoren gebeurt, zodat je de bezetting kunt regelen. Als werkgever beoordeel je het verzoek aan de hand van de cao of je eigen beleid.

Een duidelijk proces helpt hierbij: leg in het personeelshandboek vast voor welke gebeurtenissen bijzonder verlof geldt, hoeveel dagen daarbij horen en of het betaald is. Zo voorkom je misverstanden en weten medewerkers vooraf wat ze kunnen aanvragen.

Bijzonder verlof bijhouden in je administratie

Bijzonder verlof valt buiten de gewone vakantiedagen, en dat maakt de registratie lastig als je het er niet apart van houdt. Tel je alles bij elkaar op, dan ontstaat onduidelijkheid over hoeveel vakantiedagen een medewerker nog echt overheeft.

In je Shiftbase-account leg je bijzonder verlof vast als een eigen verlofsoort, los van de vakantiedagen. Zo zie je per medewerker welk verlof is opgenomen en welke reden erbij hoort, en blijft het vakantiesaldo kloppen.

Met Shiftbase:

• Registreer bijzonder verlof als aparte soort, gescheiden van de vakantiedagen

• Zie per medewerker het opgenomen verlof en houd het saldo kloppend