Wanneer een medewerker zich ziek meldt, wil je precies weten wat je moet doen. Je hebt namelijk duidelijke rechten en plichten als werkgever, maar in de praktijk ontstaat er vaak twijfel: welke informatie mag je vragen, wanneer schakel je de bedrijfsarts in en hoe zit het met loon doorbetalen? In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door alles wat je moet regelen bij een ziekmelding, zodat je nooit meer hoeft te gokken hoe het hoort. Daarbij ontdek je ook hoe je het registreren en opvolgen van ziekmeldingen makkelijker maakt met Shiftbase.
Wat is een ziekmelding?
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, betekent dat dat hij tijdelijk niet kan werken door fysieke of mentale klachten. Voor jou als werkgever is dit het moment waarop de wettelijke verplichtingen beginnen: je moet de ziekmelding registreren, nagaan wat de medewerker nog wél kan doen en de juiste stappen zetten richting verzuimbegeleiding. Met Shiftbase kun je die ziekmelding direct vastleggen, zodat je precies weet wanneer het verzuim begon en welke opvolgstappen nodig zijn.
Stappen bij een ziekmelding
|
Stap |
Wat doe je als werkgever? |
|---|---|
|
1. Ziekmelding ontvangen |
Je medewerker meldt zich telefonisch of digitaal ziek. |
|
2. Registreren |
Je legt de ziekmelding vast, bijvoorbeeld met Shiftbase. |
|
3. Contactmoment |
Je vraagt naar wat de medewerker nog wél kan doen (zonder medische details). |
|
4. Bedrijfsarts inschakelen |
Je schakelt de arbodienst of bedrijfsarts in voor advies en vervolgacties. |
Welke informatie mag je wel en niet vragen bij een ziekmelding?
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, wil je natuurlijk weten wat er aan de hand is. Toch mag je als werkgever maar een beperkt aantal vragen stellen. Je mag bijvoorbeeld vragen wat iemand nog wél kan doen en hoelang hij verwacht afwezig te zijn, maar je mag niet vragen naar de diagnose of details over de aandoening. Dat blijft het terrein van de bedrijfsarts. Door alleen de juiste informatie te verzamelen, voorkom je privacyproblemen en houd je het verzuimproces netjes volgens de regels. Met Shiftbase kun je deze gegevens veilig en overzichtelijk vastleggen, zodat je precies ziet welke stappen al gezet zijn.
Toegestane en niet-toegestane vragen
|
Je mag wel vragen |
Je mag niet vragen |
|---|---|
|
Wat kun je op dit moment nog wél doen? |
Wat is je medische diagnose? |
|
Hoe lang verwacht je afwezig te zijn? |
Wat zijn je symptomen of klachten? |
|
Zijn er tijdelijke aanpassingen nodig om (gedeeltelijk) te werken? |
Welke behandeling of medicatie krijg je? |
|
Waar kunnen we je bereiken tijdens ziekte? |
Inhoudelijke medische informatie van specialisten |
Hoe mag een medewerker antwoorden op je vragen?
Een medewerker hoeft geen medische details te delen, maar kan wél informatie geven die nodig is om het werk voorlopig te organiseren. Een goed antwoord gaat dus over beschikbaarheid en mogelijkheden, niet over diagnoses. Denk aan iets als: “Ik kan voorlopig niet werken door gezondheidsklachten, maar ik verwacht na een paar dagen weer deels inzetbaar te zijn.” Daarmee blijft de privacy gewaarborgd en kun jij het verzuimproces toch soepel laten verlopen.
De rol van de arbodienst en bedrijfsarts
Zodra een medewerker ziek is, speel jij als werkgever niet de medische vraagbaak. Die rol ligt bij de arbodienst of bedrijfsarts. Zij beoordelen wat iemand nog wél kan, geven advies over re-integratie en houden in de gaten of het herstel volgens verwachting verloopt. Jij zorgt vooral dat het contact goed blijft lopen en dat je de adviezen opvolgt. Door afspraken, documenten en contactmomenten overzichtelijk vast te leggen met Shiftbase, weet je precies welke stappen al gezet zijn en wat er nog moet gebeuren.
Loon doorbetalen bij ziekte: hoe werkt het?
Wanneer een medewerker ziek is, moet je als werkgever meestal 70 procent van het loon doorbetalen. Veel bedrijven kiezen ervoor om in het eerste ziektejaar boven die 70 procent te zitten, omdat dat vaak in de cao of het arbeidscontract staat. In het tweede ziektejaar daalt het bedrag meestal weer. Je mag het loon alleen tijdelijk opschorten of stoppen wanneer een medewerker zich niet houdt aan de afspraken rondom bereikbaarheid of verzuimbegeleiding. Daarom is het belangrijk om duidelijk te communiceren én alles netjes vast te leggen. Met Shiftbase krijg je daar grip op, omdat je precies ziet vanaf wanneer het verzuim loopt en welke acties zijn genomen.
Wanneer mag je het loon opschorten of stoppen?
|
Situatie |
Wat mag jij als werkgever doen? |
|---|---|
|
Medewerker is niet bereikbaar |
Loon opschorten totdat hij weer contact opneemt |
|
Medewerker werkt niet mee aan re-integratie |
Loon stopzetten, na duidelijke waarschuwing |
|
Medewerker werkt mee aan alle verplichtingen |
Loon blijft doorlopen volgens contract/cao |
Vakantie tijdens ziekte: hoe zit dat precies?
Ook wanneer een medewerker ziek is, kan hij vakantie opnemen. De medewerker moet dat wel duidelijk melden, zodat jij weet dat het om vakantiedagen gaat en niet om verzuim. Jij mag een vakantieaanvraag tijdens ziekte in principe gewoon goedkeuren, zolang de vakantie het herstel niet belemmert. Twijfel je daarover, dan vraag je de bedrijfsarts om advies. Het is handig om de aanvraag en goedkeuring overzichtelijk vast te leggen, bijvoorbeeld met Shiftbase, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over het aantal vakantiedagen.
Vakantie tijdens ziekte: hoe zit dat precies?
Ook wanneer een medewerker ziek is, kan hij vakantie opnemen. De medewerker moet dat wel duidelijk melden, zodat jij weet dat het om vakantiedagen gaat en niet om verzuim. Jij mag een vakantieaanvraag tijdens ziekte in principe gewoon goedkeuren, zolang de vakantie het herstel niet belemmert. Twijfel je daarover, dan vraag je de bedrijfsarts om advies. Het is handig om de aanvraag en goedkeuring overzichtelijk vast te leggen, bijvoorbeeld met Shiftbase, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over het aantal vakantiedagen.
Maakt een medewerker vakantiedagen op tijdens ziekte?
Ja. Als iemand vakantie opneemt, worden er vakantiedagen afgeschreven, ook wanneer die persoon ziek is. De medewerker moet wel zelf aangeven dat het om vakantie gaat. Mocht de medewerker vakantie hebben, maar ziek worden, dan kan de vakantie ook verruild worden voor verzuim.
Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte
|
Type vakantiedagen |
Opbouw tijdens ziekte |
|---|---|
|
Wettelijke vakantiedagen |
Ja |
|
Bovenwettelijke dagen |
Afhankelijk van contract of cao |
Bouwt een medewerker vakantiedagen op tijdens ziekte?
Ja, medewerkers bouwen tijdens ziekte gewoon wettelijke vakantiedagen op. Dit geldt ook wanneer iemand langdurig ziek is. De opbouw stopt pas wanneer het dienstverband eindigt of wanneer het gaat om bovenwettelijke vakantiedagen waarvoor andere afspraken gelden. Het is daarom slim om tijdens het verzuim overzicht te houden op het saldo, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Met Shiftbase zie je precies hoeveel dagen een medewerker nog heeft en wat er tijdens de ziekteperiode wordt opgebouwd.
Verzuimprotocol: waarom en wat erin hoort
Een verzuimprotocol zorgt voor duidelijkheid en voorkomt discussie. Je legt erin vast hoe medewerkers zich ziek melden, wat jij vraagt en wanneer je welke stappen zet. Met Shiftbase kun je deze werkwijze eenvoudig volgen.
Wat er minimaal in moet staan
-
Hoe en wanneer iemand zich ziek meldt
-
Contactpersoon
-
Bereikbaarheidseisen
-
Wanneer de bedrijfsarts wordt ingeschakeld
-
Overzicht deadlines en documenten
Privacy en AVG bij ziekte
Je mag geen medische gegevens opslaan. Alleen zakelijke informatie over het proces hoort bij jou. De bedrijfsarts beheert alle medische gegevens. Door alles veilig te registreren met Shiftbase voldoe je automatisch aan de regels.
Wat mag je wél en niet registreren volgens de AVG?
|
Wel registreren |
Niet registreren |
|---|---|
|
Bereikbaarheid |
Diagnoses |
|
Mogelijkheden en beperkingen |
Symptomen |
|
Verzuimduur |
Medicatie |
|
Afspraken en acties |
Medische documenten |
Korte samenvatting
In dit artikel ontdek je precies wat je moet doen wanneer een medewerker zich ziek meldt. Je leert welke informatie je wél en niet mag vragen, wanneer je de bedrijfsarts inschakelt, hoe loon doorbetalen werkt en wat de regels zijn rondom vakantie en opbouw van vakantiedagen. Ook lees je hoe re-integratie verloopt en wat belangrijk is voor privacy en administratie. Met Shiftbase houd je al deze stappen overzichtelijk bij, zodat je het verzuimproces soepel en volgens de regels kunt uitvoeren.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
