Stundenregistrierung der Mitarbeiter durch ihren Fingerabdruck. Das klingt nach einem Eingriff in die Privatsphäre der Mitarbeiter, aber trifft dies wirklich in allen Fällen zu? Im Dezember 2019 wurde ein Unternehmen von der niederländischen Datenschutzbehörde wegen dieser besonderen Art der Zeiterfassung mit einer Geldstrafe von 725.000 Euro belegt. Das Unternehmen hatte seine Mitarbeiter nicht ausdrücklich um Erlaubnis gebeten und ihre Fingerabdrücke außerdem für einen nicht unbedingt notwendigen Zweck verwendet. Für dieses Unternehmen mag es zwar eine praktische Art und Weise gewesen sein, die Stunden der Mitarbeiter zu registrieren, aber leider verstieß das Vorgehen gegen die Datenschutzgesetze.
Aber wie kann man die Stunden der Mitarbeiter sicher registrieren?
Biometrische Daten wie Fingerabdrücke sind einzigartige menschliche Merkmale, mit denen sich die Identität einer Person mit großer Sicherheit feststellen lässt. Außerdem funktioniert das Ein- und Auschecken immer, schließlich hat jeder seine Finger immer "dabei". Das mag bei Chips oder Magnetkarten nicht der Fall sein; Mitarbeiter können sie vergessen oder verlieren. Diese Überlegungen spielten zweifellos eine Rolle, als sich das Unternehmen für die Verwendung von Fingerabdrücken bei der Zeiterfassung entschied. Leider erwies sich dies als schlechter Schachzug. Um zu verhindern, dass Sie als Unternehmer in die gleiche Situation geraten, gibt es eine Reihe wichtiger Punkte zu beachten. Der erste Punkt ist die GDPR, die EU Datenschutz-Grundverordnung. Stellen Sie sicher, dass Sie als Unternehmer die Anforderungen dieser Gesetzgebung erfüllen. Als Unternehmer dürfen Sie personenbezogene Daten erheben, aber vorzugsweise so wenige wie möglich und nur, wenn das Ziel die Mittel rechtfertigt. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, welche Daten erhoben werden (in diesem Fall ihre Fingerabdrücke) und zu welchem Zweck die Daten erhoben werden. Zweitens ist es wichtig, die Art und Weise der Zeiterfassung mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Welche Art der Stundenerfassung erscheint Ihren Mitarbeitern als sinnvoll? Indem Sie mit Ihren Mitarbeitern über diese Themen sprechen, können Sie Ärger im Nachhinein vermeiden und auch innerhalb Ihres Unternehmens für mehr Transparenz bezüglich der Hintergründe der getroffenen Entscheidungen sorgen. Wie sieht eine sichere Art der Zeiterfassung aus?
Shiftbase: eine sichere Art der Zeiterfassung
Ein sicherer Weg, um Zeit zu erfassen, ist das Ein- und Auschecken mit einem Chip oder einem Ausweis. Ein Beispiel dafür ist die Software von Shiftbase. Mit dieser Software können Sie Ihren Mitarbeitern die Wahl lassen, wie sie ein- und auschecken möchten. Sie können einen Firmenausweis, aber auch ihre eigene Girokarte oder eine Karte für den öffentlichen Nahverkehr verwenden. Sie wollen trotzdem lieber den Fingerabdruck verwenden, aber gleichzeitig die GDPR-Gesetzgebung einhalten? Dann ist Shiftbase auch die richtige Wahl! Das Scannen eines Fingers ist möglich, aber der Scan wird in einem Terminal (von Datafox) gespeichert und Shiftbase erhält den Fingerscan nur als Mitarbeiternummer. Auf diese Weise steht der Fingerabdruck weder dem Arbeitgeber noch dem Softwarehersteller zur Verfügung. Also völlig 'GDPR-sicher'! Mit Shiftbase können Sie als Unternehmer also eine sehr praktische Art des Ein- und Auscheckens anwenden, ohne eine hohe Geldstrafe zu riskieren.
