Arbeitszeitbetrug verhindern mit digitaler Zeiterfassung

Arbeitszeitbetrug ist ein ernstzunehmendes Problem – besonders in Branchen wie Einzelhandel, Pflege, Gastronomie und Dienstleistung. Ob manipulierte Stempelzeiten, unvollständige Pausenerfassung oder das Vortäuschen von Anwesenheit: Solche Täuschungen wirken sich nicht nur negativ auf die Produktivität aus, sondern können auch arbeitsrechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen.

📲 Digitale Lösungen wie Shiftbase helfen, Arbeitszeitbetrug vorzubeugen – durch mobile Stempelung, GPS, automatische Berichte und Pausenregelung

Was ist Arbeitszeitbetrug?

Arbeitszeitbetrug liegt vor, wenn Mitarbeitende ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit vorsätzlich falsch erfassen oder angeben – etwa durch:

• das Eintragen von Arbeitsstunden, die nicht erbracht wurden

• unberechtigte Überstundenmeldungen

• nicht korrekt abgerechnete Pausen

• Stempeln für Kollegen („Buddy Punching“)

• Manipulation von Zeiterfassungssystemen
  Auch Arbeitgeber können durch bewusste Nichtanerkennung oder Kürzung von Arbeitszeiten gegenüber Mitarbeitenden in den Verdacht des Arbeitszeitbetrugs geraten.
  Der Begriff „Arbeitszeitbetrug“ differenziert sich damit von bloßen formellen Fehlern: Entscheidend ist das gezielte Täuschen mit dem Ziel, einen unrechtmäßigen Vorteil zu erlangen.

Rechtlicher Rahmen & Compliance in Deutschland

Gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Seit dem richtungsweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht in Deutschland eine verbindliche Pflicht für Arbeitgeber, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Diese Verpflichtung betrifft alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche.

Was bedeutet das konkret für Arbeitgeber?

• Arbeitsbeginn, ‑ende und Pausenzeiten müssen objektiv, vollständig und manipulationssicher dokumentiert werden.

• Die Zeiterfassung muss für Mitarbeitende zugänglich sein.

• Systeme zur Zeiterfassung dürfen nicht nur auf Vertrauensbasis beruhen, sondern müssen nachvollziehbar und überprüfbar sein.

Diese Anforderungen gelten insbesondere in Branchen mit Schichtarbeit und hoher Personalfluktuation, wie dem Einzelhandel, dem Gesundheitswesen, der Hotellerie und der Gastronomie.

Arbeitszeitbetrug: Mögliche rechtliche Konsequenzen

Arbeitszeitbetrug ist kein Kavaliersdelikt. Er kann – je nach Schwere des Falls – arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Folgen haben:

• Arbeitsrechtlich:

  • Abmahnung bei erstmaligem oder geringfügigem Verstoß

  • Ordentliche oder sogar fristlose Kündigung bei vorsätzlichem Betrug

• Zivilrechtlich:

  • Rückforderung zu viel gezahlter Löhne oder Überstundenvergütungen

• Strafrechtlich:

  • In gravierenden Fällen kann ein Verstoß gegen § 263 StGB (Betrug) vorliegen

  • Mögliche Folge: Strafanzeige mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe

Auch Arbeitgeber können in rechtliche Schwierigkeiten geraten, etwa wenn sie systematisch Arbeitszeiten nicht oder falsch erfassen und dadurch gegen die Erfassungspflicht verstoßen. Bußgelder oder arbeitsgerichtliche Klagen sind mögliche Folgen.

💡 Tipp: Hier könnte der Arbeitszeit‑Rechner nützlich sein, um Unregelmäßigkeiten oder Diskrepanzen in der Arbeitszeiterfassung aufzudecken.

Compliance mit digitalen Lösungen sicherstellen

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Zeiterfassungstools wie Shiftbase:

• Automatisierte Erfassung von Arbeits‑ und Pausenzeiten

• GPS‑gestützte Kontrolle bei Außendiensteinsätzen

• Echtzeit‑Reports zur Überprüfung von Abweichungen

• Revisionssichere Speicherung aller Daten

Solche Systeme erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern bieten Transparenz und Vertrauen für beide Seiten – Arbeitgeber wie Mitarbeitende.

Typische Formen von Arbeitszeitbetrug – mit Beispielen aus Praxis

Arbeitszeitbetrug tritt in verschiedensten Varianten auf – teils offensichtlich, teils schwer zu erkennen. Besonders in Bereichen mit Schichtsystem, mobilem Arbeiten oder fehlender technischer Kontrolle ist das Risiko hoch. Im Folgenden stellen wir die häufigsten Fälle vor, mit branchenspezifischen Beispielen und typischen Mustern.

1. Falsche Angaben zu Arbeitsbeginn und ‑ende

Beispiel: Ein Mitarbeiter beginnt seine Schicht im Gastronomiebetrieb erst um 09:15 Uhr, stempelt aber bereits um 09:00 Uhr ein.

Typisches Muster:

• Zuspätkommen, aber pünktlich stempeln

• Frühzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes bei „korrektem“ Ausstempeln

• Kombination aus beiden

Risiko: Besonders in Betrieben ohne digitale Zeiterfassung oder mit „Papierlisten“ fällt diese Manipulation selten auf. Haben Sie das Ausstempeln vergessen? Das sind die Folgen.

2. Nicht oder falsch erfasste Pausen

Beispiel: In der Pflege wird die gesetzlich vorgeschriebene Pause (30 Minuten bei 6+ Stunden) nicht genommen, aber trotzdem als Arbeitszeit abgerechnet.

Typisches Muster:

• Pausen werden bewusst „durchgearbeitet“, um mehr Lohn zu erhalten

• Pausen werden genommen, aber nicht gestempelt

• Mitarbeiter stempeln Pausen, die in Wirklichkeit kürzer waren

Rechtliche Relevanz: Gemäß § 4 Arbeitszeitgesetz müssen Pausen nicht nur gemacht, sondern auch nachweisbar dokumentiert werden. Bei Verstößen haften Arbeitgeber mit.

3. „Buddy Punching“ – Stempeln für Kollegen

Beispiel: Im Einzelhandel stempelt ein Kollege für eine verspätete Kollegin mit ein, um ihr eine Abmahnung zu ersparen.

Typisches Muster:

• Kolleginnen und Kollegen stempeln gegenseitig

• Besonders riskant bei analogen oder nicht gesicherten Terminals

• In Schichtbetrieben am Wochenende oder bei Frühdiensten häufig

Lösung: Zeiterfassungssysteme mit Fingerprint, Gesichtserkennung oder Geofencing (z. B. Shiftbase) verhindern solche Manipulationen wirksam.

4. Private Tätigkeiten im Home‑Office oder Außendienst

Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst verbringt zwei Stunden beim privaten Einkauf, ohne dies in seiner Zeiterfassung zu kennzeichnen.

Typisches Muster:

• Nutzung der Arbeitszeit für private Erledigungen ohne Abmeldung

• Keine Trennung von Arbeits‑ und Freizeit bei flexibler Zeiteinteilung

• Schwierige Kontrolle ohne mobile Zeiterfassung mit Standortdaten

Hinweis: Arbeitgeber müssen klare Regeln und Kontrollmechanismen definieren – etwa durch Projekt‑Zeitbuchungen, Statusmeldungen oder GPS‑Tracking (DSGVO‑konform).

5. Manipulation von Zeiterfassungs‑Software

Beispiel: Ein Mitarbeiter loggt sich per Terminal‑Emulation mehrfach remote ein, um seine Stempelzeiten nachträglich zu ändern.

Typisches Muster:

• Ausnutzung technischer Schwachstellen

• Zugriff auf Admin‑Oberflächen oder Zeitdatenbank

• Unzureichende Berechtigungssysteme

Empfehlung: Verwenden Sie cloudbasierte Lösungen mit Benutzerrollen, Audit‑Logs und Zugriffsbeschränkungen – wie sie Shiftbase bietet.

6. Überstundenbetrug

Beispiel: Eine Pflegekraft trägt regelmäßig Überstunden ein, die jedoch nicht real geleistet wurden, sondern aus „langen Dienstübergaben“ resultieren.

Typisches Muster:

• Vortäuschen von Mehrarbeit ohne Kontrolle

• Keine konkrete Aufgaben‑Dokumentation

• „Kulturelle Toleranz“ für Mehrstunden im Team

Risiko: Arbeitgeber laufen Gefahr, rechtswidriges Verhalten durch zu wenig Kontrolle zu fördern. Gleichzeitig entstehen hohe Lohnkosten ohne Gegenwert.

Branchentypische Gefährdungen

Ist Arbeitszeitbetrug Straftat?

Ja, Arbeitszeitbetrug kann eine Straftat sein – allerdings nicht automatisch in jedem Fall. Entscheidend ist der Vorsatz und die Schwere des Verstoßes.

Hier die wichtigsten rechtlichen Grundlagen und Konsequenzen:

📜 Arbeitszeitbetrug und Strafrecht (§ 263 StGB)

Wenn Mitarbeitende bewusst und vorsätzlich falsche Angaben zur Arbeitszeit machen, kann dies als Betrug nach § 263 StGB gewertet werden.

Voraussetzungen für eine Strafbarkeit:

• Vorsätzliche Täuschung über geleistete Arbeitszeit

• Vermögensvorteil für Mitarbeitende (z. B. Lohn für nicht erbrachte Arbeit)

• Vermögensschaden für den Arbeitgeber

• Nachweisbare Täuschungshandlung

➡️ Beispiel: Ein Mitarbeiter stempelt 8 Stunden Arbeitszeit, arbeitet aber nur 6 Stunden. Er erhält dennoch die volle Vergütung – das erfüllt in der Regel die Kriterien für Betrug.

⚖️ Mögliche strafrechtliche Konsequenzen

• Geldstrafe bei leichteren Fällen

• Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren bei schwerwiegendem Betrug (§ 263 StGB)

• Zusätzlich: arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Abmahnung oder fristlose Kündigung

Wichtig: Die Strafverfolgung setzt in der Regel eine Anzeige durch den Arbeitgeber voraus.

🏢 Auch Arbeitgeber können in der Pflicht stehen

Nicht nur Mitarbeitende können strafrechtlich belangt werden. Auch Arbeitgeber riskieren rechtliche Konsequenzen, wenn sie:

• keine gesetzeskonforme Zeiterfassung bereitstellen,

• bewusst falsche Zeiten dokumentieren,

• oder die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung systematisch umgehen.

Das kann z. B. zu Bußgeldern, Nachzahlungen oder zivilrechtlichen Ansprüchen führen.

🛡️ Prävention: rechtssichere Zeiterfassung

Um Arbeitszeitbetrug gar nicht erst entstehen zu lassen, sollten Arbeitgeber:

• klare Zeiterfassungsrichtlinien festlegen,

• digitale Systeme mit Manipulationsschutz nutzen,

• und Auffälligkeiten regelmäßig auswerten.

Moderne Tools wie Shiftbase bieten GPS‑basierte Stempelung, automatische Prüfungen und rechtssichere Speicherung, um Betrug zu erschweren.

Arbeitszeitbetrug kann eine Straftat nach § 263 StGB sein, wenn vorsätzlich falsche Angaben gemacht werden. Neben arbeitsrechtlichen Folgen kann das auch strafrechtliche Konsequenzen für Mitarbeitende nach sich ziehen. Arbeitgeber sollten deshalb auf klare Prozesse und technische Absicherung setzen.

Droht bei Arbeitszeitbetrug Kündigung?

Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrug

Eine Abmahnung bei Arbeitszeitbetrug ist oft der erste arbeitsrechtliche Schritt, wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeitenden bei einer vorsätzlichen Falschangabe zur Arbeitszeit ertappt – etwa bei manipulierten Stempelzeiten oder nicht genommenen Pausen, die trotzdem als Arbeitszeit eingetragen wurden.

Wann ist eine Abmahnung zulässig?

Eine Abmahnung darf ausgesprochen werden, wenn:

• ein konkreter Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten vorliegt (z. B. falsches Ein‑ oder Ausstempeln),

• der Verstoß nachweisbar und dokumentiert ist,

• und der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden damit ein deutliches Warnsignal übermittelt, dass bei Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen – bis hin zur Kündigung – drohen.

Wichtig: Auch scheinbar „kleine“ Täuschungen (z. B. wiederholtes Zuspätkommen bei gleichzeitig korrekter Stempelung) können eine Abmahnung rechtfertigen.

Form & Inhalt einer Abmahnung

Eine rechtskonforme Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrugs sollte enthalten:

• Datum & Uhrzeit des Vorfalls

• Beschreibung des Verhaltens

• Hinweis auf Pflichtverletzung (z. B. gegen Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung)

• Aufforderung, das Verhalten künftig zu unterlassen

• Androhung weiterer arbeitsrechtlicher Schritte bei Wiederholung (z. B. Kündigung)

➡️ Die Abmahnung muss schriftlich erfolgen und sollte in der Personalakte dokumentiert werden.

Was passiert nach einer Abmahnung?

• Erstverstoß: In der Regel bleibt es bei einer einmaligen Abmahnung.

• Wiederholungsfall: Der Arbeitgeber kann eine ordentliche oder fristlose Kündigung aussprechen, sofern das Fehlverhalten fortgeführt wird.

• Rechtsstreit: Mitarbeitende können die Abmahnung ggf. gerichtlich überprüfen lassen, wenn sie diese für unbegründet halten.

Eine Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrugs ist ein ernstzunehmendes Signal. Arbeitgeber sollten den Vorfall sauber dokumentieren und objektiv bewerten. Gleichzeitig lohnt sich die Investition in ein professionelles Zeiterfassungssystem wie Shiftbase, um Betrug vorzubeugen und Streitfälle zu vermeiden.

Lösung: Digitale Kontrolle und Prävention mit Shiftbase

Mit Shiftbase können Arbeitgeber typische Betrugsmuster frühzeitig erkennen – durch:

• Mobile Zeiterfassung mit Standortabgleich

• Automatische Regelwarnungen (z. B. bei ungewöhnlichen Zeitmustern)

• Benutzerrollen & manipulationssichere Datenführung

• Übersichtliche Berichte für HR und Management

Entdecken Sie, wie einfach und rechtssicher Zeiterfassung sein kann – ob im Büro, auf der Verkaufsfläche oder im Home Office. Mit Shiftbase erfassen Sie Arbeitszeiten, Schichten und Pausen transparent, mobil und manipulationssicher.

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