Buddy Punching: Gefälschte Arbeitszeiten und ihre Folgen

„Plötzlich stimmen die Arbeitszeiten nicht mehr – obwohl niemand offiziell zu spät kommt.“ In Branchen wie Gastronomie oder Einzelhandel, in denen flexible Schichtmodelle und hohe Fluktuation Alltag sind, ist Buddy Punching ein oft unterschätztes Risiko. Ob beim Stempeln per Zeiterfassungssystem oder über manuelle Listen – wenn Mitarbeitende sich gegenseitig ein- oder ausstempeln, geraten nicht nur Lohnkosten aus dem Ruder, sondern auch das Vertrauen im Team.

Shiftbase-Tipp: Durch GPS-Verifizierung und Echtzeit-Reporting lassen sich Buddy-Punching-Fälle effektiv verhindern.

Was ist Buddy Punching – und warum ist es ein Problem?

Buddy Punching bedeutet, dass Mitarbeitende sich gegenseitig ein- oder ausstempeln – obwohl die gestempelte Person nicht anwesend ist. Dieses Verhalten ist in vielen Betrieben weit verbreitet, obwohl es oft als „Gefallen“ zwischen Arbeitnehmenden abgetan wird.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Ausstempeln vergessen? Das sind die Folgen – und so behebst du den Fehler

Typische Beispiele aus der Praxis

• Ein Kollege kommt zu spät – seine Freundin im Team stempelt ihn dennoch pünktlich ein.
• Eine Servicekraft verlässt das Restaurant 15 Minuten früher – ihr Kollege stempelt sie später aus.

• In Pflegeeinrichtungen oder im Einzelhandel werden Pausen „übersehen“, um die Netto-Arbeitszeit zu erhöhen.

Tipp: Je weniger standardisiert und digital die Zeiterfassung erfolgt, desto höher ist das Risiko für Buddy Punching.

Warum Buddy Punching für Unternehmen teuer werden kann

Buddy Punching ist kein Kavaliersdelikt. Es hat Auswirkungen auf die Finanzen, das Betriebsklima und die Compliance.

🎯 Direkte Folgen:

• Lohnkosten steigen, da mehr Arbeitszeit vergütet wird als tatsächlich geleistet wurde.

• Fehlplanung im Schichtsystem, weil falsche Daten die Grundlage bilden.
• Ungleichbehandlung im Team – ehrliche Mitarbeitende fühlen sich benachteiligt.

🔁 Langfristige Konsequenzen:

• Vertrauensverlust gegenüber Teamleitung oder HR
• Arbeitsrechtliche Risiken bei Prüfungen (z. B. durch Zoll oder Finanzamt)
• Demotivation im Team durch fehlende Fairness

Warum kommt Buddy Punching überhaupt vor?

Buddy Punching entsteht oft nicht aus böser Absicht, sondern aus strukturellen Schwächen im Unternehmen. Besonders in Betrieben mit hohem Personalumsatz und wenig digitalisierten Prozessen fehlt häufig das Bewusstsein für die Risiken – und die Mittel, sie zu vermeiden.

1. Veraltete Zeiterfassungssysteme

In vielen Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung noch über Papierlisten, Excel-Dateien oder Terminals ohne individuelle Zugangskontrollen. Diese Methoden sind leicht manipulierbar und bieten keinerlei Sicherheit, dass die gestempelte Person tatsächlich anwesend ist. Auch fehlt es oft an technischer Verifizierung, wie etwa einer standortgebundenen Erfassung via GPS oder einer biometrischen Identifikation. Ohne diese Absicherungen bleibt es unmöglich, zwischen ehrlicher und gefälschter Arbeitszeiterfassung zu unterscheiden.

2. Geringes Problembewusstsein

Ein weiterer häufiger Grund ist das mangelnde Verständnis für die Tragweite von Buddy Punching. Viele Mitarbeitende sehen das Verhalten als kleinen Gefallen unter Arbeitnehmenden – nicht als Regelverstoß. Insbesondere neue Teammitglieder erhalten oft keine gezielte Aufklärung darüber, dass falsches Stempeln rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen kann. Diese Unwissenheit kann dazu führen, dass sich fragwürdige Routinen im Arbeitsalltag etablieren.

3. Fehlende Richtlinien und Kontrolle

Wenn es im Unternehmen keine klar formulierten Regeln zur Zeiterfassung gibt, entstehen automatisch Grauzonen. Mitarbeitende wissen nicht, was erlaubt ist – und Führungskräfte können Fehlverhalten nicht konsequent sanktionieren, weil keine verbindlichen Standards existieren. Hinzu kommt, dass das Thema Zeiterfassung im hektischen HR-Alltag oft nachrangig behandelt wird. Ohne strukturierte Kontrollen oder systematische Auswertungen bleiben Verstöße lange unbemerkt – und werden damit indirekt geduldet.

📲 Entdecken Sie, wie Sie mit Shiftbase Ihre Zeiterfassung einfach digitalisieren – 14 Tage kostenlos testen, ganz ohne Risiko

Woran erkennen Sie Buddy Punching?

Ein nachhaltiger Schutz setzt auf Technik, Transparenz und Teamkultur. Hier die wirksamsten Hebel:

Praxisbeispiele & Tipps

🏪 Beispiel aus dem Einzelhandel

Eine Kette mit mehreren Filialen bemerkt, dass identische An- und Abmeldezeiten bei verschiedenen Mitarbeitenden vorkommen – ein Hinweis auf Buddy Punching. Durch die Einführung von Shiftbase mit GPS-basiertem Login konnten die Fälle vollständig eliminiert werden.

🍽️ Beispiel aus der Gastronomie

In einem Restaurant wurden Schichtzeiten auf Papier dokumentiert. Nach der Umstellung auf eine digitale Lösung mit Mitarbeiter-App reduzierte sich die Diskrepanz zwischen geplanten und erfassten Stunden um 23 %.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Zeiterfassung in der Gastronomie: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

👇 Praktische Tipps:

• GPS-Beschränkungen aktivieren, damit Check-ins nur vor Ort möglich sind.
• Nur persönliche Logins verwenden – kein „Kollegen-Stempeln“ per Terminal oder App.
• Auffällige Zeiten überprüfen: immer exakt 8:00–17:00 Uhr? Das ist verdächtig.
• Vertrauen vor Kontrolle, aber bei Wiederholungstätern klare Konsequenzen ziehen.

Fazit: Vertrauen schaffen, Missbrauch vermeiden

Buddy Punching ist kein harmloser Gefallen, sondern ein ernstzunehmendes Risiko für Fairness, Effizienz und Rechtssicherheit im Unternehmen. Wer auf digitale Zeiterfassung, klare Regeln und transparente Prozesse setzt, kann das Problem nachhaltig lösen – ohne das Vertrauensverhältnis im Team zu gefährden.

Entdecken Sie, wie Shiftbase Gastronomie-, Einzelhandels- und Dienstleistungsbetriebe dabei unterstützt, Zeiterfassung sicher und rechtskonform zu gestalten – und testen Sie Shiftbase kostenlos. 🚀