Zeiterfassung für Kleinbetriebe: 6 Tools im Vergleich

Für einen Kleinbetrieb mit Schichten entscheidet meistens eine Frage: Brauchst du nur die Stunden oder auch den Dienstplan dazu? Wir haben sechs Programme verglichen, die in Deutschland oft zur Wahl stehen: Shiftbase, Crewmeister, Clockodo, Aplano, Papershift und Ordio. Du siehst, was jedes Programm bei 10 Mitarbeitenden kostet, in welchem Paket das Stempeln steckt und wo die anderen besser sind als wir.

Damit du weißt, woran du bist: Shiftbase ist unser eigenes Produkt. Die Preise der anderen Anbieter stammen von deren Preisseiten, Stand 30. September 2026.

Die sechs Programme auf einen Blick

Gerechnet haben wir jeweils mit dem günstigsten Paket, in dem dein Team digital stempeln kann. Einige Anbieter werden bei jährlicher Zahlung günstiger, schau vor dem Abschluss also noch mal auf die Preisseite.

Unterm Strich: Für einen Schichtbetrieb liegen Shiftbase und Aplano am nächsten beieinander. Wer nur Stunden ohne Dienstplan braucht, fährt mit Clockodo günstig, für Projektzeiten auf der Baustelle passt Crewmeister, und für einen einzelnen Standort mit großem Team rechnet sich Ordio.

Shiftbase: Dienstplan und Zeiterfassung in einem Paket

Shiftbase kommt vom Dienstplan her und ist für Schichtbetriebe gemacht, etwa in Gastronomie, Einzelhandel und Pflege. Im Basic Plan stempelt dein Team am Handy, am Rechner oder an einem gemeinsamen Tablet, und Shiftbase gleicht die gestempelten Zeiten mit der geplanten Schicht ab. Abweichungen siehst du also, bevor die Stunden an die Lohnabrechnung gehen.

Der Basic Plan kostet 30 € im Monat mit sechs Mitarbeitenden inklusive, jeder weitere kostet 4 €. Bei 10 Mitarbeitenden sind das 46 €, bei 20 Mitarbeitenden 86 €. Dienstplan, Abwesenheiten, Verfügbarkeiten und offene Schichten sind schon dabei. Bis 15 Mitarbeitende gibt es außerdem den dauerhaft kostenlosen Free Plan. Dort tragen Mitarbeitende ihre Stunden allerdings von Hand ein, gestempelt wird erst ab dem Basic Plan.

Die Stunden exportierst du DATEV-kompatibel, und Kassen wie Vectron oder Lightspeed bindest du direkt an. Shiftbase ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, speichert die Daten auf Servern in der EU und bietet dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wo Shiftbase nicht passt: Projektzeiten auf Kunden und Aufträge erfasst Shiftbase nicht. Wenn du Stunden an Kunden weiterberechnest, bist du bei Clockodo oder Crewmeister besser aufgehoben.

Wie das Stempeln im Alltag aussieht, zeigt dir die Seite zur Zeiterfassung mit Shiftbase. Alle Pakete im Detail findest du unter Preise und Pakete von Shiftbase.

Crewmeister: günstige Zeiterfassung, der Dienstplan kostet extra

Crewmeister ist eine Zeiterfassung aus Deutschland mit Projektzeiten und GPS, stark im Handwerk, am Bau und in der Gebäudereinigung. Die Pakete Go, Easy und Pro kosten 1,50 €, 2 € und 3 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Der Schichtplaner ist ein eigenes Modul ab 2 € pro Nutzer, die DATEV-Anbindung ein weiteres ab 0,60 €.

Für kleine Teams ist ein Detail wichtig: Laut Crewmeister beziehen sich diese Preise auf eine Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitenden. Bei weniger Mitarbeitenden steigt der Preis pro Nutzer, und dieser Preis steht nicht auf der Website. Für 10 Mitarbeitende brauchst du also ein Angebot.

Crewmeister passt, wenn du vor allem Projektzeiten mit GPS erfassen willst und der Dienstplan Nebensache ist. Die Details stehen im Vergleich von Shiftbase und Crewmeister.

Clockodo: Projektzeiten fürs Büro, kein Dienstplan

Clockodo erfasst Arbeits- und Projektzeiten und richtet sich an Agenturen, Beratungen, Kanzleien und Architekturbüros. Das Paket Basic kostet 4 € pro Nutzer und Monat, bei 10 Mitarbeitenden also 40 €. Der Free-Tarif ist auf einen Nutzer begrenzt und damit für Selbstständige gedacht, nicht für ein Team.

Einen Schicht- oder Dienstplaner hat Clockodo nicht. Für ein Büro, das Stunden an Kunden abrechnet, ist das kein Nachteil. In einem Schichtbetrieb führst du den Dienstplan dann aber weiter in einer Tabelle. Mehr dazu im Vergleich von Shiftbase und Clockodo.

Aplano: viele Funktionen, Zeiterfassung erst im Pro-Paket

Aplano liegt bei Funktionen und Preis am nächsten an Shiftbase. Es gibt drei Pakete: Core für 0,50 €, Basic für 2 € und Pro für 4,50 € pro Mitarbeitenden und Monat. Die Zeiterfassung beginnt erst in Pro, genau wie Verfügbarkeiten und offene Schichten. Bei 10 Mitarbeitenden sind das 45 €, bei 20 Mitarbeitenden 90 €.

Dafür bekommst du in Pro einiges: Aplano erstellt den Dienstplan automatisch, dazu kommen Checklisten an Schichten und eine Personalakte. Ein dauerhaft kostenloses Paket gibt es nicht. Die Details stehen im Vergleich von Shiftbase und Aplano.

Papershift: Zeiterfassung ab Core, der Support kostet extra

Papershift ist seit 2015 am Markt und plant Schichten für Gastronomie, Handel, Pflege und Produktion. Das Einstiegspaket Core kostet 4 € pro Mitarbeitenden und Monat und enthält die Zeiterfassung, aber keinen Dienstplan. Der beginnt bei Premium für 6 €. Zuschläge und der DATEV- und LODAS-Export liegen in Professional für 9 €.

Dazu kommt der Support: Das Basic-Paket für 39 € im Monat ist laut Preisseite Pflichtbestandteil jedes Pakets. Weil der Betrag fest ist, trifft er kleine Teams am stärksten. Bei 10 Mitarbeitenden zahlst du 79 € nur für die Zeiterfassung und 99 € mit Dienstplan. Mehr dazu im Vergleich von Shiftbase und Papershift.

Ordio: fester Preis pro Standort

Ordio rechnet nicht pro Kopf ab, sondern pro Standort, mit unbegrenzt vielen Nutzern. Starter kostet 89 €, Plus 129 € und Pro 169 € pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die gesetzeskonforme Zeiterfassung beginnt erst im Paket Plus.

Bei 10 Mitarbeitenden an einem Standort sind das 129 € im Monat. Je größer das Team an einem Standort, desto eher rechnet sich Ordio: Ab etwa 30 Mitarbeitenden an einem Standort ist es günstiger als der Basic Plan von Shiftbase. Mit mehreren kleinen Filialen dreht sich das, weil jeder Standort ein eigenes Abo ist. Die Rechnung im Detail steht im Vergleich von Shiftbase und Ordio.

So findest du das passende Programm

• Brauchst du einen Dienstplan? Dann fällt Clockodo weg, und bei Crewmeister rechnest du den Schichtplaner als Modul mit ein.

• Rechne mit dem Paket, in dem gestempelt wird. Das ist bei Aplano Pro, bei Ordio Plus und bei Shiftbase der Basic Plan.

• Zähl feste Kosten mit. Dazu gehören der Pflicht-Support bei Papershift und der Preis pro Standort bei Ordio.

• Frag dein Lohnbüro, welches Format es braucht. DATEV, LODAS oder eine Excel-Datei machen bei der Auswahl einen Unterschied. Wie der Export zu DATEV läuft, erklären wir im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung mit DATEV.

• Teste mit dem echten Team. Alle sechs Anbieter haben eine Testphase. Lass dein Team eine Woche lang wirklich stempeln, bevor du dich entscheidest.

Papier, Excel oder Programm: Was reicht für einen Kleinbetrieb?

Nicht jeder Kleinbetrieb braucht sofort ein Programm. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor, Stundenzettel und Excel sind zulässig, solange die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und für deine Mitarbeitenden zugänglich ist. Willst du erst mal mit einer Tabelle starten, nimm unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung.

Der Haken zeigt sich, sobald das Team wächst: Einträge in Excel lassen sich unbemerkt ändern, Zettel gehen verloren, und die Monatsauswertung dauert mit jedem neuen Teammitglied länger. Ein Programm lohnt sich meistens, sobald du Schichten planst, Zuschläge berechnest oder mehr als eine Handvoll Leute beschäftigst. Welche Systeme es gibt, von der Stempeluhr bis zum Chip, erklärt unser Lexikon unter Zeiterfassungssysteme.

Was das Gesetz verlangt (Stand: 30. September 2026)

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Das BAG leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und folgt damit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Festhalten musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Ein Referentenentwurf des Arbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst wird. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären davon dauerhaft ausgenommen. Beschlossen ist das nicht: Das Bundeskabinett hat den Entwurf bisher nicht verabschiedet.

Wer Arbeitszeiten über acht Stunden am Tag nicht aufzeichnet (§ 16 Abs. 2 ArbZG), riskiert ein Bußgeld bis 30.000 Euro. Für Minijobs und die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, etwa Gastronomie und Bau, gilt das Mindestlohngesetz: Dort sind es bis 50.000 Euro. Was genau gilt, erklären wir unter Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

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