Software Dienstplanung: So steigerst du die Effizienz deines Unternehmens

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 23 November 2023
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Die Ära der Zettelwirtschaft und der unzuverlässigen Organisation ist vorbei. Immer mehr Unternehmen setzen auf Online-Softwarelösungen zur Dienstplanung, da sie es ermöglichen, Dienstpläne schnell und äußerst effizient zu erstellen. Dennoch gibt es immer noch Personalmanager, die Dienstpläne in Excel oder anderen Schreibprogrammen erstellen. Obwohl Microsoft Excel durchaus geeignet ist, hat es weniger Potenzial und ist nicht die schnellste Lösung. Software Dienstplanung ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und den Personaleinsatz effizient zu planen.

Wir werden die Vorteile einer digitalen Lösung für die Dienstplanung untersuchen und wie Shiftbase Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitszeiten zu optimieren und den Personaleinsatz zu verbessern.

Was ist eine Dienstplanung Software?

Eine Dienstplanungssoftware ist ein spezielles Programm, das Unternehmen dabei unterstützt, effizient und strukturiert die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu planen und zu verwalten. Sie bietet eine digitale Lösung, um Dienstpläne zu erstellen, zu aktualisieren und zu kommunizieren. Eine gute Dienstplanungssoftware erfüllt bestimmte Anforderungen, um den Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden.

Wichtige Aspekte bei der Planung einer Dienstplanungssoftware

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Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Wahl einer Dienstplanungssoftware zu beachten sind:

Benutzerfreundlichkeit: Eine gute Dienstplanungssoftware sollte einfach zu bedienen sein und keine umfangreiche Schulung erfordern. Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und intuitiv gestaltet sein, damit die Mitarbeiter schnell mit der Software vertraut werden können.

Flexibilität: Die Software sollte flexibel genug sein, um den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Sie sollte verschiedene Arten von Schichtplänen unterstützen, wie beispielsweise feste Schichten, flexible Arbeitszeiten oder rotierende Schichten. Darüber hinaus sollte sie auch spezifische Anpassungen ermöglichen, um branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen.

Personalverwaltung: Eine Dienstplanungssoftware sollte eine umfassende Personalverwaltungsfunktion bieten. Dazu gehören die Erfassung von Mitarbeiterdaten, wie Name, Kontaktdaten, Qualifikationen und Arbeitsverträge. Die Software sollte auch Überstunden- und Urlaubsverwaltung ermöglichen, um den gesamten Personalbedarf und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im Blick zu behalten.

Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine wichtige Funktion einer Dienstplanungssoftware ist die Möglichkeit, den Dienstplan einfach und effizient mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Die Software sollte es ermöglichen, den Dienstplan per E-Mail, SMS oder über die integrierte Benachrichtigungsfunktion der Software zu versenden. Außerdem sollte sie eine Möglichkeit bieten, dass Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen können und dass der Planer diese Tauschanfragen genehmigen kann.

Berichterstattung und Analyse: Eine gute Dienstplanungssoftware sollte umfangreiche Berichtsfunktionen bieten, um einen Überblick über die Arbeitszeiten, Kosten und die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu erhalten. Damit können Planer die Arbeitszeit effizient verwalten, Engpässe vermeiden und die Produktivität optimieren.

Integration mit anderen Systemen: Um eine nahtlose Arbeitsablaufintegration zu gewährleisten, sollte eine Dienstplanungssoftware die Möglichkeit bieten, mit anderen Systemen zu integrieren. Dazu gehören beispielsweise Zeiterfassungssysteme, Gehaltsabrechnungssoftware oder HR-Systeme.

Bei der Auswahl einer Dienstplanungssoftware ist es wichtig, diese Anforderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Software den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Eine gut ausgewählte Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, den Dienstplanungsprozess zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Unterteilung in Arbeitsbereiche

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Eine weitere wichtige Anforderung an eine Dienstplanungssoftware ist die Möglichkeit zur Unterteilung in Arbeitsbereiche. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Mitarbeiter entsprechend ihren spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten einzuteilen.

Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ermöglicht eine gezielte Planung und Zuordnung von Mitarbeitern zu den entsprechenden Aufgaben und Abteilungen. Jeder Arbeitsbereich kann spezifische Anforderungen und Anforderungen an die Arbeitszeiten haben, die in der Dienstplanung berücksichtigt werden müssen.

Eine gute Dienstplanungssoftware sollte die Möglichkeit bieten, Arbeitsbereiche zu definieren und individuelle Einstellungen für jeden Bereich vorzunehmen. Dies umfasst die Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Arbeitsbereichen, die Festlegung von Schichttypen und -zeiten für jeden Bereich sowie die Berücksichtigung von spezifischen Regeln und Anforderungen für die Arbeitszeitgestaltung.

Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ermöglicht es Unternehmen, den Dienstplan optimal anzupassen und sicherzustellen, dass jeder Bereich über die erforderlichen Ressourcen und Mitarbeiter verfügt. Dies erleichtert auch die Kommunikation und den Austausch von Informationen innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche.

Darüber hinaus ermöglicht die Unterteilung in Arbeitsbereiche eine bessere Analyse und Auswertung der Arbeitszeitdaten. Unternehmen können die Arbeitszeiten und -kosten für jeden Bereich getrennt erfassen und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz zu steigern.

Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ist somit eine wesentliche Anforderung an eine Dienstplanungssoftware, um die genaue Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgabenbereichen zu ermöglichen, die Kommunikation zu verbessern, die Ressourcen optimal zu nutzen und eine effiziente Planung und Analyse der Arbeitszeit zu gewährleisten.

Welche Funktionen sollte eine gute Personaleinsatzplanung Software bieten?

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Eine gute Personaleinsatzplanung Software sollte verschiedene Funktionen bieten, um den Planungsprozess effizient zu gestalten und die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die eine solche Software bereitstellen sollte:

Mitarbeiterverwaltung

Die Software sollte es ermöglichen, alle relevanten Informationen über die Mitarbeiter zentral zu verwalten. Dazu gehören Angaben wie Name, Kontaktdaten, Qualifikationen, Arbeitsverträge und Arbeitszeiten. Eine gute Mitarbeiterverwaltungsfunktion erleichtert die Planung und ermöglicht es, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter schnell zu überprüfen.

Dienstplanerstellung

Die Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Erstellung des Dienstplans bieten. Sie sollte flexible Planungsoptionen ermöglichen, wie beispielsweise das Festlegen von Arbeitszeiten, Schichttypen und -mustern. Die Planung sollte einfach per Drag & Drop erfolgen können und die Software sollte automatische Konfliktprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Regeln und Anforderungen eingehalten werden.

Mitarbeiterkommunikation

Eine gute Personaleinsatzplanung Software sollte es ermöglichen, den Dienstplan einfach und effizient mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies kann durch die Möglichkeit des Versendens von Dienstplänen per E-Mail, SMS oder über die integrierte Benachrichtigungsfunktion der Software erfolgen. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Mitarbeiter sind stets über ihre Arbeitszeiten informiert.

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Die Software sollte eine Funktion zur Erfassung von Urlaubsanträgen und zur Verwaltung von Abwesenheiten bieten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Urlaubsanträge direkt in der Software zu stellen und den Planern eine bessere Übersicht über die Abwesenheiten zu geben. Die Software sollte automatische Berechnungen von Urlaubsansprüchen und die Integration von Feiertagen ermöglichen.

Berichterstattung und Analysen

Eine gute Personaleinsatzplanung Software sollte umfangreiche Berichtsfunktionen bieten. Das umfasst beispielsweise die Erstellung von Arbeitszeitberichten, die Auswertung von Kosten und die Analyse der Planungseffizienz. Durch aussagekräftige Berichte erhält das Unternehmen Einblicke in die Arbeitszeitdaten und kann Entscheidungen zur Optimierung der Planung treffen.

Integration mit anderen Systemen

Um eine nahtlose Arbeitsablaufintegration zu gewährleisten, sollte die Software die Möglichkeit bieten, mit anderen Systemen zu integrieren. Dazu gehören beispielsweise Zeiterfassungssysteme, Gehaltsabrechnungssoftware oder HR-Systeme. Die Integration ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen und vermeidet doppelte Dateneingabe.

Diese Funktionen sind grundlegend für eine gute Personaleinsatzplanung Software. Sie ermöglichen eine effiziente und transparente Planung, erleichtern die Kommunikation mit den Mitarbeitern und bieten umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten.

Was sind die Vorteile einer Dienstplan Software?

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Nachfolgend haben wir dir 7 Vorteile einer Dienstplan Software aufgelistet, an der du dich orientieren kannst:

1) Dienstplan für alle Mitarbeiter sichtbar

Eines der größten Probleme beim Erstellen eines Dienstplans in Excel ist das Versenden an Mitarbeiter. Oft stellt sich heraus, dass nicht alle Mitarbeiter zu den geplanten Zeiten oder Tagen arbeiten können. Das führt dazu, dass mehrere Versionen des Dienstplans erstellt und verschickt werden – ein Chaos für dich und deine Mitarbeiter. Mit einer Online-Planungssoftware gibt es jedoch immer nur einen maßgebenden Dienstplan, den alle Mitarbeiter direkt sehen können. Das macht die Kommunikation einfacher und erhöht die Effizienz.

2) Überall verfügbar und immer alles im Blick

Hast du genug von schreibgeschützten Excel-Dienstplänen? Excel ist kostenpflichtige Software und nicht jeder Mitarbeiter hat sie. Früher gab es zwar den Excel-Viewer von Microsoft, aber den gibt es nicht mehr. Mit einer guten Online-Software kannst du den Arbeitszeitplan sowohl auf dem Computer als auch über die mobile App anzeigen lassen.

3) Schichten miteinander tauschen

Als Planer möchtest du nicht ständig nach Ersatz für Mitarbeiter suchen, die nicht zu den geplanten Zeiten arbeiten können. Hier kommt das "Tauschprogramm" gerade richtig! Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen, nachdem sie die Genehmigung des Managers erhalten haben. Diese Funktion ist sowohl über die Web-Anwendung als auch über die mobile App verfügbar. Nachdem der Manager den Tausch bestätigt hat, wird die Schicht direkt im Dienstplan geändert. Schluss mit der Zeitverschwendung bei der Ersatzsuche!

4) Mitarbeiter für Schichten einladen

Wenn ein Mitarbeiter krank ist, muss schnell ein Ersatz gefunden werden. Das Finden eines anderen Mitarbeiters ist oft zeitaufwändig, da mehrere Mitarbeiter angerufen werden müssen. Das geht doch viel einfacher und schneller! Du kannst die Option verwenden, um Dienste hervorzuheben, für die noch keine Mitarbeiter eingeteilt wurden. Außerdem kannst du bestimmte Mitarbeiter zu einer Schicht einladen. Diese Mitarbeiter erhalten dann eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung. Der Mitarbeiter, der die Schicht übernehmen möchte und dies als Erster bestätigt, wird automatisch eingeteilt.

5) Einblick in die Verfügbarkeit

Mit einer guten Personalplanungs-Software können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit direkt über den Computer oder über die mobile App mitteilen. Die Verfügbarkeiten sind sofort sichtbar, sodass du den Dienstplan einfach erstellen kannst. Bei einer Excel-Planung ist die Echtzeit-Steuerung viel schwieriger, was zu unzufriedenen Mitarbeitern führen kann. Wenn die Verfügbarkeit per E-Mail oder WhatsApp eingeht, musst du immer zwischen den verschiedenen Programmen wechseln. Dadurch benötigst du noch mehr Zeit für das Erstellen des Dienstplans. Mit einer Online-Software zur Dienstplanung entdeckst du die moderne und schnelle Art einer Personalplanung.

6) Einblick in die Abwesenheiten

Bei der Aufstellung eines Dienstplans müssen auch die Abwesenheiten von Mitarbeitern berücksichtigt werden, besonders in der Urlaubszeit. In dieser Situation ist es sehr angenehm, wenn die Abwesenheiten direkt im Dienstplan angezeigt werden. Du kannst alle Abwesenheiten zentral verwalten und einsehen – Musik in deinen Ohren.

7) Einblick in die Arbeitskosten

In den Dienstplänen kannst du den Stundenlohn der Mitarbeiter erfassen, sodass die erwarteten Personalkosten sofort sichtbar sind. Das ermöglicht eine regelmäßige und strategische Budgetüberwachung – eine optimale Personaleinsatzplanung.

Indem du deine Dienstplanung mit einer guten Online-Software optimierst, behältst du den Überblick, sparst Zeit und arbeitest effizienter. Die Software bietet Funktionen wie die Sichtbarkeit für alle Mitarbeiter, Schichttausch, Einladungen zu Schichten, Verfügbarkeitsmanagement, Abwesenheitsverwaltung und Kontrolle der Arbeitskosten.

Zeiterfassung und Dienstplanung Software mit Shiftbase

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Shiftbase ist eine umfassende Zeiterfassung und Dienstplanung Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitszeit- und Personaleinsatzplanung effizient zu gestalten. Mit Shiftbase kannst du deine Arbeitszeiten einfach erfassen, Dienstpläne erstellen und verwalten sowie wichtige HR-Funktionen durchführen.

Die Zeiterfassungsfunktion von Shiftbase ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einfach zu erfassen. Dies kann über verschiedene Methoden erfolgen, wie zum Beispiel über die Erfassung von Arbeitszeiten per Stempeluhr, über die Shiftbase-App auf dem Smartphone oder über den webbasierten Zugriff. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Software gespeichert und können für die weitere Verarbeitung verwendet werden.

Mit der Dienstplanungsfunktion von Shiftbase kannst du schnell und einfach Dienstpläne erstellen und verwalten. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es dir ermöglicht, Schichten zu erstellen, Mitarbeiter zuzuordnen und Abwesenheiten zu berücksichtigen. Du kannst individuelle Regeln und Anforderungen festlegen und die Dienstpläne flexibel anpassen.

Shiftbase bietet auch umfangreiche HR-Funktionen, die die Verwaltung des Personals vereinfachen. Dazu gehören die Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten, die Berechnung von Überstunden, die Personalakte mit allen relevanten Informationen und Dokumenten, sowie umfangreiche Berichtsfunktionen, die dir Einblicke in die Arbeitszeitdaten und Kosten geben.

Insgesamt bietet Shiftbase eine umfassende Lösung für Zeiterfassung und Dienstplanung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitszeiten effizient zu erfassen und den Personaleinsatz optimal zu planen. Mit den vielfältigen Funktionen und Integrationen von Shiftbase kannst du den Arbeitszeitprozess vereinfachen und die Produktivität steigern. Jetzt kostenlosen Test starten!

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