Personalstammdaten sicher und datenschutzkonform verwalten: Tipps und Best Practices

Einfacher Begriff: Was sind Personalstammdaten?

Der Begriff Personalstammdaten bezeichnet die Daten, die Personalabteilungen zur Erfassung von Mitarbeiterinformationen verwenden. Zu diesen personalakte Daten gehören grundlegende Informationen wie Namen und Adressen sowie detailliertere Daten wie Berufsbezeichnungen, Kontaktinformationen und Gehaltsabrechnungen.

Unternehmen verwenden Personalstammdaten zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen sowie zur Verfolgung der Leistung und Einhaltung von Vorschriften durch die Mitarbeiter. Diese Daten werden auch von anderen Abteilungen, wie z. B. Finanzen und Marketing, verwendet, um das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter zu verfolgen.

Definition von Personalstammdaten

Mitarbeiterdaten, auch bekannt als Personalstammdaten, sind alle Informationen, die über die Mitarbeiter eines Unternehmens gesammelt oder von ihnen abgeleitet werden. Personalstamm Datensatz enthalten mehrere Beschäftigungs spezifische Attribute, die ausschließlich einem Mitarbeiter zugeordnet sind.

Anhand dieser Daten lassen sich die Daten eines jeden Mitarbeiters eindeutig identifizieren. Die Unternehmen speichern Informationen über die Mitarbeiter, wie Namen, Adressen, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummern und Versicherungsdaten.

Im Gegensatz zu normalen Personaldaten ändern sich die Personalstammdaten nicht im Laufe der Zeit. Daher ist es bei einigen Unternehmen möglich, die Adresse eines Mitarbeiters den Personalstammdaten zuzuordnen, während du bei anderen Unternehmen mit den Personendaten verknüpft werden können.

Was sind die Vorteile der HR-Datenanalyse?

Die Vorteile der Personal Datenanalyse sind vielfältig, unter anderem:

Verbesserte Einstellung Strategien:

Mit Hilfe der HR-Datenanalyse lassen sich die besten Kandidaten für offene Stellen ermitteln. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld im Einstellungsprozess sparen.

Höhere Bindungsquoten:

Mithilfe der HR-Datenanalyse können Mitarbeiter identifiziert werden, die Gefahr laufen, das Unternehmen zu verlassen. So können Personalabteilungen Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Bessere Einhaltung von Vorschriften:

Mithilfe der HR-Datenanalyse lassen sich Bereiche ermitteln, in denen das Unternehmen die Vorschriften nicht einhält. Dies hilft Unternehmen, Bußgelder und andere Strafen zu vermeiden.

Verbesserte Mitarbeiterbindung:

Mithilfe der HR-Datenanalyse können Mitarbeiter identifiziert werden, die von ihrer Arbeit unzufrieden sind. So können Personalabteilungen Maßnahmen ergreifen, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern.

Bessere Entscheidungsfindung:

Die HR-Datenanalyse liefert Erkenntnisse, die du für bessere Entscheidungen über Personalstrategien nutzen können. Du hilfst Unternehmen, bei persönlichen Initiativen Zeit und Geld zu sparen.

Welche Informationen sind in den Personalstammdaten enthalten?

Die Personalstammdaten eines Unternehmens enthalten in der Regel die folgenden Informationen:

• Personalnummer
• Geschlecht
• Vorname
• Nachname
• Anschrift
• Bankverbindung
• Sozialversicherungsnummer
• Krankenkasse
• Steueridentifikationsnummer
  
  

Wie werden Personalstammdaten verwendet?

Personalstammdaten werden auf verschiedene Weise verwendet, unter anderem:

Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen:

Personalabteilungen verwenden Personalstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Sozialleistungen. Diese Daten werden verwendet, um die Gehälter der Mitarbeiter zu berechnen und um festzustellen, welche Mitarbeiter Anspruch auf eine Krankenversicherung und andere Leistungen haben.

Verfolgung der Mitarbeiterleistung:

Die Personalabteilungen verwenden Personalstammdaten, um die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen. Diese Daten werden verwendet, um Mitarbeiter mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren und die Wirksamkeit von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen zu bewerten.

Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften durch die Mitarbeiter:

Personalabteilungen nutzen Personalstammdaten, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren durch die Mitarbeiter zu überwachen. Anhand dieser Daten können Mitarbeiter, die sich nicht an die Unternehmensregeln halten, identifiziert und gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden. Du wurdest auch für den Datenschutz verwendet.

In der Praxis: Personalstammdaten

Personalstammdaten spielen in verschiedenen Bereichen der Geschäftswelt eine wichtige Rolle. Diese Daten sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unerlässlich. Die Personalstammdaten werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet, um die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter an die richtige Adresse zu senden und vollständig auszufüllen.

Diese Daten werden auch zur Kontaktaufnahme mit der Krankenkasse des Mitarbeiters verwendet. Angenommen, ein Mitarbeitern erhält aufgrund von Überstunden oder Sonderzahlungen eine Vergütung, die einen bestimmten Höchstbetrag übersteigt. In diesem Fall muss das Unternehmen die zuständige Krankenkasse informieren, insbesondere bei der Beschäftigung von Studenten oder einer geringfügigen Beschäftigung.

Der Arbeitgeber muss diese Daten von den Arbeitnehmern für steuerliche Zwecke erheben. Die Arbeitnehmer müssen ihre Steueridentifikationsnummer beim Arbeitgeber hinterlegt, damit dieser die Steuerzahlungen des Arbeitnehmers direkt an das Finanzamt weiterleiten kann. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, seinen Arbeitnehmern diese Dienstleistung zu erbringen (und sicherzustellen, dass alle von den Arbeitnehmern erzielten Einkünfte ordnungsgemäß versteuert werden).

Die Personalstammdaten werden auch zur Beeinflussung interner Entscheidungen innerhalb einer Organisation verwendet. Neben dem aktuellen Standort des Mitarbeiters enthalten viele Datensätze auch die Sozialversicherungsnummer und die Steuer-identifikationsnummer des Mitarbeiters. Unter bestimmten Umständen kann dies einen erheblichen Einfluss auf bestimmte Einstellungsentscheidungen haben.

Wenn beispielsweise eine Filiale eröffnet oder geschlossen wird, ist es üblich, dass eine Vertrauensperson Mitarbeiter oder Patienten betreut. Auch in einigen sozialen Berufen müssen Patienten oder Mitarbeiter von Vertrauenspersonen betreut werden. Bei der Erstellung von Dienstplänen wird in einigen Branchen das Geschlecht der Mitarbeiter berücksichtigt, da die Mitarbeiter unter demselben Vorgesetzten arbeiten müssen.