Personalstammdaten: Schlüssel für effizientes HR-Management

Was sind Personalstammdaten?

Personalstammdaten sind grundlegende Informationen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie umfassen persönliche Angaben wie den Namen, die Adresse, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer und die Kontaktdaten. Darüber hinaus enthalten Personalstammdaten auch Informationen zur Beschäftigung, wie die Position im Unternehmen, das Einstellungsdatum, die Arbeitszeit und die Vergütung. Diese Daten werden in der Regel in einem zentralen System oder einer Personalakte gespeichert und dienen als Grundlage für die Personalverwaltung, die Lohnabrechnung, die Arbeitszeitplanung und andere personalbezogene Prozesse. Der Schutz der Personalstammdaten ist von großer Bedeutung, da sie sensible Informationen enthalten, die den Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorgaben unterliegen.

Welche Daten gehören zu Personalstammdaten?

Zu den Personalstammdaten gehören folgende Informationen:

Persönliche Daten

• Name
• Adresse
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Familienstand

Kontaktdaten

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Notfallkontakt

Sozialversicherungsdaten

• Sozialversicherungsnummer
• Krankenversicherungsdaten
• Rentenversicherungsdaten

Beschäftigungsinformationen

• Position/Jobtitel
• Abteilung
• Einstellungsdatum
• Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, befristet, unbefristet)
• Arbeitszeitmodell (z.B. Gleitzeit, Schichtarbeit)

Gehalts- und Vergütungsinformationen

• Gehaltsstufe
• Gehaltszahlungen
• Zusatzleistungen (z.B. Boni, Prämien)

Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen

• Urlaubstage
• Krankheitstage
• Sonderurlaub

Aus- und Weiterbildungsinformationen

• Ausbildungsniveau
• abgeschlossene Ausbildungen
• Fortbildungen und Zertifikate

Diese Daten bilden die Grundlage für die Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Lohnabrechnung, die Personalplanung sowie für andere personalbezogene Prozesse in einem Unternehmen. Es ist wichtig, diese Daten vertraulich zu behandeln und den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen.

Was sind die Vorteile der HR-Datenanalyse?

Verbesserte Einstellungsstrategien

Durch die HR-Datenanalyse lassen sich die besten Kandidaten für offene Stellen ermitteln. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld im Einstellungsprozess sparen.

Höhere Bindungsquoten

Mit Hilfe der HR-Datenanalyse können Mitarbeiter identifiziert werden, die Gefahr laufen, das Unternehmen zu verlassen. So können Personalabteilungen Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Bessere Einhaltung von Vorschriften

Die HR-Datenanalyse ermöglicht es, Bereiche zu identifizieren, in denen das Unternehmen Vorschriften nicht einhält. Dadurch können Unternehmen Bußgelder und andere Strafen vermeiden.

Verbesserte Mitarbeiterbindung

Durch die HR-Datenanalyse können Mitarbeiter identifiziert werden, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind. So können Personalabteilungen Maßnahmen ergreifen, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern.

Bessere Entscheidungsfindung

Die HR-Datenanalyse liefert Erkenntnisse, die für bessere Entscheidungen über Personalstrategien genutzt werden können. Dies hilft Unternehmen, Zeit und Geld bei personalbezogenen Initiativen zu sparen.

Wie werden Personalstammdaten verwendet?

Personalstammdaten werden in vielfältiger Weise im Personalmanagement verwendet. Hier sind einige der gängigsten Anwendungen:

Personalverwaltung

Personalstammdaten dienen als Grundlage für die Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies umfasst die Erfassung und Aktualisierung von Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Sozialversicherungsdaten und Beschäftigungsinformationen. Die Personalabteilung nutzt diese Daten, um Mitarbeiterprofile zu erstellen, Verträge zu verwalten, organisatorische Änderungen vorzunehmen und andere personalbezogene Aufgaben zu erledigen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Personalstammdaten enthalten Informationen über die Gehaltsstufe, Arbeitszeitmodell, zusätzliche Vergütungen und andere relevanten Daten, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Sie dienen als Grundlage für die Berechnung von Gehältern, Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und anderen lohnbezogenen Aspekten.

Arbeitszeitplanung

Die in den Personalstammdaten enthaltenen Informationen zur Arbeitszeit, wie beispielsweise Arbeitszeitmodell, Schichtzugehörigkeit oder Arbeitszeitkonten, werden für die Erstellung von Arbeitsplänen und Dienstplänen verwendet. Dies ermöglicht eine effiziente Planung der Mitarbeiterressourcen unter Berücksichtigung von Arbeitszeitregelungen, Arbeitszeitwünschen und betrieblichen Anforderungen.

Personalentwicklung und Weiterbildung

Personalstammdaten enthalten Angaben zu Ausbildungen, Qualifikationen und Fortbildungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese Informationen werden genutzt, um den Schulungsbedarf zu ermitteln, Weiterbildungsprogramme zu planen und die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu unterstützen.

Mitarbeiterkommunikation

Personalstammdaten wie Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) werden für die interne Kommunikation und den Informationsaustausch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt. Dies umfasst die Bereitstellung von wichtigen Informationen, Ankündigungen, Updates und die Kommunikation von arbeitsbezogenen Themen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Personalstammdaten vertrauliche Informationen enthalten und gemäß den Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorgaben behandelt werden müssen. Der Zugriff auf diese Daten sollte auf autorisierte Personen beschränkt sein, um die Privatsphäre und den Schutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten.

Personalstammdaten in der Praxis

Personalstammdaten spielen in verschiedenen Bereichen der Geschäftswelt eine wichtige Rolle. Diese Daten sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unerlässlich. Die Personalstammdaten werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet, um die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter an die richtige Adresse zu senden und korrekt auszufüllen.

Diese Daten werden auch für die Kommunikation mit der Krankenkasse des Mitarbeiters genutzt. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter erhält aufgrund von Überstunden oder Sonderzahlungen eine Vergütung, die einen bestimmten Höchstbetrag übersteigt. In diesem Fall muss das Unternehmen die zuständige Krankenkasse informieren, insbesondere bei der Beschäftigung von Studenten oder geringfügig Beschäftigten.

Der Arbeitgeber muss diese Daten von den Arbeitnehmern für steuerliche Zwecke erheben. Die Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber ihre Steueridentifikationsnummer mitteilen, damit dieser die Steuerzahlungen des Arbeitnehmers direkt an das Finanzamt übermitteln kann. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, diese Dienstleistung für seine Arbeitnehmer zu erbringen und sicherzustellen, dass alle Einkünfte der Arbeitnehmer ordnungsgemäß versteuert werden.

Die Personalstammdaten werden auch zur Unterstützung interner Entscheidungen innerhalb einer Organisation genutzt. Neben dem aktuellen Standort des Mitarbeiters enthalten viele Datensätze auch die Sozialversicherungsnummer und die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters. Unter bestimmten Umständen können diese Informationen erheblichen Einfluss auf bestimmte Einstellungsentscheidungen haben.

Wenn beispielsweise eine Filiale eröffnet oder geschlossen wird, ist es üblich, dass Mitarbeiter oder Kunden von Vertrauenspersonen betreut werden. In einigen sozialen Berufen ist es ebenfalls erforderlich, dass Patienten oder Mitarbeiter von Vertrauenspersonen betreut werden. Bei der Erstellung von Dienstplänen wird in einigen Branchen auch das Geschlecht der Mitarbeiter berücksichtigt, da die Mitarbeiter unter demselben Vorgesetzten arbeiten müssen.