Excel oder App? Die beste Lösung zur Mitarbeitereinsatzplanung

Ob in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Pflege: Wer Mitarbeitende richtig einsetzen will, braucht mehr als nur ein Gefühl für Schichten. Eine strukturierte Mitarbeitereinsatzplanung hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Überstunden zu vermeiden und Teams effizient zu steuern. Doch wie gelingt eine rechtssichere, faire und zugleich wirtschaftliche Planung?

Was ist Mitarbeitereinsatzplanung?

Die Mitarbeitereinsatzplanung ist der strukturierte Prozess, bei dem festgelegt wird, wann, wo und mit welchen Aufgaben Mitarbeitende eingesetzt werden. Dabei werden betriebliche Bedarfe, gesetzliche Rahmenbedingungen, individuelle Arbeitsverhältnisse und Mitarbeiterpräferenzen berücksichtigt. Ziel ist es, den Personaleinsatz so zu gestalten, dass er sowohl unternehmerischen als auch menschlichen Anforderungen gerecht wird.

‼️Wichtig: Die Mitarbeitereinsatzplanung ist mehr als reine Schichtvergabe. Sie umfasst eine strategische Betrachtung des gesamten Personaleinsatzes – insbesondere bei saisonalen Schwankungen, Teilzeitmodellen oder standortübergreifenden Teams.

Warum ist Mitarbeitereinsatzplanung so wichtig?

Mitarbeitereinsatzplanung ist das strategische Rückgrat effizienter Unternehmen. Sie verbindet kurzfristige Flexibilität mit langfristiger Planungssicherheit – ein Balanceakt, der besonders in dynamischen Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege essenziell ist. Ein gut strukturierter Einsatzplan ermöglicht es Unternehmen, Personalressourcen bedarfsgerecht zu steuern, Arbeitszeitregelungen einzuhalten und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern.

Hier sind zentrale Gründe, warum sie so wichtig ist:

• Produktivität steigern: Nur wenn zur richtigen Zeit ausreichend qualifiziertes Personal verfügbar ist, können betriebliche Abläufe reibungslos funktionieren.
• Kosten optimieren: Eine präzise Planung reduziert Leerlauf, vermeidet Mehrarbeit und spart Lohnkosten durch effizientere Schichtbesetzung.
• Mitarbeiterbindung fördern: Eine planbare Arbeitszeitgestaltung, Wunschschichten und transparente Kommunikation wirken motivationsfördernd.
• Rechtliche Absicherung: Fehlzeiten, Überstunden und Ruhezeiten lassen sich gesetzeskonform einhalten und dokumentieren.
• Wettbewerbsfähigkeit sichern: Schnelle Anpassung an Nachfrageschwankungen durch flexible Einsatzplanung – ein Vorteil gegenüber unorganisierten Mitbewerbern.

--> Ob kurzfristiger Personalausfall oder saisonaler Spitzenbedarf: Eine effektive Einsatzplanung macht Unternehmen widerstandsfähiger.

Mitarbeitereinsatzplanung: Wichtige Faktoren

Je nach Branche und Unternehmensgröße spielen unterschiedliche Einflussfaktoren eine Rolle. Doch es gibt Schlüsselkriterien, die für jede gute Planung gelten. Diese Faktoren müssen zusammengedacht werden, um betriebliche und personelle Anforderungen in Einklang zu bringen.

1️⃣ Betrieblicher Personalbedarf

Der Ausgangspunkt jeder Planung: Wie viele Mitarbeitende werden zu welchen Zeiten benötigt? Die Analyse basiert auf:

• Öffnungszeiten, Servicezeiten oder Schichtbetrieb
• Erfahrungswerten (z. B. Stoßzeiten im Verkauf, hohe Auslastung in Ferienzeiten)
• Eventkalender oder Wetterprognosen (z. B. Biergartenbetrieb)

2️⃣ Mitarbeiterverfügbarkeit & Arbeitszeitmodelle

Nicht jeder Mitarbeitende ist jederzeit verfügbar. Es gilt, individuelle Zeitmodelle zu erfassen und zu koordinieren:

• Teilzeit, Minijob, Schichtarbeit, Gleitzeit, Saisonvertrag
• Urlaub, geplante Abwesenheiten, Fortbildungen
• Ärztlich attestierte Einschränkungen (z. B. Nachtdienstverbot)

--> Ein digitales Tool wie Shiftbase hilft, Verfügbarkeiten zentral zu erfassen und in die Planung einzubeziehen.

3️⃣ Qualifikation & Zuständigkeit

Effektive Planung stellt sicher, dass Aufgaben nur von befähigten Personen ausgeführt werden:

• Kassenschulung im Einzelhandel
• Erste-Hilfe-Ausbildung in der Kita
• Bedienung spezieller Maschinen in der Produktion

--> Tipp: Erstelle Kompetenzprofile oder verwende Tools mit Qualifikations-Tagging.

4️⃣ Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Mitarbeitereinsatzplanung steht nie losgelöst vom Arbeitsrecht:

• Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten laut ArbZG
• Mitbestimmungsrechte durch Betriebsrat bei Einsatzzeiten
• Branchenregelungen durch Tarifverträge (z. B. Pflegepersonal-Stärke-Verordnung)

Hier zahlt sich Fachwissen aus: Wer die Gesetzeslage kennt, plant sicherer.

5️⃣ Mitarbeiterzufriedenheit & Wunschzeiten

Die Mitarbeitereinsatzplanung steht nie losgelöst vom Arbeitsrecht:

• Freiwunsch-Tage, Work-Life-Balance und familiäre Verpflichtungen (z. B. Kita-Zeiten)
• Wunschdienstpläne oder Schichttausch-Möglichkeiten via App
• Transparente Kommunikation: „Wer entscheidet wann über meinen Einsatz?“

Denn motivierte Mitarbeitende sind nicht nur loyaler, sondern auch leistungsstärker.

📌Wichtig: Mit dem Arbeitszeitrechner können Sie Ihre tägliche Arbeitszeit ganz einfach anhand von Beginn, Ende und Pausenlänge ermitteln.

Schlüsselkriterien im Kurzüberblick

1. Betrieblicher Personalbedarf: Wie viele Personen werden für bestimmte Aufgaben und Zeiträume benötigt? Das kann z. B. vom Wochentag, Wetter oder saisonalen Geschäftsspitzen abhängen.
2. Mitarbeiterverfügbarkeit & Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Werkstudent? Gibt es gesetzliche Einschränkungen (z. B. Mutterschutz, Jugendarbeitsschutz)?
3. Qualifikation & Zuständigkeit: Nicht jeder Mitarbeitende ist für jede Aufgabe geeignet. Eine gute Planung bezieht Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ein.
4. Rechtliche Rahmenbedingungen: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Tarifverträge und Mitbestimmungsrechte müssen bei der Planung beachtet werden (siehe weiter unten).
5. Mitarbeiterzufriedenheit & Wunschzeiten: Moderne Planung berücksichtigt die Work-Life-Balance: Wer selbst Einfluss auf seine Einsätze nehmen kann, ist oft motivierter.

Herausforderungen in der Mitarbeitereinsatzplanung

• Kurzfristige Krankmeldungen
• Unterschiedliche Verfügbarkeiten (z. B. Teilzeit, Minijob, Elternzeit)
• Berücksichtigung individueller Arbeitsverträge
• Schwankende Nachfrage (z. B. wetterabhängig in der Gastronomie)

--> Tipp: Digitale Tools wie Shiftbase bieten Funktionen zur Schichtplanung mit Live-Übersicht und automatischen Benachrichtigungen.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

--> Mehr Infos gibt’s beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Mitarbeitereinsatzplanung vs. Dienstplanung

Frage: Ist das nicht das Gleiche? Nicht ganz. Dienstplanung ist meist kurzfristig (z. B. Wochenschichten), während Mitarbeitereinsatzplanung strategischer denkt:

Schritt-für-Schritt zur effektiven Planung

1. Personalbedarf ermitteln
   • Wie viele Arbeitsstunden werden für welchen Bereich benötigt?
   • Berücksichtige Stoßzeiten, Saisons, Events
2. Verfügbarkeiten abfragen
   • Digitale Abfrage via App )
   • Urlaub, Krankheit, Teilzeit, Sonderwünsche einplanen
3. Qualifikationen matchen
   • Wer darf was? (z. B. Kassensystem, Küche, Pflegeaufgaben)
   • Schulungsstand dokumentieren
4. Einsatzplan erstellen & kommunizieren
   • Transparenz fördert Akzeptanz
   • Push-Nachricht oder Aushang?
5. Plan anpassen & optimieren
   • Feedback einholen
   • Daten auswerten (z. B. Ist-Zeiten vs. Soll-Zeiten)

Personalplanung: Excel vs. App

Viele Betriebe starten mit Excel-Tabellen, weil sie einfach, kostenlos und sofort verfügbar sind. Doch die Grenzen zeigen sich schnell:

Fazit: Wer mehr als ein kleines Team managt, profitiert von digitalen Lösungen. Gerade bei wechselnden Schichten, Filialbetrieb oder individuellen Arbeitsmodellen bringt eine App klare Vorteile in puncto Effizienz und Fehlervermeidung.

Tools & Vorlagen zur Mitarbeitereinsatzplanung

• ✔ Excel-Vorlage: Ideal für kleine Teams mit stabilen Abläufen. Aber: fehleranfällig, keine Automatisierung.
• ✔ Digitale Tools wie Shiftbase
  • Schichtplanung per Drag & Drop
  • Automatische Zeiterfassung & Urlaubsanträge
  • Integrationen mit Lohnabrechnung & Abwesenheitsmanagement

Branchentipps für die Mitarbeitereinsatzplanung

Gastronomie 🍽️

• Witterungsbedingte Schwankungen
• Kombi aus Festangestellten & Minijobbern
• Bedarf variiert stark nach Uhrzeit/Wochentag

Einzelhandel 🏪

• Stoßzeiten (Feierabend, Samstag)
• Kassenkompetenz & Regalpflege kombinieren
• Spätschichten fair rotieren

Pflege & Betreuung 🏥

• Gesetzliche Ruhezeiten & Doppelschichten beachten
• Hoher Bedarf an Springern
• Fachkraftquoten einhalten

Produktion & Lager 🏬

• Schichtsystem (Früh/Spät/Nacht)
• Maschinenabhängige Planung
• Teamleader pro Schicht erforderlich