Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung

Mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage erfasst du die Arbeitszeit einer Person für einen ganzen Monat. Du trägst pro Tag Beginn, Ende und Pause ein, den Rest rechnet die Vorlage: Nettoarbeitszeit, Wochensummen und die Plus- oder Minusstunden gegenüber dem Soll.

Gedacht ist sie für kleine Betriebe, die ihre Stunden noch selbst zusammenrechnen, zum Beispiel in der Gastronomie oder im Einzelhandel.

Was die Excel-Vorlage für dich rechnet

• Nettoarbeitszeit: Ende minus Beginn minus Pause, in Stunden und Minuten und als Dezimalzahl für die Lohnabrechnung.

• Schichten über Mitternacht: Eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr zählt die Vorlage richtig als 8 Stunden.

• Pausen nach Arbeitszeitgesetz: Ist eine Pause zu kurz, steht das direkt in der Zeile. Dasselbe gilt für Tage mit mehr als 10 Stunden.

• Summen pro Woche und Monat: Oben siehst du die Nettoarbeitszeit des Monats und die Plus- oder Minusstunden gegenüber dem Soll.

So nutzt du die Vorlage

1. Lade die Datei herunter und öffne sie in Excel.

2. Trag oben den Namen, den Monat und die Sollstunden ein. Datum und Wochentag stellen sich automatisch ein.

3. Trag pro Arbeitstag Beginn und Ende als Uhrzeit ein, zum Beispiel 08:00, und die Pause in Minuten.

4. Schau am Monatsende in die Spalte Hinweis und auf die Plus- oder Minusstunden.

5. Leg für jede Person und jeden Monat eine eigene Datei an.

Ein Beispiel: Beginn 08:00 Uhr, Ende 17:00 Uhr, 45 Minuten Pause. Die Vorlage rechnet 9 Stunden brutto und 8 Stunden und 15 Minuten netto, als Dezimalzahl 8,25 Stunden. Wie die Rechnung Schritt für Schritt geht, erklären wir im Lexikon unter Arbeitszeitrechner.

Welche Regeln gelten für Arbeitszeit und Pausen?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) musst du die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor. Eine Excel-Tabelle ist zulässig, wenn sie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig und verlässlich festhält.

Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung wird diskutiert, beschlossen ist sie nicht (Stand: September 2026).

• Pausen: Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).

• Höchstarbeitszeit: Erlaubt sind 8 Stunden pro Werktag, bis zu 10, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen bei 8 Stunden bleibt (§ 3 ArbZG).

• Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise bewahrst du mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG).

• Datenschutz: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Leg die Datei so ab, dass nur Berechtigte sie öffnen können.

Die Vorlage prüft Mindestpausen und die 10-Stunden-Grenze. Ruhezeiten zwischen zwei Schichten und Regeln aus deinem Tarifvertrag prüft sie nicht.

Wann reicht eine Excel-Tabelle nicht mehr?

Für ein kleines Team mit festen Zeiten reicht die Vorlage oft. Mühsam wird es, wenn:

• mehrere Mitarbeitende ihre Zeiten eintragen und du jede Datei einzeln einsammelst

• Schichten kurzfristig getauscht werden und Dienstplan und Stunden nicht mehr zusammenpassen

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit dazukommen

• niemand mehr nachvollziehen kann, wer eine Zeit nachträglich geändert hat

Arbeitszeit erfassen mit Shiftbase

Mit der Zeiterfassung von Shiftbase stempeln deine Mitarbeitenden per App, Tablet oder Browser ein und aus. Pausen zieht Shiftbase nach deinen Regeln automatisch ab. Weicht eine Zeit vom Dienstplan ab, siehst du das direkt im Arbeitszeitprotokoll. Die geprüften Stunden exportierst du für die Lohnabrechnung.

Einstempeln und automatische Pausen gibt es ab dem Basic Plan. Im Free Plan trägst du die Stunden von Hand ein.

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