Stressfreie Schichtplanung
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Arbeitszeit berechnen mit Online-Rechner statt Excel
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Verfasst von: Diana Tran
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Letzte Aktualisierung: 16 Januar 2026
In vielen Betrieben werden Arbeitszeiten noch immer mit Excel-Tabellen oder Papierlisten berechnet. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und birgt rechtliche Risiken.
Shiftbase hilft Ihnen, den Schritt vom Excel-Chaos zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu gehen – einfach, transparent und gesetzeskonform.
Warum Excel zur Arbeitszeitberechnung nicht mehr ausreicht
Excel-Vorlagen mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen – im Alltag zeigen sich jedoch schnell die Nachteile:
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Hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben
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Keine Echtzeitdaten für Führungskräfte
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Unübersichtliche Versionen und Datei-Chaos
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Keine automatische Pausen- und Überstundenberechnung
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Begrenzte Nachvollziehbarkeit ohne Audit-Log und Manipulationsschutz
Gerade in Betrieben mit Schichtarbeit, Teilzeit, Minijobs oder saisonalen Schwankungen stoßen Excel-Tabellen schnell an ihre Grenzen.
Wie wird Arbeitszeit korrekt berechnet?
Eine korrekte Arbeitszeitberechnung basiert auf klaren Regeln und nachvollziehbaren Daten. In der Praxis sind typischerweise diese Faktoren relevant:
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Arbeitsbeginn und Arbeitsende je Schicht oder Tag
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Pausenregeln (gesetzlich und betrieblich), inklusive automatischer Abzüge
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Überstunden (z. B. ab einer definierten Tages- oder Wochenarbeitszeit)
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Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Zuschläge nach Vertrag oder Tarif
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Rundungsregeln und Freigabeprozesse (z. B. durch Schichtleitung)
Ein digitales System berechnet diese Faktoren automatisch, dokumentiert Änderungen nachvollziehbar und stellt Auswertungen für HR, Führungskräfte und Lohnabrechnung bereit.
Arbeitszeit berechnen mit dem Arbeitszeit-Rechner von Shiftbase
Statt mit statischen Tabellen zu arbeiten, setzen immer mehr Unternehmen auf einen digitalen Arbeitszeitrechner.
Kein Download. Keine Formeln. Weniger Fehler.
Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung
Spätestens seit der Rechtsprechung zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung müssen Unternehmen Arbeitszeiten objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentieren.
Excel-Vorlagen erfüllen diese Anforderungen in der Praxis häufig nicht, weil Änderungen nicht automatisch revisionssicher protokolliert werden und Freigabe- sowie Zugriffskonzepte meist fehlen.
Shiftbase unterstützt dich bei:
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Nachvollziehbaren Arbeitszeitnachweisen für interne Prozesse und Prüfungen
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Dokumentationspflichten gegenüber Behörden
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Standardisierten Exporten für Lohnabrechnung und Steuerberatung
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Datenschutz und Rollenrechten für personenbezogene Arbeitszeitdaten
Von Excel zu digital: So gelingt der Umstieg
Der Wechsel von Excel zur digitalen Lösung ist einfacher als gedacht:
- Arbeitszeitregeln definieren (Pausen, Überstunden, Zuschläge)
- Mitarbeitende einladen
- Zeiten per App, Terminal oder Browser erfassen
- Arbeitszeiten automatisch berechnen lassen
- Daten direkt für Lohnabrechnung nutzen
--> Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz en zufriedenere Mitarbeitende.
Für wen eignet sich der digitale Arbeitszeit-Rechner?
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Arbeitgeber und Geschäftsführer
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HR- und Personalverantwortliche
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Filial- und Schichtleiter
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Unternehmen mit Stunden-, Schicht- oder Teilzeitmodellen
Besonders geeignet für Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Produktion und Dienstleistungsbetriebe.
Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland
Spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist klar: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch erfassen. Gefordert ist ein objektives, verlässliches und zugängliches System.
Arbeitszeit erfassen ist Pflicht. Wie genau (Papier, Excel, Software) hängt von Rahmenbedingungen ab, aber Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz spielen in der Praxis eine immer größere Rolle.
Wichtige Punkte für die Praxis:
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Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise müssen in bestimmten Fällen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
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Datenschutz: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und müssen DSGVO-konform verarbeitet und geschützt werden.
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Prüfbarkeit: Je nach Betrieb und Prozess reichen einfache Lösungen manchmal aus, stoßen aber bei Kontrollen oder bei Wachstum schnell an Grenzen.
Herausforderungen und typische Pain Points für HR und Führungskräfte
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Hohe Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen schnell zu Tippfehlern, überschriebenen Zellen oder versehentlich gelöschten Formeln.
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Fehlender Manipulationsschutz: Excel bietet keine echte Revisionssicherheit; Nachvollziehbarkeit ist nur mit Prozessdisziplin und Versionierung erreichbar.
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Hoher Verwaltungsaufwand: Monatlich müssen häufig viele Dateien gesammelt, geprüft und zusammengeführt werden.
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Datenschutz- und DSGVO-Risiken: Unsichere Ablage, unverschlüsselter Versand und fehlende Zugriffskontrollen sind häufige Schwachstellen.
Vergleich: Excel vs. professionelle Zeiterfassungssoftware
Wenn du mit Excel startest, ist das in kleinen Teams oft noch praktikabel. Spätestens bei mehreren Teams, Schichtbetrieb oder Lohnschnittstellen wird Zeiterfassungssoftware jedoch deutlich effizienter.
| Feature | Excel-Vorlage | Shiftbase Software |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Monatliches Abo |
| Rechtssicherheit | Eingeschränkt (manuell) | Automatisiert, nachvollziehbare Auswertungen |
| Mobile Nutzung | Nein | Ja (App) |
| Echtzeit-Übersicht | Nein | Ja (z. B. wer gerade arbeitet) |
| Lohnabrechnung | Manuell | Schnittstellen (z. B. DATEV) |
Verfasst von:
Diana Tran
Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.
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